С  А  Д  Р  Ж  А  Ј
1 МИШЉЕЊЕ РЕВИЗОРА
2 РЕЗИМЕ
3 НАЛАЗИ РЕВИЗИЈЕ И ПРЕПОРУКЕ
3.1. Управљачки систем интерних контрола
	Недостајућа правила и процедуре
	Одјељење за унутрашњу контролу
3.2. Систем управљања Буџетом
	Приходи и рашчламба трошкова у Буџету
	Закуп и адаптација пословног простора
3.3. Примјена закона – набавка сталних средстава
3.4. Информациони систем
3.5. Кореспонденција с клијентом
4 ПРИЛОЗИ
	Биланс стања
	Биланс успјеха
	Преглед донираних средстава у 2000. години

1 МИШЉЕЊЕ РЕВИЗОРА

1.1. Канцеларија за ревизију финансијског пословања институција Босне и Херцеговине (у даљем тексту: Канцеларија за ревизију) обавила је ревизију финансијских извјештаја (укључујући и одлуке руководства) и финансијског пословања Државне граничне службе БиХ (у даљем тексту: ДГС) у вези  фискалне/финансијске 2000. годином.

Ревизија је обављена у периоду од 06.09.2001. године до 12.10.2001. године на основу одредби Закона о ревизији финансијског пословања институција БиХ ('Службени гласник БиХ', бр. 17/99).

Надлежност Канцеларије за ревизију је да у складу општеприхваћеним ревизијским стандардима (стандарди Међународне организације врховних ревизијских институција – INTOSAI, објављеним у 'Службеном гласнику БиХ', бр. 05/01) обави ревизију финансијских извјештаја с циљем процјењивања да ли су она представљена на фер и истинит начин.

Одговорност за финансијске извјештаје сноси руководство ДГС-а, а одговорност Канцеларије за ревизију се своди на изражавање мишљења о тим извјештајима на основу проведене ревизије.

У складу са Закону о ревизији (члан 13., став 4.), при извјештавању о јавним рачунима наша је обавеза да извијестимо:

• да  ли су рачуни сачињени у складу с важећом законском регулативом;
• да ли годишњи извјештаји представљају тачан и истинит приказ пословања током године и стања на крају године;
• о економичности, ефикасности и ефективности којом су институције  користила јавна средства у обављању својих функција.

1.2. Поступак ревизије проведен је у складу с општеприхваћеним стандардима ревизије и INTOSAI стандардима, што значи да је ревизија била планирана и изведена с циљем постизања разумних основа за процјену да ли финансијски извјештаји приказују стања фер и истинито. Стога је ревизија испитивала узорке значајних трансакција и одлука управе ДГС-а. Ревизијом је обухваћена примјена законских и других прописа, организација ДГС-а, те финансијско-рачуноводствено пословање ДГС-а.

Према нашем мишљењу, ревидирани финансијски извјештаји дају истинит и фер приказ стања у свим значајнијим аспектима финансијског пословања, но међутим, без намјере даљег квалификовања нашег мишљења, истичемо предмет набавке сталних средстава која у 2000. години није обављена у складу са законским одредбама (видјети поглавље 3.3.1. овог Извјештаја).

2. РЕЗИМЕ

Канцеларија за ревизију је обавила ревизију финансијског пословања ДГС-а у складу са Законом о ревизији и INTOSAI стандардима, уважавајући опште услове окружења у којем је функционисала и егзистирала ДГС у 2000.години када су недостајали финансијско-рачуноводствени прописи на нивоу институција БиХ и када нису у потпуности функционисали механизми надзора и контроле предвиђени законом.

Уочени су и евидентирани недостаци у фази планирања Буџета гдје је ДГС сврстана у категорију 'Осталих корисника' без рашчламбе трошкова по ставкама, што је онемогућило праћење и упоредну анализу планираних и остварених трошкова у 2000. години према буџетским ставкама.

Налази ревизије потврђују да у 2000. години систем интерних контрола менаџмента није био организован на задовољавајућем нивоу, уважавајући чињеницу да је ДГС почела радити у јуну 2000. године.

Ревизија је утврдила одређене неправилности током закључивања Уговора о закупу  пословног простора за Главну канцеларију ДГС-а у Лукавици, те препоручила надлежним органима да преиспитају законитост поступка закључивања тог Уговора. Препоручено је руководству ДГС-а да преиспита садржину уговора и покрене преговоре са власником простора за смањење уговорених цијена уважавајући висину уложених државних средстава у уговорени пословни простор.

Ревизија је такође утврдила непоштовање законских процедура приликом набавки сталних средстава. Наиме, ДГС  је набавке сталних средстава реализовала позивним тендером од три и више добављача али није провела процедуре јавног конкурса како је прописано Законом о извршењу Буџета институција БиХ, члан 16. («Службени гласник БиХ», број 10/00).

3. НАЛАЗИ РЕВИЗИЈЕ И ПРЕПОРУКЕ

3.1. Управљачки систем интерних контрола

Ревизијом је установљено да Државна гранична служба није имала у довољној мјери разрађен и успостављен ефикасан систем интерних контрола које прописује менаџмент као скуп поступака и мјера који осигуравају тачност и правилност евидентирања финансијских трансакција, њихову пуну усклађеност са законима и прописима, као и заштиту имовине.

3.1.1. Недостајућа правила и процедуре

Ревизија је утврдила да на нивоу ДГС-а у 2000. години нису  била донесена правила и процедуре која  прецизније дефинишу поједине категорије трошкова с циљем ефикаснијег и рационалнијег пословања.

Канцеларија за ревизију је препоручила ДГС да хитно усвоји, било самостално (до датума регулисања истих питања на нивоу Савјета министара БиХ) или у сарадњи са Савјетом министара БиХ, привремена или стална правила и процедуре које прецизно нормирају потрошњу у категоријама најчешћих и највећих трошковних ставки Буџета.

3.1.2. Одјељење за унутрашњу контролу

У складу с Правилником о привременој унутрашњој организацији унутар ДГС-а функционише Одјељење за унутрашњу контролу које је под sдиректном ингеренцијом директора ДГС-а.

Основни задатак Одјељења за унутрашњу контролу је вршење унутрашње истраге у вези са провођењем стручних послова у ДГС-у.

Канцеларија за ревизију је препоручила руководству ДГС-а да размотри могућности проширења дјелокруга рада унутрашње контроле на област финансијско – рачуноводственог пословања ДГС-а, посебно из разлога што је ДГС  тренутно највећи буџетски корисник, како по величини финансијских средстава тако и по броју запослених, а с циљем постизања ефикаснијег пословања и контроле пословања у складу са законским прописима.

3.2. Систем  управљања  Буџетом

3.2.1. Приходи и рашчламба трошкова у Буџету

Планирани приходи ДГС-а у 2000. години износили су 17.000.000 КМ, а односили су се на приходе из Буџета у износу 6.000.000 КМ и приходе од донаторских средстава у износу 11.000.000 КМ.

Планирани приходи од новчаних донација  у наведеном износу од 11.000.000 КМ нису реализовани у 2000. години.

Од донираних средстава у натуралном облику ('ин кинд'), ДГС је у 2000. години добила средства од УНМИБИХ у износу  1.200.268 КМ и од МУП-а Кантона Сарајево у износу 101.012,26 КМ. (Преглед донираних средстава налази се у Привитку 3.).

Канцеларија за ревизију је утврдила да у 2000. години није било прекорачења планираних средстава Буџета у укупном износу.

Упоредну анализу планираних и остварених трошкова по буџетским ставкама није било могуће обавити обзиром да је Законом о извршењу Буџета за 2000. годину ДГС сврстана у категорију 'Осталих институција БиХ', те тако намјена кориштења средстава није била јасно дефинисана (нису биле дефинисане врсте трошкова које ДГС може остварити током пословања и висина тих трошкова по категоријама).

Ово је  проузроковало  потешкоће и менаџменту ДГС-а код управљања Буџетом, јер није био у могућности надзирати и пратити стварне у односу на планиране трошкове.

Канцеларија за ревизију препоручује да се убудуће обавезно изврши рашчламба трошкова по ставкама с циљем ефикаснијег и рационалнијег управљања дозначеним средствима, односно ефикасније контроле намјенског трошења средстава као и анализирања планираних и остварених трошкова по буџетским ставкама.

3.2.2. Закуп и адаптација пословног простора

Ревизијом је утврђено да је укупно плаћена закупнина за све закупљене пословне просторе ДГС-а у 2000. години износила 175.501,64 КМ.

ДГС је за унајмљивање простора склопила уговоре о закупу  са: Енергоинвестом и Електротехничким факултетом из Лукавице – Главна канцеларија, Средњом школом из Чапљине - Гранични прелаз Дољани, З.З. Алија Алијагић из Бихаћа -  Гранични прелаз Изачић, ОДП «Везионица» из Зворника – Гранични прелаз Зворник.

Унајмљивање простора нужних за рад ДГС–а настављено је и у 2001. години тако да је у коначници утврђено да ДГС не посједује ниједан објект у власништву, него су сви објекти под закупом. Тренутно, за мјесечне закупнине ДГС издваја око 50.000 КМ, што представља значајно оптерећење за Буџет институција БиХ.

Канцеларија за ревизију препоручује да ДГС у сарадњи са Савјетом министара размотри могућност осигурања средстава за изградњу властитих објеката или покуша наћи неко друго, прикладније рјешење проблема закупа простора, чиме би се убудуће смањили трошкови закупнине.

Ревизија је утврдила да је адаптација пословног простора у Лукавици, гдје је смјештена  Главна канцеларија ДГС-а, обавила Стамбена задруга «Грбавица», Српско Сарајево. Уговор са извођачем радова, број ИИ–01/00 од 08.02.2000. године је склопило Министарство цивилних послова и комуникација БиХ у име ДГС-а. Уговорена вриједност радова износила је 241.459,95 КМ.

Овај Уговор о адаптацији је склопљен један дан прије именовања директора ДГС-а, па током вршења ревизије ДГС-а, Канцеларија за ревизију није од ДГС-а добио потпуну информацију о проведеној процедури склапања уговора, те се није могло поуздано утврдити да ли се у потпуности поштовала законска процедура из те области.

Из разговора са одговорним представницима Министарства цивилних послова и комуникација БиХ, закључено је да приликом склапања Уговора о адаптацији пословног простора Главне канцеларије у Лукавици нису испоштоване законске процедуре јавног тендера.

Истовремено, одредбе закључених уговора о закупу простора не дефинишу посебне попусте у цијени кориштења адаптираног простора.

Иако је тек 08.03.2000. године на основу Одлуке о основним принципима организације, функционисања и надлежности ДГС-а коју је усвојило Предсједништво БиХ установљено да ДГС функционише као независна државна агенција, Канцеларија за ревизију није имала увид у ваљане доказе и одлуке којима се може верификовати надлежност Министарства цивилних послова и комуникација БиХ за склапање поменутог уговора.

Канцеларија за ревизију је препоручила да ДГС у потпуности преиспита постојећи Уговор о закупу пословног простора у Лукавици, у смислу цијене закупнине, уважавајући чињеницу да су сразмјерно висока државна средства уложена у адаптацију наведеног простора. Надаље, Канцеларија за ревизију је препоручила даљу пажњу надлежних органа који требају утврдити законитост обављеног посла адаптације и услове под којима је закључен Уговор.

3.3. Примјена закона – набавка сталних средстава

Издаци за набавку сталних средстава у рачуноводственим књигама су исказани у износу 638.601, 66 КМ и односили су се на сљедеће набавке:

Налази ревизије потврђују како процедуре набавки спецификованих сталних средстава, а које су изнад 50.000 КМ, нису проведене у складу с одредбама члана 16. Закона о извршењу Буџета (“Службени гласник”, БиХ број 10/00). ДГС је приликом набавки сталних средстава вршила прикупљање више понуда системом позивног тендера од разних добављача  и по избору најповољнијег закључивала уговор, али није расписивала јавни конкурс.

Канцеларија за ревизију скренула пажњу руководству ДГС-а да ставке сталних средстава треба посматрати интегрално, на нивоу годишњих потреба, према свакој врсти, те да је циљ конкурса задовољавање бити законских одредби у смислу сумирања набавки и јавног избора најповољнијег добављача.

Менаџмент ДГС-а је одговоран за досљедну примјену Закона о извршењу Буџета, посебно члана 16. који се односи на расписивање јавног конкурса.

3.4. Информациони систем

Функционисање ДГС–а је увелико зависно о употреби информационих система, те је Канцеларија за ревизију приступила анализи функционисања и организовања постојећег информационог система. Насупрот значајној потреби, ДГС тренутно не посједује јединствен информациони систем који обједињује сједиште ДГС-а са свим подручним испоставама и граничним прелазима.

Канцеларија за ревизију је утврдила одређене слабости у функционисању постојећег информационог система које могу имати утјецаја на ефикасност и поузданост пословања и дао је одговарајуће препоруке како би се у најзначајнијим областима отклониле те слабости:

• питања организацијске контроле и контроле фајлова и софтвера (руководсву ДГС-а је указано на потребу доношења интерних, писаних стандарда за развој и одржавање информационог система, анализу система и одржавање  системског софтвера као и писаних процедура за приступ и заштиту података)


• питања инсталисања рачунара и сигурности апликативног софтвера (руководству ДГС-а је скренута пажња да је потребно направити преинаке на постојећем софтверу за финансијско књиговодство на начин да се свака измјена пословне промјене, која је раније књижена, евидентира у систему путем сторнирања, те да је потребно водити евиденцију о свакој интервенцији и измјени у изворном коду апликативног софтвера).

3.5. Кореспонденција с клијентом

Канцеларија за ревизију је дописом број: 01-052-192/01 извршио најаву ревизије ДГС-а са описом циљева и метода ревизије, као и дефинисање међусобних обавеза и одговорности. Након обављене ревизије сачињен је Извјештај о обављеној ревизији и достављен ДГС-у уз напомену да се ДГС изјасни о тексту Извјештаја о ревизији.

У предвиђеном року ДГС није упутила примједбе на достављени Извјештај о обављеној ревизији.

Прилог 1.

Биланс стања Државне граничне службе са 31.12.2000. године^[2]

Прилог 2.

Биланс успјеха – рачун прихода и расхода Државне граничне службе у периоду од 09.02. до 31.12.2000. године^[1]:

Прилог 3.

Преглед донираних средстава  у 2000. години од УНМБиХ и МУП-а Кантона Сарајево на сталном кориштењу у ДГС – у