IZVJEŠĆE O IZVRŠENOJ REVIZIJI MINISTARSTVA VANJSKIH POSLOVA

Izvršili smo reviziju financijskih izvješća i poslovanja (uključujući odluke rukovodstva) u MINISTARSTVU VANJSKIH POSLOVA Bosne i Hercegovine, Sarajevo, za finanCijsku 2000. godinu, (u daljnjem tekstu : Ministarstvo). Naša odgovornost je sukladno općeprihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizorskih institucija - INTOSAI, izvršiti godišnju reviziju javnih računa, te sukladno članku 13. Zakona o reviziji financijskog poslovanja institucija Bosne i Hercegovine (Službeni glasnik BiH br. 17/99) izvijestiti o slijedećem :

Odgovornost Ministarstva je ispuniti svoje zakonske obveze na efektivan način i u suglasju sa pozitivnim zakonima i propisima. Rukovodstvo Ministarstva je, također, odgovorno za financijska izvješća.

Reviziju smo obavili sukladno općeprihvaćenim revizijskim standardima i INTOSAI standardima. Ovi standardi zahtijevaju da reviziju planiramo i obavimo s ciljem postizanja razumnog temelja za procjenu predstavljaju li financijska izvješća točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine. Stoga je revizija ispitivala uzorak značajnih transakcija i odluka rukovodstva.

Nismo vršili ispitivanje niti podnosili Izvješće o reviziji financijskih izvješća Ministarstva za 1999. godinu. Podaci iz financijskih izvješća za 1999. godinu predstavljaju početna stanja prikazana u financijskim izvješćima za 2000. godinu, i obzirom da nisu u cjelosti usuglašena s početnim stanjima u poslovnim knjigama, izražavamo rezervu u odnosu na početna stanja u financijskim izvješćima za 2000. godinu.

Obujam vršenja revizije bio je ograničen u dijelu prikupljanja prihoda od konzularnih pristojbi, tako da nismo bili u mogućnosti uvjeriti se u sveobuhvatnost prikupljanja ovih prihoda, koji prema raspoloživim evidencijama iznose 17.324.998 KM. Ministarstvo ne posjeduje urednu evidenciju putnih isprava o izdanim, oduzetim i poništenim putnim ispravama.

Nismo bili u mogućnosti uvjeriti se u promet centralnog računa Ministarstva otvorenog kod ˝Deutsche Bank˝ Minhen, za koji smo alternativnim postupcima revizije utvrdili da se kretao u obujmu od 17.496.629 konvertibilnih maraka, obzirom da navedeni račun nije knjižen u poslovnim knjigama Ministarstva, niti je uključen u financijsko izvješće Ministarstva za 2000. godinu. Ovaj račun je značajan u dijelu prikupljanja prihoda od pristojbi i financiranja diplomatsko-konzularnih predstavništava.

U poglavlju 2. nalazi uključuju nedozvoljeno prekoračenje rashoda i preuzimanje obveza većih od iznosa utvrđenih u proračunu.

U poglavlju 3. nalazi također uključuju nezakonito zadržavanje prihoda od konzularnih pristojbi i prihoda od zakupa koji pripadaju proračunu.

Kako je objašnjeno u poglavlju 4. financijska izvješća koja su bili predmet revizije, ne daju točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine, tj. ne prikazuju realno i objektivno financijsko stanje i rezultate poslovanja Ministarstva.

Zbog navedenih razloga, ne izražavamo mišljenje o realnosti i objektivnosti financijskih izvješća za 2000. godinu.

II. SAŽETAK

Ministarstvo vanjskih poslova u svom sastavu ima 48 diplomatsko-konzularnih predstavništava u svijetu (u daljem tekstu : DKP) i sjedište Ministarstva u Sarajevu, što čini 49 organizacijskih cjelina.

Revizija Ministarstva vanjskih poslova je planirana na temelju uzorka mjerenog veličinom ostvarenih troškova i prikupljenih konzularnih pristojbi. Sukladno tome za 2000. godinu je izvršena revizija sjedišta Ministarstva i 5 DKP-a, i to : Veleposlanstva Washington, Veleposlanstva Canberra, Veleposlanstva London, Misije Geneva i Veleposlanstva Paris. Ostvareni troškovi cjelina koje su obuhvaćene revizijom iznose 35% ukupnih troškova Ministarstva.

Planom je bila predviđena revizija još 9 DKP-a : Veleposlanstva New York, Veleposlanstva Berlin, Veleposlanstva Beč, Konzulata Munich, Misije Brussels, Veleposlanstva Zagreb, Misije Beč, Konzulat Stuttgart i Veleposlanstva Bonn. Obzirom da ova DKP-a ne dostavljaju dokumentaciju u sjedište, nismo bili u mogućnosti verificirati njihova financijska izvješća.

Revizija je u više navrata zahtijevala dostavljanje dokumentacije u sjedište. Ministarstvo je konačno potvrdilo stav da navedenu dokumentaciju ne želi prenositi iz DKP -a.

Iako se ovo izvješće odnosi na 6 organizacijskih cjelina za koje je dokumentacija bila dostupna za reviziju, on u svom sadržaju obuhvaća i neke značajne nedostatke na razini cjelokupnog Ministarstva.

Tijekom obavljanja svog mandata revizija je uočila značajne slabosti u sustavu internih kontrola koje uspostavlja rukovodstvo Ministarstva.

Slabosti su naročito izražene u oblastima kontrole financijskog poslovanja DKP-a, nepostojanju uredne evidencije putnih isprava, kontroli prikupljanja prihoda od pristojbi i nedostatku internih pravila.

Revizija je također ustanovila da je u više navrata došlo do prekoračenja odobrenog proračuna kao i kršenja važećih propisa.

III. NALAZI I PREPORUKE

Nalazi do kojih je došao Ured i dane preporuke su svrstani u pet oblasti. Prva oblast obuhvaća slabosti u sustavu internih kontrola koje uspostavlja rukovodstvo, druga oblast se odnosi na proračun i na nepravilnosti uočene pri izvršenju istog, treća oblast je fokusirana na kršenje zakonskih propisa, četvrta oblast sadrži najvažnije nedostatke u oblasti računovodstva a peta oblast se odnosi na organizaciju financijsko računovodstvene funkcije i rad unutarnje inspekcije.

1. UPRAVLJAČKI SUSTAV INTERNIH KONTROLA

Ured za reviziju je uočio značajne slabosti u sustavu internih kontrola koje treba uspostaviti rukovodstvo Ministarstva.

Slabosti su prije svega loša kontrola poslovanja DKP-a koja ne dostavljaju dokumentaciju u sjedište, nepostojanje uredne evidencije putnih isprava i neizvršeno knjiženje računa u Minhenu. Također je uočeno nepoštivanje internih pravila, neriješeni problemi u oblasti radnih odnosa i sl.

Prema trenutnoj organizaciji, 30 DKP dostavlja dokumentaciju u sjedište Ministarstva na knjiženje, a 18 DKP zadržava dokumentaciju koju knjiži u predstavništvu, s tim što mjesečno u sjedište dostavlja knjiženja na disketi.

Revizija je utvrdila da ne postoji zadovoljavajući sustav internih kontrola koji podrazumijeva izvještavanje, kontrolu, praćenje i pravovremeno uočavanje eventualnih nepravilnosti u vezi financijske dokumentacije koja ostaje u DKP te nije ustanovilo postupak mjesečnog upoređivanja ostvarenih i planiranih prihoda.

Ured za reviziju smatra potrebnim razmotriti opravdanost i mogućnost dostavljanja dokumentacije iz još nekih ili svih DKP. Za DKP u u kojima je neophodno zadržavanje dokumentacije potrebno je uvesti stroge procedure nadzora putem redovnog mjesečnog izvještavanja sjedišta MIP o izvršenju proračuna, prikupljanju pristojbi i izdavanju putnih isprava.

Mjesečne izvješća trebaju potpisivati odgovorna lica (veleposlanik, konzul,šef misije i računopolagač), u cilju povećavanja njihove odgovornosti.

Ministarstvo ne posjeduje urednu evidenciju putnih isprava, tako da revizija nije bila u mogućnosti utvrditi ukupan broj zaduženih putnih isprava po pojedinim predstavništvima, ukupan broj izdanih, oduzetih i poništenih putnih isprava, te ukupan broj neiskorištenih putnih isprava.

Zbog toga nije bilo moguće izvršiti kontrolu sveobuhvatnosti prihoda od konzularnih pristojbi prema broju izdanih putnih isprava i procijenjuje se da postoji realna mogućnost nezakonitog zadržavanja i zlouporabe ovih prihoda u DKP.

Preporučamo da Parlament obveže Ministarstvo da što prije sačini i podnese izvješće o zaduženim, izdanim, oduzetim i poništenim starim putnim ispravama i iznosu ostvarenih pristojbi u razdoblju od 1998 godine do 2001 godine.

Istovremeno je potrebno da Ministarstvo, u suradnji sa Ministarstvom civilnih poslova i komunikacija, ustroji urednu evidenciju novih putovnica i o tome izvijesti Parlament.

Centralni račun Ministarstva u ˝ Deutsche Bank ˝ Minhen, čiji je ukupan promet prema raspoloživim podacima Ministarstva bio 17.496.629 KM, nije knjižen u poslovnim knjigama Ministarstva za 1999 i 2000. godinu.

Revizija nije u mogućnosti verificirati ovaj iznos, i izvršiti usuglašavanje sa podacima iz DKP mreže o prijemu sredstava iz proračuna i uplati konzularnih pristojbi prikupljenih u DKP mreži, kao i uvjeriti se u koje svrhe su korištena sredstva od konzularnih pristojbi.

Tijekom revizije izvijestili smo Ministarstvo kako odmah treba proknjižiti Centralni račun kod Deutsche bank Minhen za 1999. i 2000. godinu i nastaviti s redovitim knjiženjem ovog računa za 2001. godinu u svojim poslovnim knjigama.

Ministarstvo ima 69 uposlenih sa statusom ˝neraspoređeni˝, a 10 uposlenih pokrenulo je sudski spor kod nadležnih sudova.

Konačana odluka suda u svezi rješavanja djelatno-pravnog statusa ˝neraspoređenih˝ osoba može imati za posljedicu potencijalne obveze Ministarstva temeljem ovoga.

Revizijom je također utvrđeno da zaposlenima u DKP mreži nisu plaćeni doprinosi za penzijsko osiguranje za 1999. i 2000. godinu, koji prema procjenama Ministarstva iznose oko 1.500.000 KM, što predstavlja obvezu Ministarstva koja nije evidentirana u poslovnim knjigama.

Osim toga ustanovljeno je da uposlenim u sjedištu Ministarstva nisu načinjena i uručena rješenja o plaćama i naknadama.

Ured preporuča da Parlament zaduži Ministarstvo i Vijeće ministara za sačinjavanje analize i dostavljanje prijedloga za rješavanje problema neraspoređenih djelatnika.

Također preporučamo Ministarstvu da što prije izvrši obračun neplaćenih doprinosa za uposlene u DKP mreži i u suradnji sa Vijećem ministara iznađe rješenje za izmirenje obveza po ovom osnovu kao i da se svim uposlenim načine i uruče rješenja o plaćama.

Revizija je ustanovila da Ministarstvo nema utvrđene pisane procedure za vršenje nabavki niti pravilnika o uporabi vozila, telefona, reprezentacije i sl.

Preporučamo da se problem javnih nabavki hitno riješi donošenjem propisa o javnim nabavkama za sve institucije na razini BiH ili davanjem naputaka o primjeni entitetskih propisa o javnim nabavkama.

Istovremeno predlažemo da Parlament osigura donošenje pravila o uporabi telefona, vozila, reprezentacije i drugih potrebnih pravila koja bi primjenjivale sve institucije na razini BiH.

2. SUSTAV KONTROLE PRORAČUNA¹

Prema proračunu za 2000. godinu, ukupno planirani rashodi iznosili su 35.600.000 KM. Ostvareni su rashodi u iznosu od 37.277.657 KM, tj za 1.677.657 KM ili 5% više nego što je planirano.

Pored nezadovoljavajućeg sustava kontrole proračuna veliki utjecaj na prekoračenje rashoda mogli su imati rebalans proračuna za 2000. godinu kojim su Ministarstvu umanjena sredstva , slab nadzor od strane Ministarstva civilnih poslova -Trezora i nedovoljno raščlanjene kategorije rashoda u proračunu.

U odnosu prema stvarno planiranom rebalansu proračuna za 2000. godinu, Ministarstvo je prekoračilo pojedine stavke troškova, kao što su : naknade uposlenim (11%), PTT troškovi (20%), troškovi reprezentacije (10%), troškovi odvojenog života (27%), gorivo, održavanje vozila, opreme i auto dijelova (32%), ugovori o djelu (16%), ostale obveze i troškove (8%).

Ministarstvo je neopravdano stvorilo troškove temeljem nabavke opreme u iznosu od 2.149.201 KM, iako ova stavka nije bila planirana u rebalansu proračuna za 2000. godinu

Ministarstvo je također preuzelo kreditne obveze u iznosu 500.000 KM za izgradnju veleposlanstva Kraljevine Saudijske Arabije koje su veće od planiranog iznosa utvrđenog u proračunu. Za ovu namjenu planirano je u proračunu 600.000 KM a za uređenje zemljišta je do sada utrošeno 1.000.000 KM.

Ministarstvo je temeljem navedenih prekoračenja i stvaranja obveza većih nego što su planirane u proračunu, prekršilo odredbe Zakona proračunu za 2000. godinu.

Revizija je uočila nedovoljno učinkovit sustav kontrole proračuna u Ministarstvu, koji je prouzrokovao značajna prekoračenja troškova u odnosu na planirana sredstva.

Ured je mišljenja kako se moraju temeljito analizirati razlozi prekoračenja proračuna u cilju sprečavanja ove pojave u budućnosti.

Isto tako smatramo potrebnim ojačati nadzor nad ministarstvom, kao najvećim proračunskim korisnikom, kako ono ne bi preuzimalo obveze i ostvarivalo neplanirane rashode bez prethodnog odobrenja i time narušavalo osnovna proračunska načela.

Neophodno je da Ministarstvo trezora što prije usuglasi strukturu proračunskih stavki sa strukturom u kontnom okviru, financijskim planovima i izvješćima proračunskih korisnika.

3. PRIMJENA ZAKONA²

Ministarstvo je nezakonitim zadržavanjem pristojbi, korišćenjem prihoda od zakupnina, nepoštivanjem rokova za dostavljanje izvješća i kršenjem internih pravila u više navrata prekršilo zakonske odredbe.

Prema raspoloživim podacima iz DKP mreže, Ministarstvo je u 2000. godini ostvarilo prihode od naplaćenih konzularnih pristojbi u ukupnom iznosu od 17.324.998 KM.

Od tog iznosa, preneseno je i zadržano na računu Ministarstva u Minhenu 5.796.699 KM, a na račun proračuna u Frankfurtu preneseno je 6.132.351 KM.

Ostatak od 5.396.018 KM zadržano je i korišćeno u DKP-a, od čega je sa 31.12.2000. godine izvršeno pokriće vlastitih troškova (prihodovanje) u iznosu od 3.551.220 KM.

Razlika u iznosu od 1.814.798 KM predstavlja obvezu Ministarstva prema proračunu iskazanu u poslovnim knjigama na dan 31.12.2000.godine.

Ministarstvo je i u sjedištu u Sarajevu ostvarilo prihod od konzularnih pristojbi u iznosu od 63.150 KM koje također nije prenijelo na račun proračuna.

Naplaćeni prihodi od izdavanja u zakup stranih veleposlanstava u Sarajevu u iznosu od 192.662 KM nisu prenijeti na račun Proračuna BiH, već su korišteni kao ˝vlastiti prihodi˝ Ministarstva.

Ministarstvo je zadržavanjem i korišćenjem prihoda od konzularnih pristojbi u velikoj mjeri prekršilo odredbe Zakona o proračunu i Zakona o administrativnim pristojbama.

Ured preporuča da Parlament ojača nadzor nad prikupljanjem pristojbi uvođenjem redovnog izvještavanja o stanju u ovoj oblasti.

U tu svrhu neophodno je u suradnji Ministarstva i Ministarstva trezora usuglasiti i implementirati precizne procedure za prikupljanje pristojbi koje će onemogućiti svaku mogućnost zlouporabe.

Istovremeno preporučamo da Parlament prilikom donošenja Proračuna i Zakona o izvršenju proračuna jasno definira sve prihode proračuna, posebno tzv. vlastite prihode.

4. RAČUNOVODSTVO

U oblasti računovodstvene evidencije uočeno je dosta nedostataka koji direktno utječu na istinit i fer prikaz u financijskim izvješćima.

Načinjene greške narušavaju odredbe računovodstvenih pravila, načela i standarda i odnose se na :

Posmatrano u cjelini, ministarstvo je u financijskim izvješćima za 2000. godinu netočno iskazalo sredstva, obveze, kapital i troškove, što bitno utiče na financijsko stanje i rezultat poslovanja Ministarstva .

Ministarstvo je obvezno izvršiti odgovarajuće korekcije knjiženja u 2001. godini za navedene netočno iskazane pozicije u bilanci, kako one ne bi imale utjecaja na stanje u financijskim izvješćima za 2001. godinu.

5. INTERNA INSPEKCIJA

Rad interne inspekcije Ministarstva usmjeren je na kontrolu DKP mreže, u okviru koje se izvršava financijska kontrola pojedinih DKP-a za jedan mjesec.

Sjedište Ministarstva nije bilo predmet interne inspekcije, što je prema našem mišljenju propust sa stanovišta značajnosti financijske dokumentacije.

Revizija ocjenjuje da rad interne inspekcije ne zadovoljava kriterije revizije sa stanovišta sveobuhvatne kontrole financijske dokumentacije u odnosu na računovodstvena pravila i standarde.

Smatramo da rad interne inspekcije treba fokusirati na financijsku kontrolu dužeg vremenskog razdoblja (pola godine ili godinu), sa težištem na kontrolu sjedišta kao organizacijskog dijela koji objedinjuje poslove financija i računovodstva na razini cjelokupnog Ministarstva.

Preporučamo da Ministarstvo poduzme korake u cilju transformacije interne inspekcije u internu reviziju.

¹ Prilog 1 Usporedni pregled planiranih i ostvarenih troškova

² Prilog 2 Pregled naplaćenih i transferiranih pristojbi u DKP mreži

I MIŠLJENJE REVIZORA