1.       УВОД

1.1.    У складу са овлаштењима датим Законом о ревизији финансијског пословања институција Босне и Херцеговине ("Службени гласник БиХ2, број 17/99), Канцеларија за ревизију финансијског пословања институција БиХ (у даљем тексту: Канцеларија) је извршила ревизију финансијских извјештаја и пословања (укључујући одлуке руководства) СЛУЖБЕ ЗА ЗАЈЕДНИЧКЕ ПОСЛОВЕ ИНСТИТУЦИЈА БОСНЕ И ХЕРЦЕГОВИНЕ (у даљем тексту: Службе), са стањем на дан 31. децембра 2001. године.

1.2.    У периоду од 01.04.2002. године до 09.04.2002 године, ревизија је планирана и обављена у складу са генерално прихваћеним ревизијским стандардима и стандардима Међународне организације врховних ревизијских институција – INTOSAI ("Службени гласник БиХ", број 05/01). Ревизионе активности су биле усмјерене ка постизању разумног основа за процјену да ли финансијски извјештаји Министарства представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године. За финансијске извјештаје одговорност сноси руководство Министарства. Одговорност Канцеларије се своди на изражавање мишљења о финансијским извјештајима Министарства, те да на основу извршене ревизије извијестимо о сљедећем:

• да ли су рачуни састављени у складу са важећом законском регулативом;
• да ли годишњи рачуни представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године;
• о економичности, ефикасности и успјешности којим је Служба користила средства при обављању својих функција.

1.3.    Сматрамо да ревизија коју смо обавили пружа разуман основ за изражавање нашег мишљења.

2.       МИШЉЕЊЕ РЕВИЗОРА

2.1.         Због значаја питања изнијетих у тачкама 2.2., 2.3. и 2.4. које слиједе, ми нисмо у могућности да изразимо мишљење о реалности и објективности финансијских извјештаја Службе на дан 31. децембра 2001. године.

2.2.    Нисмо вршили испитивање нити подносили Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Службе за 2000. годину. Подаци из завршног рачуна за 2000. годину представљају упоредне податке приказане у финансијским извјештајима за 2001. годину, тако да почетна стања у Билансу стања на дан 01.01.2001. године представљају крајња стања у Билансу стања на дан 31.12.2000. године, на која не изражавамо мишљење.

2.3.    Ревизија није била у могућности да присуствује попису дониране опреме министарстава у оквиру Савјета министара, која је евиденцијски преузета у пословне књиге Службе са 31. децембром 2001. године, а физички се и даље налази у министарствима. Вриједност преузете опреме износи 1.188.951 КМ.

2.4.    У поглављу 3.3. овог ревизорског извјештаја, финансијски извјештаји који су били предмет ревизије, не укључују у својој евиденцији вриједност улагања у грађевинске објекте, односно реконструкцију зграде Парламента, чија вриједност према уговору са Европском комисијом, као наручиоцем, и  "AB Tehnics", као извођачем, износи око 6.800.000 КМ.

3.       НАЛАЗИ, ЗАПАЖАЊА И ПРЕПОРУКЕ РЕВИЗИЈЕ РАЧУНА 2001. ГОДИНЕ

3.1.    Систем интерних контрола

Ревизија је уочила одређене недостатке у систему интерних контрола у дијелу који се односи на  руковођење и извршење буџета. Такође, ревизијом је утврђено да поред одлука које је донијело руководство, недостају прецизнија правила којима се регулишу трошење појединих средстава и процедуре одобравања утрошених средстава из буџета. Систем интерних контрола успоставља руководство институције као скуп поступака и мјера које осигуравају тачност и правилност евиденције финансијских трансакција, њихову пуну усклађеност са законима и прописима, те заштиту имовине. Недостаци у систему и недовољна изграђеност овог система имају значајан утицај на управљање и контролу трошења буџетских средстава, односно управљање јавним новцем намијењеним у тачно одређене сврхе.

Уочени недостаци у систему интерних контрола односе се на сљедеће налазе ревизије:

• Служба није утврдила своје оперативне циљеве и листе активности које ће да се извршавају у 2001. години, са упоредним прегледом средстава која су планирана из буџета за њено пословање. Овакав приступ је неопходан да би се успоставио одговарајући систем праћења ефеката рада запослених Службе, базиран на прецизно утврђеној одговорности руководне структуре и извршилаца.
• Ефикасан надзор над извршењем буџета подразумијева, између осталог, континуирану упоредну анализу остварених трошкова у односу на планирана средства у буџету, за који је утврђено да није у потпуности обезбијеђен.
• Служба је током године евидентирала у својим пословним књигама само плаћене трошкове/обавезе, а не и неплаћене трошкове/обавезе. На тај начин, упоредна анализа остварених и планираних трошкова није давала поуздан основ за ефикасан надзор над извршењем буџета.
• Служба је донијела одређене одлуке којима ограничава поједине трошкове, али није утврдила прецизна правила којима се регулишу утрошци буџетских средстава за употребу возила у службене сврхе, употребу мобилних телефона, кориштење репрезентације и сл. (критеријуми кориштења, изузеци, и друга прецизнија одређења како би се избјегла погрешна тумачења, евентуална злоупотреба средстава, итд.).
• Такође, Служба није установила потпуну процедуру одобравања насталих трошкова, тако да сви рачуни за настале трошкове нису на одговарајући начин одобрени и овјерени од стране лица које је направило трошак и одговорног лица које тај трошак одобрава. 

Служби је препоручено да планира своје оперативне циљеве и активности упоредо са износом планираних средстава које треба да утроши за конкретне активности, како би руководство могло да ефикасно управља задатим активностима у оквиру одговорности за извршавање постављених циљева. Истовремено, Служба мора да има капацитете да редовно мјесечно прати извршење буџета у односу на планирана средства, тако да остварење трошкова обухвата све настале трошкове/обавезе, а не само плаћене трошкове/обавезе. Такође, Служба треба да обезбиједи потпуну процедуру одобравања трошкова која обезбјеђује доказ да је конкретни трошак стварно и настао и да је заснован на закону. Као и другим буџетским корисницима, Служби је препоручено да, поред одлука, донесе прецизнија интерна правила за регулисање појединих трошкова, до доношења ових правила од стране Министарства за трезор.

3.2.    Извршење буџета

Укупно планирани трошкови Службе према усвојеном буџету прије ребаланса износили су 2.768.340 КМ. Усвајањем ребаланса за 2001. годину, трошкови Службе повећани су за 485.409 КМ, тако да укупан буџет за 2001. годину износи 3.253.749 КМ.  Служба је у 2001. години остварила трошкове у износу од 3.024.579 КМ, што је  за 229.170 КМ мање од планираних, или што представља остварење  93% од плана.

Упоредни преглед планираних  и остварених расхода у 2001. години:

Износи у КМ

*   Одлукама Савјета министара извршена је прерасподјела капиталних издатака између предвиђених намјена и расподјела текућих грантова у капиталне издатке.

** Прекорачење настало као посљедица дозначених ванредних средстава по Одлуци Савјета министара у износу од 188.982 КМ.

Табела извршења буџета показује одређене недостатке у планирању буџетских ставки у односу на број запослених и капиталне издатке:

• Буџет Службе планиран је према систематизованом броју радних мјеста (86 запослених), мада стварни број запослених износи 75 радника (72 запослена на неодређено радно вријеме и 3 запослена на одређено радно вријеме). Служба није запослила све раднике предвиђене систематизацијом, али проширењем капацитета зграде расте и потреба за додатним ангажовањем на одржавању зграде. По том основу, Служба је ангажовала 38 радника преко сервиса који раде на пословима угоститељства и одржавања пословног простора у згради Савјета министара.
• Вриједност капиталних издатака који се односе на адаптације пословног простора, реконструкције енергетског блока и осталу опрему, првобитно није планирана. Касније су се десила улагања у поменуте капиталне издатке, извршен је ребаланс буџета и извршена измјена структуре појединих капиталних издатака према одлукама Савјета министара.

Служба мора убудуће да посвети већу пажњу приликом планирања буџетских ставки, тако да планирани буџет садржава реалне потребе стварно запослених радника који су довољни за извршење функције коју Служба обавља, као и реалне потребе унапријед предвиђених улагања у капиталне издатке.

3.3.   Финансијски извјештаји и рачуноводство

Попис сталних средстава

Служба је, као прималац опреме за Савјет министара институција БиХ, дониране од стране Европске комисије у 2001. години, извршила попис и евидентирала у својим пословним књигама примљена донаторска средства, која се физички налазе у другим министарствима. Примљена донаторска средства од Европске уније из 1998. године нису преузета и евидентирана у пословним књигама Службе, осим за Савјет министара институција БиХ. Ревизија није присуствовала попису дониране опреме, која је евиденцијски преузета у пословне књиге Службе са 31. децембром 2001. године, а која се физички и даље налази у министарствима. Ради неприсуствовања попису наведене опреме, ревизија није била у могућности да се увјери у свеобухватност пописане опреме, и по том основу изражава резерву на укупну вриједност преузете опреме у износу од 1.188.951,15 КМ.

Служби је препоручено да пред крај обрачунске године обавијести министарства која су задужена за донирану опрему да изврше попис дониране опреме и доставе пописне листе Служби, након чега ће да се изврши усаглашавање стварног стања опреме у другим министарствима са стањем у пословним књигама Службе. Остатак дониране опреме из 1998. године, Служба треба да евидентира у својим пословним књигама.  

Реконструкција зграде Парламента

Служба није у својим пословним књигама евидентирала извршену вриједност улагања у грађевинске објекте, односно зграду Савјета министара и Парламентарне скупштине БиХ, и вриједност улагања у опрему, односно парне котлове за централно гријање. Реконструкцију пословне зграде Савјета министара обавља Европска заједница представљена од Европске комисије, као уговарач и предузеће-извођач радова ('AB Tehnics', Сарајево). Предметни уговор је закључен прије обрачунског периода којег је обухватила ова ревизија. Досадашња вриједност улагања према закљученим уговорима износи око 6.800.000 КМ. Право власништва на згради и припадајуће земљиште пренијето је на Босну и Херцеговину – Заједничке институције Босне и Херцеговине према Одлуци о утврђивању зграда и земљишта за смјештај институција Босне и Херцеговине, о њиховом статусу, условима и начину кориштења ("Службени гласник БиХ", број 12/99). Неевидентирањем вриједности улагања у грађевине и опрему, Служба је у својим пословним књигама подцијенила стална средства и капитал за износ око 6.800.000 КМ. 

Служби је препоручено да предузме активности на прибављању вјеродостојне документације о вриједностима улагања у грађевине и опрему извршене на згради Парламента (уговори, ситуације, надзори итд.), или уколико то није могуће, да изврши стручну процјену вриједности улагања и евидентира стања у својим пословним књигама.

Потраживања за услуге од угоститељства

Служба остварује властите приходе од угоститељства који нису планирани у буџету. За 2001. годину, остварени приходи по овом основу износе 245.309 КМ. Властитим приходима је истовремено финансирана набавка хране и пића, као и осталих трошкова који се односе на угоститељство, у укупном износу од 211.548 КМ, тако да остварена добит по овом основу за 2001. годину износи 33.761 КМ. Служба у својим пословним књигама по овом основу евидентира само фактурисане, а наплаћене приходе, док фактурисане, а ненаплаћене приходе евидентира на разграничењима као приходе будућег периода. По том основу на разграничењима је евидентирано 38.968 КМ.

Канцеларија за ревизију препоручује да приходи и трошкови од угоститељских услуга буду планирани у буџету и да се остварени приходи од угоститељства користе за трошкове у угоститељству у оквирима процедура које прописује Министарство за трезор и путем Јединственог рачуна Трезора (ЈРТ). Надаље, Служби је препоручено да направи анализе, односно размотри могућности уштеда, резимирајући садашње услове обављања угоститељских услуга (правни основ и регистрација, допунско запошљавање радника, пословање по трезорском систему, пореске и друге обавезе итд.) у компарацији са алтернативним рјешењима гдје се на бази јавног надметања, закључивањем годишњих уговора, ови послови могу да уговоре са професионалним даваоцима угоститељских услуга.

Обавезе према добављачу горива за загријавање

Служба је у децембру 2001. године створила обавезе према добављачу ("Petrol BH Oil Company" Сарајево) за набавку лож уља за загријавање зграде у износу од 225.690 КМ, и истовремено повећала трошкове централног гријања у истом износу. Наведено повећање обавеза и трошкова са 31.12.2001. године извршено је на основу 13 предрачуна од добављача, од којих сваки гласи на 30.000 литара горива, што укупно износи 390.000 литара горива, а које треба да буде испоручено у 2002. години. Избор добављача за ове испоруке извршен је путем јавног оглашавања (тендера).

Служби су дозначена средства почетком 2002. године у укупном износу од 533.086 КМ на име материјалних трошкова, а по захтјевима за пренос средстава из буџета за 2001. годину намијењених за укупно измирење обавеза према добављачима у тој години. Унутар дозначеног износа, требало је да се плате обавезе за лож уље у износу од 225.690 КМ, а према резервисаним трошковима и исказаним обавезама по наведеном основу. Од укупно створених обавеза за нафту у износу од 225.690 КМ, плаћено је до сада у 2002. години 134.610 КМ (око 240.000 литара), а испоручено лож уља у вриједности од 70.620 КМ (око 120.000 литара). Служба током 2001. године није водила робно књиговодство о количинском задужењу и потрошњи лож уља за загријавање зграде. Према годишњем извјештају о утрошку горива за 2001. годину, почетно стање горива 01.01.2001. године износило је 10.000 литара, у току године набављено је укупно 351.091 литара. Залиха на дан 31.12.2001. године износила је 85.284 литра, тако да је током 2001. године утрошено укупно 275.807 литара лож уља за загријавање.

Служби је препоручено да резервисане трошкове/обавезе у 2001. години по основу набавке горива за загријавање просторија измири из средстава буџета за 2001. годину  која су дозначена почетком 2002. године. Служба је обавезна да води робно књиговодство запримљених количина горива и количина које су утрошене за загријавање, тако да је у сваком моменту евидентирано количинско стање горива у танковима. Стање горива на крају године треба да буде пописано и усаглашено са стањем у робном књиговодству. Служби је сугерисано да размотри могућност уградње мјерача утрошених количина горива који би био уграђен на мјесту прије котлова за сагоријевање и доступан за евиденцију и контролу у машинском постројењу. Потребно је да се евиденција потрошње горива редовно мјесечно усаглашава са робном књиговодством.

Служби је препоручено да редовно прати потрошњу и стање залиха горива, како би се избјегле набавке горива, односно стварање обавеза за количине које непотребно превазилазе вишемјесечне потребе изван годишњег обрачунског периода.

Узимајући у обзир препоруке које су упућене од стране Канцеларије, Служба је извршила поврат средстава на рачун буџета по основу неиспоручене робе (горива) у износу од 104.675,02 КМ. 

Исказ о капиталним издацима и финансирању и процедуре набавки

Исказ о капиталним издацима и финансирању за период од 01.01.2001. до 31.12.2001. године у свим материјално значајним аспектима представља тачан и истинит приказ набављених сталних средстава током године и њиховог финансирања из буџета. Међутим, Служба није у свим случајевима, у потпуности поштовала процедуре набавки сталних средстава, односно средстава у припреми које се односе на реконструкције и адаптације пословних просторија у згради Парламента.

Служба је поред радова на реконструкцији комплетне зграде, извршавала појединачне адаптације пословних просторија у укупној вриједности од 64.117 КМ, колико је приказано у пословним књигама. Радове је извршавао извођач радова из Сарајева ("AB Tehnics") према уговорима о извођењу грађевинско-занатских, електро и машинских радова, те једном уговору о реконструкцији и поправци трафо станице снаге 1x1000 кВА, како слиједи:

-      Уговор бр. 39-АБ/01 од 06.04.2001.;  вриједност радова 3.962,71 КМ

-      Уговор бр. 211-АБ/01 од 10.04.2001.; вриједност радова 3.320,00 КМ

-      Уговор бр. 212-АБ/01 од 11.04.2001.; вриједност радова 6.192,77 КМ

-      Уговор бр. 051-АБ/01-1 од 04.05.2001.; вриједност радова 5.926,10 КМ

-      Уговор бр. 051-АБ/01-2 од 04.05.2001.; вриједност радова 6.952,74 КМ

-      Уговор бр. 059-АБ/01-1 од 31.05.2001.; вриједност радова 3.058,32 КМ

-      Уговор бр. 059-АБ/01-3 од 31.05.2001.; вриједност радова 2.623,00 КМ

-      Уговор бр. 059-АБ/01-2 од 31.05.2001.; вриједност радова 7.240,10 КМ

-      Уговор бр. 080-АБ/01 од 28.06.2001.; вриједност радова 8.181,55 КМ (сакупљене 3 понуде)

-      Уговор бр. 119-АБ/01 од 24.08.2001. вриједност радова 8.640,00 КМ (тендер)

Служба је од 10 закључених уговора са извођачем радова ("AB Tehnics" Сарајево), за један уговор прикупила три конкурентне понуде, док је за један уговор расписала јавно оглашавање (тендер) за избор најповољнијег понуђача. Овако парцијално закључивање уговора о извођењу радова, без претходног планирања и сачињавања предрачуна за комплетне адаптације пословног простора, није у складу са чланом 16. Закона о извршењу буџета за 2001. годину. Набавкама без јавног оглашавања, јавне институције могу да доведу до тржишне преференције једног добављача у односу на друге; до куповине робе/услуга по неконкурентним цијенама; до евентуалне злоупотребе овлаштења и  корупције, те других нежељених посљедица.

Служби је скренута пажња да је обавезна да за све набавке сталних средстава, која се у овом случају односе на средства у припреми, чија вриједност за годишње потребе прелази 10.000 КМ, проведе процедуру јавног оглашавања  и избора најповољнијег понуђача. Канцеларија за ревизију сматра да Служба мора да планира своје активности за потребе адаптације пословних просторија у згради Парламента, на начин да сачини комплетан предмјер и предрачун радова, и потом, изврши избор најповољнијег понуђача за укупан износ планираних радова сагласно важећим прописима.

3.4.    Информациони систем

Ревизијом ИТ система, утврђено је сљедеће:

• Служби је сугерисано да креира ИТ стратегију која би служила за даљу информатизацију, те да пропише јасна задужења за управљање и развој информационог система, чиме би се ојачала административна и организациона контрола руководства над овим системом;
• Потребно је да Служба усвоји интерна правила о чувању и заштити података, прављењу резервних копија, те успостави контролу над тим поступцима;
• Служба би требала да има креиран свеобухватни идејни план информатизације који би укључивао и стандарде за вођење пројеката, као и студију изводивости са потпуном документацијом. У супротном, Служба може да се доведе у несклад између садашњих набавки и будућих ИТ потреба.

4.       ОСТАЛА ЗАПАЖАЊА

Током обављања ревизије, Служби је скренута пажња на сљедеће:

• Да Служба у вези вишка прихода који је приказан са стањем на дан 31. децембра 2001. године у износу од 6.731 КМ, сагласно Инструкцији Министарства за трезор, предузме одговарајуће активности и усагласи са Министарством трезора динамику и начин поврата ових средстава у буџет;
• Да су током контроле остварених расхода утврђене мање неправилности које требају да се што хитније исправе од стране руководства Службе како би се избјегло њихово понављање у будућности (обавезно подношење захтјева за све трошкове Министарству за трезор и одобравање тих трошкова; правилно разграничење трошкова на крају године, тако да у финансијским извјештајима буду приказани трошкови који се односе на одговарајући обрачунски период).

5.         КОРЕСПОНДЕНЦИЈА

По завршетку ревизије, Служби је достављен Нацрт извјештаја 18.05.2002. године. Служба је доставила одговор 03.06.2002. године, у којем се дају одређена објашњења и приједлози за корекције текста извјештаја прије његовог објављивања. Канцеларија за ревизију је обавијестила Службу о својим ставовима, дописом број 01-400-235/02 од 19.06.2002. године, те донијела одлуку о коначном садржају текста Извјештаја.

6.         РЕЗИМЕ

Сумарни преглед најзначајнијих налаза и препорука ревизије за обрачунску 2001. годину:

• Служба нема дефинисане конкретне активности и оперативне циљеве који требају да буду повезани са средствима планираним у буџету;
• Праћење остварених трошкова извршених од стране Службе у односу на планирана средства у буџету, није реално, с обзиром да су већим дијелом године евидентирани само плаћени трошкови пословања;
• Служба је донијела одређене одлуке за ограничења појединих трошкова, али нису утврђена прецизна правила којима се регулишу поједини трошкови нити установљене процедуре одобравања насталих трошкова;
• Финансијски извјештаји Службе који су били предмет ревизије, не укључују у својој евиденцији вриједност улагања у грађевинске објекте, односно реконструкцију зграде Парламента, чија вриједност према уговору закљученом прије ревидираног периода између Европске комисије и извођача радова ("AB Tehnics" Сарајево), износи око 6.800.000 КМ;
• Реконструкције пословне зграде извршаване су парцијално током године, без сумарног предрачуна потребних радова и избора најповољнијег извођача за укупно предвиђене радове;
• Утврђене су одређене слабости информационог система Службе, за који нису утврђене одговарајуће интерне процедуре.

Канцеларија за ревизију жели да се захвали руководству и запосленима у Служби на сарадњи и помоћи која нам је пружена приликом обављања ревизије.