1.       УВОД

1.1.           У складу с овлаштењима датим Законом о ревизији финансијског пословања  институција Босне и Херцеговине (''Службени гласник БиХ'', број 17/99), Канцеларија за ревизију финансијског пословања институција БиХ  (у даљем тексту: Канцеларија) је извршила ревизију финансијских извјештаја и пословања (укључујући и одлуке руководства) МИНИСТАРСТВА СПОЉНЕ ТРГОВИНЕ И ЕКОНОМСКИХ ОДНОСА БОСНЕ И ХЕРЦЕГОВИНЕ (у даљем тексту: Министарство) у вези финансијске 2001. године.

1.2.           Током периода од 07.01. до 16.01.2002. и 13.05. до 24.05.2002. године, ревизија је планирана и извршена у складу с генерално прихваћеним ревизионим стандардима и стандардима Међународне организације врховних ревизијских институција – INTOSAI (''Службени гласник БиХ'', број 05/01). Ревизионе активности су биле усмјерене ка постизању разумног основа за процјену да ли финансијски извјештаји Министарства представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године. За финансијске извјештаје одговорност сноси руководство Министарства. Одговорност Канцеларије се своди на изражавање мишљења о финансијским извјештајима Министарства, те да на основу извршене ревизије извијестимо о сљедећем:

• да ли су рачуни сачињени у складу са важећом законском регулативом;
• да ли годишњи извјештаји представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године;
• о економичности, ефикасности и ефективности којом су министарства  користила јавна средства у обнашању својих функција.

1.3.           Сматрамо да ревизија коју смо извршили пружа разуман основ за изражавање нашег мишљења.

2.          МИШЉЕЊЕ РЕВИЗОРА

2.1.         Према нашем мишљењу, ревидирани финансијски извјештаји дају истинит и фер приказ стања у свим значајнијим аспектима финансијског пословања, но међутим, без намјере даљег квалификовања нашег мишљења,  скрећемо пажњу на тачке 2.2., 2.3. и 2.4.

2.2.           Канцеларија није била у могућности да присуствује попису средстава и извора средстава на дан 31.12.2001. године. Из тог разлога, изражавамо резерву за извршени попис средстава и извора средстава, а који могу да имају утицаја на реалност и објективност финансијских извјештаја за 2001. годину.

2.3.           Ревизијом је утврђено како Министарство није у свим значајнијим набавкама конзистентно примјењивало члан 16. Закона о извршењу буџета који регулише област набавки сталних средстава, материјала и услуга (расписивање јавних конкурса).

2.4.           Канцеларија није у могућности да процијени исход судских спорова који се воде против Министарства у више случајева, те из тог разлога изражавамо резерву на могуће финансијске  посљедице у односу на одлуке суда.

3.       ОСВРТ НА НАЛАЗЕ И ПРЕПОРУКЕ РЕВИЗИЈЕ РАЧУНА 2000. ГОДИНЕ

Канцеларија је извршила  ревизију пословања Министарства за 2000. годину о чему је састављен јавни Извјештај. Ревизијом пословања за 2001. годину утврђено је да је током 2001. године у великом броју случајева поступљено у складу с препорукама Канцеларије, те су уочени позитивни помаци у финансијско – рачуноводственом пословању Министарства.

Реализоване препоруке

• Сачињен је коначни извјештај о реализацији пројекта EXPO 2000. године.
• Властити приходи, остварени на основу издавања образаца EUR за 2000. годину, враћени су Министарству за трезор.
• Прекорачења буџета није било, како у укупном износу тако и по буџетским ставкама.
• UNCC – програм накнада ратних штета из рата Ирак-Кувајт реализује се путем Министарства за трезор.
• Трошкови пројекта учлањења у WТО су разграничени од трошкова Министарства.
• Донесен је Правилник о унутрашњој организацији Министарства, током 2002. године.

Активности које су у току:

• Расподјела дозначених средстава на основу ратних штета од стране Владе Кантона Сарајево, која врши трансфер средстава крајњим корисницима.

Препоруке које нису извршене:

• Систем интерних контрола није дефинисан на задовољавајућем нивоу (није реализована препорука да се донесу правила и процедуре за ПТТ- трошкове, трошкове репрезентације и трошкове смјештаја запосленика).

4.       НАЛАЗИ, ЗАПАЖАЊА И ПРЕПОРУКЕ РЕВИЗИЈЕ РАЧУНА 2001. ГОДИНЕ

4.1.    Систем интерних контрола

4.1.1.  Недостајућа правила и процедуре

Ревизијом је установљено како у Министарству није у довољној мјери разрађен и прецизно дефинисан систем интерних контрола руководства, као скуп поступака и мјера које осигуравају тачност и правилност евидентирања финансијских трансакција, њихову пуну усклађеност са законима и прописима, те заштиту имовине. Непостојање адекватног система интерних контрола или његова недовољна изграђеност имају значајан утицај на управљање и контролу трошења буџетских средстава, односно јавним новцем намијењеним у тачно одређене сврхе.

Уочени недостаци се огледају у сљедећем:

• непостојању одређених писаних интерних правила и процедура које би дефинисале одређене (и најчешће) врсте расхода, (ПТТ-трошкови, трошкови репрезентације, трошкови смјештаја запосленика и других), као и недовољно прецизним и јасним постојећим правилима и процедурама;
• слабостима у систему набавки сталних средстава, материјала и услуга, у случајевима када оне нису извршене у складу са законским прописима који регулишу ову област. 

Канцеларија је препоручила Министарству, да у што скорије вријеме, а у циљу ефикаснијег и рационалнијег пословања, треба да успостави ефикасан систем интерних контрола који би превентивно отклонио све могуће неправилности и незаконитости у раду Министарства.

4.1.2. Процедуре набавки  канцеларијског материјала и стручних услуга

Ревизија је утврдила како Министарство поред других набавки које су предузете током године, приликом набавке канцеларијског материјала (у 2001. години набављено 16.829,66 КМ), те склапања уговора за стручне услуге (углавном уговори за превођење) у износу од 40.256,93 КМ, није провело процедуру јавног оглашавања за прикупљање најповољније понуде, како је предвиђено чланом 16. Закона о извршењу буџета за 2001. годину. Набавкама без јавног оглашавања, јавне институције могу да доведу до тржишне преференције једног добављача у односу на друге; до куповине по некурентним цијенама; до евентуалне злоупотребе овлаштења и корупције, те других нежељених посљедица.

Корисници буџета су обавезни за све набавке сталних средстава, материјала и услуга чија вриједност за годишње потребе прелази 10.000 КМ да проведу процедуру јавног конкурса и избора најповољнијег понуђача. Стога је Канцеларија препоручила Министарству досљедну примјену Закона о извршењу буџета, те провођење прописаних процедура приликом набавке средстава, материјала и услуга.

4.1.3. Судски спорови

Ревидирањем пословања за 2001. годину утврдили смо како се против Министарства води одређени број судских спорова (у вези отпуштања 39 запосленика; у вези неплаћених књига; те четири мање тужбе у укупном износу од цца 26.000 КМ). Неке спорове није могуће избјећи, међутим, руководство сваке јавне институције може да смањи могућности пропуста и кршења Закона на најмању мјеру успостављањем конзистентног и свеобухватног система интерних контрола.

Министарству је препоручено анализирање узрока настанка судских спорова, те темељита припрема за судске расправе, као и упознавање Савјета министара о току и исходу ових случајева.

4.2.   Систем управљања буџетом

4.2.1.   Планирање и извршење буџета

Буџет Министарства за 2001. годину износио је првобитно 3.225.086,00 КМ, а ребалансом за 2001. годину одобрено је додатних 467.378,00 КМ, што укупно износи 3.692.464,00 КМ. Министарство је реализовало буџет за 2001. годину у укупном износу од 3.464.308,00 КМ, што је 93,82% од планираног износа. Анализирајући проблематику извршења буџета уочили смо како буџет није у потпуности реализован, како у укупном износу тако и по појединим буџетским линијама, о чему говори сљедећа табела:  

УПОРЕДНИ ПРЕГЛЕД ПЛАНИРАНИХ И ОСТВАРЕНИХ РАСХОДА У 2001. ГОДИНИ 

Канцеларија је препоручила  Министарству сачињавање потпуне анализе извршења буџета, како у укупном износу тако и по појединим буџетским линијама у циљу што рационалнијег и ефикаснијег планирања потреба и пословања Министарства.

4.2.2.  Учешће на Загребачком велесајму

Планирана средства за буџетску линију «Загребачки велесајам» за 2001. годину из буџета су износила 100.000 КМ, а пројект је реализован у износу од 99.021,98 КМ што је 99,02% од планираног износа. Напомињемо да је путем Министарства реализован само дио пројекта наступа Босне и Херцеговине као Земље партнера на Јесенском загребачком велесајму, тако да током ревизије нисмо имали увид у цјелокупну реализацију овог пројекта.

Утврдили смо како документација дијела реализованог пројекта није у потпуности транспарентна, што се односи на рачуне које је испоставио извршилац услуга који немају прецизну спецификацију извршеног посла. Избор фирми које су извршиле услуге није био предузет на транспарентан начин. Јавни новац који се троши на пројектима државних институција мора да има једнак третману, те подлијеже захтјевима транспарентности, надзору и контроли који вриједе и за 'редовну' буџетску потрошњу (материјални трошкови, трошкови запослених, итд.). У супротном, БиХ институције би безразложно имале два система мјерила потрошње и надзора над потрошњом буџетских средстава током једне буџетске године.

Канцеларија је препоручила Министарству да рачуноводствена документација о реализацији пројекта треба да буде у довољној мјери транспарентна, са потпуном пратећом документацијом, искључиво оригиналном, те уредном спецификацијом извршених услуга. Такође је сугерисано обавезно примјењивање члана 16. Закона о извршењу буџета, који регулише начин набавки средстава, материјала и услуга.

4.3.    Информациони систем Министарства

Током ревизије ИТ система, Министарству је препоручено да:

• Треба да донесе и усвоји генералну ИТ стратегију која би била основ за даљу информатизацију и надоградњу информационог система у складу с потребама;
• Треба да донесе одлуку и одреди ресурсе и рокове извршења за израду цјелокупног идејног плана информатизације, пропише стандарде за вођење пројеката, те да за сваки пројект набавке опреме направи студију изводивости са комплетном документацијом; и
• Треба да донесе интерна правила о чувању и заштити података, као и прављењу резервних копија, те у складу с могућностима набави одговарајућу додатну опрему, како би резервне копије могле да се праве на адекватан начин.

5.       ОСТАЛА ЗАПАЖАЊА

Током вршења ревизије Министарству је скренута пажња:

• Да у вези вишка прихода над расходима (51.643,83 КМ), у складу с Инструкцијом Министарства за трезор, предузме одговарајуће активности, те усагласи динамику и начин поврата исказаног вишка средстава у буџет;
• Да службена путовања у иностранство 'на позив' (када организатор сноси трошкове) не садрже у свим случајевима документацију којом је тачно спецификовано у ком обиму организатор сноси трошкове;
• Да међу рачуноводственом документацијом недостају уговори који регулишу начин и услове смјештаја запосленика за које Министарство сноси трошкове.

6.       КОРЕСПОНДЕНЦИЈА

По завршетку ревизије, Министарству је 14.06.2001. године достављен Нацрт извјештаја о извршеној ревизији. Тим поводом, у Министарству је  организован састанак и расправа у вези најзначајнијих питања извршене ревизије. Унутар датог рока, Министарство није упутило Канцеларији писане коментаре на ревизорски Извјештај.

7.       РЕЗИМЕ

Збирни преглед најзначајнијих налаза и препорука ревизије рачуна 2001. године:

• Министарство нема утврђена правила и процедуре за одређене трошкове (ПТТ- трошкове, трошкове репрезентације и трошкове смјештаја);
• Нису досљедно, у свим случајевима, поштоване законске процедуре приликом набавки материјала и услуга;
• Рачуноводствена документација о учешћу на Загребачком велесајму није довољно транспарентна;
• Министарство није имало адекватну административно организациону контролу над ИТ системом/компонентама, као ни развијену цјелокупну развојну ИТ стратегију.

Канцеларија за ревизију жели да се захвали руководству и запосленим Министарства за сарадњу и помоћ која нам је пружена током вршења ревизије.