1. UVOD

1.1.    Izvršili smo reviziju financijskih izvješća i poslovanja kod Ministarstva vanjskih poslova Bosne i Hercegovine, (u daljnjem tekstu: Ministarstvo), sa stanjem na dan 31. prosinca 2001. godine. Za ova financijska izvješća odgovornost snosi rukovodstvo Ministarstva. Naša odgovornost je izražavanje mišljenja o tim financijskim izvješćima na temelju izvršene revizije, te sukladno članku 13. Zakona o reviziji financijskog poslovanja institucija Bosne i Hercegovine ("Službeni glasnik BiH" br. 17/99), izvješćivanje o sljedećem:

• jesu li računi sastavljeni sukladno važećoj zakonskoj regulativi,
• predstavljaju li godišnji računi točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine,
• ekonomičnosti, učinkovitosti i uspješnosti kojom je Ministarstvo koristilo sredstva u vršenju svojih funkcija.

1.2.    Revizija je izvršena u razdoblju od 13.05. 2000. do 07.06.2002. godine, sukladno generalno prihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucija - INTOSAI. Ovi standardi zahtijevaju planiranje i vršenje revizije ciljem postizanja razumnog temelja za procjenu predstavljaju li financijska izvješća točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine.

1.3.    Revizija je svojim ispitivanjem obuhvatila sjedište Ministarstva u Sarajevu i pet državno-konzularnih predstavništva (u daljnjem tekstu : predstavništva ), čija se dokumentacija nalazi u sjedištu u Sarajevu, i to : Veleposlanstvo Aman, Veleposlanstvo Budimpešta, Veleposlanstvo Kambera, Veleposlanstvo Otava i Veleposlanstvo Rim.

1.4.    Naša revizija je podložna riziku da značajne greške i nepravilnosti neće biti otkrivene s obzirom na dokumentaciju koja nije obuhvaćena revizijom, a odnosi se na preostala predstavništva koja se vode u sjedištu i predstavništava čija se dokumentacija nalazi u inozemstvu.

1.5.    Vjerujemo da je revizija, za kontrolom obuhvaćene cjeline, prikupila dostatno dokaza za izražavanje mišljenja.

2.    MIŠLJENJE REVIZORA

Prema našem mišljenju, financijska izvješća Ministarstva vanjskih poslova za 2001. godinu, prikazuju realno i objektivno financijsku poziciju Ministarstva, i sukladna su zakonima i općeprihvaćenim računovodstvenim standardima na dan 31. prosinca 2001. godine,  osim za efekte koji na financijska izvješća imaju stavke koje se odnose na sljedeće:

• Konzularne pristojbe koje su predstavništva u inozemstvu prikupila tijekom 2001. godine, nisu redovito uplaćivane u proračun Bosne i Hercegovine i dijelom su zadržavane u predstavništvima (točka 4.1.1);
• Stvarno stanje popisanih stalnih sredstava Ministarstva (stalna sredstva u sjedištu u Sarajevu i stalna sredstva u predstavništvima) nije usuglašeno sa knjigovodstvenim stanjem stalnih sredstava na dan 31.12.2001. godine (točka 4.1.3);
• Devizni prilivi iz inozemstva, ostvareni na račun sjedišta Ministarstva u Sarajevu, nisu uplaćeni na Jedinstveni račun trezora (JRT), već su prihodovani u poslovnim knjigama Ministarstva, što je dijelom uticalo na povećanje  viška prihoda nad rashodima (točka 4.1.4);
• Porezi i doprinosi na plaće uposlenih u predstavništvima u inozemstvu,  obračunati su za 1999, 2000, i 2001. godinu, ali nisu uplaćeni na odgovarajuće račune javnih prihoda u Bosni i Hercegovini (točka 4.1.5);
• Procedure nabavki stalnih sredstava i izvršenih usluga nisu u svim slučajevima izvršene sukladno zakonskoj regulativi, raspisivanjem javnog tendera i prikupljanjem konkurentnih ponuda (točka 4.1.6);

3.    OSVRT NA IZVRŠENU REVIZIJU ZA 2000. GODINU

Ured za reviziju izvršio je reviziju financijskih izvješća Ministarstva za 2000. godinu, kojom su konstatirane određene nepravilnosti i nezakonitosti, na temelju kojih su Ministarstvu dane odgovarajuće preporuke za njihovo otklanjanje.

Pregled realiziranih preporuka, aktivnosti koje su u tijeku, kao i onih preporuka koje još uvijek nisu realizirane, odnosi se na sljedeće :

Realizirane preporuke :

• Centralni račun Ministarstva u Minhenu za 1999. i 2000. godinu knjižen je i evidentiran vanbilančno, a za 2001. godinu, knjižen je i prikazan u poslovnim knjigama i time obuhvaćen u financijskim izvješćima Ministarstva  za 2001. godinu;
• Ustanovljena je evidencija putnih isprava na temelju izvješća koji dostavljaju  predstavništva u inozemstvu, tako da Ministarstvo vodi evidencije o količinskom stanju putnih isprava po serijskim brojevima zaduženih putnih isprava, izdanih (tiskanih) putnih isprava, poništenih putnih isprava i putnih isprava na stanju. Evidencija sadrži mjesečne i kumulativne podatke tijekom godine;
• Konzularne pristojbe prikupljene u sjedištu Ministarstva u Sarajevu tijekom 2001. godine temeljem izdanih uvjerenja, uplaćivane su na račun proračuna;
• Utvrđene neopravdane putne akontacije na dan 31.12.2000. godine u iznosu od 443.574 KM,  pravdane su početkom 2001. godine;
• Neevidentirana podignuta gotovina iz blagajne za neraspoređene radnike na dan 31.12.2000. godine u iznosu od 532.534 KM, zadužena je u blagajni početkom 2001. godine, uz izmirenje obveza prema neraspoređenim radnicima;
• Izvršene su ispravke knjiženja početkom 2001. godine pogrešno iskazanih bilančnih pozicija u 2000. godini (amortizacije u sjedištu za 109.240 KM, kursnih razlika u Veleposlanstvu London za 62.637 KM);
• Neproknjižena plaća za prosinac 2000. godine, evidentirana je u poslovnim knjigama početkom 2001. godine;
• Problem neraspoređenih radnika riješen je tijekom 2001. godine;
• Ministarstvo je izdalo rješenja o plaćama uposlenih u sjedištu Ministarstva;
• Krajnja stanja bilančnih pozicija sa 31.12.2000. godine, ispravno su prenesena kao početna stanja sa 01.01.2001. godine.

Aktivnosti koje su u tijeku:

• Naplaćene konzularne pristojbe u predstavništvima u inozemstvu dijelom su i dalje zadržavane u predstavništvima, s tim što je iskazana obveza za konzularne pristojbe sa stanjem na dan 31.12.2001. godine u iznosu od 4.546.120 KM izmirena početkom 2002. godine;
• Dio internih financijskih odnosa između sjedišta i predstavništva u inozemstvu usuglašen je i proknjižen u 2001. godini, dok je u tijeku usuglašavanje preostalog dijela internih odnosa;
• Porezi i doprinosi na plaće uposlenih u predstavništvima u inozemstvu,  obračunati su za 1999, 2000. i 2001. godinu. Obveza po ovom temelju prikazana je u poslovnim knjigama Ministarstva samo za 2001. godinu. Ukupne obveze još uvijek nisu plaćene;
• Redovito mjesečno praćenje i izvješćivanje predstavništva u inozemstvu  o ostvarenim prihodima i rashodima u tijeku mjeseca, nije bilo ustanovljeno tijekom 2001. godine. Početkom 2002. godine, predstavništva redovito mjesečno izvješćuju sjedište Ministarstva o ostvarenim i planiranim prihodima i rashodima, mjesečno i kumulativno;
• Ministarstvo nije donijelo pravila potrošnje za pojedine kategorije troškova, kojima se precizira potrošnja i definiraju kriteriji potrošnje. Pojedine odluke donesene su tek krajem prosinca 2001. godine;
• Ministarstvo je i tijekom 2001. godine poslovne promjene evidentiralo po starom kontnom planu. Prelaz na novi kontni plan izvršen je početkom 2002. godine.    

Preporuke koje nisu realizirane :

• Stvarno stanje popisanih stalnih sredstava nije usuglašeno sa stanjem u poslovnim knjigama Ministarstva na dan 31.12.2001. godine, što je konstatirano kao nepravilnost i sa stanjem na dan 31.12.2000. godine;
• Nadzor nad izvršenjem proračuna po vrstama troškova nije tijekom 2001. godine ostvaren zbog nemogućnosti zbirnog knjigovodstvenog obuhvaćanja podataka svih organizacijskih cjelina (sjedište i 53 predstavništva). Ovaj nedostatak prouzrokuje neprilagođeni računovodstveni program koji nema mogućnost objedinjavanja pojedinačnih troškova svih predstavništva i sjedišta u zbirne troškove Ministarstva;
• Ministarstvo nije izradilo konsolidirano financijsko izvješće, koje podrazumijeva isključivanje internih financijskih odnosa između sjedišta i predstavništava;
• Financijska dokumentacija nije u cijelosti likvidna i vjerodostojna, a dijelom i nedostaje za pojedina predstavništva koja dostavljaju dokumentaciju u sjedište;
• Nova organizacijska shema Odsjeka za financije, koja bi omogućila kvalitetno izvršavanje financijsko-računovodstvenih poslova, nije još uvijek implementirana;
• Transformacija odjela unutarnje inspekcije Ministarstva u odjel interne revizije, koja bi  umnogome pomogla eksternoj reviziji, nije izvršena.

 4.   REVIZORSKI NALAZI, ZAPAŽANJA I PREPORUKE

 4.1. Sustav internih kontrola

Uspostavljanje kvalitetnog sustava internih kontrola, koje podrazumijevaju skup postupaka koje oblikuje rukovodstvo i uposleni sa ciljem izrade pouzdanih financijskih izvješća, vršenja poslovanja sukladno zakonu i zaštite imovine, naročito je značajno u velikim organizacijskim cjelinama kao što je Ministarstvo vanjskih poslova.

Iako je u tom području postignut napredak, ipak se ne može reći da Ministarstvo ima pouzdan sustav internih kontrola. Naprotiv, naša zapažanja govore da taj sustav ima dosta slabosti koje su najizraženije u područjima uplate pristojbi, popisa sredstava, evidentiranja transakcija i poštivanju propisa. 

4.1.1. Prikupljanje i uplata konzularnih pristojbi

Tijekom 2001. godine predstavništva su ostvarila novčane prilive od  konzularnih pristojbi u inozemstvu u iznosu od 12.192.688 KM. Kada se ovom iznosu doda 1.244.330,00 KM obveza temeljem konzularnih pristojbi iz 2000. godine dobije se iznos od 13.437.018 KM, što predstavlja ukupnu obvezu Ministarstva prema proračunu BiH po ovom temelju.

Od ovog iznosa do 31.12.2001.godine na račun proračuna BiH je uplaćeno 8.890.898 KM tako da obveza Ministarstva prema proračunu sa 31.12.2002. iznosi 4.546.119 KM.

Ova obveza  izmirena je početkom 2002. godine, nakon što je Ministarstvo za trezor izvršilo prijenos redovnih dotacija za financiranje DKP mreže u inozemstvu za 2001. godinu u iznosu od 8.065.000 KM, a Ministarstvo u sjedištu dalo naloge svim predstavništvima za uplatu duga temeljem prikupljenih konzularnih pristojbi, tako da je ukupna obveza Ministarstva temeljem naplaćenih konzularnih pristojbi za 2001. godinu uplaćena na račun proračuna BiH.

Prema Zakonu o administrativnim pristojbama Ministarstvo je bilo obvezno sve naplaćene pristojbe uplatiti na račun proračuna-trezora.

Zadržavanje konzularnih pristojbi u DKP mreži, Ministarstvo pravda neredovitim doznakama od strane Ministarstva za trezor.

Analizom doznaka konstatirali smo da su mjesečne doznake od trezora izvršavane u dijelovima (tranšama), a posljednja tranša u tijeku svakog mjeseca u prosjeku je kasnila oko dva mjeseca od datuma predaje zahtjeva za prijenos sredstava.

Pored objektivnih teškoća koje se odnose na redovito financiranje DKP mreže iz proračuna, ovakvo zadržavanje konzularnih pristojbi od strane  Ministarstva, osim što predstavlja nepoštivanje propisa,  može za posljedicu imati neredovito financiranje proračuna Bosne i Hercegovine.

Također, predstavništva koja ne ostvaruju prilive od konzularnih pristojbi, ili su takvi prilivi mnogo manji, mogu biti stavljeni u neravnopravan položaj u odnosu na ona predstavništva koji ovaj priliv ostvaruju i imaju prigodu ova sredstva koristiti u nedostatku redovnih dotacija iz proračuna.

Pregled naplaćenih i prenesenih pristojbi u proračun BiH prikazujemo u narednoj tabeli:

PREGLED NAPLAĆENIH I PRENESENIH PRISTOJBI U PRORAČUN BIH ZA 2001. GODINU

Tabela br 1.

Iznosi u KM

Preporučili smo Ministarstvu redovito izvješćivanje trezora o svojim obvezama temeljem konzularnih pristojbi, i da prema pisanom odobrenju trezora može koristiti ova sredstava sukladno odobrenom proračunu i Zakonu o izvršenju proračuna.

Revizija je stekla razumno uvjerenje u vezi poteškoća koje se javljaju kod uplata naplaćenih prihoda od konzularnih usluga na račun proračuna kao i  financiranja Ministarstva iz proračuna, te da je Ministarstvo za trezor upoznato sa problemom zadržavanja pristojbi u DKP mreži.

S obzirom na poteškoće u provođenju Zakona o administrativnim pristojbama, revizija predlaže Parlamentu BiH preciznije definiranje pojedinih odredbi zakona (rokovi uplate pristojbi, odgovornosti, sankcije itd.), i načina prenošenja ovih pristojbi u proračun BiH (npr. izravnim prijenosom na račun proračuna, a ne na devizni račun predstavništva u inozemstvu).

4.1.2.  Evidencije putnih isprava

Najveći dio prihoda od konzularnih usluga Ministarstvo ostvaruje prodajom putnih isprava (putovnica) u inozemstvu. Zbog velike značajnosti ovih prihoda, revizija ovom pitanju posvećuje posebnu pažnju.

Ministarstvo je uspostavilo određene interne kontrole u vezi putnih isprava u odnosu na 2000. godinu koje se prije svega odnose na naturalnu evidenciju putnih isprava na temelju izvješća koja se dostavljaju iz DKP mreže. Ministarstvo vodi mjesečno stanje zaduženih, prodanih i poništenih putnih isprava po serijskim brojevima i putnih isprava koji su na stanju u pojedinim DKP i to mjesečno i kumulativno tijekom godine i na kraju godine.

Revizija je po nalazima za 2000. godinu istakla problem sveobuhvatnosti prihoda od konzularnih usluga, što podrazumijeva da Ministarstvo treba utvrditi jesu li svi prihodi od konzularnih usluga i prikazani u poslovnim knjigama, tj. jesu li sve količine prodanih putnih isprava, viza itd., usuglašene sa naplaćenim i prikazanim iznosima prihoda od konzularnih usluga. Izvedeni primjer od strane revizije, koji nije u cijelosti precizan, s obzirom da je korištena samo jedna cijena putne isprave, izgleda ovako : Ministarstvo je tiskalo u 2001. godini 55.733 komada knjižica putovnica x 210 KM = 11.703.930 KM prihoda od izdanih knjižica putovnica.

Ministarstvo nije tijekom godine i na kraju godine uspostavilo ovu vrstu kontrole, mada računska operacija izvedena od strane revizije daje približno isti iznos naplaćenih prihoda od konzularnih usluga, koji u poslovnim knjigama Ministarstva iznosi 12.192.688 KM (višak se prema procjeni odnosi na ostale vrste konzularnih usluga).

Nedostatak navedenih internih kontrola može prouzročiti da novčani prilivi od  naplaćenih konzularnih usluga u inozemstvu,  ne budu u cijelosti evidentirani (prikazani) u poslovnim knjigama Ministarstva.

Ured za reviziju je preporučio Ministarstvu osiguravanje usuglašavanja  naturalne i vrijednosne evidencije konzularnih usluga koja se vodi u Odsjeku za konzularne poslove,  sa  prihodima od konzularnih usluga koji su evidentirani u poslovnim knjigama.

4.1.3.  Popis stalnih sredstava

Popis stalnih sredstava na kraju godine je obvezan postupak koji se vodi u cilju usuglašavanja stvarnog stanja sa knjigovodstvenim stanjem.

Ministarstvo je izvršilo redovan godišnji popis stalnih sredstava u sjedištu u Sarajevu i u predstavništvima u inozemstvu. Međutim popisne liste stalnih sredstava nisu usuglašene sa stanjem stalnih sredstava u knjigama Ministarstva. Prema knjigovodstvenim podacima, ukupna nabavna vrijednost stalnih sredstava iznosi 18.069.192 KM, ispravka vrijednost iznosi 6.501.141 KM, a sadašnja vrijednost stalnih sredstava Ministarstva iznosi 11.568.051 KM.

S obzirom da Ministarstvo nije potvrdilo da se stvarno stanje po popisu slaže sa stanjem u poslovnim knjigama, postoji rizik da se mogu pojaviti manjkovi ili viškovi stalnih sredstava. Na temelju toga, revizija  nije u mogućnosti verificirati gore navedene vrijednosti stalnih sredstava.

Zbog neusuglašavanja stvarnog stanja sa knjigovodstvenim stanjem stalnih sredstava u Ministarstvu, povećava se rizik  postojanja manjkova ili viškova stalnih sredstava koji nisu verificirani popisom i istraženi.  Na ovaj način nije osigurana adekvatna zaštita javne imovine i sredstava.

Preporučili smo Ministarstvu usuglašavanje popisnih listi svih predstavništava i sjedišta sa stanjima koja se vode u knjigama Ministarstva u tijeku 2002. godine, istraživanje eventualnih viškova ili manjkova stalnih sredstava i provođenje odgovarajućih knjiženja.

4.1.4.  Devizni priliv iz inozemstva

Provjerom bankovnih računa, utvrdili smo da je putem računa MIP u Union banci u Sarajevu ostvaren devizni priliv u iznosu od 1.626.890 KM i putem centralnog računa u Minhenu u iznosu od 333.000 KM.

Ostvareni devizni prilivi odnose se na sljedeće :

• Uplata sa Centralnog računa Minhen (broj partije 8001) izvršena 12.03.2001.   godine na račun Ministarstva kod Union banke u Sarajevu u iznosu od 370.000KM(370.000DEM). Ministarstvo je dalo nalog za zatvaranje partije 8001 dana 23.07.2001.godine, s obzirom da je stanje sredstava na ovoj partiji računa 0,00;
• Uplata sa Centralnog računa Minhen (broj partija 8004) izvršena 02.02.2001.   godine na račun Ministarstva kod Union banke u Sarajevu u iznosu od 953.152KM(746.944CHF). Ministarstvo je dalo nalog za zatvaranje partije 8004 dana  23.07.2001. godine s obzirom da je stanje sredstava na ovoj partiji računa 0,00;
• Uplata gotovine prenesene iz Beča izvršena dana 26.04.2001. godine na račun Ministarstva kod Union banke u Sarajevu po nalazu interne kontrole Ministarstva u iznosu od 303.738 DEM. Izvršena konverzija u KM;
• Uplata 333.000 KM (150.000 USD) sa računa veleposlanstva u Kuala Lumpuru izvršena dana 02.08.2001. godine po obavijesti veleposlanika na Centralni račun Ministarstva u Minhenu (broj partije 8000). Sredstva su neutrošena sa stanjem na dan 31.12.2001. godine na računu (broj partije 8000), koji je i dalje u funkciji sa namjenom za redovito financiranje DKP mreže u inozemstvu. 

Revizija nije uspjela utvrditi podrijetlo ovih sredstava zbog nedostatka dokaza, a od uposlenih u Ministarstvu smo obaviješteni da su ta sredstva posljedica sređivanja stanja u Ministarstvu, rada interne inspekcije te da potiču iz ranijih godina. Tako smo na upit za podrijetlo sredstava koja su doznačena iz veleposlanstva u Kuala Lumpuru dobili odgovor da su ta sredstva jednostavno zatečena i ista su prebačena na račun dok se gotovina koja je donesena iz Beča vjerojatno odnosi na novac koji je zadržan u posebnoj blagajni nakon potpisivanja Dejtonskog sporazuma i transformacije Ministarstva .

Ostvareni devizni priliv iz inozemstva u ukupnom iznosu od 1.959.890 KM, Ministarstvo nije uplatilo na Jedinstveni račun trezora (JRT), kako je regulirano člankom 5. stavak 2. Zakona o trezoru institucija BiH.

Pojedinačni iznosi usuglašeni su sa potvrdom salda primljenom od Union banke Sarajevo. Devizni račun kod Union banke ugašen je 26.02.2002 godine, a ostatak sredstava na ovom računu u iznosu od 112.166 KM prenesen je na Jedinstveni račun trezora.

Centralni račun kod Deutsche bank Minhen usuglašen je sa primljenom potvrdom salda banke iz Minhena.

Sredstva su prihodovana u poslovnim knjigama Ministarstva i korištena za  osiguravanje normalnog funkcioniranja DKP mreže u inozemstvu u iznosu od 689.794 KM, a ostatak za plaćanje obveza prema dobavljačima i isplate za neraspoređene radnike Ministarstva.

Evidentirani devizni priliv dijelom je povećao višak prihoda nad rashodima, a ukupan višak prihoda nad rashodima prema Bilanci stanja Ministarstva na dan 31.12.2001. godine iznosi 5.634.601 KM.

Upozorili smo Ministarstvo da je prema Zakonu o trezoru institucija BiH obvezno sve naplate u domaćoj i stranoj valuti u cijelosti i pravovremeno uplaćivati na JRT sukladno uputstvima Ministarstva za trezor.

Prema Zakonu o izvršenju proračuna i Instrukciji trezora, ukupan višak prihoda nad rashodima predstavlja obvezu Ministarstva za povrat sredstava na račun proračuna .

Predložili smo Ministarstvu, zbog problematike doznake sredstava iz proračuna, usuglašavanje dinamike povrata sredstava sa Ministarstvom za trezor.

4.1.5.  Porezi i doprinosi na plaće uposlenih u DKP mreži

U izvješću za prošlu godinu konstatirali smo da Ministarstvo nije izvršilo obračun, evidentiranje i uplatu poreza i doprinosa na plaće uposlenih u DKP mreži.

Ministarstvo je tijekom 2001. godine izvršilo kompletan obračun poreza i doprinosa za 1999, 2000. i 2001. godinu, uzimajući u obzir neto osnovice koju bi uposleni ostvarivali na poslovima u sjedištu Ministarstva u Sarajevu.

Obračunati porezi i doprinosi po ovom temelju iznose :

za 1999. godinu, obračunato  1.265.315 KM,
za 2000. godinu, obračunato  1.490.015 KM,
za 2001. godinu, obračunato  2.048.059 KM
                          Ukupno :     4.803.389 KM

Obračunati iznosi poreza i doprinosa za 1999. i 2000. godinu nisu uključeni u poslovne knjige Ministarstva kao obveza, dok je iznos za 2001. godinu ukalkuliran kao obveza sa 31.12.2001. godine i po zahtjevu za prijenos sredstava iz proračuna, odobren od strane Ministarstva za trezor. Sredstva tijekom vršenja revizije nisu doznačena.

Temeljem toga, ukupne obveze za poreze i doprinose uposlenih u DKP mreži za 1999, 2000, i 2001. godinu nisu izmirene (uplaćene) na propisane račune za uplatu javnih prihoda.

Ovo pitanje može prouzročiti prekid mirovinsko - invalidskog osiguranja uposlenih u DKP mreži.

Sa stanovišta revizije, obveze koje nisu prikazane, a koje se odnose na 1999. i 2000. godinu u iznosu od 2.755.330 KM, predstavljaju potencijalne obveze Ministarstva koje se mogu pojaviti u narednom razdoblju. Također, plaćanje ukupnih obveza u iznosu od 4.803.389 KM nije izvjesno, i pored činjenice da je Ministarstvo za trezor odobrilo plaćanje obveza po ovom temelju za 2001. godinu u iznosu od 2.048.059 KM.

Ured za reviziju je preporučio Ministarstvu što žurnije rješavanje ovoga problema u suradnji sa Vijećem ministara i Ministarstvom za trezor. 

4.1.6.  Procedure nabavki

Izravna posljedica slabosti u sustavu internih kontrola Ministarstva je nepoštivanje propisa koji reguliraju nabavke sredstava, usluge i ustupanje radova.

Tako, Ministarstvo nije za pojedine nabavke stalnih sredstava, materijala i usluga, čija vrijednost za godišnje potrebe prelazi 10.000 KM, provodilo proceduru javnog oglašavanja i izbora najpovoljnijeg ponuđača, što je definirano člankom 16. Zakona o izvršenju proračuna za 2001. godinu. Ovo se prvenstveno odnosi na :

• nabavke uredskog materijala (ukupna vrijednost nabavki od dobavljača "Teget" Sarajevo iznosi 56.672 KM, a od dobavljača "Svjetlost komerc" Sarajevo iznosi 35.664 KM),

Izbor najpovoljnijeg dobavljača za uredski materijal izvršen je  putem javnog oglašavanja u prosincu 2001. godine, ali nabavke od izabranog dobavljača nisu bile zastupljene u 2001. godini.

• nabavke kompjutorske opreme (ukupna vrijednost nabavki od dobavljača "Godimerc" Sarajevo iznosi 16.262 KM),
• nabavke vozila (vrijednost nabavke od dobavljača "Talić komerc" – Zenica iznosi     39.720 KM),
• usluge održavanja i popravki građevina (ukupna vrijednost izvršenih radova od izvođača "Al inženjering" iznosi 15.855 KM ),
• usluge održavanja i popravke vozila (ukupna vrijednost izvršenih popravki od dobavljača "AC Quattro" iznosi 32.169 KM),
• usluge na izradi vizuelnih komunikacija – natpisi i sl. (vrijednost izvršenih usluga od dobavljača "Gir   Design" Sarajevo iznosi 22.433 KM).

Posljedica nepridržavanja propisanih procedura nabavki može biti neracionalna uporaba javnih sredstava i favoriziranje samo određenih ponuđača.

Upozorili smo Ministarstvo da mora poštivati propisane zakonske procedure prigodom nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga i na taj način osigurati punu transparentnost ovog procesa.

4.1.7.  Pravila i procedure

Revizijom je utvrđeno da Ministarstvo nije tijekom godine imalo utvrđena pravila i procedure koja decidno definiraju pojedine troškove, kao što su : PTT troškovi, troškovi korištenja službenih vozila, troškovi reprezentacije,  kupovina poklona, stručno obrazovanje i usavršavanje itd.

Umjesto toga, donijeto je nekoliko odluka krajem 2001. godine kojima se ograničavaju pojedine vrste troškova. Međutim, tim odlukama nisu precizirani kriteriji potrošnje i procedure odobravanja, što može utjecati na racionalno korištenje javnih sredstava

Revizija je preporučila Ministarstvu, da pored donesenih odluka za korištenje pojedinih troškova krajem prosinca 2001. godine, donese pravilnike za sva značajnija trošenja javnih sredstava, kojima će biti određeni kriteriji  i precizirana pravila potrošnje. 

4.1.8.  Financijska dokumentacija

Ministarstvo nije u cijelosti osiguralo likvidnu i vjerodostojnu dokumentaciju koja prikazuje poslovne promjene u poslovnim knjigama. Revizija je kontrolom uočila da pojedini računi Ministarstva, u momentu nastanka (stvaranja) troška, nisu na odgovarajući način ovjereni i potpisani od strane odgovorne osobe, ili ovlaštene osobe. Isto tako, kod pojedinih isplata troškova i naknada nije osigurano odobrenje za isplatu od odgovorne osobe ili odobrenje iz sjedišta Ministarstva za pojedine isplate u predstavništvima.

Uočeno je, također, da pojedine poslovne promjene nisu knjižene u poslovnim knjigama Ministarstva na temelju vjerodostojne i originalne dokumentacije, tj. da su knjiženja izvršena na temelju kopija računa, predračuna ili ponuda od dobavljača.

Nedostatak ovih kontrola može prouzročiti neovlaštenu nabavku roba ili usluga koje će biti plaćene, ili isplate koje nisu odobrene. 

Podsjetili smo Ministarstvo da poslovne promjene mora evidentirati u svojim poslovnim knjigama na temelju originalne i vjerodostojne dokumentacije koja bez sumnje dokazuje nastanak poslovne promjene i koja mora biti odobrena i ovjerena potpisom ovlaštenih osoba,  kojim se odobrava isplata i dokazuje da je roba ili usluga stvarno i izvršena.

4.2.    Sustav kontrole proračuna

4.2.1.  Nadzor nad izvršenjem proračuna

Ukupno planirani rashodi Ministarstva prema usvojenom proračunu za 2001. godinu iznose 42.403.023 KM. Ostvareni rashodi Ministarstva u 2001. godini iznose 42.408.976 KM, što je za 5.953 KM više od planiranih ili 100,01 %.

Ministarstvo je planirane kategorije troškova plaća  utvrdilo na bazi predviđenog broja uposlenih prema sistematizaciji radnih mjesta, koja ukupno predviđa 532 uposlena. Međutim, stvarni broj uposlenih u Ministarstvu iznosi  449.

Ministarstvo nije prekoračilo ukupan iznos planiranih rashoda u proračunu (prekoračeni iznos od 5.953 KM nije materijalan), ali prekoračene su pojedine kategorije rashoda, i to: plaće uposlenih (2.246.183 KM, što je posljedica evidentiranih obveza poreza i doprinosa uposlenih u DKP mreži), ugovorene usluge (595.748 KM), tekući grantovi (21.922 KM) i kapitalni izdaci (734.268 KM). 

Ministarstvo je propustilo da prije isplate navedenih rashoda izvrši usporednu analizu u odnosu na planirane iznose u proračunu i zatraži od nadležnih institucija odobrenje za prelijevanje pojedinih stavki unutar proračuna.

Pregled izvršenja proračuna za 2001. godinu prikazan je u narednoj tabeli:

PREGLED IZVRŠENJA PRORAČUNA ZA 2001. GODINU

Tabela br. 2.

Iznosi u KM

* Ukupno ostvarenje za 2001. godinu iznosi 850.000 KM. Ostatak od 650.000 KM izvršen je u 2000. godini.

Ministarstvo nije u mogućnosti da ostvari učinkovit nadzor nad izvršenjem proračuna na način da prati izvršenje proračuna prema strukturi troškova planiranih u proračunu. Praćenje izvršenja proračuna Ministarstvo može ostvariti samo zbirno u odnosu na  ukupno odobreni proračun.

Nadzor nad izvršenjem proračuna po strukturi troškova nije tijekom 2001. godine ostvaren zbog nemogućnosti zbirnog knjigovodstvenog obuhvaćanja podataka svih organizacijskih cjelina (sjedište i 53 DKP). Ovaj nedostatak prouzrokuje neprilagođeni računovodstveni program koji nema mogućnost objedinjavanja pojedinačnih troškova svih DKP u zbirne troškove Ministarstva, koji bi zatim bili uspoređeni sa planiranim kategorijama troškova u proračunu.

Navedeni nedostatak može u budućnosti prouzročiti prekoračenja  pojedinih kategorija troškova u odnosu na planirane kategorije u proračunu.

Ministarstvu je preporučeno osiguravanje zbirnih financijskih podataka tijekom godine (prvenstveno troškova) svih organizacijskih cjelina, i redovito (mjesečno) usuglašavanje sa planiranim kategorijama troškova predviđenih proračunom. Kako bi navedena preporuka bila realizirana, Ministarstvo mora nabaviti odgovarajući softver za knjigovodstvo, koji će osigurati zbirno obuhvaćanje svih pojedinačnih baza podataka.

Također smo sugerirali Ministarstvu da prigodom planiranja proračunskih stavki, Ministarstvo treba izvršiti planiranje tako da projektirane stavke sadržavaju realne potrebe Ministarstva u vezi stvarnog broja uposlenih i planiranih aktivnosti koje će se izvršavati.

4.3.    Računovodstvo

4.3.1. Troškovi iz ranijih godina

Ministarstvo je u 2001. godini prikazalo troškove iz ranijih godina i iste uplatilo tijekom 2001. godine u ukupnom iznosu od 181.463 KM, tako da knjiženje poslovnih promjena nije izvršeno u obračunskom razdoblju kada su poslovne promjene i nastale (računovodstveno načelo modificiranog nastanka događaja).

Knjiženje troškova iz ranijih godina za rezultat ima prikazivanje povećanih troškova i obveza u 2001. godini i njihovog plaćanja sredstvima proračuna koja su namijenjena za troškove tekuće godine.

Ministarstvo je upozoreno da sve poslovne promjene koje su nastale u odgovarajućem obračunskom razdoblju mora i prikazati (ukalkulirati) u tom razdoblju, kako je regulirano računovodstvenim propisima, načelima i standardima .

4.3.2.  Konsolidacija financijskih izvješća i interni odnosi

Ministarstvo nije sa 31.12.2001. godine sastavilo konsolidirana financijska izvješća, koja podrazumijevaju zbir svih organizacijskih cjelina uz isključivanje internih financijskih odnosa. Interni odnosi kod Ministarstva javljaju se između sjedišta i pojedinih DKP, tako da su potraživanja sjedišta od DKP istovremeno obveze DKP prema sjedištu i obratno.

Ovakvi odnosi se međusobno isključuju, ali prethodno moraju biti usuglašeni tj. jednaki.

Ministarstvo je napravilo zbirno financijsko izvješće bez isključivanja i međusobnog poništavanja internih financijskih odnosa.

Istovremeno, interni financijski odnosi evidentirani u sjedištu Ministarstva nisu u cijelosti usuglašeni i evidentirani u poslovnim knjigama Ministarstva.

Pregled usuglašenih i neusuglašenih internih odnosa prikazujemo u narednim tabelama:

Tabela br. 3. 

Iznosi u KM

Tabela br. 3/1

Iznosi u KM

Nerazjašnjeni i neusuglašeni dio internih financijskih odnosa iznosi 996.843 KM, a što se odnosi na stanja iz ranijih godina. (1999, 2000).

Neusuglašenost internih financijskih odnosa ima uticaja na realnost i točnost financijskih izvješća Ministarstva i onemogućava Ministarstvu za trezor izradu objektivnih konsolidiranih izvješća za sve korisnike proračuna BiH koji su temelj za donošenje kvalitetnih odluka u procesu proračunskog planiranja.

Preporučili smo Ministarstvu razrješavanje i usuglašavanje u cijelosti internih financijskih odnosa, te sprovođenje odgovarajućih knjiženja u svojim poslovnim knjigama i time stvaranje uvjet za izradu i dostavljanje konsolidiranih izvješća sukladno pozitivnim propisima.

5.     KORESPONDENCIJA

Po završetku revizije Ministarstvu je dostavljen Nacrt izvješća 08.07.2002. godine. Ministarstvo je 17.07. 2002. dostavilo odgovor, u kojem se daju određena objašnjenja u vezi otklonjenih nepravilnosti utvrđenih revizijom računa iz 2000. godine i mjera koje Ministarstvo preduzima u cilju daljnjeg unapređenja poslovanja.

6.     SAŽETAK

Tijekom vršenja revizije financijskih izvješća Ministarstva za 2001. godinu, revizija je uočila da :

• Ministarstvo je u odnosu na prethodnu godinu napravilo veliki pomak u uspostavi sustava internih kontrola mada taj sustav još uvijek nije na potrebnom nivou;
• Prikupljene konzularne pristojbe u predstavništvima u inozemstvu nisu redovito uplaćivane u proračun, već su dijelom zadržavane u predstavništvima radi kašnjenja redovnih dotacija iz proračuna;
• Stvarno stanje stalnih sredstava Ministarstva nije usuglašeno sa stanjem u poslovnim knjigama Ministarstva na dan 31.12.2001. godine;
• Devizni prilivi iz inozemstva nisu uplaćivani na Jedinstveni račun trezora;
• Porezi i doprinosi na plaće uposlenih u predstavništvima, nisu uplaćivani na odgovarajuće račune javnih prihoda u Bosni i Hercegovini;
• Procedure nabavki stalnih sredstava i izvršenih usluga nisu u svim slučajevima izvršavane raspisivanjem javnog tendera i izborom najpovoljnijeg ponuđača;
• Evidencije putnih isprava nisu usuglašavane sa prihodima od konzularnih usluga u poslovnim knjigama Ministarstva;
• Ministarstvo nije tijekom 2001. godine utvrdilo pravila i procedure potrošnje pojedinih kategorija troškova;
• Ministarstvo nije osiguralo učinkovit nadzor nad izvršenjem proračuna;
• Troškovi iz ranijih godina evidentirani su u poslovnim knjigama za 2001. godinu i dijelom plaćeni iz proračunskih sredstava za 2001. godinu;
• Financijska dokumentacija Ministarstva nije u cijelosti likvidna i vjerodostojna;
• Dio internih financijskih odnosa Ministarstva nije do kraja razjašnjen i usuglašen.

Ured za reviziju želi se zahvaliti rukovodstvu i uposlenima u Ministarstvu vanjskih poslova na suradnji i pomoći koja nam je pružena prigodom vršenja revizije.