1.     УВОД 

1.1.    У складу са овлаштењима датим Законом о ревизији финансијског пословања институција Босне и Херцеговине (‘Службени гласник БиХ’, број 17/99), Канцеларија за ревизију финансијског пословања институција БиХ (у даљем тексту: Канцеларија) је извршила ревизију финансијских извјештаја  и пословања (укључујући одлуке руководства) Предсједништва БиХ (у даљем тексту: Предсједништва) са стањем на дан 31. децембра 2001. године.

1.2.      Ревизија је планирана и обављена у периоду од 12.11. до 23.11.2001. године (претходна ревизија) и у периоду од 15.04. до 03.05.2002. године (ревизија завршног рачуна) сходно општеприхваћеним ревизијским стандардима и стандардима Међународне организације врховних ревизијских институција – INTOSAI ('Службени гласник БиХ', број 05/01). Ревизионе активности су биле усмјерене ка постизању разумног основа за процјену  да ли финансијски извјештаји Предсједништва представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године. За финансијске извјештаје одговорност сноси руководство Предсједништва. Одговорност Канцеларије се своди на изражавање мишљења о финансијским извјештајима Предсједништва, те на  основу извршене ревизије извјештавање о сљедећем:

• да ли су рачуни састављени у складу са важећом законском регулативом;
• да ли годишњи рачуни представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године; и                 
• о економичности, ефикасности и ефективности којим је Предсједништво користило средства  у обављању својих функција;

1.3.       Сматрамо да ревизија коју смо обавили пружа разуман основ за изражавање нашег мишљења.

2.       МИШЉЕЊЕ РЕВИЗОРА

Канцеларија за ревизију није у могућности  да изрази мишљење, јер Предсједништво није сачинило збирне нити консолидоване извјештаје за 2001. годину, а извјештај који је Предсједништво доставило Министарству за трезор не може да буде основ за давање мишљења, с обзиром да је сачињен без усаглашених интерних  односа.

Међутим, у складу са INTOSAI стандардима (ст. 178), извршили смо ревизију појединачних извјештаја за које такође не дајемо мишљење, али дајемо приложени детаљан извјештај о нашим запажањима.

3.         НАЛАЗИ, ЗАПАЖАЊА И ПРЕПОРУКЕ РЕВИЗИЈЕ РАЧУНА 2002. ГОДИНЕ

3.1.      Систем интерних контрола

Канцеларија за ревизију је утврдила одређене слабости у систему интерних контрола руководства, а у дијелу који се односи на руковођење органом[1], надзор над планирањем и извршењем буџета, те непостојање правила и процедура којима се регулише трошење појединих буџетских ставки. Истакли бисмо сљедеће:

• Током ревидираног периода (до новембра 2001. године), трошкови су настајали и одобравани су без претходне интегралне анализе о расположивости буџетских средстава одвојено за сваку организациону јединицу Предсједништва. Истовремено, финансијско пословање је организовано и функционисало је кроз два подсистема.
• Предсједништво, као институција, нема у потпуности разрађен и прецизно дефинисан систем интерних контрола руководства, који као скуп поступака и мјера обезбјеђује тачност и правилност евидентирања финансијских трансакција и обезбјеђује њихову пуну усклађеност са законима и прописима, те обезбјеђује заштиту имовине. Ово, по мишљењу ревизора има утицаја на управљање и контролу трошења буџетских средстава везано за њихову намјену и висину утврђену у ребалансу буџета. Зато подржавамо активности око унапређења надзора над пословањем и измјене унутрашње структуре Предсједништва кроз организационе промјене, нова именовања и појачане мјере контроле, које су покренуте у посљедња два мјесеца 2001. године.

Предсједништву је препоручено да обезбиједи такав систем руковођења који омогућава континуисано праћење намјенског трошења средстава у односу на износе одобрене буџетом, као и квалитетно праћење реализације трошкова, како у укупном износу, тако и по организационим јединицама и према буџетским ставкама.

3.1.1. Недостајућа правила и процедуре

Ревизијом је утврђено да Предсједништво током ревидираног периода није имало писана правила којима се регулише одобравање насталих трошкова, упутство о попису имовине и обавеза, као ни усвојене интерне рачуноводствене политике. Доношењем наведених правила и праћењем остварених трошкова са упоредном анализом одобрених износа и реализованих средстава, те процјеном у односу на преостала средства по ставкама сваког поткорисника средстава Предсједништва и укупно за Предсједништво, добиће се поуздан основ за успоставу ефикаснијег надзора над извршењем буџета.

Предсједништву је препоручено да усвоји и примијени квалитетне процедуре извјештавања о извршењу буџета, како по појединим ставкама тако и у цијелости, те донесе интерна правила за регулисање појединих трошкова, привремено, до доношења ових правила од стране Министарства за трезор.

3.2.    Извршење буџета

Буџет Предсједништва за 2001. годину износио је 2.488.908 КМ. Ребалансом буџета одобрено је додатних 1.660.845 КМ, што укупно износи 4.149.753 КМ. Током обрачунске године укупно дозначена средства Предсједништву износе 3.951.438 КМ, што представља 95,22% од буџета.

Ревизија је установила да руководство Предсједништва није имало конзистентан систем који би омогућио управљачкој структури одговарајућу контролу над трошковима током 2001. године. С обзиром да је буџет Предсједништва одобрен  за Предсједништво као  један субјекат, а да су средства одвојено кориштена те евидентирана у појединачним финансијским извјештајима (који нису консолидовани), Канцеларија за ревизију није могла да изврши поређење остварене потрошње Предсједништва са ставкама буџета за 2001. годину.   

3.2.1. Процедуре набавки

• Ревизија је утврдила да су трошкови за набавку материјала у Сарајеву током 2001. године износили 39.148,00 КМ, те је установљено да за поједине набавке материјала чија вриједност за годишње потребе прелази 10.000 КМ нису проведене процедуре јавног оглашавања и избора најповољнијег понуђача (нпр. издаци за обрасце и папир 14.753,63 КМ; остали административни материјал 15.048,48 КМ).
• Трошкови оправки, одржавања возила и резервних дијелова остварених у Бањалуци током 2001. године у износу од 87.753 КМ односе се на возила Предсједништва и на два возила Владе Републике Српске која су Предсједништву дата на кориштење. Ревизија је утврдила да је наведене услуге највећим дијелом пружала једна сервисна кућа (сервис 'Видовић') у континуитету од 1998. године на основу уговора број 24/98 од 20.11.1998. године.
• Набавкама без прописаних процедура, јавне институције могу да доведу до фаворизовања једног добављача у односу на друге; до куповине роба/услуга по неконкурентним цијенама; до евентуалне злоупотребе овлаштења и корупције, те других нежељених посљедица.

Предсједништву је препоручено да сумира годишње потребе за набавке сталних средстава, материјала и услуга, те ако њихова годишња вриједност потпада под одредбе Закона, обавезно проведе поступак јавног оглашавања и избора најповољнијег понуђача.

3.3.    Финансијско-рачуноводствено пословање

Ревизијом смо утврдили да на основу појединачних извјештаја није сачињен консолидовани финансијски извјештај Предсједништва за 2001. годину. Наведени појединачни извјештаји поднешени су одвојено различитим институцијама: један Министарству за трезор БиХ (март 2002. године), а други Пореској управи – АПИФ Бањалука (фебруар 2002. године).

Извјештај који је поднешен Министарству за трезор БиХ садржава и податак о средствима која су дозначавана Кабинету члана Предсједништва из Републике Српске током 2001. године, јер је Министарство за трезор дозначавало средства на један трансакциони рачун Предсједништва са којег су средства даље трансферисана на подрачун у Бањалуци. То је приказано у извјештају као 'Грантови другим нивоима власти' и дат је у укупном, годишњем, износу.

Не улазећи у интерна правила расподјеле средстава и права кориштења средстава буџета за Предсједништво, по мишљењу ревизије Предсједништво има статус једног буџетског корисника сагласно буџету БиХ и одредбама Закона о извршењу буџета институција БиХ и међународних обавеза Босне и Херцеговине. Поред наведеног, сходно одредбама члана 1. Закона о трезору институција БиХ, Предсједништво је обавезно да сачини један финансијски извјештај.

Предсједништву је препоручено да у својим финансијским извјештајима  треба да прикаже све приходе и расходе у рачуну прихода и расхода и сва средства и имовину у Билансу стања како у њиховој укупности тако и појединачно, обједињена по врсти прихода и расхода за Предсједништво као један субјекат.

Обављајући тестирање (на бази узорка) финансијског пословања организационих јединица Предсједништва које су функционисале на описани начин и финансијских извјештаја који су били на располагању, уочили смо одређене слабости о којима извјештавамо у наредним дијеловима овог поглавља.

3.3.1. Годишњи извјештај и финансијско пословање организационих јединица  у Сарајеву

Рачун прихода и расхода

Укупни приходи исказани у Рачуну прихода и расхода  (3.003.074 КМ) су приказани мањим за 948.364 КМ у односу на укупно дозначене приходе по основу трансфера Министарства за трезор, односно за тај износ су укупни приходи подцијењени у финансијским извјештајима. Такође, укупни расходи исказани у износу од 3.905.699 КМ  су већи за 460.510 КМ од расхода приказаних у Главној књизи (3.545.189 КМ).

Начин на који су  приказани приходи  није у складу са инструкцијом Министарства за трезор (01/И-692/02) по којој су приходи дозначени послије 31.12.2001. године, а на основу захтјева из исте године, требали да буду укључени и књижени као приходи у 2001. години.

Услијед наведених грешака у приказивању укупних прихода и укупних расхода, погрешно је приказан вишак расхода над приходима у износу од 902.625 КМ који не одражава и не приказује стварно финансијско стање. Дозначавањем средстава од Министарства за трезор по основу захтјева из 2001. године и сходно наведеној Инструкцији, приказано стање требало је да буде битно измијењено.

Стална средства

Ревизија је установила да средства из донација (нпр. компјутерска опрема) нису књижена у пословним књигама, што има утицаја на обрачун амортизације и реално и објективно исказивање средстава и имовине у годишњем финансијском извјештају.

3.3.2. Годишњи извјештај и финансијско пословање организационе јединице у Бања  луци

Биланс успјеха

Унутар ставке 'остали приходи' у оквиру износа од 152.601 КМ приказан је износ од 141.645 КМ који је књижен као 'Приходи од укидања неискориштених дугорочних резервисања за ризике'. Годишњи извјештај који је предочен ревизији сачињен је на основу прописа и Контног плана Републике Српске који важи за 'остала правна лица' (Службени гласник РС, број 40/99).

3.3.3. Рачуноводство

Ревизијом је утврђено да су у Предсједништву током 2001. године постојала два засебна подсистема  рачуноводства, те да такво рачуноводство није било ажурно и није пружало прецизне, јасне и поуздане информације о висини трошкова како по ставкама, тако и за  укупне трошкове Предсједништва. 

Канцеларија је препоручила Предсједништву да организује вођење свог рачуноводства тако да је у могућности да изрази један годишњи обрачун, с обзиром да се ради о једном правном субјекту који има само један трансакциони рачун. Уколико постоји потреба, у оквиру таквог рачуноводства могли би да се воде подбиланси, појединачно за сваку организациону јединцу. Поред тога, створили би се бољи услови за ефикасније праћење трошкова, како по врстама, тако и у њиховој укупности, по организационим јединицама и укупно за Предсједништво.

Систем обрачуна плата и накнада запослених

У оквиру тестирања система плата и накнада запослених, ревизија је установила да обрачун плата није на одговарајући начин документован овјереним листама доласка и одласка на  посао и са посла. С обзиром да евиденције присуства на послу представљају један од изворних докумената за обрачун плата, наведени проблем може имати практичан утицај на неправилности приликом обрачуна и исплате плата и накнада, као и објективност тих података у финансијским извјештајима.

Канцеларија је препоручила Предсједништву да што хитније уведе у праксу евиденције присуства на послу, с обзиром да се ради о значајном податку за обрачун плата и накнада запослених.

3.4.         Програм за посебне намјене

Програми за посебне намјене који се воде у Предсједништву односе се на Стални комитет за војна питања и канцеларије официра за везу пред Међународним судом за бившу Југославију у Хагу (три одвојене канцеларије официра за везу). Истакли бисмо сљедеће налазе и препоруке: Ревизијом је установљено да средства трошена од стране три канцеларије у Хагу нису адекватно правдана Предсједништву током 2001. године. Наиме, из три канцеларије у Хагу нису достављени извјештаји Предсједништву о трошењу средстава из којих би се могли видјети стварни трошкови по врсти и намјени. Овакав начин рада није довољно транспарентан и не обезбјеђује услове за праћење нивоа трошења буџетских средстава, као и њиховог намјенског кориштења.

Предсједништву је препоручено да од три канцеларије официра за везу пред Међународним судом за бившу Југославију у Хагу затражи сачињавање финансијског плана и подношење извјештаја о трошењу средстава по врсти и намјени.

3.5.    Информациони систем

• С обзиром да Предсједништво није направило интегралне планове развоја информационог система, нити ИТ стратегију којом би се дале смјернице ефикасног организационог управљања, Канцеларија је препоручила Предсједништву да усвоји јасна задужења за управљање и развој информационог система, као и писане стандарде за системску анализу, одржавање системског софтвера и контролу података, као предуслов за успостављање административне и организационе  контроле.
• Предсједништву је препоручено да донесе интерна правила о чувању и заштити података, као и да прави резервне копије, те води бригу да се резервне копије о свим битним подацима редовно праве, и чувају на сигурном мјесту.
• Утврђено је како не постоје усвојени писани стандарди о вођењу ИТ пројеката и студије изведивости, као ни идејни и развојни планови информатизације Предсједништва. Недостатак таквих писаних стандарда и развојних планова информатизације (ИТ стратегије) може довести до преклапања потреба и ресурса, односно до набавке мање одговарајуће/потребне опреме науштрб друге, потребније опреме која није на вријеме планирана.

4.       КОРЕСПОНДЕНЦИЈА

По завршетку ревизије, Предсједништву је достављен Нацрт извјештаја о ревизији 14. јуна 2002. године. Предсједништво није упутило писани одговор Канцеларији.

5.      РЕЗИМЕ

Канцеларија за ревизију није вршила ревизију нити подносила извјештај о ревизији финансијских извјештаја Предсједништва за 2000. годину. Током обављања ревизије рачуна 2001. године, ревизија је уочила да:

• Систем интерних контрола које успоставља руководство није на задовољавајућем нивоу, с обзиром да није довољно изграђен скуп поступака и мјера које обезбјеђују тачност и правилност евидентирања финансијских трансакција, њихову пуну усклађеност са законима и прописима, као и заштиту имовине.
• Предсједништво је за 2001. годину сачинило два појединачна  годишња извјештаја. На основу ових појединачних извјештаја није сачињен консолидовани финансијски извјештај Предсједништва. Извјештај који је достављен Министарству за трезор представља извјештај Предсједништва у ФБиХ у којем је Канцеларија члана Предсједништва из РС евидентиран на ставци 'Грантови другим нивоима власти'.
• У Рачуну прихода и расхода (организационе јединице у Сарајеву) приказани вишак расхода над приходима у износу 902.625 КМ не одражава и не приказује стварно финансијско стање.
• У Билансу успјеха (организациона јединица у Бањалуци) у оквиру ставке 'Остали приходи' приказан је износ од 141.645 КМ (приходи од укидања неискориштених дугорочних резервисања за ризике) за који ревизији нису пружени докази о поријеклу истих.
• Предсједништво нема утврђена правила којима се регулишу поједини трошкови, нити установљене процедуре одобравања насталих трошкова.
• Нису досљедно, у свим случајевима поштоване законске процедуре приликом набавки материјала и услуга.

[1] Za potrebe Predsjednistva BiH, kancelarija clanova Predsjednistva, Protokola i za vlastite potrebe uspostavljen je Sekretarijat Predsjednistva kao administrativno-tehnicka sluzba.