1.     UVOD

1.1.           Sukladno ovlastima danim Zakonom o reviziji financijskog poslovanja  institucija Bosne i Hercegovine (''Službeni glasnik BiH'', broj 17/99), Ured za reviziju financijskog poslovanja institucija BiH  (u daljnjem tekstu: Ured) je izvršio reviziju financijskih izvješća i poslovanja (uključujući i odluke rukovodstva) Agencije za statistiku Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Agencija) u svezi financijske 2001. godine.

1.2.           Tijekom razdoblja od 23.01. do 29.01.2002. i 03.06. do 12.06.2002. godine, revizija je planirana i izvršena sukladno generalno prihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucija – INTOSAI (''Službeni glasnik BiH'', broj 05/01). Revizione aktivnosti su bile usmjerene ka postizanju razumnog temelja za procjenu predstavljaju li financijska izvješća Agencije točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine. Za financijska izvješća odgovornost snosi rukovodstvo Agencije. Odgovornost Ureda se svodi na izražavanje mišljenja o financijskim izvješćima Agencije, te da na temelju izvršene revizije izvijestimo o sljedećem:

• jesu li računi sačinjeni sukladno važećoj zakonskoj regulativi;
• predstavljaju li godišnja izvješća točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine;
• o ekonomičnosti, učinkovitosti i efektivnosti kojom su institucije  koristile javna sredstva u vršenju svojih funkcija.

1.3.           Smatramo da revizija koju smo izvršili pruža razuman temelj za izražavanje našeg mišljenja.

2.      MIŠLJENJE REVIZORA

2.1.            Za revidirana financijska izvješća Agencije za 2001. godinu, izražavamo mišljenje s rezervom, s obzirom da nismo imali dovoljno pouzdan temelj, da u cijelosti, bez rezerve, potvrdimo kako financijska izvješća Agencije daju realan i objektivan prikaz stanja u svim značajnijim aspektima. Rezervu izražavamo iz razloga navedenih u točkama 2.2., 2.3. i 2.4.

2.2.           Ured izražava rezervu za iskazana početna stanja u 2001. godini koja su prenijeta iz 2000. godine, a koja nisu revidirana, s obzirom da ona u izvjesnoj mjeri mogu utjecati na realnost i objektivnost financijskih izvješća u 2001. godini.

2.3.           Nadalje, izražavamo rezervu na sačinjenu Bilancu stanja, iz razloga što nije izvršen popis sredstava i izvora sredstava na dan 31.12.2001. godine.

2.4.          Revizijom je utvrđeno kako Agencija nije dosljedno primjenjivala članak 16. Zakona o izvršenju proračuna koji regulira područje nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga (raspisivanje javnih natječaja).

3.     NALAZI, ZAPAŽANJA I PREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2001. GODINE

3.1.    Sustav internih kontrola

3.1.1.  Nedostajuća pravila i procedure

Revizijom je ustanovljeno kako u Agenciji nije u dostatnoj mjeri razrađen i precizno definiran sustav internih kontrola rukovodstva, kao skup postupaka i mjera koje osiguravaju točnost i pravilnost evidentiranja financijskih transakcija, njihovu punu usklađenost sa zakonima i propisima, kao i zaštitu imovine.

Nepostojanje adekvatnog sustava internih kontrola ili njegova nedostatna izgrađenost imaju značajan utjecaj na upravljanje i kontrolu trošenja proračunskih sredstava, odnosno javnog novca namijenjenog u točno određene svrhe.

Uočeni nedostaci u sustavu internih kontrola se ogledaju u sljedećem:

• nepostojanju određenih pisanih internih pravila i procedura koje bi precizno definirale uvjete nastanka, odobravanja, usklađenost s odobrenim proračunom kao i način evidentiranja određenih vrsta rashoda, (PTT-troškova, troškova reprezentacije, troškova smještaja uposlenika i drugih);
• slabostima u sustavu nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga koja nisu izvršena sukladno zakonskim propisima koji reguliraju ovo područje (nisu raspisivani javni oglasi);
• slabostima u sustavu praćenja realizacije proračuna kako u ukupnom iznosu tako i po pojedinim proračunskim linijama (utvrđena su prekoračenja pojedinih proračunskih stavki).

Ured je preporučio Agenciji da u što skorije vrijeme, a u cilju učinkovitijeg i racionalnijeg poslovanja, treba uspostaviti učinkovit sustav internih kontrola koji bi preventivno otklonio moguće nepravilnosti i nezakonitosti u radu Agencije.

3.1.2.   Procedure nabavki  uredskog materijala

Revizija je utvrdila kako prigodom nabavke  uredskog materijala (u 2001. godini nabavljeno 16.372,89 KM ), nisu ispoštovane zakonske procedure kojima je propisano javno oglašavanje za prikupljanje najpovoljnije ponude, čime je prekršen članak 16. Zakona o izvršenju proračuna za 2001. godinu.

Posljedica nabavki bez javnog oglašavanja može rezultirati nabavkama po nekurentnim tržišnim cijenama, te favoriziranje određenih dobavljača.

Rukovodstvo Agencije je obvezno dosljedno primjenjivati Zakon o izvršenju proračuna, a posebice članak 16. koji regulira  područje nabavki stalnih sredstava, roba i usluga, temeljem javnih oglasa, kako bi se osigurala tržišna jednakopravnost svih firmi tj. poreskih obveznika.

3.2.         Sustav upravljanja proračunom

Tijekom revizije poslovanja za 2001. godinu utvrdili smo kako upravljanje proračunom nije bilo u cijelosti na zadovoljavajućoj razini tj. revizijom su uočeni određeni   nedostaci i slabosti u sustavu internih kontrola, te određena prekoračenja pojedinih proračunskih linija.

3.2.1.  Planiranje i izvršenje proračuna

Proračun Agencije za 2001. godinu iznosio 345.400,00 KM, a rebalansom za 2001. godinu odobreno je dodatnih 4.600,00 KM, što ukupno iznosi 350.000,00 KM. Agencija je realizirala proračun za 2001. godinu u ukupnom iznosu od 333.735,00 KM, što je 95,35% od planiranog iznosa. Analizirajući izvršenje proračuna, uočili smo kako prekoračenja  izvršenja proračuna u ukupnom iznosu na razini Agencije nije bilo, međutim utvrđena su određena prekoračenja  po pojedinim proračunskim linijama 'Naknade troškova uposlenih' i 'Ugovorene usluge'.

Također smo uočili kako je proračun planiran na temelju planiranih četrnaest uposlenih, a stvarno uposlenih tijekom cijele godine bilo je devet, što ukazuje na određenu manjkavost u koordinaciji u procesu planiranju proračuna za 2001. godinu.  

USPOREDNI PREGLED PLANIRANIH I OSTVARENIH RASHODA U 2001. GODINI 

Posljedica nerealnog planiranja proračuna može prouzročiti poteškoće u ostvarenju planiranih zadataka, kako u financijskim pokazateljima, tako i u izvršenju planiranih zadataka Agencije.

Ured je preporučio Agenciji da se problematici planiranja i izršenja proračuna  ubuduće pristupi  temeljitije, sa realnijim i kvalitetnijim parametrima  na svim razinama,  u cilju  što realnijeg i učinkovitijeg poslovanja Agencije.

3.2.2.  Prekoračenje proračunskih stavki

Revizijom smo utvrdili kako upravljanje proračunom nije bilo na zadovoljavajućoj razini, jer su utvrđena određena prekoračenja pojedinih proračunskih stavki u odnosu na sredstva odobrena sukladno Zakonu o izvršenju proračuna za 2001. godinu. Spomenuta prekoračenja se odnose na sljedeće proračunske stavke: 'Naknade troškova uposlenih' u iznosu od 54.778,00 KM ili 22,82% više od planiranog i 'Ugovorene usluge' u iznosu od 21.303,00 KM ili 19,67% više od planiranog (vidjeti tabelarni pregled).

Ured je preporučio sačinjavanje temeljite i cjelovite analize razloga prekoračenja pojedinih  proračunskih stavki, kako bi se ubuduće preventivno djelovalo i onemogućilo prekoračenje kako u ukupnom iznosu tako i po pojedinim proračunskim stavkama. Također je preporučeno permanentno praćenje izvršenja proračuna i ustrojavanje kvalitetnijeg sustava internih kontrola izvršenja proračuna.

3.2.3.  Potpore iz inozemstva

Revidiranjem poslovanja za 2001. godinu utvrdili smo kako je Agencija ostvarila prihode u vidu potpora iz inozemstva u iznosu od 37.565,99 KM. Ostvarene potpore nisu realizirane putem Ministarstva za trezor, nego su doznačene izravno na račun Agencije i tretirane su kao ''vlastiti prihodi''. Ostvareni prihodi su trošeni za tekuće poslovanje i za isplate naknada uposlenim za rad na određenim projektima (cca 11.691,30 KM), bez podnošenja zahtjeva i odobrenja od strane Ministarstva za trezor.

Izvršavanje ovakvih transakcija izvan JRT (Jedinstven račun trezora), narušava integralan sustav trezorskog upravljanja proračunom. Iako se ovdje radi o relativno malim financijskim iznosima, naglašavamo obvezu svakog subjekta da svoje financijske transakcije izvršava putem JRT-a.

Ured je preporučio rukovodstvu Agencije da ubuduće ostvarene potpore iz inozemstva kao i sve ostale vrste prihoda realizira isključivo putem Ministarstva za trezor sukladno zakonskim propisima, te da se trošenje takvih sredstava vrši isključivo nakon podnošenja zahtjeva i dobivanja odobrenja od Ministarstva za trezor.

3.2.4.  Izvješće o poslovanju Agencije za 2001. godinu

Revidiranjem poslovanja za 2001. godinu uočili smo kako rukovodstvo Agencije nije sačinilo cjelovito pismeno izvješće o poslovanju za 2001. godinu, gdje bi bili naznačeni osnovni pokazatelji izvršenja planiranih zadataka, kao i identificirani krucijalni problemi sa kojim se Agencija susretala tijekom  rada.

Nužno je da svaki proračunski korisnik napravi i razradi mjesečne operativne aktivnosti u odnosu na godišnji plan rada kako bi se kontrolirala učinkovitost procesa rada. Rukovodstvo Agencije treba nametnuti obvezu redovitog izvješćivanja i potom napraviti sumarnu usporednu analizu planiranog i ostvarenog poslovanja Agencije.

Ured je preporučio žurno sačinjavanje godišnjeg izvješća o poslovanju Agencije, sa cjelovitom analizom izvršenja planiranih zadataka kao i uočenim slabostima u poslovanju za proteklu godinu, te ubuduće obvezno pravovremeno sačinjavanje izvješća kako na kraju poslovne godine, tako i periodično tijekom godine.

3.3.              Financijsko – računovodstveno poslovanje

3.3.1.              Popis sredstava po stanju 31.12.2001. godine

Revizijom poslovanja za 2001. godinu smo utvrdili kako Agencija nije izvršila popis sredstava i obveza prema izvorima sredstava, tj. nije izvršen popis sredstava na kraju godine što je bitan preduvjet za realno iskazivanje godišnjih rezultata poslovanja. Cilj popisa jeste izvršiti uspoređivanje između stanja sredstava i izvora sredstava u poslovnim knjigama i stvarnog stanja koje se utvrđuje popisom. Popis sredstava i njihovih izvora, pored toga što predstavlja zakonsku obvezu, doprinosi da u godišnjim financijskim izvješćima bude iskazan istinit i fer pregled sredstava, obveza i potraživanja.

Ukoliko Agencija ne izvršava obvezan popis sredstava i izvora sukladno zakonu, izlaže se riziku sačinjavanja pogrešnih financijskih izvješća i riziku otuđenja ili druge zlouporabe sredstava.

Ured je preporučio žurno popisivanje sredstava i izvora sredstava sukladno računovodstvenim standardima, te vršenje odgovarajućih knjiženja po izvršenom popisu na temelju donesenih odluka.

3.3.2. Iskazivanje viška prihoda nad rashodima prema Instrukciji Ministarstva za trezor

Tijekom revizije utvrdili  smo kako je Agencija u Bilanci stanja iskazala neraspoređeni višak prihoda nad rashodima u iznosu od 16.889,00 KM, te prema Instrukciji Ministarstva za trezor nije stvorena obveza povrata iskazanog viška prihoda nad rashodima (prema riječima uposlenih, nisu dobili Instrukciju od Ministarstva za trezor).

Ured je preporučio Agenciji da način iskazivanja i povrata viška sredstava usuglasi sa Ministarstvom za trezor u cilju dosljedne primjene  spomenute Instrukcije.

3.4.         Izvješće o informacijskom sustavu Agencije

Tijekom revizije IT sustava, Agenciji je preporučeno da donese interna pravila o zaštiti i kontroli podataka, te da ih distribuira svim korisnicima informacijskog sustava. 

4.       KORESPONDENCIJA

Po okončanju revizije, Agenciji je 08.07.2001. godine dostavljeno Izvješće o izvršenoj reviziji, a u predviđenom roku, Agencija je uputila primjedbe na dostavljeno Izvješće, na koje je Ured odgovorio.

5.       SAŽETAK

Zbirni pregled najznačajnijih nalaza i preporuka revizije računa 2001. godine:

• Utvrđene su slabosti u sustavu internih kontrola.
• Agencija nije izvršila popis sredstava i izvora sredstava sa 31.12.2001.    godine.
• Utvrđena su prekoračenja  proračunski stavki 'Naknade troškova uposlenih' i 'Ugovorene usluge'.
• Nabavke uredskog materijala i usluga izvršene su bez javnog oglašavanja.
• Ostvarene potpore iz inozemstva u iznosu od 37.565,99 KM, nisu realizirane putem Ministarstva za trezor.

Ured za reviziju se želi zahvaliti rukovodstvu i uposlenim Agencije za suradnju i pomoć koja nam je pružena tijekom vršenja revizije.