1.     UVOD

1.1.       Sukladno ovlastima danim Zakonom o reviziji financijskog poslovanja institucija Bosne i Hercegovine (‘Službeni glasnik BiH’, broj 17/99), Ured za reviziju financijskog poslovanja institucija BiH (u daljem tekstu: Ured) je izvršio reviziju financijskih izvješća  i poslovanja (uključujući odluke rukovodstva) Predsjedništva BiH (u daljem tekstu: Predsjedništva) sa stanjem na dan 31. prosinca 2001. godine.

1.2.       Revizija je planirana i izvršena u razdoblju od 12.11. do 23.11.2001. godine (prethodna revizija) i u razdoblju od 15.04. do 03.05.2002. godine (revizija završnog računa) sukladno općeprihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucija – INTOSAI ('Službeni glasnik BiH', broj 05/01). Revizijske aktivnosti su bile usmjerene ka postizanju razumnog temelja za procjenu  predstavljaju li financijska izvješća Predsjedništva točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine. Za financijska izvješća odgovornost snosi rukovodstvo Predsjedništva. Odgovornost Ureda se svodi na izražavanje mišljenja o financijskim izvješćima Predsjedništva, te na  temelju izvršene revizije izvješćivanje o sljedećem:

• jesu li računi sastavljeni sukladno važećoj zakonskoj regulativi;
• predstavljaju li godišnji računi točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine; i                 
• o ekonomičnosti, učinkovitosti i efektivnosti kojim je Predsjedništvo koristilo sredstva  u vršenju svojih funkcija;

1.3.       Smatramo da revizija koju smo izvršili pruža razuman temelj za izražavanje našeg mišljenja.

2.         MIŠLJENJE REVIZORA

Ured za reviziju nije u mogućnosti  izraziti mišljenje, jer Predsjedništvo nije sačinilo zbirna niti konsolidirana izvješća za 2001. godinu, a izvješće koji je Predsjedništvo dostavilo Ministarstvu za trezor ne može biti temelj za davanje mišljenja, s obzirom da je sačinjeno bez usuglašenih internih  odnosa.

Međutim, sukladno INTOSAI standardima (st. 178), izvršili smo reviziju pojedinačnih izvješća za koje također ne dajemo mišljenje, ali dajemo priloženo detaljno izvješće o našim zapažanjima.

3.         NALAZI, ZAPAŽANJA I PREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2002. GODINE

3.1.      Sustav internih kontrola

Ured za reviziju je utvrdio određene slabosti u sustavu internih kontrola rukovodstva, a u dijelu koji se odnosi na rukovođenje tijelom[1], nadzor nad planiranjem i izvršenjem proračuna, te nepostojanje pravila i procedura kojima se regulira trošenje pojedinih proračunskih stavki. Istakli bismo sljedeće:

• Tijekom revidiranog razdoblja (do novembra 2001. godine), troškovi su nastajali i odobravani su bez prethodne integralne analize o raspoloživosti proračunskih sredstava odvojeno za svaku organizacijsku jedinicu Predsjedništva. Istovremeno, financijsko poslovanje je organizirano i funkcioniralo je kroz dva podsustava.
• Predsjedništvo, kao institucija, nema u cijelosti razrađen i precizno definiran sustav internih kontrola rukovodstva, koji kao skup postupaka i mjera osigurava točnost i pravilnost evidentiranja financijskih transakcija i osigurava njihovu punu usklađenost sa zakonima i propisima, te osigurava zaštitu imovine. Ovo, po mišljenju revizora ima utjecaja na upravljanje i kontrolu trošenja proračunskih sredstava vezano za njihovu namjenu i visinu utvrđenu u rebalansu proračuna. Stoga podržavamo aktivnosti oko unapređenja nadzora nad poslovanjem i izmjene unutarnje strukture Predsjedništva kroz organizacijske preinake, nova imenovanja i pojačane mjere kontrole, koje su pokrenute u posljednja dva mjeseca 2001. godine.

Predsjedništvu je preporučeno osiguravanje takvog sustava rukovođenja koji omogućuje kontinuirano praćenje namjenskog trošenja sredstava u odnosu na iznose odobrene proračunom, kao i kvalitetno praćenje realizacije troškova, kako u ukupnom iznosu, tako i po organizacijskim jedinicama i prema proračunskim stavkama.

3.1.1. Nedostajuća pravila i procedure

Revizijom je utvrđeno da Predsjedništvo tijekom revidiranog razdoblja nije imalo pisana pravila kojima se regulira odobravanje nastalih troškova, naputak o popisu imovine i obveza, kao ni usvojene interne računovodstvene politike. Donošenjem navedenih pravila i praćenjem ostvarenih troškova sa usporednom analizom odobrenih iznosa i realiziranih sredstava, te procjenom u odnosu na preostala sredstva po stavkama svakog potkorisnika sredstava Predsjedništva i ukupno za Predsjedništvo, dobit će se pouzdan temelj za uspostavu učinkovitijeg nadzora nad izvršenjem proračuna.

Predsjedništvu je preporučeno usvajanje i primjena kvalitetnih procedura izvješćivanja o izvršenju proračuna, kako po pojedinim stavkama tako i u cijelosti, te donošenje internih pravila za reguliranje pojedinih troškova, privremeno, do donošenja ovih pravila od strane Ministarstva za trezor.

3.2.    Izvršenje proračuna

Proračun Predsjedništva za 2001. godinu iznosio je 2.488.908 KM. Rebalansom proračuna odobreno je dodatnih 1.660.845 KM, što ukupno iznosi 4.149.753 KM. Tijekom obračunske godine ukupno doznačena sredstva Predsjedništvu iznose 3.951.438 KM, što predstavlja 95,22% od proračuna.

Revizija je ustanovila da rukovodstvo Predsjedništva nije imalo konzistentan sustav koji bi omogućio upravljačkoj strukturi odgovarajuću kontrolu nad troškovima tijekom 2001. godine. S obzirom da je proračun Predsjedništva odobren  za Predsjedništvo kao  jedan subjekt, a da su sredstva odvojeno korištena te evidentirana u pojedinačnim financijskim izvješćima (koja nisu konsolidirani), Ured za reviziju nije mogao izvršiti usporedbu ostvarene potrošnje Predsjedništva sa stavkama proračuna za 2001. godinu.   

3.2.1. Procedure nabavki

• Revizija je utvrdila da su troškovi za nabavku materijala u Sarajevu tijekom 2001. godine iznosili 39.148,00 KM, te je ustanovljeno da za pojedine nabavke materijala čija vrijednost za godišnje potrebe prelazi 10.000 KM nisu provedene procedure javnog oglašavanja i izbora najpovoljnijeg ponuđača (npr. izdaci za obrasce i papir 14.753,63 KM; ostali administrativni materijal 15.048,48 KM).
• Troškovi popravki, održavanja vozila i rezervnih dijelova ostvarenih u Banjaluci tijekom 2001. godine u iznosu od 87.753 KM odnose se na vozila Predsjedništva i na dva vozila Vlade Republike Srpske koja su Predsjedništvu dana na korištenje. Revizija je utvrdila da je navedene usluge najvećim dijelom pružala jedna servisna kuća (servis 'Vidović') u kontinuitetu od 1998. godine temeljem ugovora broj 24/98 od 20.11.1998. godine.
• Nabavkama bez propisanih procedura, javne institucije mogu dovesti do favoriziranja jednog dobavljača u odnosu na druge; do kupovine roba/usluga po nekonkurentnim cijenama; do eventualne zloporabe ovlasti i korupcije, te drugih neželjenih posljedica.

Predsjedništvu je preporučeno sumiranje godišnjih potreba za nabavke stalnih sredstava, materijala i usluga, te ako njihova godišnja vrijednost potpada pod odredbe Zakona, obvezno provođenje postupka javnog oglašavanja i izbora najpovoljnijeg ponuđača.

3.3.    Financijsko-računovodstveno poslovanje

Revizijom smo utvrdili da temeljem pojedinačnih izvješća nije sačinjeno konsolidirano financijsko izvješće Predsjedništva za 2001. godinu. Navedena pojedinačna izvješća podnesena su odvojeno različitim institucijama: jedno Ministarstvu za trezor BiH (ožujak 2002. godine), a drugo Poreskoj upravi – APIF Banjaluka (veljača 2002. godine).

Izvješće koji je podneseno Ministarstvu za trezor BiH sadržava i podatak o sredstvima koja su doznačavana Kabinetu člana Predsjedništva iz Republike Srpske tijekom 2001. godine, jer je Ministarstvo za trezor doznačavalo sredstva na jedan transakcijski račun Predsjedništva sa kojeg su sredstva dalje transferirana na podračun u Banjaluci. To je prikazano u izvješću kao 'Grantovi drugim razinama vlasti' i dano je u ukupnom, godišnjem, iznosu.

Ne ulazeći u interna pravila raspodjele sredstava i prava korištenja sredstava proračuna za Predsjedništvo, po mišljenju revizije Predsjedništvo ima status jednog proračunskog korisnika suglasno proračunu BiH i odredbama Zakona o izvršenju proračuna institucija BiH i međunarodnih obveza Bosne i Hercegovine. Pored navedenog, sukladno odredbama članka 1. Zakona o trezoru institucija BiH, Predsjedništvo je obvezno sačiniti jedno financijsko izvješće.

Predsjedništvu je preporučeno prikazivanje svih prihoda i rashoda u svojim financijskim izvješćima,  u računu prihoda i rashoda i svih sredstava i imovine u Bilanci stanja kako u njihovoj ukupnosti tako i pojedinačno, objedinjenih prema vrsti prihoda i rashoda za Predsjedništvo kao jedan subjekt.

Vršeći testiranje (na bazi uzorka) financijskog poslovanja organizacijskih jedinica Predsjedništva koje su funkcionirale na opisani način i financijskih izvješća koja su bila na raspolaganju, uočili smo određene slabosti o kojima izvješćujemo u narednim dijelovima ovog poglavlja.

3.3.1. Godišnje izvješće i financijsko poslovanje organizacijskih jedinica  u Sarajevu

Račun prihoda i rashoda

Ukupni prihodi iskazani u Računu prihoda i rashoda  (3.003.074 KM) su prikazani manjim za 948.364 KM u odnosu na ukupno doznačene prihode temeljem transfera Ministarstva za trezor, odnosno za taj iznos su ukupni prihodi podcijenjeni u financijskim izvješćima. Također, ukupni rashodi iskazani u iznosu od 3.905.699 KM  su veći za 460.510 KM od rashoda prikazanih u Glavnoj knjizi (3.545.189 KM).

Način na koji su  prikazani prihodi  nije sukladan instrukciji Ministarstva za trezor (01/I-692/02) po kojoj su prihodi doznačeni poslije 31.12.2001. godine, a na temelju zahtjeva iz iste godine, trebali biti  uključeni i knjiženi kao prihodi u 2001. godini.

Uslijed navedenih grešaka u prikazivanju ukupnih prihoda i ukupnih rashoda, pogrešno je prikazan višak rashoda nad prihodima u iznosu od 902.625 KM koji ne odražava i ne prikazuje stvarno financijsko stanje. Doznačavanjem sredstava od Ministarstva za trezor temeljem zahtjeva iz 2001. godine i sukladno navedenoj Instrukciji, prikazano stanje trebalo je biti bitno izmijenjeno.

Stalna sredstva

Revizija je ustanovila da sredstva iz donacija (npr. kompjuterska oprema) nisu knjižena u poslovnim knjigama, što ima utjecaja na obračun amortizacije i realno i objektivno iskazivanje sredstava i imovine u godišnjem financijskom izvješću.

3.3.2. Godišnje izvješće i financijsko poslovanje organizacijske jedinice u Banja  luci

Bilanca uspjeha

Unutar stavke 'ostali prihodi' u okviru iznosa od 152.601 KM prikazan je iznos od 141.645 KM koji je knjižen kao 'Prihodi od ukidanja neiskorištenih dugoročnih rezerviranja za rizike'. Godišnje izvješće koje je predočeno reviziji sačinjeno je na temelju propisa i Kontnog plana Republike Srpske koji važi za 'ostala pravna lica' (Službeni glasnik RS, broj 40/99).

3.3.3. Računovodstvo

Revizijom je utvrđeno da su u Predsjedništvu tijekom 2001. godine postojala dva zasebna podsustava  računovodstva, te da takvo računovodstvo nije bilo ažurno i nije pružalo precizne, jasne i pouzdane informacije o visini troškova kako po stavkama, tako i za  ukupne troškove Predsjedništva. 

Ured je preporučio Predsjedništvu organiziranje vođenja svog računovodstva tako da može izraziti jedan godišnji obračun, s obzirom da se radi o jednom pravnom subjektu koji ima samo jedan transakcijski račun. Ukoliko postoji potreba, u okviru takvog računovodstva mogli bi voditi podbilance, pojedinačno za svaku organizacijsku jedincu. Pored toga, stvorili bi se bolji uvjeti za učinkovitije praćenje troškova, kako po vrstama, tako i u njihovoj ukupnosti, po organizacijskim jedinicama i ukupno za Predsjedništvo.

Sustav obračuna plaća i naknada uposlenih

U okviru testiranja sustava plaća i naknada uposlenih, revizija je ustanovila da obračun plaća nije na odgovarajući način dokumentiran ovjerenim listama dolaska i odlaska na  posao i sa posla. S obzirom da evidencije prisustva na poslu predstavljaju jedan od izvornih dokumenata za obračun plaća, navedeni problem može imati praktičan utjecaj na nepravilnosti prigodom obračuna i isplate plaća i naknada, kao i objektivnost tih podataka u financijskim izvješćima.

Ured je preporučio Predsjedništvu što hitnije uvođenje u praksu evidencije nazočnosti na poslu, s obzirom da se radi o značajnom podatku za obračun plaća i naknada uposlenih.

3.4.         Program za posebne namjene

Programi za posebne namjene koji se vode u Predsjedništvu odnose se na Stalni komitet za vojna pitanja i urede oficira za vezu pred Međunarodnim sudom za bivšu Jugoslaviju u Hagu (tri odvojena ureda oficira za vezu). Istakli bismo sljedeće nalaze i preporuke: Revizijom je ustanovljeno da sredstva trošena od strane tri ureda u Hagu nisu adekvatno pravdana Predsjedništvu tijekom 2001. godine. Naime, iz tri ureda u Hagu nisu dostavljena izvješća Predsjedništvu o trošenju sredstava iz kojih bi se mogli vidjeti stvarni troškovi po vrsti i namjeni. Ovakav način rada nije dostatno transparentan i ne osigurava uvjete za praćenje razine trošenja proračunskih sredstava, kao i njihovog namjenskog korištenja.

Predsjedništvu je preporučeno da od tri ureda oficira za vezu pred Međunarodnim sudom za bivšu Jugoslaviju u Hagu zatraži sačinjavanje financijskog plana i podnošenje izvješća o trošenju sredstava po vrsti i namjeni.

3.5.    Informacijski sustav

• S obzirom da Predsjedništvo nije napravilo integralne planove razvoja informacijskog sustava, niti IT strategiju kojom bi se dale smjernice učinkovitog organizacijskog upravljanja, Ured je preporučio Predsjedništvu usvajanje jasnih zaduženja za upravljanje i razvoj informacijskog sustava, kao i pisanih standarda za sistemsku analizu, održavanje sistemskog softvera i kontrolu podataka, kao preduvjet za uspostavljanje administrativne i organizacijske  kontrole.
• Predsjedništvu je preporučeno donošenje internih pravila o čuvanju i zaštiti podataka, kao i pravljenje rezervnih kopija, te vođenje brige da se rezervne kopije o svim bitnim podacima redovito prave, i čuvaju na sigurnom mjestu.
• Utvrđeno je kako ne postoje usvojeni pisani standardi o vođenju IT projekata i studije izvedivosti, kao ni idejni i razvojni planovi informatizacije Predsjedništva. Nedostatak takvih pisanih standarda i razvojnih planova informatizacije (IT strategije) može dovesti do preklapanja potreba i resursa, odnosno do nabavke manje odgovarajuće/potrebne opreme nauštrb druge, potrebnije opreme koja nije na vrijeme planirana.

4.       KORESPONDENCIJA

Po završetku revizije, Predsjedništvu je dostavljen Nacrt izvješća o reviziji 14. lipnja 2002. godine. Predsjedništvo nije uputilo pisani odgovor Uredu.

5.      REZIME

Ured za reviziju nije vršio reviziju niti podnosio izvješće o reviziji financijskih izvješća Predsjedništva za 2000. godinu. Tijekom vršenja revizije računa 2001. godine, revizija je uočila da:

• Sustav internih kontrola koje uspostavlja rukovodstvo nije na zadovoljavajućoj razini, s obzirom da nije dostatno izgrađen skup postupaka i mjera koje osiguravaju točnost i pravilnost evidentiranja financijskih transakcija, njihovu punu usklađenost sa zakonima i propisima, kao i zaštitu imovine.
• Predsjedništvo je za 2001. godinu sačinilo dva pojedinačna  godišnja izvješća. Na temelju ovih pojedinačnih izvješća nije sačinjeno konsolidirano financijsko izvješće Predsjedništva. Izvješće koje je dostavljeno Ministarstvu za trezor predstavlja izvješće Predsjedništva u FBiH u kojem je Ured člana Predsjedništva iz RS evidentiran na stavci 'Grantovi drugim razinama vlasti'.
• U Računu prihoda i rashoda (organizacijske jedinice u Sarajevu) prikazani višak rashoda nad prihodima u iznosu 902.625 KM ne odražava i ne prikazuje stvarno financijsko stanje.
• U Bilanci uspjeha (organizacijska jedinica u Banjaluci) u okviru stavke 'Ostali prihodi' prikazan je iznos od 141.645 KM (prihodi od ukidanja neiskorištenih dugoročnih rezerviranja za rizike) za koji reviziji nisu pruženi dokazi o podrijetlu istih.
• Predsjedništvo nema utvrđena pravila kojima se reguliraju pojedini troškovi, niti ustanovljene procedure odobravanja nastalih troškova.
• Nisu dosljedno, u svim slučajevima poštivane zakonske procedure prigodom nabavki materijala i usluga.

Ured za reviziju želi se zahvaliti rukovodstvu i uposlenima Predsjedništva za suradnju i pomoć koja nam je pružena prigodom vršenja revizije.

[1] Za potrebe Predsjedništva BiH, ureda članova Predsjedništva, Protokola i za vlastite potrebe uspostavljeno je Tajništvo Predsjedništva kao administrativno-tehnička služba.