1.       UVOD

1.1.    Sukladno ovlastima danim Zakonom o reviziji financijskog poslovanja institucija Bosne i Hercegovine ('Službeni glasnik BiH', broj 17/99), Ured za reviziju financijskog poslovanja institucija BiH (u daljnjem tekstu: Ured) izvršio je reviziju financijskih izvješća i poslovanja (uključujući odluke rukovodstva) MINISTARSTVA ZA EUROPSKE INTEGRACIJE BIH (u daljnjem tekstu: Ministarstvo), sa stanjem na dan 31. prosinca 2001. godine.

1.2.           U razdoblju od 15.04.2002. godine do 23.04.2002. godine, revizija je planirana i izvršena sukladno generalno prihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucija – INTOSAI ('Službeni glasnik BiH', broj 05/01). Revizione aktivnosti su bile usmjerene ka postizanju razumnog temelja za procjenu predstavljaju li financijska izvješća točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine. Za financijska izvješća odgovornost snosi rukovodstvo Ministarstva. Odgovornost Ureda se svodi na izražavanje mišljenja o financijskim izvješćima Ministarstva, te na temelju izvršene revizije izvješćivanje o sljedećem:

• jesu li računi sastavljeni sukladno važećoj zakonskoj regulativi;
• predstavljaju li godišnji računi točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine;
• o ekonomičnosti, učinkovitosti i uspješnosti kojim je Ministarstvo koristilo sredstva pri vršenju svojih funkcija.

1.3.       Smatramo da revizija koju smo izvršili pruža razuman temelj za izražavanje našeg mišljenja.

2.         MIŠLJENJE REVIZORA

2.1.        Prema našem mišljenju, financijska izvješća Ministarstva na dan 31. prosinca 2001. godine prikazuju točan i istinit  prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine.       

3.       OSVRT NA NALAZE I PREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2000. GODINE

Ured je izvršio reviziju poslovanja Ministarstva za 2000. godinu o čemu je sastavljeno javno Izvješće. Revizijom poslovanja za 2001. godinu utvrđeno je da je tijekom 2001. godine u velikom broju slučajeva postupljeno sukladno preporukama Ureda, i to:

Realizirane preporuke :

• Ministarstvo redovito mjesečno analizira ostvarene rashode u odnosu na proračun, kako ne bi došlo do prekoračenja u izvršenju proračuna;
• Rashodi poslovanja za 2001. godinu su pravilno razgraničeni u obračunskom razdoblju kojem i pripadaju na dan 31.12.2001. godine, s obzirom da je revizijom za 2000. godinu konstatirano nepravilno razgraničenje rashoda na dan 31.12.2000. godine;
• Ministarstvo je izvršilo popis sredstava i obveza na dan 31.12.2001. godine i usuglasilo stvarno sa knjigovodstvenim stanjem, što nije bilo izvršeno u obavljenoj reviziji za 2000. godinu;
• Ministarstvo je izvršilo obračun amortizacije nabavljene opreme u 2000. i 2001. godini, što nije bilo izvršeno za nabavljena sredstva u 2000. godini;
• Ministarstvo izvršene rashode u 2001. godini evidentira u momentu nastanka, a ne u momentu plaćanja, kako je bilo evidentirano u izvršenoj reviziji za 2000. godinu;
• Knjiženje poslovnih promjene u 2001. godini vrši se kompjutorski putem programa za knjigovodstvo, a ne ručno, kako je bilo evidentirano u 2000. godini, kada su utvrđeni određeni nedostaci u knjigovodstvenim evidencijama (nepostojanje analitičkih evidencija i drugo).

Preporuke koje nisu izvršene:

• Ministarstvo je donijelo određene odluke, međutim nije usvojilo interna pravila o uporabi privatnih vozila u službene svrhe, troškovima prijevoza, mobilnih i fiksnih telefona, te troškovima reprezentacije na način da se preciziraju pravila potrošnje, kriteriji, uvjeti i izuzeća, kako bi se izbjegla kriva tumačenja, te moguća zloporaba sredstava.

4.         NALAZI, ZAPAŽANJA I PREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2001. GODINE

4.1.      Sustav internih kontrola

Revizija je uočila određene nedostatke u sustavu internih kontrola u dijelu koji se odnosi na određena pravila kojima se regulira trošenje pojedinih sredstava i procedure odobravanja utrošenih sredstava iz proračuna. Sustav internih kontrola uspostavlja menadžment institucije kao skup postupaka i mjera koje osiguravaju točnost i pravilnost evidencije financijskih transakcija, njihovu punu usklađenost sa zakonima i propisima, te zaštitu imovine. Nedostaci u sustavu i nedostatna izgrađenost ovog sustava imaju značajan utjecaj na upravljanje i kontrolu trošenja proračunskih sredstava, odnosno javnim novcem namijenjenim u točno određene svrhe.

Revizijom je utvrđeno:

• Ministarstvo je donijelo određeni broj odluka i usvojilo precizan Pravilnik o stručnom usavršavanju i obrazovanju uposlenika, ali da nije slijedilo taj model za reguliranje potrošnje proračunskih sredstava za uporabu vozila u službene svrhe, reguliranje troškova prijevoza, uporabu mobilnih telefona i reprezentacije.
• Ministarstvo nije u cijelosti ustanovilo procedure odobravanja nastalih troškova, tako da svi računi za nastale troškove nisu na odgovarajući način odobreni i ovjereni od strane osobe koja je napravila trošak i odgovorne osobe koje taj trošak treba odobriti. 

Ministarstvu je preporučeno donošenje preciznih internih pravila za reguliranje pojedinih troškova, do donošenja ovih pravila od strane Vijeća ministara BiH/Ministarstva za trezor. Također, Ministarstvu je preporučeno usvajanje procedure odobravanja troškova koje osiguravaju dokaz da je konkretni trošak stvarno i nastao i da je zakonski utemeljen.

4.2.      Izvršenje proračuna

Ukupno planirani troškovi Ministarstva prema usvojenom proračunu prije rebalansa iznosili su 1.713.396 KM. Nakon usvojenog rebalansa proračuna za 2001. godinu, povećanje troškova iznosilo je 173.313 KM, tako da je ukupan proračun za 2001. godinu iznosio 1.888.709 KM.  Ostvareni troškovi Ministarstva za 2001. godinu iznosili su 1.823.350 KM, što je  za 65.359 KM manje od planiranih, ili što predstavlja ostvarenje  97% od plana. Pored sredstava odobrenih proračunom za 2001. godinu, Ministarstvu su odobrena i posebna sredstva iz tekuće rezerve proračuna u iznosu od 25.500 KM prema Odluci Vijeća ministara i osigurana donacija od strane OHR-a u iznosu od 11.792 KM. Sredstva su utrošena za pokriće troškova putovanja i boravka izaslanstva Bosne i Hercegovine na Regionalnoj konferenciji Pakta stabilnosti za jugoistočnu Europu u Rumunjskoj.

Pregled izvršenja proračuna Ministarstva za 2001. godinu prikazan je u narednoj tabeli:  

Iznos u KM

* Prema podacima Ministarstva, planiranje proračunskih stavki izvršeno je na temelju 64 uposlena, što predstavlja stvarni broj uposlenih u Ministarstvu.

Ministarstvo je realno planiralo proračunske rashode u odnosu prema stvarnom broju uposlenih i njihovim realnim potrebama. Međutim, Ministarstvo nije u cijelosti izradilo svoje operativne ciljeve i aktivnosti koji će se izvršavati u 2001. godini u odnosu na sredstva koja su planirana iz proračuna za njegovo poslovanje. To znači da nije u dostatnoj mjeri uspostavljen odgovarajući sustav praćenja efekata rada uposlenih Ministarstva baziran na precizno utvrđenoj odgovornosti rukovodne strukture i izvršitelja prema aktivnostima i raspoloživim sredstvima za  izvršavanje operativnih ciljeva.

Ministarstvu je preporučeno kako treba unaprijed planirati svoje operativne ciljeve i aktivnosti, usporedo sa iznosima planiranih sredstava koje treba utrošiti za konkretne aktivnosti.

4.3.      Informacijski sustav

Ministarstvo koristi organiziran informacijski sustav gdje je IT strategija napravljena i usvojena od strane menadžmenta, prema kojoj se vrši kompletna informatizacija Ministarstva. Ministarstvu je preporučeno, radi bolje učinkovitosti korištenja informacijskog sustava ubrzavanje proces donošenja sljedećih procedura koje su u fazi izrade:

• Procedure za korištenje osobnih računala i rada u mreži;
• Pravila o pohranjivanju i zaštiti podataka;
• Procedure za korištenje e-maila;
• Pravila o vođenju IT projekata;
• Procedure o nabavci opreme.

5.         OSTALA ZAPAŽANJA

Tijekom vršenja revizije, Ministarstvu je skrenuta pozornost na sljedeće:

• Da Ministarstvo u vezi viška prihoda koji je prikazan sa stanjem na dan 31. prosinca 2001. godine u iznosu od 2.332 KM, sukladno Instrukciji Ministarstva za trezor, preduzme odgovarajuće aktivnosti i usuglasi dinamiku i način povratka ovih sredstava u proračun;
• Da su tijekom kontrole ostvarenih rashoda utvrđene manje nepravilnosti koje se trebaju što žurnije korigirati od strane rukovodstva kako bi se izbjeglo njihovo ponavljanje u budućnosti (obvezno podnošenje zahtjeva za  sve troškove Ministarstvu za trezor; korištenje vlastitog vozila u službene svrhe isključivo prema odobrenju rukovodstva i na temelju utvrđenih kriterija kojima se regulira visina naknade; striktno poštivanje odredbi odluka Vijeća ministara koje se odnose na isplate naknada za prijevoz za dane vikenda za uposlene čije je mjesto prebivališta porodice van mjesta rada; za testirane troškove izdataka za obrasce i papir 7.066 KM i izdataka za administrativni materijal 8.241 KM, nabavke uredskog materijala izvršene su od više dobavljača, a samo u pojedinim slučajevima prikupljene su konkurentne ponude).

Ministarstvu je preporučeno preciziranje pravila utroška pojedinih sredstava i određivanje kriterija utroška sredstava odobrenih proračunom. Naglašena je potreba da se kod pojedinih stalnih nabavki, npr. uredskog materijala, na temelju godišnjeg plana nabavke unaprijed raspiše javni tender za odabir najpovoljnijeg ponuđača.

6.         KORESPONDENCIJA

Po završetku revizije, Ministarstvu je dostavljen Nacrt izvješća dana 18.05.2002. godine. Ministarstvo je dostavilo odgovor 28.05.2002. godine, u kojem se daju određenja pojašnjenja i prijedlozi za korekcije teksta Izvješća prije njegovog objavljivanja. Ured za reviziju je obavijestio Ministarstvo o svojim stavovima dopisom broj 01-400-234/02 od 19.06.2002. godine, te donio odluku o konačnom sadržaju teksta Izvješća.

7.         SAŽETAK

Sumarni pregled najznačajnijih nalaza i preporuka revizije za obračunsku 2001. godinu:

• Ministarstvo nema utvrđena dostatno precizna pravila kojima se reguliraju pojedini troškovi, niti ustanovljene procedure odobravanja nastalih troškova;
• Neraspoređeni višak prihoda sa stanjem na dan 31.12.2001. godine, nije prikazan kao obveza i vraćen na račun proračuna;
• Vezano za funkcije kontrole Ministarstva nad ostvarenim troškovima za 2001. godinu, utvrđene su određene nepravilnosti prigodom trošenja i isplate sredstava iz proračuna, a koje se odnose na odobravanje troškova od strane rukovodstva i utvrđivanje kriterija kojima se precizira potrošnja;
• Utvrđeno je da nije u svim slučajevima vršen izbor najpovoljnijeg dobavljača za izdatke za materijal;
• Utvrđene su određene slabosti informacijskog sustava u Ministarstvu (uočen je nedostatak odgovarajućih internih procedura).

Ured za reviziju želi se zahvaliti rukovodstvu i uposlenima Ministarstva na suradnji i pomoći koja nam je pružena prigodom vršenja revizije.