ИЗВЈЕШТАЈ О ИЗВРШЕНОЈ РЕВИЗИЈИ МИНИСТАРСТВА ИНОСТРАНИХ ПОСЛОВА

Извршили смо ревизију финансијских извјештаја и пословања (укључујући одлуке руководства) у МИНИСТАРСТВУ ИНОСТРАНИХ ПОСЛОВА Босне и Херцеговине, Сарајево, за финансијску 2000. годину, (у даљем тексту : Министарство). Наша одговорност је да у складу са општеприхваћеним ревизијским стандардима и стандардима Међународне организације врховних ревизорских институција – INTOSAI, извршимо годишњу ревизију јавних рачуна, те у складу са чланом 13. Закона о ревизији финансијског пословања институција Босне и Херцеговине (Службени гласник БиХ бр. 17/99) извијестимо о слиједећем :

Одговорност Министарства је да испуни своје законске обавезе на ефективан начин и у сагласности са позитивним законима и прописима. Руководство Министарства је, такође, одговорно за финансијске извјештаје.

Ревизију смо обавили у складу са генерално прихваћеним ревизијским стандардима и INTOSAI стандардима. Ови стандарди захтијевају да ревизију планирамо и обавимо с циљем постизања разумне основе за процјену да ли финансијски извјештаји представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године. Стога је ревизија испитивала узорак значајних трансакција и одлука руководства.

Нисмо вршили испитивање нити подносили Извјештај о ревизији финансијских извјештаја Министарства за 1999. годину. Подаци из финансијских извјештаја за 1999. годину представљају почетна стања приказана у финансијским извјештајима за 2000. годину, и с обзиром да нису у потпуности усаглашена са почетним стањима у пословним књигама, изражавамо резерву у односу на почетна стања у финансијским изјештајима за 2000. годину.

Обим вршења ревизије био је ограничен у дијелу прикупљања прихода од конзуларних такси, тако да нисмо били у могућности да се увјеримо у свеобухватност прикупљања ових прихода, који према расположивим евиденцијама износе 17.324.998 КМ. Министарство не посједује уредну евиденцију путних исправа о издатим, одузетим и поништеним путним исправама.

Нисмо били у могућности да се увјеримо у промет централног рачуна Министарства отвореног код "Деутсцхе Банк" Минхен, за који смо алтернативним поступцима ревизије утврдили да се кретао у обиму од 17.496.629 конвертибилних марака, с обзиром да наведени рачун није књижен у пословним књигама Министарства, нити је укључен у финансијски извјештај Министарства за 2000. годину. Овај рачун је значајан у дијелу прикупљања прихода од такси и финансирања дипломатско конзуларних представништава.

У поглављу 2. налази укључују недозвољено прекорачење расхода и преузимање обавеза већих од износа утврђених у буџету.

У поглављу 3. налази такође укључују незаконито задржавање прихода од конзуларних такси и прихода од закупа који припадају буџету.

Како је објашњено у поглављу 4. финансијски извјештаји који су били предмет ревизије не дају тачан и истинит приказ пословања током године, тј. не приказују реално и објективно финансијско стање и резултате пословања Министарства.

Због наведених разлога, не изражавамо мишљење о реалности и објективности финансијских извјештаја за 2000. годину.

II. РЕЗИМЕ

Министарство иностраних послова у свом саставу има 48 дипломатско-конзуларних представништава у свијету (у даљем тексту : ДКП) и сједиште Министарства у Сарајеву, што чини 49 организационих цјелина.

Ревизија Министарства иностраних послова је планирана на бази узорка мјереног величином остварених трошкова и прикупљених конзуларних такси. У складу с тим за 2000. годину је извршена ревизија сједишта Министарства и 5 ДКП-а, и то : Амбасаде Вашингтон, Амбасаде Камбера, Амбасаде Лондон, Мисије Женева и Амбасаде Париз. Остварени трошкови цјелина које су обухваћене ревизијом износе 35% укупних трошкова Министарства.

Планом је била предвиђена ревизија још 9 ДКП-а : Амбасаде Њујорк, Амбасаде Берлин, Амбасаде Беч, Конзулата Минхен, Мисије Брисел, Амбасаде Загреб, Мисије Беч, Конзулат Штутгарт и Амбасаде Бон. Обзиром да ова ДКП-а не достављају документацију у сједиште, нисмо били у могућности верификовати њихове финансијске извјештаје.

Ревизија је у више наврата захтијевала достављање документације у сједиште. Министарство је коначно потврдило став да наведену документацију не жели преносити из ДКП –а.

Иако се овај извјештај односи на 6 организационих цјелина за које је документација била доступна за ревизију, он у свом садржају обухвата и неке значајне недостатке на нивоу цјелокупног Министарства.

Током обављања свог мандата ревизија је уочила значајне слабости у систему интерних контрола које успоставља руководство Министарства.

Слабости су нарочито изражене у областима контроле финансијског пословања ДКП-а, непостојању уредне евиденције путних исправа, контроли прикупљања прихода од такси и недостатку интерних правила.

Ревизија је такође установила да је у више наврата дошло до прекорачења одобреног буџета као и кршења важећих прописа.

III. НАЛАЗИ И ПРЕПОРУКЕ

Налази до којих је дошла Канцеларија и дате препоруке су сврстани у пет области. Прва област обухвата слабости у систему интерних контрола које успоставља руководство, друга област се односи на буџет и на неправилности уочене при извршењу истог, трећа област је фокусирана на кршење законских прописа, четврта област садржи најважније недостатке у области рачуноводства а пета област се односи на организацију финансијско рачуноводствене функције и рад унутрашње инспекције.

1. УПРАВЉАЧКИ СИСТЕМ ИНТЕРНИХ КОНТРОЛА

Канцеларија за ревизију је уочила значајне слабости у систему интерних контрола које треба да успостави руководство Министарства.

Слабости су прије свега лоша контрола пословања ДКП-а која не достављају документацију у сједиште, непостојање уредне евиденције путних исправа и неизвршено књижење рачуна у Минхену. Такође је уочено непоштивање интерних правила, неријешени проблеми у области радних односа и сл.

Према тренутној организацији, 30 ДКП доставља документацију у сједиште Министарства на књижење, а 18 ДКП задржава документацију коју књижи у представништву, с тим што мјесечно у сједиште доставља књижења на дискети.

Ревизија је утврдила да не постоји задовољавајући систем интерних контрола који подразумијева извјештавање, контролу, праћење и правовремено уочавање евентуалних неправилности у вези финансијске документације која остаје у ДКП те није установило поступак мјесечног упоређивања остварених и планираних прихода.

Канцеларија за ревизију сматра да је потребно размотрити оправданост и могућност достављања документације из још неких или свих ДКП. За ДКП у у којима је неопходно задржавање документације потребно је увести строге процедуре надзора путем редовног мјесечног извјештавања сједишта МИП о извршењу буџета, прикупљању такси и издавању путних исправа.

Мјесечне извјештаје требају потписивати одговорна лица (амбасадор, конзул,шеф мисије и рачунополагач), у циљу повећавања њихове одговорности.

Министарство не посједује уредну евиденцију путних исправа, тако да ревизија није била у могућности да утврди укупан број задужених путних исправа по појединим представништвима, укупан број издатих, одузетих и поништених путних исправа, те укупан број неискориштених путних исправа.

Због тога није било могуће извршити контролу свеобухватности прихода од конзуларних такси према броју издатих путних исправа и процијењује се да постоји реална могућност незаконитог задржавања и злоупотребе ових прихода у ДКП.

Препоручујемо да Парламент обавеже Министарство да што прије сачини и поднесе извјештај о задуженим, издатим, одузетим и поништеним старим путним исправама и износу остварених такси у периоду од 1998. године до 2001. године.

Истовремено је потребно да Министарство, у сарадњи са Министартвом цивилних послова и комуникација, устроји уредну евиденцију нових пасоша и о томе обавијестиПарламент.

Централни рачун код "ДЕУТСЦХЕ БАНК" Минхен

Централни рачун Министарства у "Деутсцхе Банк" Минхен, чији је укупан промет према расположивим подацима Министарства био 17.496.629 КМ, није књижен у пословним књигама Министарства за 1999. и 2000. годину.

Ревизија није у могућности да верификује овај износ, и изврши усаглашавање са подацима из ДКП мреже о пријему средстава из буџета и уплати конзуларних такси прикупљених у ДКП мрежи, као и да се увјери у које сврхе су кориштена средства од конзуларних такси.

Током ревизије обавијестили смо Министарство да одмах треба да прокњижи Централни рачун код Деутсцхе банк Минхен за 1999. и 2000. годину и настави редовно књижење овог рачуна за 2001. годину у својим пословним књигама.

Министарство има 69 запослених са статусом ЭнераспоређениЭ, а 10 запослених покренуло је судски спор код надлежних судова.

Коначана одлука суда у вези рјешавања радно правног статуса ЭнераспоређенихЭ лица може имати за посљедицу потенцијалне обавезе Министарства по овом основу.

Ревизијом је такође утврђено да запосленима у ДКП мрежи нису плаћени доприноси за пензијско осигурање за 1999. и 2000. годину, који према процјенама Министарства износе око 1.500.000 КМ, што представља обавезу Министарства која није евидентирана у пословним књигама.

Осим тога установљено је да запосленим у сједишту Министарства нису сачињена и уручена рјешења о платама и накнадама.

Канцеларија препоручује да Парламент задужи Министарство и Савјет министара да направе анализу и доставе приједлог за рјешавање проблема нераспоређених радника.

Такође препоручујемо да Министарство што прије изврши обрачун неплаћених доприноса за запослене у ДКП мрежи и у сарадњи са Савјетом министара изнађу рјешење за измирење обавеза по овом основу као и да се свим запосленима сачине и уруче рјешења о платама.

Ревизија је установила да Министарство нема утврђене писане процедуре за вршење набавки нити правилника о употреби возила, телефона, репрезентације и сл.

Препоручујемо да се проблем јавних набавки хитно ријеши доношењем прописа о јавним набавкама за све институције на нивоу БиХ или давањем упутства о примјени ентитетских прописа о јавним набавкама.

Истовремено предлажемо да Парламент осигура доношење правила о употреби телефона, возила, репрезентације и других потребних правила која би примјењивале све институције на нивоу БиХ.

2. СИСТЕМ КОНТРОЛЕ БУЏЕТА¹

Према буџету за 2000. годину, укупно планирани расходи износили су 35.600.000 КМ. Остварени су расходи у износу од 37.277.657 КМ, тј за 1.677.657 КМ или 5% више него што је планирано.

Поред незадовољавајућег система контроле буџета велики утицај на прекорачење расхода могли су имати ребаланс буџета за 2000. годину којим су Министарству умањена средства , слаб надзор од стране Министарства цивилних послова – Трезора и недовољно рашчлањене категорије расхода у буџету.

У односу према стварно планираном ребалансу буџета за 2000. годину, Министарство је прекорачило поједине ставке трошкова, као што су : накнаде запосленим (11%), ПТТ трошкови (20%), трошкови репрезентације (10%), трошкови одвојеног живота (27%), гориво, одржавање возила, опреме и ауто дијелова (32%), уговоре о дјелу (16%), остале обавезе и трошкови (8%).

Министарство је неоправдано створило трошкове по основу набавке опреме у износу од 2.149.201 КМ, иако ова ставка није била планирана у ребалансу буџета за 2000. годину

Министарство је такође преузело кредитне обавезе у износу 500.000 КМ за изградњу амабасаде Краљевине Саудијске Арабије које су веће од планираног износа утврђеног у буџету. За ову намјену планирано је у буџету 600.000 КМ а за уређење земљишта је до сада утрошено 1.000.000 КМ.

Министарство је по основу наведених прекорачења и стварања обавеза већих него што су планиране у буџету, прекршило одредбе Закона буџету за 2000. годину

Ревизија је уочила недовољно ефикасан систем контроле буџета у Министарству, који је проузроковао значајна прекорачења трошкова у односу на планирана средства.

Канцеларија је мишљења да се морају темељито анализирати разлози прекорачења буџета у циљу спречавања ове појаве у будућности.

Исто тако сматрамо да је потребно ојачати надзор над Министарством, као највећим буџетским корисником, како оно не би преузимало обавезе и остваривало непланиране расходе без претходног одобрења и тиме нарушавало основна буџетске принципе.

Неопходно је да Министарство за трезор што прије усагласи структуру буџетких ставки са структуром у контном оквиру, финансијским плановима и извјештајима буџетских корисника.

3. ПРИМЈЕНА ЗАКОНА²

Министарство је незаконитим задржавањем такси, кориштењем прихода од закупнина, непоштивањем рокова за достављање извјештаја и кршењем интерних правила у више наврата прекршило законске одредбе.

Задржавање конзуларних такси и прихода од закупа

Према расположивим подацима из ДКП мреже, Министарство је у 2000. години остварило приходе од наплаћених конзуларних такси у укупном износу од 17.324.998 КМ.

Од тог износа, пренесено је и задржано на рачуну Министарства у Минхену 5.796.699 КМ, а на рачун буџета у Франкфурту пренесено је 6.132.351 КМ.

Остатак од 5.396.018 КМ задржано је и кориштено у ДКП-а, од чега је са 31.12.2000. године извршено покриће властитих трошкова (приходовање) у износу од 3.551.220 КМ.

Разлика у износу од 1.814.798 КМ представља обавезу Министарства према буџету исказану у пословним књигама на дан 31.12.2000.године.

Министарство је и у сједишту у Сарајеву остварило приход од конзуларних такси у износу од 63.150 КМ које такође није пренијело на рачун буџета.

Наплаћени приходи од издавања у закуп страних амбасада у Сарајеву у износу од 192.662 КМ нису пренијети на рачун Буџета БиХ, већ су кориштени као Эвластити приходиЭ Министарства.

Министарство је задржавањем и кориштењем прихода од конзуларних такси у великој мјери прекршило одредбе Закона о буџету и Закона о административним таксама.

Канцеларија препоручује да Парламент ојача надзор над прикупљањем такси увођењем редовног извјештавања о стању у овој области.

У ту сврху неопходно је да Министарство у сарадњи са Министарством за Трезор усагласи и имплементира прецизне процедуре за прикупљање такси које ће онемогућити сваку могућност злоупотребе.

Истовремено препоручујемо да Парламент приликом доношења Буџета и Закона о извршењу буџета јасно дефинише све приходе буџета, посебно тзв. властите приходе.

4. РАЧУНОВОДСТВО

У области рачуноводствене евиденције уочено је доста недостатака који директно утичу на истинит и фер приказ у финансијским извјештајима.

Начињене грешке нарушавају одредбе рачуноводствених правила, принципа и стандарда и односе се на :

Поред тога Министарство је нетачно исказало слиједеће позиције у билансу:

Посматрано у цјелини, Министарство је у финансијским извјештајима за 2000 годину нетачно исказало средства, обавезе, капитал и трошкове, што битно утиче на финансијско стање и резултат пословања Министарства .

Нетачно исказане позиције односе се на слиједеће:

- средства...........................више исказана за 929.505 КМ

- обавезе и капитал...............више исказани за 144.889 КМ

- трошкови............................мање исказани за 784.616 КМ

Министарство је обавезно да изврши одговарајуће корекције књижења у 2001 години за наведене нетачно исказане позиције у билансу, како оне не би имале утицаја на стање у финансијским извјештајима за 2001. годину.

5. УНУТРАШЊА ИНСПЕКЦИЈА

Рад унутрашње инспекције Министарства усмјерен је на контролу ДКП мреже, у оквиру које се извршава финансијска контрола појединих ДКП-а за један мјесец.

Сједиште Министарства није било предмет унутрашње инспекције, што је према нашем мишљењу пропуст са становишта значајности финансијске документације.

Ревизија оцјењује да рад интерне инспекције не задовољава критерије ревизије са становишта свеобухватне контроле финансијске документације у односу на рачуноводствена правила и стандарде.

Сматрамо да рад интерне инспекције треба фокусирати на финансијску контролу дужег временског периода (пола године или годину), са тежиштем на контролу сједишта као организационог дијела који обједињава послове финансија и рачуноводства на нивоу цјелокупног Министарства.

Препоручујемо да Министарство предузме кораке у циљу трансформације унутрашње инспекције у интерну ревизију.

¹ Прилог 1 Упоредни преглед планираних и остварених трошкова

² Прилог 2 Преглед наплаћених и трансферисаних такси у ДКП мрежи

I МИШЉЕЊЕ РЕВИЗОРА