1.       UVOD

1.1.       Sukladno ovlastima danim Zakonom o reviziji financijskog poslovanja institucija Bosne i Hercegovine (˝Službeni glasnik BiH˝, broj 17/99), Ured za reviziju financijskog poslovanja institucija BiH (u daljnjem tekstu: Ured), izvršio je reviziju financijskih izvješća i poslovanja (uključujući odluke rukovodstva) VIJEĆA MINISTARA BOSNE I HERCEGOVINE – SLUŽBI, (u daljnjem tekstu: Službe), sa stanjem na dan 31. prosinca 2001. godine.

1.2.           U razdoblju od 11.03.2001. godine do 22.03.2001. godine, revizija je planirana i izvršena sukladno generalno prihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizorskih institucija – INTOSAI (˝Službeni glasnik BiH˝, broj 05/01). Revizorske aktivnosti bile su usmjerene ka postizanju razumnog temelja za procjenu predstavljaju li financijska izvješća Službi točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine. Za ova financijska izvješća odgovornost snosi rukovodstvo Službe. Naša odgovornost je izraziti mišljenje o tim financijskim izvješćima, te na temelju izvršene revizije, izvijestiti o slijedećem:

• jesu li računi sastavljeni sukladno važećoj zakonskoj regulativi;
• predstavljaju li godišnji računi predstavljaju točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine     i stanja na kraju godine;                
• o ekonomičnosti, učinkovitosti i uspješnosti kojim su Službe koristile sredstva u vršenju svojih funkcija;

1.3.    Smatramo da revizija koju smo izvršili pruža razuman temelj za izražavanje našeg mišljenja.

2.       MIŠLJENJE REVIZORA

2.1.     Prema našem mišljenju, financijska izvješća Službi na dan 31. prosinca 2001. godine prikazuju točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine, osim za učinke koji na financijska izvješća imaju stavke koje se odnose na slijedeće:

2.2.    Nismo vršili ispitivanje niti podnosili Izvješće o reviziji financijskih izvješća Službi za 2000. godinu. Početna stanja u Bilanci stanja na dan 01.01.2001. godine predstavljaju krajnja stanja u Bilanci stanja na dan 31.12.2000. godine, koja nisu bila predmet revizije, i za koja ne izražavamo mišljenje.

2.3.    Vozilo ˝Audi 100 2E˝, koje je u cijelosti otpisano, nije evidentirano po popisu sredstava na dan 31. prosinca 2001, godine, a nalazi se u vanbilančnoj evidenciji Službi, tako da je temeljem toga konstatiran manjak sredstava koji nije razjašnjen.

2.4.    Višak prihoda nad rashodima u ukupnom iznosu od 116.595 KM nije sa datumom završetka revizije vraćen na račun proračuna BiH, a povrat ovih sredstava je neizvjestan.

3.       NALAZI, ZAPAŽANJA I PREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2001. GODINE

3.1.    Sustav internih kontrola

Revizija je uočila određene nedostatke u sustavu internih kontrola kod Službi, koje podrazumijevaju skup postupaka i mjera koje oblikuje rukovodstvo i uposleni sa ciljem postizanja pouzdanih financijskih izvješća i vršenja poslovanja sukladno zakonu.  Nedostaci su uočeni u dijelu koji se odnosi na  rukovođenje i izvršenje proračuna. Također, revizijom je utvrđeno da nedostaju određena pravila kojima se regulira trošenje pojedinih sredstava i procedure odobravanja utrošenih sredstava iz proračuna. Nedostaci u sustavu internih kontrola i nedostatna izgrađenost ovog sustava imaju značajan utjecaj na upravljanje i kontrolu trošenja proračunskih sredstava, odnosno upravljanje javnim novcem namijenjenim u točno određene svrhe.

3.1.1. Rukovođenje

Odgovornosti i ovlasti u sustavu rukovođenja financijskim i operativnim poslovima Službi u okviru Vijeća ministara nisu bile jasno definirane u Zakonu o Vijeću ministara i Poslovniku Vijeća ministara. Ovo se odnosi na nedostatno jasne ovlasti i odgovornosti tajnika koji rukovode pojedinim Službama Vijeća ministara i jasno razdvajanje raspodjele odgovornosti u upravljanju javnim sredstvima (presjek zajedničkih i pojedinačnih ovlasti).

Ured je preporučio Službama da unatoč nedostatno definiranim odredbama Zakona, u cilju učinkovitijeg vršenja zadataka, utvrde internim pravilima jasne odgovornosti i ovlasti rukovodne strukture u okviru Službi i odgovarajuću raspodjelu odgovornosti radi koordiniranog rada Pravne, Administrativne, Materijalno-financijske službe, Službe za informiranje i Kabineta predsjedavajućeg.

3.1.2. Nadzor nad izvršenjem proračuna

Učinkovit nadzor nad izvršenjem proračuna, koji podrazumijeva usporednu analizu ostvarenih troškova u odnosu na planirana sredstva u proračunu, nije bio u cijelosti osigurano. Mjesečni financijski planovi nisu bili redovito dostavljani Ministarstvu za trezor. Evidentirani troškovi tijekom godine obuhvaćali su samo plaćene troškove, a ne i neplaćene troškove. Bez prethodne analize ostvarenih troškova u odnosu na plan i prikazivanja ostvarenih, a neplaćenih troškova izvršenih iz proračuna, ne daje se pouzdan temelj za učinkovit nadzor nad izvršenjem proračuna tijekom godine.

Preporučeno je ovlaštenoj Službi ubuduće redovito mjesečno praćenje ostvarenje proračuna u odnosu na plan, kako bi se osiguralo izvršenje proračuna u okviru iznosa dopuštenih planom proračuna. Isto tako, Služba mora ubuduće procjenjivati opravdanost nastanka pojedinih troškova svih Službi u okviru Vijeća ministara i osigurati potrošnju u okviru iznosa planiranih u proračunu. Materijalno–financijskoj službi Vijeća ministara preporučeno je da obračunane, a neplaćene obveze/troškove, evidentira prema računovodstvenom načelu modificiranog nastanka događaja, što znači da se rashodi priznaju u obračunskom razdoblju u kojem je obveza za plaćanje nastala. 

3.1.3. Pravila i procedure trošenja

Revizijom je utvrđeno da Službe nisu imale utvrđena pravila kojima se regulira trošenje proračunskih sredstava za uporabu vozila u službene svrhe, uporabu mobilnih telefona, korištenje reprezentacije i kupovinu poklona i stručno obrazovanje i usavršavanje. Službe, također, nisu bile ustanovile procedure odobravanja nastalih troškova, tako da računi za nastale troškove nisu uvijek bili na odgovarajući način odobreni i ovjereni od strane osobe koja je napravila trošak i odgovorne osobe koja taj trošak treba odobriti. Navedeni nedostaci mogu prouzročiti neracionalno i nenamjensko korištenje javnih sredstava, neodobrene nabavke sredstava i usluga, te druge eventualne zloporabe javnih sredstava. Službe su u međuvremenu osigurale procedure odobravanja troškova kojima se dokazuje da je konkretni trošak stvarno i nastao i da je utemeljen na zakonu.  

Službama je preporučeno što žurnije donošenje internih pravila za reguliranje pojedinih troškova, do donošenja ovih pravila od strane Ministarstva za trezor.

3.2.    Izvršenje proračuna

Ukupno planirani rashodi Službi prema usvojenom proračunu prije izmjena i dopuna proračuna iznosili su 948.576 KM. Nakon usvojenog rebalansa proračuna za 2001. godinu, povećanje rashoda iznosilo je 69.156 KM, tako da ukupan proračun za 2001. godinu iznosi 1.017.732 KM.  Ostvareni rashodi Službi za 2001. godinu iznose 954.380 KM, što je  za 63.352 KM manje od planiranih, ili što predstavlja ostvarenje  94% od plana.

Službe nisu prekoračile ukupne rashode u odnosu na proračun za 2001. godinu, osim prekoračenja na kategoriji 'Ugovorene usluge' u iznosu od 19.960 KM. Navedeno prekoračenje posljedica je proknjižene otpisane pozajmice Ministarstvu za ljudska prava i izbjeglice na temelju Odluke Vijeća ministara u iznosu od 45.000 KM, koja je evidentirana kao vanredni rashodi u 2001. godini.

Pregled izvršenja proračuna Službi za 2001. godinu prikazan je u narednoj tabeli:

Analizom izvršenja proračuna iz prethodne tabele može se konstatirati da je razina ostvarenih rashoda približna proračunu prije izvršenih izmjena i dopuna proračuna (rebalansa). Ističemo da Službe nisu prigodom planiranja proračunskih stavki uzele u obzir neraspoređeni višak prihoda iz prethodne godine u iznosu od 185.814 KM.

Službama je preporučeno da u budućnosti moraju posvetiti veću pozornost prigodom planiranja proračunskih stavki, tako da planirani proračun  sadržava realne godišnje potrebe. Preporučeno je, također, da sredstva za rad Kabineta predsjedavajućeg Vijeća ministara trebaju biti planirana prema namjeni sredstava. Potrebno je definirati strukturu svake zbirno dane stavke proračuna kako bi se moglo pratiti namjensko korištenje sredstava te stavke.

3.3.    Financijska izvješća i računovodstvo

Početna stanja u Bilanci stanja Službi predstavljaju krajnja stanja iz Bilance za 2000. godinu koja nisu bila predmet revizije i koja u izvjesnoj mjeri utječu na krajnja stanja za 2001. godinu. Zbog toga revizija ne izražava mišljenje za početna stanja iskazana u Bilanci za 2001. godinu.

U poslovnim knjigama Službi na stalnim sredstvima izvršeno je isknjižavanje motornog vozila "Audi 100 2E", koje je u cijelosti otpisano i izvršen prijenos na vanbilančnu evidenciju. Popisom stalnih sredstava sa 31.12.2001. godine navedeno vozilo nije evidentirano na stanju, odnosno ne nalazi se u posjedu Vijeća ministara. Prepiskom između Vijeća ministara i Službe za zajedničke poslove organa i tijela Federacije Bosne i Hercegovine, utvrđeno je da se navedeno motorno vozilo nalazi u posjedu Vlade Federacije BiH, da je  registrirano na Vladu Federacije BiH, i da je od strane Vlade Federacije BiH izvršen prijenos bez naknade na Ured za rješavanje statusnih pitanja izbjeglica i raseljenih osoba sa područja Republike Srpske – Doboj – Istok.

Revizijom je, dakle, konstatirano da je navedeno vozilo evidentirano u poslovnim knjigama Službi (vanbilančno), ali da vozilo po popisu sredstava nije zatečeno u posjedu Službi. Temeljem toga konstatiran je manjak sredstava (vozila), koje je u cijelosti otpisano, ali posjeduje određenu tržišnu vrijednost.

Revizija je dala preporuku Službama da  moraju  poduzeti aktivnosti na rješavanju utvrđenog manjka, kako bi poslovne knjige bile usklađene sa stvarnim stanjem na temelju pribavljene vjerodostojne dokumentacije.

Račun prihoda i rashoda

Ukupni prihodi Službi ostvareni u 2001. godini iznosili su 954.379 KM i najvećim dijelom odnose se na prihode doznačene iz proračuna, koji sa 31.12.2001. godine iznose  883.041 KM. Prihodi su povećani za 40.881 KM temeljem realiziranih zahtjeva za prijenos sredstava izvršenih nakon 31.12.2001. godine. Prethodno je u poslovnim knjigama Službi evidentirana obveza prema proračunu temeljem viška prihoda iz ranijih godina u iznosu od 75.714 KM, tako da gore evidentirani prihodi još više uvećavaju višak prihoda i ukupnu obvezu Službi za povrat viška prihoda u proračun, koja sa 31.12.2001. godine iznosi 116.595 KM. Ovakvo povećanje prihoda i potraživanja iz proračuna, koje istovremeno utječe na povećanje prethodno već stvorene obveze Službi prema proračunu, nije konzistentno i uobičajeno, a povrat ukupno iskazane obveze na račun proračuna, čini neizvjesnom.

Ured je preporučio Službi, da zbog problematike doznake sredstava, Služba usuglasi dinamiku povrata sredstava sa Ministarstvom za trezor.

Ukupni rashodi Službi ostvareni u 2001. godini iznosili su 940.065 KM. Kontrolom ostvarenih rashoda utvrđene su određene nepravilnosti koje nemaju utjecaja na financijska izvješća, ali mogu utjecati na ekonomično i učinkovito upravljanje javnim novcem. Ured za reviziju je skrenuo pozornost Službi (Službama) na takve primjere i preporučio veću kontrolu rukovodstva nad troškovima, a što se odnosi na slijedeće:

• ostvarenje dijela troškova bez podnošenja zahtjeva Trezoru, odnosno bez ovjere i odobrenja Trezora;
• isplate za pojedine troškove nisu odobrene odlukama ili rješenjima rukovodstva Službi;

Službama je sugerirano poštivanje procedure propisane Zakonom o trezoru koje se odnose na kontrolu troškova, tako da sve isplate koje se odnose na troškove i dane pozajmice moraju biti u suglasnosti sa namjenama predviđenim proračunom i odobrene od strane Ministarstva za trezor. Pored toga, Ured je preporučio preciziranje pravila utroška pojedinih sredstava i određivanje kriterija utroška sredstava odobrenih proračunom. 

Iskaz o kapitalnim izdacima i financiranju

Iskaz o kapitalnim izdacima i financiranju za razdoblje od 01.01.2001. do 31.12.2001. godine u svim materijalno značajnim aspektima predstavlja točan i istinit prikaz nabavljenih stalnih sredstava tijekom godine i njihovog financiranja iz proračuna, osim napomena koje se odnose na pojedine nabavke stalnih sredstava tijekom godine (aparat za snimanje sjednica, kompjutor sa pisačem i mobilni telefon), izvršene su bez prikupljenih konkurentnih ponuda i izbora najpovoljnijeg ponuđača (9.239 KM). Nabavkama bez propisanih procedura, javne institucije mogu dovesti do favoriziranja jednog dobavljača u odnosu na druge; do kupovine robe/usluga po nekonkurentnim cijenama; do eventualne zloporabe ovlasti i korupcije, te drugih neželjenih posljedica.

Službama je preporučeno ubuduće planiranje nabavki stalnih sredstava na godišnjoj razini potreba, te izvršavanje nabavke suglasno odredbama Zakona o izvršenju proračuna i propisa o nabavkama koji su u primjeni. U slučaju istovrsnih nabavki stalnih sredstava, preporučeno je izvršavanje objedinjavanje ukupnih potreba i raspisivanje javnog tendera za odabir najpovoljnijeg ponuđača.

3.4.    Informacijski sustav

Revizijom IT sustava ustanovili smo slijedeće nalaze i preporuke:

• S obzirom da Službe nemaju usvojenu razvojnu IT strategiju, Službama je preporučeno kreiranje IT strategije koja bi bila temelj za daljnju informatizaciju i propisivanje jasnih zaduženja za upravljanje i razvoj informacijskog sustava kako bi rukovodstvo službi pojačalo svoju administrativnu i organizacijsku kontrolu.
• Službama je preporučeno donošenje svojih internih pravila o čuvanju i zaštiti podataka, kao i pravljenju rezervnih kopija, te sukladno mogućnostima, nabavku dodatne opreme kako bi se rezervne kopije mogle praviti na adekvatan način.
• Rukovodstvu Službi preporučeno je donošenje odluke o kreiranju cjelokupnog idejnog plana informatizacije koji bi uključivao i standarde za vođenje projekata, kao i studiju izvedivosti sa kompletnom dokumentacijom.

4.       KORESPONDENCIJA

Po završetku revizije, Službama je dostavljen Nacrt izvješća 18.05.2002. godine. Služba je dostavila odgovor 31.05.2002. godine, u kojem se daju određena objašnjenja i prijedlozi za korekcije teksta Izvješća prije njegovog objavljivanja. Ured za reviziju je izvijestio Službe o svojim stavovima, dopisom broj 01-400-233/02 od 19.06.2002. godine, te donio odluku o konačnom sadržaju teksta Izvješća.

5.       SAŽETAK

Revizija računa Službi za 2000. godinu nije izvršena. Sumarni pregled najznačajnijih nalaza i preporuka revizije za obračunsku 2001. godinu odnosi se na slijedeće:

• Postoje određene slabosti u sustavu internih kontrola koje se tiču rukovođenja i nadzora nad izvršenjem proračuna;
• Službe nemaju utvrđena interna pravila, kojima se reguliraju pojedini troškovi niti ustanovljene procedure odobravanja nastalih troškova;
• Vozilo ˝Audi 1002E˝ nije evidentirano po popisu sredstava na dan 31.12.2001. godine, a vodi se vanbilančno u poslovnim knjigama Službi;
• Evidentirana je obveza prema proračunu temeljem viška prihoda sa 31.12.2001. godine u ukupnom iznosu od  116.595 KM, čiji je povrat na račun proračuna neizvjestan;
• Utvrđene su određene nepravilnosti prigodom trošenja i isplate sredstava iz proračuna, a koje su izvršene bez prethodne ovjere i odobrenja za isplatu od strane Ministarstva za trezor;
• Prigodom nabavke pojedinih stalnih sredstava nisu poštovane procedure izbora najpovoljnijeg ponuđača;
• Utvrđene su određene slabosti informacijskog sustava, za koji nisu utvrđene odgovarajuće interne procedure.

Ured za reviziju se želi zahvaliti rukovodstvu i uposlenima u Vijeću ministara na suradnji i pomoći koja nam je pružena prigodom vršenja revizije.