1.       УВОД

1.1.           У складу овлаштењима датим Законом о ревизији финансијског пословања  институција Босне и Херцеговине (''Службени гласник БиХ'', број 17/99), Канцеларија за ревизију финансијског пословања институција БиХ  (у даљем тексту: Канцеларија) је обавила ревизију финансијских извјештаја и пословања (укључујући и одлуке руководства) ИНСТИТУТА ЗА СТАНДАРДЕ, МЈЕРИТЕЉСТВО И ИНТЕЛЕКТУАЛНО ВЛАСНИШТВО БиХ (у даљем тексту: Институт) у вези финансијске 2001. године.

1.2.           Током периода од 12.07. до 25.07.2002. године, ревизија је планирана и обављена у складу с генерално прихваћеним ревизионим стандардима и стандардима Међународне организације врховних ревизионих институција – INTOSAI (''Службени гласник БиХ'', број 05/01). Ревизионе активности су биле усмјерене ка постизању разумног основа за процјену да ли финансијски извјештаји Института представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године. За финансијске извјештаје одговорност сноси руководство Института. Одговорност Канцеларије се своди на изражавање мишљења о финансијским извјештајима Института, те на основу обављене ревизије извјештавање о сљедећем:

• да ли су рачуни сачињени у складу с важећом законском регулативом;
• да ли годишњи извјештаји представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године;
• о економичности, ефикасности и ефективности којом су институције  користиле јавна средства у вршењу својих функција.

1.3.           Сматрамо да ревизија коју смо обавили пружа разуман основ за изражавање нашег мишљења.

2.      МИШЉЕЊЕ РЕВИЗОРА

2.1.         Према нашем мишљењу, за ревидиране финансијске извјештаје Института за 2001. годину, изражавамо мишљење с квалификацијом,  с обзиром да нисмо имали довољно поуздан основ, да потврдимо како финансијски извјештаји Института дају реалан и објективан приказ стања у свим значајнијим аспектима.

           Канцеларија за ревизију је изразила мишљење с квалификацијом из разлога наведених у тачкама 2.2, 2.3, 2.4.

2.2.           Канцеларија изражава резерву за исказана почетна стања у 2001. години која су пренијета из 2000. године, а која нису ревидирана, с обзиром да она у извјесној мјери могу да утичу на реалност и објективност финансијских извјештаја у 2001. години.

2.3.           Канцеларија није била у могућности да присуствује попису средстава и извора средстава на дан 31.12.2001. године. Из тог разлога, изражавамо резерву за извршени попис средстава и извора средстава, а који могу да имају утицај на реалност и објективност финансијских извјештаја за 2001. годину.

2.4.           Ревизијом смо утврдили како укупно остварени приходи исказани у Рачуну прихода и расхода за 2001. годину у износу од 2.225.337,29 КМ нису реално исказани, тј. исказани су у мањем износу за 1.081.458,15 КМ.

3.      НАЛАЗИ, ЗАПАЖАЊА И ПРЕПОРУКЕ РЕВИЗИЈЕ

3.1.     Управљање и руковођење Институтом

Канцеларија је утврдила како је један од круцијалних недостатака у пословању и егзистирању Института неријешено питање руководства Института у складу са законским прописима којим се регулише ову област.

3.1.1.  Именовање руководства Института

Савјет министара је донио Одлуку о именовању вршиоца дужности директора Института дана 22.12.2000. године, гдје се каже како ће именовани да врши дужност директора Института до именовања директора у складу са законским прописима. Именовање вршиоца дужности директора Института је било одговарајуће рјешење за одређени временски период, међутим како то траје дужи временски период (18 мјесеци), такво рјешење више није адекватно нити у складу са законским прописима.

Посљедица рада и функционисања Института на овакав начин, гдје директор није именован од стране Савјета министара у складу са законским прописима, може да проузрокује негативне посљедице на рационалност и законитост рада Института.

Канцеларија је препоручила Институту да у сарадњи са Савјетом министара хитно актуелизира питање именовања директора и замјеника директора у складу са законским прописима који регулишу ову област.

3.2.     Систем интерних контрола

Током ревизије пословања за 2001. годину утврдили смо одређене недостатке у систему интерних контрола у дијелу који се односи на одређена правила и процедуре којима се регулише трошење средстава, процедуре набавки сталних средстава, материјала и услуга. Систем интерних контрола успоставља руководство Института као скуп поступака и мјера које обезбјеђују тачност и правилност евиденција финансијских трансакција, те њихову пуну усклађеност са законима и прописима.

3.2.1.  Недостајућа правила и процедуре

Ревизијом је установљено како у Институту није у довољној мјери разрађен и прецизно дефинисан систем интерних контрола руководства.

Уочени недостаци у систему интерних контрола се огледају у сљедећем:

• Непостојању одређених писаних интерних правила и процедура које би прецизно дефинисале услове настанка, одобравање, усклађености са финансијским плановима, те начином евидентирања одређених врста расхода, (ПТТ- трошкова, трошкова репрезентације, употребе службених аутомобила, кориштење приватних аутомобила у службене сврхе и других);
• Слабостима у систему набавки сталних средстава, материјала и услуга које нису обављене у складу са законским прописима који регулишу ову област (нису расписивани јавни огласи).

Непостојање одговарајућег система интерних контрола или његова недовољна изграђеност могу да имају значајан утицај на управљање и контролу трошења буџетских средстава.

Канцеларија је сугерисала Институту да у што скорије вријеме, а у циљу ефикаснијег и рационалнијег пословања, успостави систем интерних контрола који би превентивно отклонио могуће неправилности у раду Института.

3.2.2.  Правилник о унутрашњој организацији и систематизацији радних мјеста

Ревизијом пословања  утврђено је како Институт у своме раду и даље примјењује Правилник о привременом унутрашњој организацији и систематизацији радних мјеста. Посљедица функционисања на основу Правилника о привременом унутрашњој организацији и систематизацији радних мјеста Института у дужем временском периоду може да проузрокује негативне посљедице на рационалност и  ефикасности пословања.

Препоручено је доношење Правилника о унутрашњој организацији и систематизацији радних мјеста Института у што скорије вријеме с циљем рационалнијег, ефикаснијег и законитог пословања.

3.2.3.  Процедуре набавки сталних средстава, материјала и услуга

Ревизија је утврдила како приликом набавке сталних средстава материјала и услуга  у 2001. години, у укупном износу од 213.924,79 КМ (видјети табелу) нису испоштоване законске процедуре (кад су у питању буџетска средства) којима је прописано јавно оглашавање за прикупљање најповољније понуде, што није у складу са чланом 16. Закона о извршењу буџета за 2001. годину. Желимо да истакнемо чињеницу како Институт није био буџетски корисник током цијеле године (у мају добија прва буџетска средстава на основу Одлуке о привременом финансирању, а ребалансом је обухваћен у буџету за 2001. годину), те како је одређен дио својих прихода остварио од властите активности. Намјена прихода од властите активности, као и сам начин трошења тих средстава није јасно дефинисан.

Посљедица набавки без јавног оглашавања може да за резултат има набавке по некурентним тржишном цијенама те фаворизовање одређених добављача. 

Табеларни преглед набавке сталних средстава, материјала и услуга 

Канцеларија је препоручила Институту  убудуће  досљедну примјену Закона о извршењу буџета за трошење свих расположивих јавних средстава (како оних из буџета тако и средстава остварених од властите дјелатности). Када су у питању набавке сталних средстава, материјала и услуга преко 10.000,00 КМ на годишњем нивоу, обавезно је поступање у складу с чланом 16. Закона о извршењу буџета за 2001. годину.

3.3.      Систем управљања буџетом

Током ревизије пословања за 2001. годину утврдили смо како управљање буџетом није било у потпуности на задовољавајућем нивоу, што је добрим дијелом узроковано недовољно јасном и прецизном законском регулативом кад су у питању властити приходи, те начин њихове потрошње.   

3.3.1.      Планирање и извршење буџета

Одлуком о Закону о оснивању Института за стандарде, мјеритељство и интелектуално власништво Босне и Херцеговине коју је донио високи представник Wolfgang Petritch 12.11.2000. године је речено како се Институт финансира из пружања услуга из своје дјелатности и партиципацијом из буџета БиХ (члан 11. споменуте Одлуке).

Пројекцијом буџета за 2001. годину није било планирано финансирање Института, него је оно планирано ребалансом буџета за 2001. годину (ребаланс донесен 28.12.2001. године, а финансирање је до тада вршено на основу Одлуке о привременој финансијској потпори наставка рада институција БиХ од 01.04. 2001. године) у износу од 1.609.120,00 КМ, а дозначено је 1.015.939,00 КМ буџетских средстава. Институт је реализовао буџет за 2001. годину у износу од 1.887.144,00 КМ за текуће издатке, што је 117,27 % од планираног износа (ако се проматра  трошење укупних средства у односу на одобрени буџет). Уочили смо проблем несразмјера приликом планирања између буџетских средстава и властитих прихода. Сматрамо како пројекција буџета није у довољној мјери транспарентно  урађена зато што није сачињена потпуна анализа потребних средстава, како из буџета, тако и из властитих прихода. Оваквом стању у доброј мјери доприноси и недовољно јасно дефинисан начин кориштења властитих прихода и начин њиховог кориштења у односу на Закон о извршењу буџета у 2001. годину и споменуте Одлуке коју је донио Високи представник (нема јасних и прецизних правила и процедура начина кориштења властитих прихода).

Посљедица неадекватног планирања буџета може да проузрокује потешкоће у остваривању планираних задатака, како у финансијским индикаторима, тако и у извршењу планираних задатака Института.

УПОРЕДНИ ПРЕГЛЕД ПЛАНИРАНИХ И ОСТВАРЕНИХ РАСХОДА У 2001. ГОДИНИ 

Канцеларија је сугерисала Институту квалитетније и свеобухватније планирање у будућности (да обухвати како буџетска средства тако и властите приходе) у сарадњи са Министарством за трезор. Посебно  је потребно дефинисати начин прикупљања, евидентирања и трошења властитих прихода (да донесе писана правила и процедуре)  са Министарством за трезор, те да укупне приходе реализује путем ЈРТ (Јединствени рачун трезора). Такође препоручено је Институту убудуће трошење средстава до висине утврђене Законом о извршењу буџета како на нивоу Института тако и по појединим буџетским ставкама.

3.3.2.        Приходи Института у 2001. години

Ревизијом пословања утврдили смо како је Институт остварио укупне приходе у 2001. години у износу од 3.306.792,03 КМ (подаци исказани у главној књизи). Структура остварених прихода је 1.015.939,00 КМ из буџета, а 2.290.853,03 КМ из властитих извора. Сачињавањем Рачуна прихода и расхода за 2001. годину Институт је исказао укупне приходе у износу од 2.225.337,00 КМ што не одражава реално стање остварених укупних прихода у 2001. години.

Разлика од 1.081.458,15 КМ мање исказаних прихода у Рачуну прихода и расхода резултат је начина књиговодственог евидентирања, тј. приходи су једноставно умањени за исказани вишак расхода над приходима из 2000. године у износу од 831.458,15 КМ (губитак из прошле године) и обавезе по револвинг кредиту из 2000. године у износу од 250.000,00 КМ.

Посљедица оваквог начина књиговодственог евидентирања прихода и покривање губитака из прошлих година  резултује нетранспарентношћу финансијских извјештаја.

Канцеларија је мишљења како овакав начин књиговодственог исказивања прихода и покривање губитка није усклађен с рачуноводственим начелима и стандардима. Надаље сугерисана је досљедна примјена рачуноводствених начела и стандарда који регулишу ову област.

3.4.       Финансијско – рачуноводствено пословање

3.4.1.    Исказивање вишка прихода према Инструкцији Министарства за трезор

Током ревизије утврдили смо како је Институт у Билансу стања исказао нераспоређени вишак прихода над расходима у износу од 338.193,00 КМ, те према Инструкцији Министарства за трезор није створио обавезу поврата исказаног вишка прихода над расходима.

Канцеларија је препоручила Институту усаглашавање начина исказивања и поврата вишка средстава са Министарством за трезор у циљу досљедне примјене споменуте Инструкције.

3.5.         Информациони систем

Током ревизије ИТ система, Институту је препоручено да:

• треба да има јасна задужења за управљање и развој цјелокупног информационог система, као и писане стандарде за системску анализу, одржавање системског софтвера и контролу података ради боље административне и организационе  контроле;
• руководство Института треба у будућем склапању  уговора о одржавању информационог система са добављачима да води више бриге о безбједности података са којима ради, те да отклони недостатке на већ постојећем уговору;
• треба да донесе интерна правила о чувању и заштити података, као и прављењу резервних копија, те да води рачуна да се резервне копије држе на безбједном мјесту;
• треба да појача интерне мануалне контроле или изврши адекватну измјену програма.

4.       КОРЕСПОНДЕНЦИЈА

По окончању ревизије дана 29.07. 2002. године Извјештај је упућен Институту како би се обезбиједили мишљење и коментар на Извјештај.

О евентуалном одговору, Канцеларија ће да обавијести Предсједништво БиХ и Парламентарну скупштину БиХ.

5.       РЕЗИМЕ

Током вршења ревизије за 2001. годину, ревизија је уочила:

• недостатке у управљању и руковођењу Институтом, тј. именовање вршиоца дужности у дужем временском периоду, које није у складу са законским прописима;
• систем интерних контрола које прописује руководство није успостављен и прописан на задовољавајући начин;
• процедуре набавки сталних средстава, материјала и услуга у 2001. години нису извршене у складу са Законом о извршењу буџета за 2001. годину тј. није било јавних огласа;
• укупно остварени приходи Института у 2001. години износили су 3.306.792,03 КМ док су исти исказани у Рачуну прихода и расхода за 2001. годину у износу од 2.225.337,10 КМ што је за 1.081.458,15 КМ мање од укупно остварених прихода.

Канцеларија за ревизију жели да се захвали руководству и запосленима Института за сарадњу и помоћ која нам је пружена приликом обављања ревизије.