ИЗВЈЕШТАЈ О РЕВИЗИЈИ АРХИВА БОСНЕ И ХЕРЦЕГОВИНЕ ЗА 2001. ГОДИНУ

1.1. У складу са овлаштењима датим Законом о ревизији финансијског пословања институција Босне и Херцеговине ('Службени гласник БиХ', број 17/99), Канцеларија за ревизију финансијског пословања институција БиХ (у даљем тексту: Канцеларија) је извршила ревизију финансијских извјештаја и пословања (укључујући одлуке руководства) Архива Босне и Херцеговине (у даљем тексту: Архив), са стањем на дан 31. децембра 2001. године. За финансијске извјештаје одговорност сноси руководство Архива. Одговорност Канцеларије се своди на то да изразимо мишљење о финансијским извјештајима Архива, те да на основу извршене ревизије извијестимо о сљедећем:

1.2. Ревизија је планирана и обављена у периоду од 22.07. до 26.07.2002. године, у складу са о генерално прихваћеним ревизијским стандардима и стандардима Међународне организације врховних ревизијских институција – INTOSAI ('Службени гласник БиХ', број 05/01). Ови стандарди захтијевају да ревизију обавимо на начин да прикупимо довољно доказа који нам, у разумној мјери, пружају поуздан основ да финансијски извјештаји не садрже значајне погрешке. Ревизија укључује провјеравање, методом узорка, евиденција на којима се темеље износи приказани и објављени у финансијским извјештајима. Ревизија такође укључује процјену кориштених рачуноводствених начела, примјену закона и прописа, као и оцјену цјелокупног приказа финансијских извјештаја.

1.3. Сматрамо да ревизија коју смо обавили пружа разуман основ за изражавање нашег мишљења.

Према нашем мишљењу, финансијски извјештаји Архива за 2001. годину представљају у свим значајнијим аспектима реалан и објективан приказ пословања током године и стања на крају године, осим за изражену резерву наведену у тачкама 2.1. и 2.2.

2.1. Почетна стања у 2001. години нису ревидирана. Иста у извјесној мјери могу да утичу на реалност и објективност финансијских извјештаја. Такође, попис сталних средстава није усаглашен са стањима у пословним књигама. Станови нису искњижени из евиденција.

2.2. Исказани вишак расхода у 'Билансу стања' у износу од 229.478,00 КМ се састоји из вишка расхода из ранијих година у износу од 218.361,00 КМ и вишка расхода из текуће године у износу од 11.117,00 КМ. Највећи дио непокривених расхода се односи на неизмирене обавезе за плате и накнаде запослених из ранијих година (1998.,1999.,2000.) које су књижене као остале дугорочне обавезе у износу од 160.882,00 КМ.

Законом о архивској грађи и Архиву БиХ (‘Службени гласник БиХ’, број: 16/01) утврђен је правни статус Архива БиХ који наставља са радом као институција БиХ са сједиштем у Сарајеву. Ревизија пословања Архива за претходне године није рађена.

Архив је у 2001. години остварио расходе у износу 130.235,00 КМ, а са 31.12. је имао три запослена: директор Архива, који је именован Одлуком Предсједништва БиХ број: 02-111-734/92; замјеник директора, именован Рјешењем Савјета министара број: 03-111-186/97 и референт кориштења архивске грађе.

Уочили смо одређене слабости у систему интерних контрола које се прије свега огледају у непостојању интерних правила којима се регулише трошење појединих средстава, планирању, евидентирању и надзору над буџетским средствима. Систем интерних контрола успоставља руководство Архива као скуп поступака и мјера које обезбјеђују тачност и правилност евиденције финансијских трансакција, њихову пуну усклађеност са законима и прописима.

Недостајућа правила се углавном односе на: употребу властитих возила у службене сврхе, употребу телефона, кориштење репрезентације, те остало материјално пословање. Недостатак наведених правила може да утиче на економичност и ефикасност управљања средствима буџета.

Препоручили смо Архиву да треба да (до доношења ових правила на нивоу Савјета министара) самостално или у сарадњи са Министарством за трезор усвоји интерна правила која прецизно нормирају потрошњу највећих и најзначајнијих ставки буџета.

Увидом у постојећу документацију установили смо да су набавке сталних средстава укалкулисане на основу предрачуна (бр. 10/01 и 237) у износу од 27.115,00 КМ. Утврдили смо такође, како за исте нису расписивани јавни тендери нити извршен одабир најповољнијег добављача како је то регулисано чланом 16. Закона о извршењу буџета институција БиХ.

Канцеларија је упозорила руководство Архива да проводи и поштује процедуре набавки сагласно одредбама Закона о извршењу буџета.

Укупно планирани трошкови Архива према ребалансу буџета износили су 241.723,00 КМ, а остварени су у износу 157.350,00 КМ, што је за 84.373,00 КМ мање од планираних односно, остварење 65% од плана. Планирана пројекција буџета Архива рађена је на бази шест запослених, а стварно је било троје запослених.

УПОРЕДНИ ПРЕГЛЕД ПЛАНИРАНИХ И ОСТВАРЕНИХ РАСХОДА У 2001. ГОДИНИ

Ред. број	Врста расхода	Буџет за 2001. годину	Измјене и допуне буџета	Остварено у 2001. години	Одступање (5-4)	Индеx (5/4)
1	2	3	4	5	6	7
I	Текући издаци	0	189.722	130.235	-59.487	68,64
1.	Плате запослених	0	96.259	69.169	-27.090	71,86
2.	Накнаде трошкова запослених	0	41.492	29.085	-12.407	70,10
3.	Накнаде скупш.посланицима	0	0	0	0	0
4.	Издаци за материјал и услуге	0	24.895	26.642	1.747	107,02
5.	Издаци за осиг. и банк. Услуге	0	702	352	-350	50,09
6.	Уговорене услуге	0	26.375	4987	-21.388	18,91
II	Текући грантови	0	0	0	0	0
III	Капитални издаци	0	52.000	27.115	-24.885	52,14
IV	Програми посебне намјене	0	0	0	0	0
V	УКУПНО	0	241.723	157.350	84.373	65,10
	Број запослених		6	3

Канцеларија је мишљења да проблематици планирања треба да се посвети више пажње, како унутар Архива, тако и на вишим нивоима гдје се врши усвајање, у циљу реалног и квалитетног планирања буџета.

Ревизија је утврдила да Архив није прекорачио буџетом одобрене расходе у укупном износу, међутим прекорачења су се десила на појединим врстама трошкова у односу на буџетом одобрене трошкове за ту намјену. Исто се односи на издатке за набавку материјала и услуга у износу од 1.747,00 КМ.

Канцеларија је препоручила руководству Агенције да организује редовно праћење и контролу намјенског трошење буџетских средстава по врстама, до буџетом одобреног нивоа.

3.4. Финансијско - рачуноводствено пословање

У финансијском извјештају 'Биланс стања' исказан је вишак расхода над приходима у износу од 229.478,00 КМ. Исти се састоји из вишка расхода из ранијих година у износу од 218.361,00 КМ и вишка расхода из текуће године у износу од 11.117,00 КМ. Највећи дио непокривених расхода се односи на неизмирене обавезе за плате и накнаде запослених из ранијих година (1998,1999,2000), које су књижене као остале дугорочне обавезе у износу од 160.882,00 КМ. Иако се руководство Архива у више наврата обраћало свим релевантним институцијама за рјешавање проблема измирења насталих обавеза из ранијих година исти још увијек није ријешен.

Канцеларија је сугерисала руководству Архива да заједно са Савјетом министара покуша пронаћи одговарајуће рјешење.

У Билансу стања су евидентирана стална средства - станови у укупном износу од 308.195,00 КМ. Иста нису обухваћена пописом сталних средстава. Станове је требало да искњиже из пословних књига у складу са позитивним законским прописима који регулишу приватизацију станова.

Препоручено је Архиву да треба да утврди стварно стање станова по попису и исто усагласи са евиденцијама у пословним књигама, те да донесе одговарајуће одлуке како би станови могли да се искњиже из пословних књига у складу са наведеним Законом.

У Архиву не постоји организован информациони систем. Три компјутера се користе за канцеларијско пословање.

Руководство би требало да донесе и усвоји развојну ИТ стратегију, у којој ће бити сагледане све потребе архива за информатичком подршком, као предуслов будуће информатизације.

Након успоставе информационог система Архив би ради ефикасније употребе информационог система требао да пропише писане стандарде који се тичу употребе компјутера, заштите података, прављења резервних копија података, рада на мрежи, кориштења базе података и електронске поште те набавке и одржавања ИТ опреме. У постојећем финансијском софтверу који се користио за књижења у прошлој години није закључено стање претходне године тако да ревизија није могла да се поузда у финансијске информације овог софтвера.

По окончању ревизије, дана 26.07.2002. године Извјештај је упућен Архиву како би се обезбиједили мишљење и коментар на Извјештај.

О евентуалном одговору, Канцеларија ће обавијестити Предсједништво БиХ и Парламентарну скупштину БиХ.

Налази ревизије су класификовани према најзначајнијим неправилностима, а односе се на: систем интерних контрола, механизме управљања и контроле над буџетским средствима, неправилности у вођењу рачуноводства.

Канцеларија жели да се захвали руководству и запосленима Агенције за сарадњу и помоћ која нам је пружена приликом обављања ревизије.