1.       UVOD

1.1.           Sukladno ovlastima danim Zakonom o reviziji financijskog poslovanja  institucija Bosne i Hercegovine (''Službeni glasnik BiH'', broj 17/99), Ured za reviziju financijskog poslovanja institucija BiH  (u daljnjem tekstu: Ured ) je izvršio reviziju financijskih izvješća i poslovanja (uključujući i odluke rukovodstva) MINISTARSTVA VANJSKE TRGOVINE I EKONOMSKIH ODNOSA BiH (u daljnjem tekstu: Ministarstvo) u svezi financijske 2001. godine.

1.2.           Tijekom razdoblja od 07.01. do 16.01.2002. i 13.05. do 24.05.2002. godine, revizija je planirana i izvršena sukladno generalno prihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucija – INTOSAI (''Službeni glasnik BiH'', broj 05/01). Revizione aktivnosti su bile usmjerene ka postizanju razumnog temelja za procjenu predstavljaju li financijska izvješća Ministarstva točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine. Za financijska izvješća odgovornost snosi rukovodstvo Ministarstva. Odgovornost Ureda se svodi na izražavanje mišljenja o financijskim izvješćima Ministarstva, te da na temelju izvršene revizije izvijestimo o sljedećem:

• jesu li računi sačinjeni sukladno važećoj zakonskoj regulativi;
• predstavljaju li godišnja izvješća točan i istinit prikaz poslovanja tijekom    godine i stanja na kraju godine;
• o ekonomičnosti, učinkovitosti i efektivnosti kojom su ministarstva  koristila javna sredstva u obnašanju svojih funkcija.

1.3.           Smatramo da revizija koju smo izvršili pruža razuman temelj za izražavanje našeg mišljenja.

2.           MIŠLJENJE REVIZORA

2.1.         Prema našem mišljenju, revidirana financijska izvješća daju istinit i fer prikaz stanja u svim značajnijim aspektima financijskog poslovanja, no međutim, bez namjere daljnjeg kvalificiranja našeg mišljenja,  skrećemo pozornost na točke 2.2., 2.3. i 2.4.

2.2.           Ured nije bio u mogućnosti nazočiti popisu sredstava i izvora sredstava na dan 31.12.2001. godine. Iz tog razloga, izražavamo rezervu za izvršeni popis sredstava i izvora sredstava, a koji mogu imati utjecaja na realnost i objektivnost financijskih izvješća za 2001. godinu.

2.3.           Revizijom je utvrđeno kako Ministarstvo nije u svim značajnijim nabavkama konzistentno primjenjivalo članak 16. Zakona o izvršenju proračuna koji regulira područje nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga (raspisivanje javnih natječaja).

2.4.           Ured nije u mogućnosti procijeniti ishod sudskih sporova koji se vode protiv Ministarstva u više slučajeva, te iz tog razloga izražavamo rezervu na moguće financijske  posljedice u odnosu na odluke suda.

3.       OSVRT NA NALAZE I PREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2000. GODINE

Ured je izvršio  reviziju poslovanja Ministarstva za 2000. godinu o čemu je sastavljeno javno Izvješće. Revizijom poslovanja za 2001. godinu utvrđeno je da je tijekom 2001. godine u velikom broju slučajeva postupljeno sukladno preporukama Ureda, te su uočeni pozitivni pomaci u financijsko – računovodstvenom poslovanju Ministarstva.

Realizirane preporuke

• Sačinjeno je konačno izvješće o realizaciji projekta EXPO 2000. godine.
• Vlastiti prihodi, ostvareni temeljem izdavanja obrazaca EUR za 2000. godinu, vraćeni su Ministarstvu za trezor.
• Prekoračenja proračuna nije bilo, kako u ukupnom iznosu tako i po proračunskim stavkama.
• UNCC – program naknada ratnih šteta iz rata Irak-Kuvajt realizira se putem Ministarstva za trezor.
• Troškovi projekta učlanjenja u WTO su razgraničeni od troškova Ministarstva.
• Donesen je Pravilnik o unutarnjem ustroju Ministarstva, tijekom 2002. godine.

Aktivnosi koje su u tijeku:

• Raspodjela doznačenih sredstava temeljem ratnih šteta od strane Vlade Kantona Sarajevo, koja vrši transfer sredstava krajnjim korisnicima.

Preporuke koje nisu izvršene:

• Sustav internih kontrola nije definiran na zadovoljavajućoj razini (nije realizirana preporuka da se donesu pravila i procedure za PTT- troškove, troškove reprezentacije i troškove smještaja uposlenika).

4.         NALAZI, ZAPAŽANJA I PREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2001. GODINE

4.1.      Sustav internih kontrola

4.1.1.   Nedostajuća pravila i procedure

Revizijom je ustanovljeno kako u Ministarstvu nije u dostatnoj mjeri razrađen i precizno definiran sustav internih kontrola rukovodstva, kao skup postupaka i mjera koje osiguravaju točnost i pravilnost evidentiranja financijskih transakcija, njihovu punu usklađenost sa zakonima i propisima, te zaštitu imovine. Nepostojanje adekvatnog sustava internih kontrola ili njegova nedostatna izgrađenost imaju značajan utjecaj na upravljanje i kontrolu trošenja proračunskih sredstava, odnosno javnim novcem namijenjenim u točno određene svrhe.

Uočeni nedostaci se ogledaju u sljedećem:

• nepostojanju određenih pisanih internih pravila i procedura koje bi definirale određene (i najčešće) vrste rashoda, (PTT-troškovi, troškovi reprezentacije, troškovi smještaja uposlenika i drugih), kao i nedostatno preciznim i jasnim postojećim pravilima i procedurama;
• slabostima u sustavu nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga, u slučajevima kada one nisu izvršene sukladno zakonskim propisima koji reguliraju ovo područje. 

Ured je preporučio Ministarstvu, da u što skorije vrijeme, a u cilju učinkovitijeg i racionalnijeg poslovanja, treba uspostaviti učinkovit sustav internih kontrola koji bi preventivno otklonio sve moguće nepravilnosti i nezakonitosti u radu Ministarstva.

4.1.2. Procedure nabavki  uredskog materijala i stručnih usluga

Revizija je utvrdila kako Ministarstvo pored drugih nabavki koje su poduzete tijekom godine, prigodom nabavke uredskog materijala (u 2001. godini nabavljeno 16.829,66 KM), te sklapanja ugovora za stručne usluge (uglavnom ugovori za prevođenje) u iznosu od 40.256,93 KM, nije provelo proceduru javnog oglašavanja za prikupljanje najpovoljnije ponude, kako je predviđeno člankom 16. Zakona o izvršenju proračuna za 2001. godinu. Nabavkama bez javnog oglašavanja, javne institucije mogu dovesti do tržišne preferencije jednog dobavljača u odnosu na druge; do kupnje po nekurentnim cijenama; do eventualne zloporabe ovlasti i korupcije, te drugih neželjenih posljedica.

Korisnici proračuna su obvezni za sve nabavke stalnih sredstava, materijala i usluga čija vrijednost za godišnje potrebe prelazi 10.000 KM provesti proceduru javnog natječaja i izbora najpovoljnijeg ponuđača. Stoga je Ured preporučio Ministarstvu dosljednu primjenu Zakona o izvršenju proračuna, te provedbu propisanih procedura prilikom nabavke sredstava, materijala i usluga.

4.1.3. Sudski sporovi

Revidiranjem poslovanja za 2001. godinu utvrdili smo kako se protiv Ministarstva vodi određeni broj sudskih sporova (u svezi otpusta 39 uposlenika; u svezi neplaćenih knjiga; te četiri manje tužbe u ukupnom iznosu od cca 26.000 KM). Neke sporove nije moguće izbjeći, međutim, rukovodstvo svake javne institucije može smanjiti mogućnosti propusta i kršenja Zakona na najmanju mjeru uspostavom konzistentnog i sveobuhvatnog sustava internih kontrola.

Ministarstvu je preporučeno analiziranje uzroka nastanka sudskih sporova, te temeljita priprema za sudske rasprave, kao i upoznavanje Vijeće ministara o tijeku i ishodu ovih slučajeva.

4.2.   Sustav upravljanja proračunom

4.2.1.  Planiranje i izvršenje proračuna

Proračun Ministarstva za 2001. godinu iznosio je prvotno 3.225.086,00 KM, a rebalansom za 2001. godinu odobreno je dodatnih 467.378,00 KM, što ukupno iznosi 3.692.464,00 KM. Ministarstvo je realiziralo proračun za 2001. godinu u ukupnom iznosu od 3.464.308,00 KM, što je 93,82% od planiranog iznosa. Analizirajući problematiku izvršenja proračuna uočili smo kako proračun nije u cijelosti realiziran, kako u ukupnom iznosu tako i po pojedinim proračunskim linijama, o čemu govori sljedeća tabela:  

USPOREDNI PREGLED PLANIRANIH I OSTVARENIH RASHODA U 2001. GODINI 

Ured je preporučio  Ministarstvu sačinjavanje cjelovite analize izvršenja proračuna, kako u ukupnom iznosu tako i po pojedinim proračunskim linijama u cilju što racionalnijeg i učinkovitijeg planiranja potreba i poslovanja Ministarstva.

4.2.2.  Sudjelovanje na Zagrebačkom velesajmu

Planirana sredstva za proračunsku liniju «Zagrebački velesajam» za 2001. godinu iz proračuna su iznosila 100.000 KM, a projekt je realiziran u iznosu od 99.021,98 KM što je 99,02% od planiranog iznosa. Napominjemo da je putem Ministarstva realiziran samo dio projekta nastupa Bosne i Hercegovine kao Zemlje partnera na Jesenskom zagrebačkom velesajmu, tako da tijekom revizije nismo imali uvid u cjelokupnu realizaciju ovog projekta.

Utvrdili smo kako dokumentacija dijela realiziranog projekta nije u cijelosti transparentna, što se odnosi na račune koje je ispostavio izvršitelj usluga koji nemaju preciznu specifikaciju izvršenog posla. Izbor firmi koje su izvršile usluge nije bio poduzet na transparentan način. Javni novac koji se troši na projektima državnih institucija mora imati jednak tretmanu, te podliježe zahtjevima transparentnosti, nadzoru i kontroli koji vrijede i za 'redovnu' proračunsku potrošnju (materijalni troškovi, troškovi uposlenih, itd.). U suprotnom, BiH institucije bi bezrazložno imale dva sustava mjerila potrošnje i nadzora nad potrošnjom proračunskih sredstava tijekom jedne proračunske godine.

Ured je preporučio Ministarstvu da računovodstvena dokumentacija o realizaciji projekta treba biti u dovoljnoj mjeri transparentna, sa cjelovitom pratećom dokumentacijom, isključivo originalnom, te urednom specifikacijom izvršenih usluga. Također je sugerirano obvezno primjenjivanje članka 16. Zakona o izvršenju proračuna, koji regulira način nabavki sredstava, materijala i usluga.

4.3.    Informacijski sustav Ministarstva

Tijekom revizije IT sustava, Ministarstvu je preporučeno da:

• Treba donijeti i usvojiti generalnu IT strategiju koja bi bila temelj za daljnju informatizaciju i nadogradnju informacijskog sustava sukladno potrebama;
• Treba donijeti odluku i odrediti resurse i rokove izvršenja za izradu cjelokupnog idejnog plana informatizacije, propisati standarde za vođenje projekata, te za svaki projekt nabavke opreme napraviti studiju izvedivosti sa kompletnom dokumentacijom; i
• Treba donijeti interna pravila o čuvanju i zaštiti podataka, kao i pravljenju rezervnih kopija, te sukladno mogućnostima nabaviti odgovarajuću dodatnu opremu, kako bi se rezervne kopije mogle praviti na adekvatan način.

5.       OSTALA ZAPAŽANJA

Tijekom vršenja revizije Ministarstvu je skrenuta pozornost:

• Da u svezi viška prihoda nad rashodima (51.643,83 KM), sukladno Instrukciji Ministarstva za trezor, poduzme odgovarajuće aktivnosti, te usuglasi dinamiku i način povrata iskazanog viška sredstava u proračun;
• Da službena putovanja u inozemstvo 'na poziv' (kada organizator snosi troškove) ne sadrže u svim slučajevima dokumentaciju kojom je točno specificirano u kom obujmu organizator snosi troškove;
• Da među računovodstvenom dokumentacijom nedostaju ugovori koji reguliraju način i uvjete smještaja uposlenika za koje Ministarstvo snosi troškove.

6.       KORESPONDENCIJA

Po okončanju revizije, Ministarstvu je 14.06.2001. godine dostavljen Nacrt izvješća o izvršenoj reviziji. Tim povodom, u Ministarstvu je  organiziran sastanak i rasprava u svezi najznačajnijih pitanja izvršene revizije. Unutar danog roka, Ministarstvo nije uputilo Uredu pisane komentare na revizorsko Izvješće.

7.       SAŽETAK

Zbirni pregled najznačajnijih nalaza i preporuka revizije računa 2001. godine:

• Ministarstvo nema utvrđena pravila i procedure za određene troškove (PTT- troškove, troškove reprezentacije i troškove smještaja);
• Nisu dosljedno, u svim slučajevima, poštovane zakonske procedure prilikom nabavki materijala i usluga;
• Računovodstvena dokumentacija o sudjelovanju na Zagrebačkom velesajmu nije dostatno transparentna;
• Ministarstvo nije imalo adekvatnu administrativno organizacijsku kontrolu nad IT sustavom/komponentama, kao ni razvijenu cjelokupnu razvojnu IT strategiju.

Ured za reviziju se želi zahvaliti rukovodstvu i uposlenim Ministarstva za suradnju i pomoć koja nam je pružena tijekom vršenja revizije.