1.       УВОД

1.1.       У складу са овлаштењима датим Законом о ревизији финансијског пословања институција Босне и Херцеговине ("Службени гласник БиХ", број 17/99), Канцеларија за ревизију финансијског пословања институција БиХ (у даљем тексту: Канцеларија), извршила је ревизију финансијских извјештаја и пословања (укључујући одлуке руководства) САВЈЕТА МИНИСТАРА БОСНЕ И ХЕРЦЕГОВИНЕ – СЛУЖБИ, (у даљем тексту: Службе), са стањем на дан 31. децембар 2001. године.

1.2.           У периоду од 11.03.2001. године до 22.03.2001. године, ревизија је планирана и обављена у складу са генерално прихваћеним ревизијским стандардима и стандардима Међународне организације врховних ревизорских институција – INTOSAI ("Службени гласник БиХ", број 05/01). Ревизорске активности биле су усмјерене ка постизању разумног основа за процјену да ли финансијски извјештаји Служби представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године. За ове финансијске извјештаје одговорност сноси руководство Службе. Наша одговорност је да изразимо мишљење о тим финансијским извјештајима, те да на основу извршене ревизије, извијестимо о сљедећем:

• да ли су рачуни састављени у складу са важећом законском регулативом;
• да ли годишњи рачуни представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године;                
• о економичности, ефикасности и успјешности којим су Службе користиле средства у обављању својих функција;

1.3.    Сматрамо да ревизија коју смо обавили пружа разуман основ за изражавање нашег мишљења.

2.       МИШЉЕЊЕ РЕВИЗОРА

2.1.     Према нашем мишљењу, финансијски извјештаји Служби на дан 31. децембар 2001. године приказују тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године, осим за ефекте који на финансијске извјештаје имају ставке које се односе на сљедеће:

2.2.    Нисмо вршили испитивање нити подносили Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Служби за 2000. годину. Почетна стања у Билансу стања на дан 01.01.2001. године представљају крајња стања у Билансу стања на дан 31.12.2000. године, која нису била предмет ревизије, и за која не изражавамо мишљење.

2.3.    Возило "Audi 100 2Е", које је у цијелости отписано, није евидентирано по попису средстава на дан 31. децембар 2001, године, а налази се у ванбилансној евиденцији Служби, тако да је по том основу констатован мањак средстава који није разјашњен.

2.4.    Вишак прихода над расходима у укупном износу од 116.595 КМ није са датумом завршетка ревизије враћен на рачун буџета БиХ, а поврат ових средстава је неизвјестан.

3.       НАЛАЗИ, ЗАПАЖАЊА И ПРЕПОРУКЕ РЕВИЗИЈЕ РАЧУНА 2001. ГОДИНЕ

3.1.    Систем интерних контрола

Ревизија је уочила одређене недостатке у систему интерних контрола код Служби, које подразумијевају скуп поступака и мјера које обликује руководство и запослени са циљем постизања поузданих финансијских извјештаја и обављања пословања у складу са законом.  Недостаци су уочени у дијелу који се односи на  руковођење и извршење буџета. Такође, ревизијом је утврђено да недостају одређена правила којима се регулише трошење појединих средстава и процедуре одобравања утрошених средстава из буџета. Недостаци у систему интерних контрола и недовољна изграђеност овог система имају значајан утицај на управљање и контролу трошења буџетских средстава, односно управљање јавним новцем намијењеним у тачно одређене сврхе.

3.1.1. Руковођење

Одговорности и овлаштења у систему руковођења финансијским и оперативним пословима Служби у оквиру Савјета министара нису биле јасно дефинисане у Закону о Савјету министара и Пословнику Савјета министара. Ово се односи на недовољно јасна овлаштења и одговорности секретара који руководе појединим Службама Савјета министара и јасно раздвајање расподјеле одговорности у управљању јавним средствима (пресјек заједничких и појединачних надлежности).

Канцеларија је препоручила Службама да унаточ недовољно дефинисаним одредбама Закона, у циљу ефикаснијег обављања задатака, утврде интерним правилима јасне одговорности и овлаштења руководне структуре у оквиру Служби и одговарајућу расподјелу одговорности ради координираног рада Правне, Административне, Материјално-финансијске службе, Службе за информисање и Кабинета предсједавајућег.

3.1.2. Надзор над извршењем буџета

Ефикасан надзор над извршењем буџета, који подразумијева упоредну анализу остварених трошкова у односу на планирана средства у буџету, није био у потпуности обезбијеђен. Мјесечни финансијски планови нису били редовно достављани Министарству за трезор. Евидентирани трошкови током године обухватали су само плаћене трошкове, а не и неплаћене трошкове. Без претходне анализе остварених трошкова у односу на план и приказивања остварених, а неплаћених трошкова извршених из буџета, не даје се поуздан основ за ефикасан надзор над извршењем буџета током године.

Препоручено је надлежној Служби да убудуће редовно мјесечно прати остварење буџета у односу на план, како би се обезбиједило извршење буџета у оквиру износа дозвољених планом буџета. Исто тако, Служба мора убудуће да процјењује оправданост настанка појединих трошкова свих Служби у оквиру Савјета министара и обезбиједи потрошњу у оквиру износа планираних у буџету. Материјално–финансијској служби Савјета министара препоручено је да обрачунате, а неплаћене обавезе/трошкове, евидентира према рачуноводственом начелу модификованог настанка догађаја, што значи да се расходи признају у обрачунском периоду у којем је обавеза за плаћање настала. 

3.1.3. Правила и процедуре трошења

Ревизијом је утврђено да Службе нису имале утврђена правила којима се регулише трошење буџетских средстава за употребу возила у службене сврхе, употребу мобилних телефона, кориштење репрезентације и куповину поклона и стручно образовање и усавршавање. Службе, такође, нису биле установиле процедуре одобравања насталих трошкова, тако да рачуни за настале трошкове нису увијек били на одговарајући начин одобрени и овјерени од стране лица које је направило трошак и одговорног лица које тај трошак треба да одобри. Наведени недостаци могу да проузрокују нерационално и ненамјенско кориштење јавних средстава, неодобрене набавке средстава и услуга, те друге евентуалне злоупотребе јавних средстава. Службе су у међувремену обезбиједиле процедуре одобравања трошкова којима се доказује да је конкретни трошак стварно и настао и да је заснован на закону.  

Службама је препоручено да што хитније донесу интерна правила за регулисање појединих трошкова, до доношења ових правила од стране Министарства за трезор.

3.2.    Извршење буџета

Укупно планирани расходи Служби према усвојеном буџету прије измјена и допуна буџета износили су 948.576 КМ. Након усвојеног ребаланса буџета за 2001. годину, повећање расхода износило је 69.156 КМ, тако да укупан буџет за 2001. годину износи 1.017.732 КМ.  Остварени расходи Служби за 2001. годину износе 954.380 КМ, што је  за 63.352 КМ мање од планираних, или што представља остварење  94% од плана.

Службе нису прекорачиле укупне расходе у односу на буџет за 2001. годину, осим прекорачења на категорији 'Уговорене услуге' у износу од 19.960 КМ. Наведено прекорачење посљедица је прокњижене отписане позајмице Министарству за људска права и избјеглице на основу Одлуке Савјета министара у износу од 45.000 КМ, која је евидентирана као ванредни расходи у 2001. години.

Преглед извршења буџета Служби за 2001. годину приказан је у наредној табели:       

Анализом извршења буџета из претходне табеле може да се констатује да је ниво остварених расхода приближан буџету прије извршених измјена и допуна буџета (ребаланса). Истичемо да Службе нису приликом планирања буџетских ставки узеле у обзир нераспоређени вишак прихода из претходне године у износу од 185.814 КМ.

Службама је препоручено да у будућности морају да посвете већу пажњу приликом планирања буџетских ставки, тако да планирани буџет  садржава реалне годишње потребе. Препоручено је, такође, да средства за рад Кабинета предсједавајућег Савјета министара треба да буду планира према намјени средстава. Потребно је да се дефинише структура сваке збирно дате ставке буџета како би могло да се прати намјенско кориштење средстава те ставке.

3.3.    Финансијски извјештаји и рачуноводство

Почетна стања у Билансу стања Служби представљају крајња стања из Биланса за 2000. годину која нису била предмет ревизије и која у извјесној мјери утичу на крајња стања за 2001. годину. Због тога ревизија не изражава мишљење за почетна стања исказана у Билансу за 2001. годину.

У пословним књигама Служби на сталним средствима извршено је искњижавање моторног возила "Audi 100 2Е", које је потпуно отписано и извршен пренос на ванбилансну евиденцију. Пописом сталних средстава са 31.12.2001. године наведено возило није евидентирано на стању, односно не налази се у посједу Савјета министара. Преписком између Савјета министара и Службе за заједничке послове органа и тијела Федерације Босне и Херцеговине, утврђено је да се наведено моторно возило налази у посједу Владе Федерације БиХ, да је  регистровано на Владу Федерације БиХ, и да је од стране Владе Федерације БиХ извршен пренос без накнаде на Уред за рјешавање статусних питања избјеглица и расељених особа са подручја Републике Српске – Добој – Исток.

Ревизијом је, дакле, констатовано да је наведено возило евидентирано у пословним књигама Служби (ванбилансно), али да возило по попису средстава није затечено у посједу Служби. По том основу констатован је мањак средстава (возила), које је у цијелости отписано, али посједује одређену тржишну вриједност.

Ревизија је дала препоруку Службама да  морају  да предузму активности на рјешавању утврђеног мањка, како би пословне књиге биле усклађене са стварним стањем на основу прибављене вјеродостојне документације.

Рачун прихода и расхода

Укупни приходи Служби остварени у 2001. години износили су 954.379 КМ и највећим дијелом односе се на приходе дозначене из буџета, који са 31.12.2001. године износе  883.041 КМ. Приходи су повећани за 40.881 КМ по основу реализованих захтјева за пренос средстава извршених након 31.12.2001. године. Претходно је у пословним књигама Служби евидентирана обавеза према буџету по основу вишка прихода из ранијих година у износу од 75.714 КМ, тако да горе евидентирани приходи још више увећавају вишак прихода и укупну обавезу Служби за поврат вишка прихода у буџет, која са 31.12.2001. године износи 116.595 КМ. Овакво повећање прихода и потраживања из буџета, које истовремено утиче на повећање претходно већ створене обавезе Служби према буџету, није конзистентно и уобичајено, а поврат укупно исказане обавезе на рачун буџета, чини неизвјесном.

Канцеларија је препоручила Служби, да због проблематике дознаке средстава, Служба усагласи динамику поврата средстава са Министарством за трезор.

Укупни расходи Служби остварени у 2001. години износили су 940.065 КМ. Контролом остварених расхода утврђене су одређене неправилности које немају утицаја на финансијске извјештаје, али могу да утичу на економично и ефикасно управљање јавним новцем. Канцеларија за ревизију је скренула пажњу Служби (Службама) на такве примјере и препоручила већу контролу руководства над трошковима, а што се односи на сљедеће:

• остварење дијела трошкова без подношења захтјева Трезору, односно без овјере и одобрења Трезора;
• исплате за поједине трошкове нису одобрене одлукама или рјешењима руководства Служби;

Службама је сугерисано да поштују процедуре прописане Законом о трезору које се односе на контролу трошкова, тако да све исплате које се односе на трошкове и дате позајмице морају да буду у сагласности са намјенама предвиђеним буџетом и одобрене од стране Министарства за трезор. Поред тога, Канцеларија је препоручила да се прецизирају правила утрошка појединих средстава и одреде критеријуми утрошка средстава одобрених буџетом. 

Исказ о капиталним издацима и финансирању

Исказ о капиталним издацима и финансирању за период од 01.01.2001. до 31.12.2001. године у свим материјално значајним аспектима представља тачан и истинит приказ набављених сталних средстава током године и њиховог финансирања из буџета, осим напомена које се односе на поједине набавке сталних средстава током године (апарат за снимање сједница, компјутер са штампачем и мобилни телефон), извршене су без прикупљених конкурентних понуда и избора најповољнијег понуђача (9.239 КМ). Набавкама без прописаних процедура, јавне институције могу да доведу до фаворизовања једног добављача у односу на друге; до куповине робе/услуга по неконкурентним цијенама; до евентуалне злоупотребе овлаштења и корупције, те других нежељених посљедица.

Службама је препоручено да убудуће планирају набавке сталних средстава на годишњем нивоу потреба, те извршавају набавке сагласно одредбама Закона о извршењу буџета и прописа о набавкама који су у примјени. У случају истоврсних набавки сталних средстава, препоручено је да се изврши обједињавање укупних потреба и распише јавни тендер за одабир најповољнијег понуђача.

3.4.    Информациони систем

Ревизијом ИТ система установили смо сљедеће налазе и препоруке:

• С обзиром да Службе немају усвојену развојну ИТ стратегију, Службама је препоручено да креирају ИТ стратегију која би била основ за даљу информатизацију и пропишу јасна задужења за управљање и развој информационог система како би руководство служби појачало своју административну и организациону контролу.
• Препоручено је да Службе донесу своја интерна правила о чувању и заштити података, као и прављењу резервних копија, те сходно могућностима, да се набави додатна опрема како би резервне копије могле да се праве на адекватан начин.
• Руководству Служби препоручено је да донесу одлуку о креирању цјелокупног идејног плана информатизације који би укључивао и стандарде за вођење пројеката, као и студију изводљивости са комплетном документацијом.

4.       КОРЕСПОНДЕНЦИЈА

По завршетку ревизије, Службама је достављен Нацрт извјештаја 18.05.2002. године. Служба је доставила одговор 31.05.2002. године, у којем се дају одређена објашњења и приједлози за корекције текста извјештаја прије његовог објављивања. Канцеларија за ревизију је обавијестила Службе о својим ставовима, дописом број 01-400-233/02 од 19.06.2002. године, те донијела одлуку о коначном садржају текста Извјештаја.

5.       РЕЗИМЕ

Ревизија рачуна Служби за 2000. годину није обављена. Сумарни преглед најзначајнијих налаза и препорука ревизије за обрачунску 2001. годину односи се на сљедеће:

• Постоје одређене слабости у систему интерних контрола које се тичу руковођења и надзора над извршењем буџета;
• Службе немају утврђена интерна правила, којима се регулишу поједини трошкови нити установљене процедуре одобравања насталих трошкова;
• Возило "Audi 1002Е" није евидентирано по попису средстава на дан 31.12.2001. године, а води се ванбилансно у пословним књигама Служби;
• Евидентирана је обавеза према буџету по основу вишка прихода са 31.12.2001. године у укупном износу од  116.595 КМ, чији је поврат на рачун буџета неизвјестан;
• Утврђене су одређене неправилности приликом трошења и исплате средстава из буџета, а које су извршене без претходне овјере и одобрења за исплату од стране Министарства за трезор;
• Приликом набавке појединих сталних средстава нису поштоване процедуре избора најповољнијег понуђача;
• Утврђене су одређене слабости информационог система, за који нису утврђене одговарајуће интерне процедуре.

Канцеларија за ревизију жели да се захвали руководству и запосленима у Савјету министара на сарадњи и помоћи која нам је пружена приликом обављања ревизије.