|
1. УВОД
1.1. Извршили смо ревизију финансијских извјештаја и пословања код Министарства иностраних послова Босне и Херцеговине, (у даљем тексту: Министарство), са стањем на дан 31. децембар 2001. године. За ове финансијске извјештаје одговорност сноси руководство Министарства. Наша одговорност је да изразимо мишљење о тим финансијским извјештајима на основу извршене ревизије, те да у складу са чланом 13. Закона о ревизији финансијског пословања институција Босне и Херцеговине ("Службени гласник БиХ" бр. 17/99), извијестимо о сљедећем:
- да ли су рачуни састављени у складу са важећом законском регулативом,
- да ли годишњи рачуни представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године,
- економичности, ефикасности и успјешности којом је Министарство користило средства у обављању својих функција.
1.2. Ревизија је обављена у периоду од 13.05. 2000. до 07.06.2002. године, у складу са генерално прихваћеним ревизорским стандардима и стандардима Међународне организације врховних ревизорских институција - INTOSAI. Ови стандарди захтијевају да ревизију планирамо и обавимо с циљем постизања разумне основе за процјену да ли финансијски извјештаји представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године.
1.3. Ревизија је својим испитивањем обухватила сједиште Министарства у Сарајеву и пет државно-конзуларних представништва (у даљем тексту : представништва ), чија се документација налази у сједишту у Сарајеву, и то : Амбасада Аман, Амбасада Будимпешта, Амбасада Камбера, Амбасада Отава и Амбасада Рим.
1.4. Наша ревизија је подложна ризику да значајне грешке и неправилности неће бити откривене с обзиром на документацију која није обухваћена ревизијом, а односи се на преостала представништва која се воде у сједишту и представништава чија се документација налази у иностранству.
1.5. Вјерујемо да је ревизија, за контролом обухваћене цјелине, прикупила довољно доказа за изражавање мишљења.
2. МИШЉЕЊЕ РЕВИЗОРА
Према нашем мишљењу, финансијски извјештаји Министарства иностраних послова за 2001. годину, приказују реално и објективно финансијску позицију Министарства, и у складу су са законима и општеприхваћеним рачуноводственим стандардима на дан 31. децембра 2001. године, осим за ефекте који на финансијске извјештаје имају ставке које се односе на сљедеће:
- Конзуларне таксе које су представништва у иностранству прикупила током 2001. године, нису редовно уплаћиване у буџет Босне и Херцеговине и дијелом су задржаване у представништвима (тачка 4.1.1.);
- Стварно стање пописаних сталних средстава Министарства (стална средства у сједишту у Сарајеву и стална средства у представништвима) није усаглашено са књиговодственим стањем сталних средстава на дан 31.12.2001. године (тачка 4.1.3.);
- Девизни приливи из иностранства, остварени на рачун сједишта Министарства у Сарајеву, нису уплаћени на Јединствени рачун трезора (ЈРТ), већ су приходовани у пословним књигама Министарства, што је дијелом утицало на повећање вишка прихода над расходима (тачка 4.1.4.);
- Порези и доприноси на плате запослених у представништвима у иностранству, обрачунати су за 1999, 2000, и 2001. годину, али нису уплаћени на одговарајуће рачуне јавних прихода у Босни и Херцеговини (тачка 4.1.5);
- Процедуре набавки сталних средстава и извршених услуга нису у свим случајевима извршене у складу са законском регулативом, расписивањем јавног тендера и прикупљањем конкурентних понуда (тачка 4.1.6);
3. ОСВРТ НА ИЗВРШЕНУ РЕВИЗИЈУ ЗА 2000. ГОДИНУ
Канцеларија за ревизију извршила је ревизију финансијских извјештаја Министарства за 2000. годину, којом су констатоване одређене неправилности и незаконитости, на основу којих су Министарству дате одговарајуће препоруке за њихово отклањање.
Преглед реализованих препорука, активности које су у току, као и оних препорука које још увијек нису реализоване, односи се на сљедеће :
Реализоване препоруке :
· Централни рачун Министарства у Минхену за 1999. и 2000. годину књижен је и евидентиран ванбилансно, а за 2001. годину, књижен је и приказан у пословним књигама и тиме обухваћен у финансијским извјештајима Министарства за 2001. годину;
· Установљена је евиденција путних исправа на основу извјештаја који достављају представништва у иностранству, тако да Министарство води евиденције о количинском стању путних исправа по серијским бројевима задужених путних исправа, издатих (штампаних) путних исправа, поништених путних исправа и путних исправа на стању. Евиденција садржи мјесечне и кумулативне податке током године;
- Конзуларне таксе прикупљене у сједишту Министарства у Сарајеву током 2001. године по основу издатих увјерења, уплаћиване су на рачун буџета;
- Утврђене неоправдане путне аконтације на дан 31.12.2000. године у износу од 443.574 КМ, правдане су почетком 2001. године;
- Неевидентирана подигнута готовина из благајне за нераспоређене раднике на дан 31.12.2000. године у износу од 532.534 КМ, задужена је у благајни почетком 2001. године, уз измирење обавеза према нераспоређеним радницима;
- Извршене су исправке књижења почетком 2001. године погрешно исказаних билансних позиција у 2000. години (амортизације у сједишту за 109.240 КМ, курсних разлика у Амбасади Лондон за 62.637 КМ);
- Непрокњижена плата за децембар 2000. године, евидентирана је у пословним књигама почетком 2001. године;
- Проблем нераспоређених радника ријешен је током 2001. године;
- Министарство је издало рјешења о платама запослених у сједишту Министарства;
- Крајња стања билансних позиција са 31.12.2000. године, исправно су пренијета као почетна стања са 01.01.2001. године.
Активности које су у току:
- Наплаћене конзуларне таксе у представништвима у иностранству дијелом су и даље задржаване у представништвима, с тим што је исказана обавеза за конзуларне таксе са стањем на дан 31.12.2001. године у износу од 4.546.120 КМ измирена почетком 2002. године;
- Дио интерних финансијских односа између сједишта и представништва у иностранству усаглашен је и прокњижен у 2001. години, док је у току усаглашавање преосталог дијела интерних односа;
- Порези и доприноси на плате запослених у представништвима у иностранству, обрачунати су за 1999, 2000. и 2001. годину. Обавеза по овом основу приказана је у пословним књигама Министарства само за 2001. годину. Укупне обавезе још увијек нису плаћене;
- Редовно мјесечно праћење и извјештавање представништва у иностранству о оствареним приходима и расходима у току мјесеца, није било установљено током 2001. године. Почетком 2002. године, представништва редовно мјесечно извјештавају сједиште Министарства о оствареним и планираним приходима и расходима, мјесечно и кумулативно;
- Министарство није донијело правила потрошње за поједине категорије трошкова, којима се прецизира потрошња и дефинишу критеријуми потрошње. Поједине одлуке донесене су тек крајем децембра 2001. године;
- Министарство је и током 2001. године пословне промјене евидентирало по старом контном плану. Прелаз на нови контни план извршен је почетком 2002. године.
Препоруке које нису реализоване :
- Стварно стање пописаних сталних средстава није усаглашено са стањем у пословним књигама Министарства на дан 31.12.2001. године, што је констатовано као неправилност и са стањем на дан 31.12.2000. године;
- Надзор над извршењем буџета по врстама трошкова није током 2001. године остварен због немогућности збирног књиговодственог обухватања података свих организационих цјелина (сједиште и 53 представништва). Овај недостатак проузрокује неприлагођени рачуноводствени програм који нема могућност обједињавања појединачних трошкова свих представништва и сједишта у збирне трошкове Министарства;
- Министарство није израдило консолидовани финансијски извјештај, који подразумијева искључивање интерних финансијских односа између сједишта и представништава;
- Финансијска документација није у потпуности ликвидна и вјеродостојна, а дијелом и недостаје за поједина представништва која достављају документацију у сједиште;
- Нова организациона шема Одсјека за финансије, која би омогућила квалитетно извршавање финансијско-рачуноводствених послова, није још увијек имплементирана;
- Трансформација одјељења унутрашње инспекције Министарства у одјељење интерне ревизије, која би умногоме помогла екстерној ревизији, није извршена.
4. РЕВИЗОРСКИ НАЛАЗИ, ЗАПАЖАЊА И ПРЕПОРУКЕ
4.1. Систем интерних контрола
Успостављање квалитетног система интерних контрола, које подразумијевају скуп поступака које обликује руководство и запослени са циљем израде поузданих финансијских извјештаја, обављања пословања у складу са законом и заштите имовине, нарочито је значајно у великим организационим цјелинама као што је Министарство иностраних послова.
Иако је у тој области постигнут напредак, ипак се не може рећи да Министарство има поуздан систем интерних контрола. Напротив, наша запажања говоре да тај систем има доста слабости које су најизраженије у областима уплате такси, пописа средстава, евидентирања трансакција и поштивању прописа.
4.1.1. Прикупљање и уплата конзуларних такси
Током 2001. године представништва су остварила новчане приливе од конзуларних такси у иностранству у износу од 12.192.688 КМ. Када се овом износу дода 1.244.330,00 КМ обавеза по основу конзуларних такси из 2000. године добије се износ од 13.437.018 КМ, што представља укупну обавезу Министарства према буџету БиХ по овом основу.
Од овог износа до 31.12.2001.године на рачун буџета БиХ је уплаћено 8.890.898 КМ тако да обавеза Министарства према буџету са 31.12.2002. износи 4.546.119 КМ.
Ова обавеза измирена је почетком 2002. године, након што је Министарство за трезор извршило пренос редовних дотација за финансирање ДКП мреже у иностранству за 2001. годину у износу од 8.065.000 КМ, а Министарство у сједишту дало налоге свим представништвима за уплату дуга по основу прикупљених конзуларних такси, тако да је укупна обавеза Министарства по основу наплаћених конзуларних такси за 2001. годину уплаћена на рачун буџета БиХ.
Према Закону о административним таксама Министарство је било обавезно да све наплаћене таксе уплати на рачун буџета-трезора.
Задржавање конзуларних такси у ДКП мрежи, Министарство правда нередовним дознакама од стране Министарства за трезор.
Анализом дознака констатовали смо да су мјесечне дознаке од трезора извршаване у дијеловима (траншама), а посљедња транша у току сваког мјесеца у просјеку је каснила око два мјесеца од датума предаје захтјева за пренос средстава.
Поред објективних тешкоћа које се односе на редовно финансирање ДКП мреже из буџета, овакво задржавање конзуларних такси од стране Министарства, осим што представља непоштивање прописа, може да за посљедицу има нередовно финансирање буџета Босне и Херцеговине.
Такође, представништва која не остварују приливе од конзуларних такси, или су такви приливи много мањи, могу да буду стављени у неравноправан положај у односу на она представништва који овај прилив остварују и имају прилику да ова средства користе у недостатку редовних дотација из буџета.
Преглед наплаћених и пренесених такси у буџет БиХ приказујемо у наредној табeli
ПРЕГЛЕД НАПЛАЋЕНИХ И ПРЕНЕСЕНИХ ТАКСИ У БУЏЕТ БИХ ЗА 2001. ГОДИНУ
Табела бр 1
Износи у КМ
|
РД. БР. |
ДКП БИХ |
ПРЕНЕСЕНА ОБАВЕЗА ИЗ 2000. ГОДИНЕ |
НАПЛАЋЕНА ТАКСА У 2001. |
УКУПНА ОБАВЕЗА (3+4) |
ПРЕНЕСЕНО У БУЏЕТ БиХ |
НИЈЕ ПРЕНЕСЕНО (5-6) |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1. |
АМАН-амбасада |
23.781 |
190.605 |
214.385 |
108.064 |
106.322 |
|
2. |
АБУДАБИ-амбасада |
2.733 |
8.666 |
11.399 |
10.223 |
1.176 |
|
3. |
АНКАРА-амбасада |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
4. |
АТИНА-амбасада |
0 |
16.867 |
16.867 |
6.037 |
10.830 |
|
5. |
БЕЧ-амбасада |
1.317 |
2.048.975 |
2.050.292 |
1.550.318 |
499.974 |
|
6. |
БЕЧ ОСЦЕ-мисија |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
7. |
БЕРЛИН-амбасада |
0 |
455.492 |
455.492 |
432.126 |
23.366 |
|
8. |
БЕРН-амбасада |
52.035 |
591.812 |
643.847 |
334.452 |
309.395 |
|
9. |
БОН-конзулат |
107.835 |
855.583 |
963.417 |
666.000 |
297.417 |
|
10. |
БРИСЕЛ-амбасада |
150.595 |
192.335 |
342.930 |
183.051 |
159.879 |
|
11. |
БРИСЕЛ-мисија |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
12. |
БУДИМПЕШТА-амбасада |
4.894 |
134.985 |
139.879 |
88.320 |
51.559 |
|
13. |
БЕОГРАД-амбасада |
0 |
18.070 |
18.070 |
0 |
18.070 |
|
14. |
БУЕНОС АИРЕС-амбасада |
2.474 |
50.955 |
53.429 |
3.900 |
49.529 |
|
15. |
ДОХА-амбасада |
1.604 |
3.360 |
4.964 |
4.870 |
94 |
|
16. |
ЏАКАРТА-амбасада |
53 |
14.297 |
14.350 |
11.632 |
2.719 |
|
17. |
ХАГ-амбасада |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
18. |
ИЦТY - Хаг |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
19. |
ИСЛАМАБАД-амбасада |
0 |
14.820 |
14.820 |
14.820 |
0 |
|
20. |
ИСТАМБУЛ-конзулат |
16.402 |
33.501 |
49.903 |
37.470 |
12.433 |
|
21. |
КАИРО-амбасада |
0 |
10.809 |
10.809 |
2.435 |
8.374 |
|
22. |
КАМБЕРА-амбасада |
200.111 |
433.275 |
633.386 |
293.738 |
339.648 |
|
23. |
ПРЕТОРИЈА-амбасада |
891 |
15.958 |
16.849 |
15.196 |
1.653 |
|
24. |
КОПЕНХАГЕН-амбасада |
65.673 |
461.583 |
527.256 |
252.765 |
274.492 |
|
25. |
КУВАЈТ-амбасада |
939 |
4.065 |
5.004 |
907 |
4.097 |
|
26. |
КУАЛА ЛУМПУР-амбасада |
0 |
5.797 |
5.797 |
4.306 |
1.491 |
|
27. |
ЛОНДОН-амбасада |
3.765 |
228.204 |
231.969 |
211.164 |
20.805 |
|
28. |
ЉУБЉАНА-амбасада |
0 |
175.330 |
175.330 |
88.866 |
86.464 |
|
29. |
МАДРИД-амбасада |
4.812 |
26.561 |
31.373 |
11.167 |
20.206 |
|
30. |
МИНХЕН-конзулат |
0 |
893.946 |
893.946 |
420.210 |
473.736 |
|
31. |
МИЛАНО-конзулат |
53.312 |
327.092 |
380.404 |
277.171 |
103.233 |
|
32. |
МОСКВА-амбасада |
25.435 |
242.532 |
267.967 |
230.588 |
37.379 |
|
33. |
ЊУ ДЕЛХИ-амбасада |
0 |
17.391 |
17.391 |
17.391 |
0 |
|
34. |
ЊУЈОРК-ген.конзулат |
0 |
2.401.859 |
2.401.859 |
2.337.371 |
64.487 |
|
35. |
ЊУЈОРК-мисија УН |
211.391 |
0 |
211.391 |
0 |
211.391 |
|
36. |
ОСЛО-конзулат |
25.497 |
219.250 |
244.747 |
214.493 |
30.254 |
|
37. |
ОТАВА-амбасада |
0 |
237.122 |
237.123 |
34.613 |
202.510 |
|
38. |
ПАРИЗ-амбасада |
255.107 |
152.316 |
407.423 |
20.309 |
387.114 |
|
39. |
ПЕКИНГ-амбасада |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
40. |
РИМ-амбасада |
0 |
43.813 |
43.813 |
0 |
43.813 |
|
41. |
РИЈАД-амбасада |
973 |
3.665 |
4.638 |
3.325 |
1.312 |
|
42. |
СКОПЉЕ-амбасада |
0 |
1.680 |
1.680 |
840 |
840 |
|
43. |
СТОКХОЛМ-амбасада |
11.516 |
401.543 |
413.058 |
161.713 |
251.346 |
|
44. |
СТРАЗБУР-мисија |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
45. |
ШТУТГАРТ-конзулат |
13.429 |
993.700 |
1.007.129 |
732.209 |
274.921 |
|
46. |
ТЕХЕРАН-амбасада |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
47. |
ТЕЛ АВИВ-амбасада |
4.920 |
28.070 |
32.990 |
0 |
32.990 |
|
48. |
ТОКИО-амбасада |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
49. |
ТРИПОЛИ-амбасада |
2.835 |
17.210 |
20.045 |
15.705 |
4.340 |
|
50. |
ВАТИКАН-амбасада |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
51. |
ВАШИНГТОН-амбасада |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
52. |
ЗАГРЕБ-амбасада |
0 |
219.594 |
219.594 |
93.134 |
126.460 |
|
53. |
ЖЕНЕВА-мисија |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
|
|
УКУПНО: |
1.244.330 |
12.192.688 |
13.437.018 |
8.890.899 |
4.546.119 |
Препоручили смо Министарству да редовно обавјештава трезор о својим обавезама по основу конзуларних такси, и да према писаном одобрењу трезора може да користи ова средстава у складу са одобреним буџетом и Законом о извршењу буџета.
Ревизија је стекла разумно увјерење у вези потешкоћа које се јављају код уплата наплаћених прихода од конзуларних услуга на рачун буџета као и финансирања Министарства из буџета, те да је Министарство за трезор упознато са проблемом задржавања такси у ДКП мрежи.
С обзиром на потешкоће у провођењу Закона о административним таксама, ревизија предлаже Парламенту БиХ прецизније дефинисање појединих одредби закона (рокови уплате такси, одговорности, санкције итд.), и начина преношења ових такси у буџет БиХ (нпр. директним преносом на рачун буџета, а не на девизни рачун представништва у иностранству).
4.1.2. Евиденције путних исправа
Највећи дио прихода од конзуларних услуга Министарство остварује продајом путних исправа (пасоша) у иностранству. Због велике значајности ових прихода, ревизија овом питању посвећује посебну пажњу.
Министарство је успоставило одређене интерне контроле у вези путних исправа у односу на 2000. годину које се прије свега односе на натуралну евиденцију путних исправа на основу извјештаја који се достављају из ДКП мреже. Министарство води мјесечно стање задужених, продатих и поништених путних исправа по серијским бројевима и путних исправа који су на стању у појединим ДКП и то мјесечно и кумулативно током године и на крају године.
Ревизија је по налазима за 2000. годину истакла проблем свеобухватности прихода од конзуларних услуга, што подразумијева да Министарство треба да утврди да ли су сви приходи од конзуларних услуга и приказани у пословним књигама, тј. да ли су све количине продатих путних исправа, виза итд., усаглашене са наплаћеним и приказаним износима прихода од конзуларних услуга. Изведени примјер од стране ревизије, који није у потпуности прецизан, с обзиром да је кориштена само једна цијена путне исправе, изгледа овако : Министарство је одштампало у 2001. години 55.733 комада пасошких књижица x 210 КМ = 11.703.930 КМ прихода од издатих пасошких књижица.
Министарство није током године и на крају године успоставило ову врсту контроле, мада рачунска операција изведена од стране ревизије даје приближно исти износ наплаћених прихода од конзуларних услуга, који у пословним књигама Министарства износи 12.192.688 КМ (вишак се према процјени односи на остале врсте конзуларних услуга).
Недостатак наведених интерних контрола може да проузрокује да новчани приливи од наплаћених конзуларних услуга у иностранству, не буду у потпуности евидентирани (приказани) у пословним књигама Министарства.
Канцеларија за ревизију је препоручила Министарству да обезбиједи усаглашавање натуралне и вриједносне евиденције конзуларних услуга која се води у Одсјеку за конзуларне послове, са приходима од конзуларних услуга који су евидентирани у пословним књигама.
4.1.3. Попис сталних средстава
Попис сталних средстава на крају године је обавезан поступак који се води у циљу усаглашавања стварног стања са књиговодственим стањем.
Министарство је извршило редован годишњи попис сталних средстава у сједишту у Сарајеву и у представништвима у иностранству. Међутим пописне листе сталних средстава нису усаглашене са стањем сталних средстава у књигама Министарства. Према књиговодственим подацима, укупна набавна вриједност сталних средстава износи 18.069.192 КМ, исправка вриједност износи 6.501.141 КМ, а садашња вриједност сталних средстава Министарства износи 11.568.051 КМ.
С обзиром да Министарство није потврдило да се стварно стање по попису слаже са стањем у пословним књигама, постоји ризик да могу да се појаве мањкови или вишкови сталних средстава. На основу тога, ревизија није у могућности да верификује горе наведене вриједности сталних средстава.
Због неусаглашавања стварног стања са књиговодственим стањем сталних средстава у Министарству, повећава се ризик постојања мањкова или вишкова сталних средстава који нису верификовани пописом и истражени. На овај начин није осигурана адекватна заштита јавне имовине и средстава.
Препоручили смо Министарству да у току 2002. године изврши усаглашавање пописних листи свих представништава и сједишта са стањима која се воде у књигама Министарства, истражи евентуалне вишкове или мањкове сталних средстава и проведе одговарајућа књижења.
4.1.4. Девизни прилив из иностранства
Провјером банковних рачуна, утврдили смо да је путем рачуна МИП у Унион банци у Сарајеву остварен девизни прилив у износу од 1.626.890 КМ и путем централног рачуна у Минхену у износу од 333.000 КМ.
Остварени девизни приливи односе се на сљедеће :
- Уплата са Централног рачуна Минхен (број партије 8001) извршена 12.03.2001. године на рачун Министарства код Унион банке у Сарајеву у износу од 370.000КМ(370.000 DEM). Министарство је дало налог за затварање партије 8001 дана 23.07.2001.године, с обзиром да је стање средстава на овој партији рачуна 0,00;
- Уплата са Централног рачуна Минхен (број партија 8004) извршена 02.02.2001. године на рачун Министарства код Унион банке у Сарајеву у износу од 953.152КМ(746.944 CHF). Министарство је дало налог за затварање партије 8004 дана 23.07.2001. године с обзиром да је стање средстава на овој партији рачуна 0,00;
- Уплата готовине пренесене из Беча извршена дана 26.04.2001. године на рачун Министарства код Унион банке у Сарајеву по налазу интерне контроле Министарства у износу од 303.738 DEM. Извршена конверзија у КМ;
- Уплата 333.000 КМ (150.000 USD) са рачуна амбасаде у Куала Лумпуру извршена дана 02.08.2001. године по обавијести амбасадора на Централни рачун Министарства у Минхену (број партије 8000). Средства су неутрошена са стањем на дан 31.12.2001. године на рачуну (број партије 8000), који је и даље у функцији са намјеном за редовно финансирање ДКП мреже у иностранству.
Ревизија није успјела да утврди поријекло ових средстава због недостатка доказа, а од запослених у Министарству смо обавијештени да су та средства посљедица сређивања стања у Министарству, рада интерне инспекције те да потичу из ранијих година. Тако смо на упит за поријекло средстава која су дозначена из амбасаде у Куала Лумпуру добили одговор да су та средства једноставно затечена и иста су пребачена на рачун док се готовина која је донесена из Беча вјероватно односи на новац који је задржан у посебној благајни након потписивања Дејтонског споразума и трансформације Министарства .
Остварени девизни прилив из иностранства у укупном износу од 1.959.890 КМ, Министарство није уплатило на Јединствени рачун трезора (ЈРТ), како је регулисано чланом 5. став 2. Закона о трезору институција БиХ.
Појединачни износи усаглашени су са потврдом салда примљеном од Унион банке Сарајево. Девизни рачун код Унион банке угашен је 26.02.2002 године, а остатак средстава на овом рачуну у износу од 112.166 КМ пренесен је на Једниствени рачун трезора.
Централни рачун код Deutche Bank Минхен усаглашен је са примљеном потврдом салда банке из Минхена.
Средства су приходована у пословним књигама Министарства и кориштена за обезбјеђивање нормалног функционисања ДКП мреже у иностранству у износу од 689.794 КМ, а остатак за плаћање обавеза према добављачима и исплате за нераспоређене раднике Министарства.
Евидентирани девизни прилив дијелом је повећао вишак прихода над расходима, а укупан вишак прихода над расходима према Билансу стања Министарства на дан 31.12.2001. године износи 5.634.601 КМ.
Упозорили смо Министарство да је према Закону о трезору институција БиХ обавезно да све наплате у домаћој и страној валути у потпуности и правовремено уплаћује на ЈРТ у складу са упутствима Министарства за трезор.
Према Закону о извршењу буџета и Инструкцији трезора, укупан вишак прихода над расходима представља обавезу Министарства за поврат средстава на рачун буџета .
Предложили смо Министарству да због проблематике дознаке средстава из буџета, усагласи динамику поврата средстава са Министарством за трезор.
4.1.5. Порези и доприноси на плате запослених у ДКП мрежи
У извјештају за прошлу годину констатовали смо да Министарство није извршило обрачун, евидентирање и уплату пореза и доприноса на плате запослених у ДКП мрежи.
Министарство је током 2001. године извршило комплетан обрачун пореза и доприноса за 1999, 2000. и 2001. годину, узимајући у обзир нето основице коју би запослени остваривали на пословима у сједишту Министарства у Сарајеву.
Обрачунати порези и доприноси по овом основу износе :
за 1999. годину, обрачунато 1.265.315 КМ, за 2000. годину, обрачунато 1.490.015 КМ, за 2001. годину, обрачунато 2.048.059 КМ Укупно : 4.803.389 КМ
Обрачунати износи пореза и доприноса за 1999. и 2000. годину нису укључени у пословне књиге Министарства као обавеза, док је износ за 2001. годину укалкулисан као обавеза са 31.12.2001. године и по захтјеву за пренос средстава из буџета, одобрен од стране Министарства за трезор. Средства током обављања ревизије нису дозначена.
По том основу, укупне обавезе за порезе и доприносе запослених у ДКП мрежи за 1999, 2000, и 2001. годину нису измирене (уплаћене) на прописане рачуне за уплату јавних прихода.
Ово питање може да проузрокује прекид пензијско - инвалидског осигурања запослених у ДКП мрежи.
Са становишта ревизије, обавезе које нису приказане, а које се односе на 1999. и 2000. годину у износу од 2.755.330 КМ, представљају потенцијалне обавезе Министарства које могу да се појаве у наредном периоду. Такође, плаћање укупних обавеза у износу од 4.803.389 КМ није извјесно, и поред чињенице да је Министарство за трезор одобрило плаћање обавеза по овом основу за 2001. годину у износу од 2.048.059 КМ.
Канцеларија за ревизију је препоручила Министарству да овај проблем што прије ријеши у сарадњи са Савјетом министара и Министарством за трезор.
4.1.6. Процедуре набавки
Директна посљедица слабости у систему интерних контрола Министарства је непоштивање прописа који регулишу набавке средстава, услуге и уступање радова.
Тако, Министарство није за поједине набавке сталних средстава, материјала и услуга, чија вриједност за годишње потребе прелази 10.000 КМ, проводило процедуру јавног оглашавања и избора најповољнијег понуђача, што је дефинисано чланом 16. Закона о извршењу буџета за 2001. годину. Ово се првенствено односи на :
- набавке канцеларијског материјала (укупна вриједност набавки од добављача "Тегет" Сарајево износи 56.672 КМ, а од добављача "Свјетлост комерц" Сарајево износи 35.664 КМ),
Избор најповољнијег добављача за канцеларијски материјал извршен је путем јавног оглашавања у децембру 2001. године, али набавке од изабраног добављача нису биле заступљене у 2001. години.
- набавке компјутерске опреме (укупна вриједност набавки од добављача "Годимерц" Сарајево износи 16.262 КМ),
- набавке возила (вриједност набавке од добављача "Талић комерц" – Зеница износи 39.720 КМ),
- услуге одржавања и поправки грађевина (укупна вриједност извршених радова од извођача "Ал инжењеринг" износи 15.855 КМ ),
- услуге одржавања и поправке возила (укупна вриједност извршених поправки од добављача "AC Quattro" износи 32.169 КМ),
- услуге на изради визуелних комуникација – натписи и сл. (вриједност извршених услуга од добављача "Gir Design" Сарајево износи 22.433 КМ).
Посљедица непридржавања прописаних процедура набавки може да буде нерационална употреба јавних средстава и фаворизовање само одређених понуђача.
Упозорили смо Министарство да мора да поштује прописане законске процедуре приликом набавки сталних средстава, материјала и услуга и на тај начин осигура пуну транспарентност овог процеса.
4.1.7. Правила и процедуре
Ревизијом је утврђено да Министарство није током године имало утврђена правила и процедуре која децидно дефинишу поједине трошкове, као што су : ПТТ трошкови, трошкови кориштења службених возила, трошкови репрезентације, куповина поклона, стручно образовање и усавршавање итд.
Умјесто тога, донијето је неколико одлука крајем 2001. године којима се ограничавају поједине врсте трошкова. Међутим, тим одлукама нису прецизирани критеријуми потрошње и процедуре одобравања, што може да утиче на рационално кориштење јавних средстава
Ревизија је препоручила Министарству, да поред донесених одлука за кориштење појединих трошкова крајем децембра 2001. године, донесе правилнике за сва значајнија трошења јавних средстава, којима ће да буду одређени критеријуми и прецизирана правила потрошње.
4.1.8. Финансијска документација
Министарство није у потпуности обезбиједило ликвидну и вјеродостојну документацију која приказује пословне промјене у пословним књигама. Ревизија је контролом уочила да поједини рачуни Министарства, у моменту настанка (стварања) трошка, нису на одговарајући начин овјерени и потписани од стране одговорног лица, или овлаштеног лица. Исто тако, код појединих исплата трошкова и накнада није обезбјеђено одобрење за исплату од одговорног лица или одобрење из сједишта Министарства за поједине исплате у представништвима.
Уочено је, такође, да поједине пословне промјене нису књижене у пословним књигама Министарства на основу вјеродостојне и оригиналне документације, тј. да су књижења извршена на основу копија рачуна, предрачуна или понуда од добављача.
Недостатак ових контрола може да проузрокује неовлаштену набавку роба или услуга које ће да буду плаћене, или исплате које нису одобрене.
Подсјетили смо Министарство да пословне промјене мора да евидентира у својим пословним књигама на основу оригиналне и вјеродостојне документације која без сумње доказује настанак пословне промјене и која мора да буде одобрена и овјерена потписом овлаштених лица, којим се одобрава исплата и доказује да је роба или услуга стварно и извршена.
4.2. Систем контроле буџета
4.2.1. Надзор над извршењем буџета
Укупно планирани расходи Министарства према усвојеном буџету за 2001. годину износе 42.403.023 КМ. Остварени расходи Министарства у 2001. години износе 42.408.976 КМ, што је за 5.953 КМ више од планираних или 100,01 %.
Министарство је планиране категорије трошкова плата утврдило на бази предвиђеног броја запослених према систематизацији радних мјеста, која укупно предвиђа 532 запослена. Међутим, стварни број запослених у Министарству износи 449.
Министарство није прекорачило укупан износ планираних расхода у буџету (прекорачени износ од 5.953 КМ није материјалан), али прекорачене су поједине категорије расхода, и то: плате запослених (2.246.183 КМ, што је посљедица евидентираних обавеза пореза и доприноса запослених у ДКП мрежи), уговорене услуге (595.748 КМ), текући грантови (21.922 КМ) и капитални издаци (734.268 КМ).
Министарство је пропустило да прије исплате наведених расхода изврши упоредну анализу у односу на планиране износе у буџету и затражи од надлежних институција одобрење за прелијевање појединих ставки унутар буџета.
Преглед извршења буџета за 2001. годину приказан је у наредној табели:
ПРЕГЛЕД ИЗВРШЕЊА БУЏЕТА ЗА 2001. ГОДИНУ
Табела бр. 2.
Износи у КМ
|
РД. БР. |
ВРСТА РАСХОДА |
ОДОБРЕНО БУЏЕТОМ 2001. |
РЕБАЛАНС
(+/-) |
БУЏЕТ ЗА 2001. |
ОСТВАРЕНИ РАСХОДИ У 2001. |
ОДСТУПАЊЕ
(6-5) |
ИН- ДЕКС
6/5 |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
I |
Текући издаци |
35.560.391 |
5.654.407 |
41.214.798 |
39.978.626 |
- 1.236.172 |
97 |
|
1. |
Плате запослених |
15.525.810 |
- 1.285.964 |
14.239.846 |
16.486.029 |
2.246.183 |
116 |
|
2. |
Накнаде трошкова запослених |
7.165.298 |
3.936.960 |
11.102.258 |
9.044.658 |
- 2.057.600 |
81 |
|
3. |
Издаци за материјал и услуге |
10.944.512 |
1.317.043 |
12.261.555 |
10.243.180 |
- 2.018.375 |
84 |
|
4. |
Издаци за осигурање и банкарске услуге |
500.000 |
- 51.542 |
448.458 |
446.330 |
- 2.018 |
100 |
|
5. |
Уговорене услуге |
1.424.771 |
1.737.910 |
3.162.681 |
3.758.429 |
595.748 |
119 |
|
II |
Текући грантови |
57.000 |
- 6.700 |
50.299 |
72.221 |
21.922 |
144 |
|
II-1 |
Подршка организаторима међународних сусрета |
57.000 |
- 6.700 |
50.299 |
72.221 |
21.922 |
144 |
|
III |
Капитални издаци |
0 |
123.861 |
123.861 |
858.129 |
734.268 |
693 |
|
III-1 |
Реновирање возног парка (старо за ново) |
0 |
123.861 |
123.861 |
858.129 |
734.268 |
693 |
|
IV |
Програми посебне намјене |
900.000 |
114.065 |
1.014.065 |
1.500.000 |
485.935 |
148 |
|
IV-1 |
Уређење земљишта за амбасаду С. Арабије |
900.000 |
0 |
900.000 |
1.500.000* |
600.000 |
167 |
|
IV-2 |
Завод за међународну научну и културну сарадњу |
0 |
114.065 |
114.065 |
0 |
- 114.065 |
0 |
|
|
УКУПНО (I - IV) |
36.517.391 |
5.885.633 |
42.403.023 |
42.408.976 |
5.953 |
100 |
|
|
Број запослених |
532 |
0 |
532 |
449 |
83 |
|
* Укупно остварење за 2001. годину износи 850.000 КМ. Остатак од 650.000 КМ извршен је у 2000. години.
Министарство није у могућности да оствари ефикасан надзор над извршењем буџета на начин да прати извршење буџета према структури трошкова планираних у буџету. Праћење извршења буџета Министарство може да оствари само збирно у односу на укупно одобрени буџет.
Надзор над извршењем буџета по структури трошкова није током 2001. године остварен због немогућности збирног књиговодственог обухватања података свих организационих цјелина (сједиште и 53 ДКП). Овај недостатак проузрокује неприлагођени рачуноводствени програм који нема могућност обједињавања појединачних трошкова свих ДКП у збирне трошкове Министарства, који би затим били упоређени са планираним категоријама трошкова у буџету.
Наведени недостатак може у будућности да проузрокује прекорачења појединих категорија трошкова у односу на планиране категорије у буџету.
Министарству је препоручено да обезбиједи збирне финансијске податке током године (првенствено трошкова) свих организационих цјелина, и да такве податке редовно (мјесечно) усаглашава са планираним категоријама трошкова предвиђених буџетом. Како би наведена препорука била реализована, Министарство мора да набави одговарајући софтвер за књиговодство, који ће да обезбиједи збирно обухватање свих појединачних база података.
Такође смо сугерисали Министарству да приликом планирања буџетских ставки, Министарство треба да изврши планирање тако да пројектоване ставке садржавају реалне потребе Министарства у вези стварног броја запослених и планираних активности које ће да се извршавају.
4.3. Рачуноводство
4.3.1. Трошкови из ранијих година
Министарство је у 2001. години приказало трошкове из ранијих година и исте уплатило током 2001. године у укупном износу од 181.463 КМ, тако да књижење пословних промјена није извршено у обрачунском периоду када су пословне промјене и настале (рачуноводствено начело модификованог настанка догађаја).
Књижење трошкова из ранијих година за резултат има приказивање повећаних трошкова и обавеза у 2001. години и њиховог плаћања средствима буџета која су намијењена за трошкове текуће године.
Министарство је упозорено да све пословне промјене које су настале у одговарајућем обрачунском периоду мора и да прикаже (укалкулише) у том периоду, како је регулисано рачуноводственим прописима, начелима и стандардима .
4.3.2. Консолидација финансијских извјештаја и интерни односи
Министарство није са 31.12.2001. године саставило консолидоване финансијске извјештаје, који подразумијевају збир свих организационих цјелина уз искључивање интерних финансијских односа. Интерни односи код Министарства јављају се између сједишта и појединих ДКП, тако да су потраживања сједишта од ДКП истовремено обавезе ДКП према сједишту и обратно.
Овакви односи се међусобно искључују, али претходно морају да буду усаглашени тј. једнаки.
Министарство је направило збирни финансијски извјештај без искључивања и међусобног поништавања интерних финансијских односа.
Истовремено, интерни финансијски односи евидентирани у сједишту Министарства нису у потпуности усаглашени и евидентирани у пословним књигама Министарства.
Преглед усаглашених и неусаглашених интерних односа приказујемо у наредним табелама:
Табела бр. 3. Износи у КМ
|
Конто |
Назив |
Износ |
Напомена |
|
1629 |
Потраживања МИП-а од ДКП |
637.746 |
Износ усаглашен и прокњижен у пословним књигама |
|
" |
" |
619.700 |
Износ усаглашен и прокњижен у ДКП а није прокњижен у посл. књигама у сједишту |
|
" |
" |
996.843 |
Износ није усаглашен нити је прокњижен у пословним књигама сједишта и ДКП-а |
|
|
Укупно : |
2.254.289 |
Почетно стање конта 1629
01.01.2001. године |
Табела бр. 3/1
Износи у КМ
|
Конто |
Назив |
Износ |
Напомена |
|
3625 |
Обавезе МИП-а према ДКП |
1.880.404 |
Износ усаглашен и прокњижен у пословним књигама |
|
" |
" |
275.349 |
Износ усаглашен и прокњижен у ДКП а није прокњижен у посл. књигама у сједишту |
|
|
Укупно : |
2.155.753 |
Почетно стање конта 3625
01.01.2001. године |
Неразјашњени и неусаглашени дио интерних финансијских односа износи 996.843 КМ, а што се односи на стања из ранијих година. (1999, 2000).
Неусаглашеност интерних финансијских односа има утицаја на реалност и тачност финансијских извјештаја Министарства и онемогућава Министарству за трезор израду објективних консолидованих извјештаја за све кориснике буџета БиХ који су основ за доношење квалитетних одлука у процесу буџетског планирања.
Препоручили смо Министарству да у потпуности разријеши и усагласи интерне финансијске односе, те да спроведе одговарајућа књижења у својим пословним књигама и тако створи услове за израду и достављање консолидованих извјештаја у складу са позитивним прописима.
5. КОРЕСПОНДЕНЦИЈА
По завршетку ревизије Министарству је достављен Нацрт извјештаја 08.07.2002. године. Министарство је 17.07. 2002. доставило одговор, у којем се дају одређена објашњења у вези отклоњених неправилности утврђених ревизијом рачуна из 2000. године и мјера које Министарство предузима у циљу даљег унапређења пословања.
6. РЕЗИМЕ
Током обављања ревизије финансијских извјештаја Министарства за 2001. годину, ревизија је уочила да :
- Министарство је у односу на претходну годину направило велики помак у успостави система интерних контрола мада тај систем још увијек није на потребном нивоу;
- Прикупљене конзуларне таксе у представништвима у иностранству нису редовно уплаћиване у буџет, већ су дијелом задржаване у представништвима ради кашњења редовних дотација из буџета;
- Стварно стање сталних средстава Министарства није усаглашено са стањем у пословним књигама Министарства на дан 31.12.2001. године;
- Девизни приливи из иностранства нису уплаћивани на Јединствени рачун трезора;
- Порези и доприноси на плате запослених у представништвима, нису уплаћивани на одговарајуће рачуне јавних прихода у Босни и Херцеговини;
- Процедуре набавки сталних средстава и извршених услуга нису у свим случајевима извршаване расписивањем јавног тендера и избором најповољнијег понуђача;
- Евиденције путних исправа нису усаглашаване са приходима од конзуларних услуга у пословним књигама Министарства;
- Министарство није током 2001. године утврдило правила и процедуре потрошње појединих категорија трошкова;
- Министарство није обезбиједило ефикасан надзор над извршењем буџета;
- Трошкови из ранијих година евидентирани су у пословним књигама за 2001. годину и дијелом плаћени из буџетских средстава за 2001. годину;
- Финансијска документација Министарства није у потпуности ликвидна и вјеродостојна;
- Дио интерних финансијских односа Министарства није до краја разјашњен и усаглашен.
Канцеларија за ревизију жели да се захвали руководству и запосленима у Министарству иностраних послова на сарадњи и помоћи која нам је пружена приликом обављања ревизије.
|
|
Генерални ревизор |
|
|
|
Иван Милетић
|
|
|
Замјеник генералног ревизора |
|
Замјеник генералног ревизора |
|
Драган Кулина |
|
Самир Мушовић |
|