1.       УВОД

1.1.    У складу са овлаштењима датим Законом о ревизији финансијског пословања институција Босне и Херцеговине ('Службени гласник БиХ', број 17/99), Канцеларија за ревизију финансијског пословања институција БиХ (у даљем тексту: Канцеларија) извршила је ревизију финансијских извјештаја и пословања (укључујући одлуке руководства) МИНИСТАРСТВА ЗА ЕВРОПСКЕ ИНТЕГРАЦИЈЕ БИХ (у даљем тексту: Министарство), са стањем на дан 31. децембра 2001. године.

1.2.           У периоду од 15.04.2002. године до 23.04.2002. године, ревизија је планирана и обављена у складу са генерално прихваћеним ревизијским стандардима и стандардима Међународне организације врховних ревизијских институција – INTOSAI ('Службени гласник БиХ', број 05/01). Ревизионе активности су биле усмјерене ка постизању разумног основа за процјену да ли финансијски извјештаји Министарства представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године. За финансијске извјештаје одговорност сноси руководство Министарства. Одговорност Канцеларије се своди на изражавање мишљења о финансијским извјештајима Министарства, те на основу извршене ревизије извјештавање о сљедећем:

• ·         да ли су рачуни састављени у складу са важећом законском регулативом;
• ·         да ли годишњи рачуни представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године;
• ·         о економичности, ефикасности и успјешности којим је Министарство користило средства при обављању својих функција.

1.3.       Сматрамо да ревизија коју смо обавили пружа разуман основ за изражавање нашег мишљења.

2.         МИШЉЕЊЕ РЕВИЗОРА

2.1.        Према нашем мишљењу, финансијски извјештаји Министарства на дан 31. децембра 2001. године приказују тачан и истинит  приказ пословања током године и стања на крају године.        

3.       ОСВРТ НА НАЛАЗЕ И ПРЕПОРУКЕ РЕВИЗИЈЕ РАЧУНА 2000. ГОДИНЕ

Канцеларија је извршила ревизију пословања Министарства за 2000. годину о чему је састављен јавни Извјештај. Ревизијом пословања за 2001. годину утврђено је да је током 2001. године у великом броју случајева поступљено у складу са препорукама Канцеларије, и то:

Реализоване препоруке :

• Министарство редовно мјесечно анализира остварене расходе у односу на буџет, како не би дошло до прекорачења у извршењу буџета;
• Расходи пословања за 2001. годину су правилно разграничени у обрачунском периоду којем и припадају на дан 31.12.2001. године, с обзиром да је ревизијом за 2000. годину констатовано неправилно разграничење расхода на дан 31.12.2000. године;
• Министарство је извршило попис средстава и обавеза на дан 31.12.2001. године и усагласило стварно са књиговодственим стањем, што није било извршено у обављеној ревизији за 2000. годину;
• Министарство је извршило обрачун амортизације набављене опреме у 2000. и 2001. години, што није било извршено за набављена средства у 2000. години;
• Министарство извршене расходе у 2001. години евидентира у моменту настанка, а не у моменту плаћања, како је било евидентирано у извршеној ревизији за 2000. годину;
• Књижење пословних промјене у 2001. години врши се компјутерски путем програма за књиговодство, а не ручно, како је било евидентирано у 2000. години, када су утврђени одређени недостаци у књиговодственим евиденцијама (непостојање аналитичких евиденција и друго).

Препоруке које нису извршене:

• Министарство је донијело одређене одлуке, међутим није усвојило интерна правила о употреби приватних возила у службене сврхе, трошковима превоза, мобилних и фиксних телефона, те трошковима репрезентације на начин да се прецизирају правила потрошње, критерији, услови и изузећа, како би се избјегла крива тумачења, те могућа злоупотреба средстава.

4.         НАЛАЗИ, ЗАПАЖАЊА И ПРЕПОРУКЕ РЕВИЗИЈЕ РАЧУНА 2001. ГОДИНЕ

4.1.      Систем интерних контрола

Ревизија је уочила одређене недостатке у систему интерних контрола у дијелу који се односи на одређена правила којима се регулише трошење појединих средстава и процедуре одобравања утрошених средстава из буџета. Систем интерних контрола успоставља менаџмент институције као скуп поступака и мјера које обезбјеђују тачност и правилност евиденције финансијских трансакција, њихову пуну усклађеност са законима и прописима, те заштиту имовине. Недостаци у систему и недовољна изграђеност овог система имају значајан утицај на управљање и контролу трошења буџетских средстава, односно јавним новцем намијењеним у тачно одређене сврхе.

Ревизијом је утврђено:

• Министарство је донијело одређени број одлука и усвојило прецизан Правилник о стручном усавршавању и образовању запосленика, али да није слиједило тај модел за регулисање потрошње буџетских средстава за употребу возила у службене сврхе, регулисање трошкова превоза, употребу мобилних телефона и репрезентације.
• Министарство није у потпуности установило процедуре одобравања насталих трошкова, тако да сви рачуни за настале трошкове нису на одговарајући начин одобрени и овјерени од стране лица које је направило трошак и одговорног лица које тај трошак треба да одобри. 

Министарству је препоручено да донесе прецизна интерна правила за регулисање појединих трошкова, до доношења ових правила од стране Савјета министара БиХ/Министарства за трезор. Такође, Министарству је препоручено да усвоји процедуре одобравања трошкова које обезбјеђују доказ да је конкретни трошак стварно и настао и да је заснован на закону.

4.2.      Извршење буџета

Укупно планирани трошкови Министарства према усвојеном буџету прије ребаланса износили су 1.713.396 КМ. Након усвојеног ребаланса буџета за 2001. годину, повећање трошкова износило је 173.313 КМ, тако да је укупан буџет за 2001. годину износио 1.888.709 КМ.  Остварени трошкови Министарства за 2001. годину износили 1.823.350 КМ, што је  за 65.359 КМ мање од планираних, или што представља остварење  97% од плана. Поред средстава одобрених буџетом за 2001. годину, Министарству су одобрена и посебна средства из текуће резерве буџета у износу од 25.500 КМ по Одлуци Савјета министара и обезбијеђена донација од стране OHR-а у износу од 11.792 КМ. Средства су утрошена за покриће трошкова путовања и боравка делегације Босне и Херцеговине на Регионалној конференцији Пакта стабилности за југоисточну Европу у Румунији.

Преглед извршења буџета Министарства за 2001. годину приказан је у наредној табели:

 Износ у КМ

* Према подацима Министарства, планирање буџетских ставки извршено је на бази 64 запослена, што представља стварни број запослених у Министарству.

Министарство је реално планирало буџетске расходе у односу према стварном броју запослених и њиховим реалним потребама. Међутим, Министарство није у потпуности израдило своје оперативне циљеве и активности који ће се извршавати у 2001. години у односу на средства која су планирана из буџета за његово пословање. То значи да није у довољној мјери успостављен одговарајући систем праћења ефеката рада запослених Министарства базиран на прецизно утврђеној одговорности руководне структуре и извршилаца према активностима и расположивим средствима за  извршавање оперативних циљева.

Министарству је препоручено да унапријед планира своје оперативне циљеве и активности, упоредо са износима планираних средстава које треба да утроши за конкретне активности.

4.3.      Информациони систем

Министарство користи организован информациони систем гдје је ИТ стратегија направљена и усвојена од стране менаџмента, према којој се врши комплетна информатизација Министарства. Министарству је препоручено да ради боље ефикасности кориштења информационог система убрза процес доношења сљедећих процедура које су у фази израде:

• Процедуре за кориштење персоналних компјутера и рада у мрежи;
• Правила о похрањивању и заштити података;
• Процедуре за кориштење е-маила;
• Правила о вођењу ИТ пројеката;
• Процедуре о набавци опреме.

5.         ОСТАЛА ЗАПАЖАЊА

Током обављања ревизије, Министарству је скренута пажња на сљедеће:

• Да Министарство у вези вишка прихода који је приказан са стањем на дан 31. децембра 2001. године у износу од 2.332 КМ, сагласно Инструкцији Министарства за трезор, предузме одговарајуће активности и усагласи динамику и начин повратка ових средстава у буџет;
• Да су током контроле остварених расхода утврђене мање неправилности које требају да се што хитније коригују од стране руководства како би се избјегло њихово понављање у будућности (обавезно подношење захтјева за  све трошкове Министарству за трезор; кориштење властитог возила у службене сврхе искључиво према одобрењу руководства и на основу утврђених критерија којима се регулише висина накнаде; стриктно поштивање одредби одлука Савјета министара које се односе на исплате накнада за превоз за дане викенда за запослене чије је мјесто пребивалишта породице ван мјеста рада; за тестиране трошкове издатака за обрасце и папир 7.066 КМ и издатака за административни материјал 8.241 КМ, набавке канцеларијског материјала извршене су од више добављача, а само у појединим случајевима прикупљене су конкурентне понуде).

Министарству је препоручено да прецизира правила утрошка појединих средстава и одреди критерије утрошка средстава одобрених буџетом. Наглашена је потреба да се код појединих сталних набавки, нпр. канцеларијског материјала, на основу годишњег плана набавке унапријед распише јавни тендер за одабир најповољнијег понуђача.

6.         КОРЕСПОНДЕНЦИЈА

По завршетку ревизије, Министарству је достављен Нацрт извјештаја дана 18.05.2002. године. Министарство је доставило одговор 28.05.2002. године, у којем се дају одређења објашњења и приједлози за корекције текста Извјештаја прије његовог објављивања. Канцеларија за ревизију је обавијестила Министарство о својим ставовима дописом број 01-400-234/02 од 19.06.2002. године, те донијела одлуку о коначном садржају текста Извјештаја.

7.         РЕЗИМЕ

Сумарни преглед најзначајнијих налаза и препорука ревизије за обрачунску 2001. годину:

• Министарство нема утврђена довољно прецизна правила којима се регулишу поједини трошкови, нити установљене процедуре одобравања насталих трошкова;
• Нераспоређени вишак прихода са стањем на дан 31.12.2001. године, није приказан као обавеза и враћен на рачун буџета;
• Везано за функције контроле Министарства над оствареним трошковима за 2001. годину, утврђене су одређене неправилности приликом трошења и исплате средстава из буџета, а које се односе на одобравање трошкова од стране руководства и утврђивање критерија којима се прецизира потрошња;
• Утврђено је да није у свим случајевима вршен избор најповољнијег добављача за издатке за материјал;
• Утврђене су одређене слабости информационог система у Министарству (уочен је недостатак одговарајућих интерних процедура).

Канцеларија за ревизију жели да се захвали руководству и запосленима Министарства на сарадњи и помоћи која нам је пружена приликом обављања ревизије.