1.       УВОД

1.1.           У складу с овлаштењима датим Законом о ревизији финансијског пословања  институција Босне и Херцеговине (''Службени гласник БиХ'', број 17/99), Канцеларија за ревизију финансијског пословања институција БиХ  (у даљем тексту: Канцеларија) је извршила ревизију финансијских извјештаја и пословања (укључујући и одлуке руководства) Агенције за статистику Босне и Херцеговине (у даљем тексту: Агенција) у вези финансијске 2001. године.

1.2.           Током периода од 23.01. до 29.01.2002. и 03.06. до 12.06.2002. године, ревизија је планирана и извршена у складу с генерално прихваћеним ревизијским стандардима и стандардима Међународне организације врховних ревизијских институција – INTOSAI (''Службени гласник БиХ'', број 05/01). Ревизионе активности су биле усмјерене ка постизању разумног основа за процјену да ли финансијски извјештаји Агенције представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године. За финансијске извјештаје одговорност сноси руководство Агенције. Одговорност Канцеларије се своди на изражавање мишљења о финансијским извјештајима Агенције, те да на основу извршене ревизије извијестимо о сљедећем:

• да ли су рачуни сачињени у складу с важећом законском регулативом;
• да ли годишњи извјештаји представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године;
• о економичности, ефикасности и ефективности којом су институције  користиле јавна средства у вршењу својих функција.

1.3.           Сматрамо да ревизија коју смо извршили пружа разуман основ за изражавање нашег мишљења.

2.            МИШЉЕЊЕ РЕВИЗОРА

2.1.            За ревидиране финансијске извјештаје Агенције за 2001. годину, изражавамо мишљење с резервом, с обзиром да нисмо имали довољно поуздан основ, да у потпуности, без резерве, потврдимо како финансијски извјештаји Агенције дају реалан и објективан приказ стања у свим значајнијим аспектима. Резерву изражавамо из разлога наведених у тачкама 2.2., 2.3. и 2.4.

2.2.           Канцеларија изражава резерву за исказана почетна стања у 2001. години која су пренијета из 2000. године, а која нису ревидирана, с обзиром да она у извјесној мјери могу да утичу на реалност и објективност финансијских извјештаја у 2001. години.

2.3.           Надаље, изражавамо резерву на сачињени Биланс стања, из разлога што није извршен попис средстава и извора средстава на дан 31.12.2001. године.

2.4.          Ревизијом је утврђено како Агенција није досљедно примјењивала члан 16. Закона о извршењу буџета који регулише област набавки сталних средстава, материјала и услуга (расписивање јавних конкурса).

3.     НАЛАЗИ, ЗАПАЖАЊА И ПРЕПОРУКЕ РЕВИЗИЈЕ РАЧУНА 2001. ГОДИНЕ

3.1.    Систем интерних контрола

3.1.1.  Недостајућа правила и процедуре

Ревизијом је установљено како у Агенцији није у довољној мјери разрађен и прецизно дефинисан систем интерних контрола руководства, као скуп поступака и мјера које осигуравају тачност и правилност евидентирања финансијских трансакција, њихову пуну усклађеност са законима и прописима, као и заштиту имовине.

Непостојање адекватног система интерних контрола или његова недовољна изграђеност имају значајан утицај на управљање и контролу трошења буџетских средстава, односно јавног новца намијењеног у тачно одређене сврхе.

Уочени недостаци у систему интерних контрола се огледају у сљедећем:

• непостојању одређених писаних интерних правила и процедура које би прецизно дефинисале услове настанка, одобравања, усклађеност с одобреним буџетом као и начин евидентирања одређених врста расхода, (ПТТ-трошкова, трошкова репрезентације, трошкова смјештаја запосленика и других);
• слабостима у систему набавки сталних средстава, материјала и услуга која нису извршена у складу са законским прописима који регулишу ову област (нису расписивани јавни огласи);
• слабостима у систему праћења реализације буџета како у укупном износу тако и по појединим буџетским линијама (утврђена су прекорачења појединих буџетских ставки).

Канцеларија је препоручила Агенцији да у што скорије вријеме, а у циљу ефикаснијег и рационалнијег пословања, треба да успостави ефикасан систем интерних контрола који би превентивно отклонио могуће неправилности и незаконитости у раду Агенције.

3.1.2.   Процедуре набавки  канцеларијског материјала

Ревизија је утврдила како приликом набавке  канцеларијског материјала (у 2001. години набављено 16.372,89 КМ ), нису испоштоване законске процедуре којима је прописано јавно оглашавање за прикупљање најповољније понуде, чиме је прекршен члан 16. Закона о извршењу буџета за 2001. годину.

Посљедица набавки без јавног оглашавања може да за резултат има набавке по некурентним тржишним цијенама, те фаворизовање одређених добављача.

Руководство Агенције је обавезно да досљедно примјењује Закон о извршењу буџета, а посебно члан 16. који регулише  област набавки сталних средстава, роба и услуга, на основу јавних огласа, како би се осигурала тржишна једнакоправност свих фирми тј. пореских обавезника.

3.2.     Систем управљања буџетом

Током ревизије пословања за 2001. годину утврдили смо како управљање буџетом није било у потпуности на задовољавајућем нивоу тј. ревизијом су уочени одређени   недостаци и слабости у систему интерних контрола, те одређена прекорачења појединих буџетских линија.

3.2.1.     Планирање и извршење буџета

Буџет Агенције за 2001. годину износио 345.400,00 КМ, а ребалансом за 2001. годину одобрено је додатних 4.600,00 КМ, што укупно износи 350.000,00 КМ. Агенција је реализовала буџет за 2001. годину у укупном износу од 333.735,00 КМ, што је 95,35% од планираног износа. Анализирајући извршење буџета, уочили смо како прекорачења  извршења буџета у укупном износу на нивоу Агенције није било, међутим утврђена су одређена прекорачења  по појединим буџетским линијама 'Накнаде трошкова запослених' и 'Уговорене услуге'.

Такође смо уочили како је буџет планиран на основу планираних четрнаест запослених, а стварно запослених током цијеле године било је девет, што указује на одређену мањкавост у координацији у процесу планирању буџета за 2001. годину.  

УПОРЕДНИ ПРЕГЛЕД ПЛАНИРАНИХ И ОСТВАРЕНИХ РАСХОДА У 2001. ГОДИНИ   

Посљедица нереалног планирања буџета може да проузрокује потешкоће у остварењу планираних задатака, како у финансијским индикаторима, тако и у извршењу планираних задатака Агенције.

Канцеларија је препоручила Агенцији да се проблематици планирања и изршења буџета  убудуће приступи  темељитије, са реалнијим и квалитетнијим параметрима  на свим нивоима,  у циљу  што реалнијег и ефикаснијег пословања Агенције.

3.2.2.  Прекорачење буџетских ставки

Ревизијом смо утврдили како управљање буџетом није било на задовољавајућем нивоу, јер су утврђена одређена прекорачења појединих буџетских ставки у односу на средства одобрена у складу са Законом о извршењу буџета за 2001. годину. Споменута прекорачења се односе на сљедеће буџетске ставке: 'Накнаде трошкова запослених' у износу од 54.778,00 КМ или 22,82% више од планираног и 'Уговорене услуге' у износу од 21.303,00 КМ или 19,67% више од планираног (видјети табеларни преглед).

Канцеларија је препоручила сачињавање темељите и потпуне анализе разлога прекорачења појединих  буџетских ставки, како би се убудуће превентивно дјеловало и онемогућило прекорачење како у укупном износу тако и по појединим буџетским ставкама. Такође је препоручено перманентно праћење извршења буџета и успостављање квалитетнијег система интерних контрола извршења буџета.

3.2.3.  Помоћи из иностранства

Ревидирањем пословања за 2001. годину утврдили смо како је Агенција остварила приходе у виду помоћи из иностранства у износу од 37.565,99 КМ. Остварене помоћи нису реализоване путем Министарства за трезор, него су дозначене директно на рачун Агенције и третиране су као ''властити приходи''. Остварени приходи су трошени за текуће пословање и за исплате накнада запосленим за рад на одређеним пројектима (cca 11.691,30 КМ), без подношења захтјева и одобрења од стране Министарства за трезор.

Извршавање оваквих трансакција изван ЈРТ (Јединствен рачун трезора), нарушава интегралан систем трезорског управљања буџетом. Иако се овдје ради о релативно малим финансијским износима, наглашавамо обавезу сваког субјекта да своје финансијске трансакције извршава путем ЈРТ-а.

Канцеларија је препоручила руководству Агенције да убудуће остварене помоћи из иностранства као и све остале врсте прихода реализује искључиво путем Министарства за трезор у складу са законским прописима, те да се трошење таквих средстава врши искључиво након подношења захтјева и добијања одобрења од Министарства за Трезор.

3.2.4.  Извјештај о пословању Агенције за 2001. годину

Ревидирањем пословања за 2001. годину уочили смо како руководство Агенције није сачинило потпун писмени извјештај о пословању за 2001. годину, гдје би били назначени основни индикатори извршења планираних задатака, као и идентификовани круцијални проблеми са којим се Агенција сусретала током  рада.

Неопходно је да сваки буџетски корисник направи и разради мјесечне оперативне активности у односу на годишњи план рада како би се контролисала ефикасност процеса рада. Руководство Агенције треба да наметне обавезу редовног извјештавања и потом направи сумарну упоредну анализу планираног и оствареног пословања Агенције.

Канцеларија је препоручила хитно сачињавање годишњег извјештаја о пословању Агенције, са потпуном анализом извршења планираних задатака као и уоченим слабостима у пословању за протеклу годину, те убудуће обавезно правовремено сачињавање извјештаја како на крају пословне године, тако и периодично током године.

3.3.              Финансијско – рачуноводствено пословање

3.3.1.              Попис средстава по стању 31.12.2001. године

Ревизијом пословања за 2001. годину смо утврдили како Агенција није извршила попис средстава и обавеза према изворима средстава, тј. није извршен попис средстава на крају године што је битан предуслов за реално исказивање годишњих резултата пословања. Циљ пописа јесте да се изврши успоређивање између стања средстава и извора средстава у пословним књигама и стварног стања које се утврђује пописом. Попис средстава и њихових извора, поред тога што представља законску обавезу, доприноси да у годишњим финансијским извјештајима буде исказан истинит и фер преглед средстава, обавеза и потраживања.

Уколико Агенција не извршава обавезни попис средстава и извора у складу са законом, излаже се ризику сачињавања погрешних финансијских извјештаја и ризику отуђења или друге злоупотребе средстава.

Канцеларијаје препоручила хитно пописивање средстава и извора средстава у складу с рачуноводственим стандардима, те вршење одговарајућих књижења по извршеном попису на основу донесених одлука.

3.3.2. Исказивање вишка прихода над расходима према Инструкцији                         Министарства за трезор

Током ревизије утврдили  смо како је Агенција у Билансу стања исказала нераспоређени вишак прихода над расходима у износу од 16.889,00 КМ, те према Инструкцији Министарства за трезор није створена обавеза поврата исказаног вишка прихода над расходима (према ријечима запослених, нису добили Инструкцију од Министарства за трезор).

Канцеларијаје препоручила Агенцији да начин исказивања и поврата вишка средстава усагласи са Министарством за трезор у циљу досљедне примјене  споменуте Инструкције.

3.4.         Извјештај о информационом систему Агенције

Током ревизије ИТ система, Агенцији је препоручено да донесе интерна правила о заштити и контроли података, те да их дистрибуише свим корисницима информационог система. 

4.        КОРЕСПОНДЕНЦИЈА

По завршетку ревизије, Агенцији је 08.07.2001. године достављен Извјештај о извршеној ревизији, а у предвиђеном року, Агенција је упутила примједбе на достављени Извјештај, на које је Канцеларија одговорила.

5.         РЕЗИМЕ

Збирни преглед најзначајнијих налаза и препорука ревизије рачуна 2001. године:

• Утврђене су слабости у систему интерних контрола.
• Агенција није извршила попис средстава и извора средстава са 31.12.2001.    године.
• Утврђена су прекорачења  буџетски ставки 'Накнаде трошкова запослених' и  'Уговорене услуге'.
• Набавке канцеларијског материјала и услуга извршене су без јавног оглашавања.
• Остварене помоћи из иностранства у износу од 37.565,99 КМ, нису реализоване    путем Министарства за трезор.  

Канцеларија за ревизију жели да се захвали руководству и запосленим Агенције за сарадњу и помоћ која нам је пружена током вршења ревизије.