1.        UVOD

1.1.           Sukladno ovlastima danim Zakonom o reviziji financijskog poslovanja institucija Bosne i Hercegovine ('Službeni glasnik BiH', broj 17/99), Ured za reviziju financijskog poslovanja institucija BiH (u daljnjem tekstu: Ured) je izvršio reviziju financijskih izvješća i poslovanja (uključujući odluke rukovodstva) Ministarstva civilnih poslova i komunikacija (u daljnjem tekstu: Ministarstvo), te reviziju državnih povjerenstava (u daljnjem tekstu: povjerenstva) sa stanjem na dan 31. prosinca 2001. godine. Za financijska izvješća odgovornost snosi rukovodstvo Ministarstva. Odgovornost Ureda se svodi na izražavanje mišljenja o  financijskim izvješćima Ministarstva, te na temelju izvršene revizije izvješćivanje o sljedećem:

• jesu li računi sastavljeni sukladno važećoj zakonskoj regulativi;
• predstavljaju li godišnji računi točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine;
• ekonomičnosti, učinkovitosti i efektivnosti s kojima je Arhiv koristio sredstva  u vršenju svojih funkcija.

1.2.           Revizija je planirana i izvršena u razdoblju od 28.01. do 15.02.2002. godine (prethodna revizija), i u razdoblju od 10.06. do 12.07.2002. godine (završna revizija), a sukladno generalno prihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije  vrhovnih revizijskih institucija – INTOSAI ('Službeni glasnik BiH', broj 05/01). Ovi standardi zahtijevaju vršenje revizije na način da prikupimo dostatno dokaza koji nam, u razumnoj mjeri, pružaju pouzdan temelj da financijska izvješća ne sadrže značajne pogreške. Revizija uključuje provjeravanje, metodom uzorka, evidencija na kojima se temelje iznosi prikazani i objavljeni u financijskim izvješćima. Revizija također uključuje procjenu korištenih računovodstvenih načela, primjenu zakona i propisa, kao i ocjenu cjelokupnog prikaza financijskih izvješća. 

1.3.           Smatramo da revizija koju smo izvršili pruža razuman temelj za izražavanje našeg mišljenja.

2.      MIŠLJENJE REVIZORA

Prema našem mišljenju financijska izvješća predstavljaju u svim značajnijim aspektima realan i objektivan prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine, osim za efekte koji na financijska izvješća imaju stavke koje se odnose na  sljedeće:

2.1.      Stvarno stanje popisanih stalnih sredstava Ministarstva nije usuglašeno sa knjigovodstvenim stanjem na dan 31.12.2001 godine (točka 3.2.1. Izvješća);                  

2.2.    Procedure nabavki stalnih sredstava i izvršenih usluga nisu u svim slučajevima sukladne zakonskoj regulativi, raspisivanjem javnog tendera i prikupljanja ponuda (točka 3.2.2. Izvješća). 

3.      OSVRT NA NALAZE I PREPORUKE REVIZIJE ZA 2000. GODINU 

Ured je izvršio reviziju poslovanja Ministarstva za 2000. godinu, o čemu je podnesen javno Izvješće. U Izvješću su navedene uočene slabosti i dane preporuke za njihovo otklanjanje. Ministarstvu je sugerirano analiziranje Izvješće i otkloni nedostatke kako bi se izbjeglo njihovo ponavljanje u daljnjem poslovanju.

Revizijom računa 2001. godine utvrđeno je da su učinjeni značajni pomaci u poslovanju Ministarstva i da je u većem broju slučajeva postupljeno sukladno preporukama Ureda.

Realizirane preporuke:

• uspostavljeno je integralno funkcioniranje upravljačkog mehanizma Ministarstva;
• sačinjena su i podnesena jedinstvena financijska izvješća za Ministarstvo;
• uspostavljeno je jedinstveno računovodstvo i primjena jednog kontnog plana;
• nije bilo prekoračenja ukupnih proračunskih sredstava, a za prekoračenja pojedinih stavki rashoda podneseni su zahtjevi Ministarstvu za trezor i Vijeću ministara za usuglašavanje rashoda;
• sačinjen je godišnji plan i program za Ministarstvo;
• svi prihodi usmjereni su na račun Ministarstva za trezor (JRT).

Aktivnosti koje su u tijeku:

• usvajanje pravila i procedura potrošnje za određene kategorije troškova;
• usuglašavanje popisnih lista i zapisnika o popisu stalnih sredstava koji se odnose na stalna sredstva čiji status nije riješen transformacijom Ministarstva;
• uspostavljanje centralne evidencije putovnica i projekta CIPS.

Preporuke koje nisu realizirane:

• nabavke u 2001. godini  su izvršene bez javnog oglašavanja;
• nisu uknjižena sva stalna sredstava dobivena kao donacije u ranijem razdoblju.

4.      NALAZI, ZAPAŽANJA I PREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2001. GODINE

Tijekom revizije Ministarstva, odvojeno su revidirana financijska izvješća i financijsko poslovanje Ministarstva i financijska izvješća i financijsko poslovanje pet povjerenstava koje posluju u sastavu Ministarstva. To se odnosi na: Komisiju za deminiranje, Državno povjerenstvo za granice, Regulatornu agenciju za komunikacije, Komisiju za reviziju statusa naturaliziranih osoba, Privremeno povjerenstvo za izbore i imenovanje, te kao poseban projekt pod nazivom ‘Specijalne namjene – putovnice'.

4.1. Sustav internih kontrola

Revizija je ustanovila određene slabosti u sustavu internih kontrola menadžmenta u dijelu koji se odnosi na: nadzor nad planiranjem i izvršenjem proračuna Ministarstva; nedostajuća pravila i procedure kojima se regulira trošenje pojedinih proračunskih stavki; kontrolu i nadzor nad izvršenjem proračuna pojedinih povjerenstava i projekata, te  određene nedostatke u računovodstvu. Iako su poduzete mnoge aktivnosti u ovom pravcu, Ministarstvo i dalje nema u cijelosti razrađen i precizno definiran sustav internih kontrola koji kao skup postupaka i mjera osigurava točnost i pravilnost evidentiranja financijskih transakcija i osigurava njihovu punu sukladnost sa zakonima i propisima, te osigurava zaštitu imovine, kako u dijelu koji se odnosi na Ministarstvo tako i dijelu koji se odnosi na povjerenstva.

Ministarstvu je preporučeno da bi trebalo osigurati takav sustav internih kontrola koji bi poboljšao kontrolne aktivnosti nad izvršenjem proračuna i omogućio kontinuirano praćenje i namjensko trošenje proračunskih sredstava po stavkama u odnosu na iznose odobrene proračunom, kako za Ministarstvo tako i za povjerenstva u svom sastavu.

4.1.1. Nedostajuća pravila i procedure

Revizijom je utvrđeno da Ministarstvo nije donijelo interna pravila i procedure kojim bi se na učinkovit i racionalan način regulirala potrošnja na sljedećim stavkama: PTT troškovi, troškovi reprezentacije, troškovi prijevoza i voznog parka, troškovi smještaja uposlenih, troškovi održavanja vozila i sl. Također, nije usvojen interni pravilnik ili uputstvo o popisu sredstava i izvora, kojim bi decidno definiralo način i rokove popisa.

Donošenjem navedenih pravilnika i praćenjem ostvarenih troškova sa usporednom analizom odobrenih iznosa i realiziranih sredstava, te kontinuiranim praćenjem preostalih sredstava po stavkama, uspostavio bi se pouzdan temelj za učinkovit nadzor nad izvršenjem proračuna.

Ministarstvu je preporučeno žurno, samostalno ili u suradnji sa Vijećem ministara BiH, usvajanje privremenih ili stalnih pravila koja precizno normiraju potrošnju najvećih troškovnih stavki proračuna.

Popis stalnih sredstava

Ministarstvo je izvršilo godišnji popis stalnih sredstava na dan 31.12.2001. godine, te sačinilo zapisnike o popisu i donijelo odluke na temelju kojih je provelo odgovarajuća knjiženja u poslovnim knjigama. S obzirom da prethodno nije sačinjen 'Diobena bilanca Ministarstva čijom je transformacijom odvojen Odjel za proračun i Odjel za ljudska prava i izbjeglice, postoji rizik da se mogu pojaviti viškovi ili manjkovi stalnih sredstava.

Također, dokumenti kao što su popisne liste stalnih sredstava i zapisnici o popisu (koji se odnose na stalna sredstva čiji status nije riješen opisanom transformacijom Ministarstva nisu usuglašeni i ovjereni od druge strane. Tako je bez obostrano potpisanog sravnjenja Ministarstvo određena stalna sredstva po popisu prenijelo Ministarstvu za trezor i na Ministarstvo za ljudska prava i izbjeglice (Odluka broj: 01/1-560/01), te ista isknjižilo iz svojih poslovnih knjiga.

Također, testiranjem stalnih sredstava (sustavom uzorka), ustanovili smo da popis vrijednosno ne obuhvata sva stalna sredstva Ministarstva. Ovo se prvenstveno odnosi na stalna sredstva koja su dobivena iz donacija u ranijim godinama i opremu za putovnice lociranu kod entitetskih MUP-ova.

Popis stalnih sredstava i izvora sredstava na kraju godine je obvezan postupak koji se provodi u cilju usuglašavanja stvarnog stanja sa knjigovodstvenim stanjem, te tako on utječe na realnost i točnost financijskih izvješća (Bilanca stanja). Istovremeno, popis je veoma značajan sa aspekta osiguranja i zaštite javne imovine i sredstava. Ukoliko Ministarstvo žurno ne uspostavi kontrolu nad imovinom postoji rizik da ni narednih obračunskih godina popisom neće biti obuhvaćena sva stalna sredstava, te rizik od otuđenja stalnih sredstava.

Ministarstvu je preporučeno žurno uspostavljanje sustava kontrole posredstvom kojeg će se osigurati popis svih sredstava, obveza i potraživanja i rješavanje  svih spornih imovinskih pitanja sa Ministarstvom za trezor i Ministarstvom za ljudska prava i izbjeglice.

4.1.2. Procedure nabavki

Revizijom je utvrđeno da prigodom nabavki sredstava, materijala i usluga u 2001. godini čija vrijednost na godišnjoj razini prelazi iznos od 10.000 KM nisu provedene propisane procedure javnog  oglašavanja i izbora najpovoljnijeg ponuđača (npr. uredski materijal u iznosu 76.379 KM, usluge popravke i održavanja vozila u iznosu 62.146 KM i druge troškove).

Ovakav način nabavki sredstava, roba i usluga nije transparentan i može rezultirati nabavkama po nekurentnim tržišnim cijenama te favorizirati određene ponuđače.

Ministarstvu je preporučeno sumiranje godišnjih potreba nabavke stalnih sredstava, materijala i usluga i ukoliko njihova godišnja vrijednost potpada pod odredbe članka 16. Zakona o izvršenju proračuna za 2001. godinu, obvezno provođenje procedure javnog oglašavanja i na taj način, osiguravanje zakonitosti i transparentnosti ovog procesa.

4.2.  Sustav upravljanja proračunom

Izmjenama i dopunama Zakona o izvršenju proračuna za 2001. godinu Ministarstvu je, zajedno sa programima za posebne namjene, odobren proračun u iznosu od 5.010.992 KM. Ovaj planirani iznos je realiziran u visini od 4.462.329 KM ili 89,05 %. Ministarstvu je za navedeno razdoblje odobren proračun u iznosu od 3.469.032 KM, a ono je ostvarilo rashode u iznosu od 3.355.555 KM što je 96,73% od planirane razine.

Analizirajući izvršenje proračuna Ministarstva za 2001. godinu uočili smo da proračun nije u cijelosti realiziran kako u ukupnom iznosu tako i po pojedinim proračunskim stavkama. Utvrđeno je, također, da Ministarstvo nije prekoračilo ukupne rashode odobrene rebalansom proračuna. Međutim, prekoračenja su se desila na pojedinim stavkama, tj. kategorijama rashoda, gdje skrećemo pozornost na sljedeće: naknade troškova uposlenih u iznosu od 49.858 KM i naknade skupštinskih zastupnika u iznosu od 3.595 KM.

USPOREDNI PREGLED PLANIRANIH I OSTVARENIH RASHODA U 2001. GODINI

Ministarstvo je sukladno članku 11. Zakona o izvršenju proračuna institucija BiH, podnijelo  zahtjev za usklađivanje analitičkih i sintetičkih stavki rashoda sa namjenom prihoda (broj:01/1-83/02), ali nije okončana zakonom propisana procedura.

S obzirom da su procesi usvajanja proračuna institucija BiH, kao i procesi usvajanja eventualnog rebalansa, komplicirani i skupi procesi, posve je neracionalno cijelim putem koristiti nominalne iznose proračunskih stavki koji nemaju određeni, dokazivi stupanj korektnosti i pouzdanosti.

Ured smatra da se procesu planiranja proračuna mora posvetiti daleko više profesionalne pozornosti, kako za Ministarstvo tako i za sve proračunske korisnike unutar JRT.

Ministarstvu je preporučeno poštivanje odredbe Zakona o izvršenju proračuna institucija BiH godinu, te blagovremeno pokretanje procedure za prestrukturiranje stavki (sukladno članku 11. Zakona o izvršenju proračuna) prije kraja godine, kako bi se bez zakašnjenja osigurale potrebne odluke i izvršila odgovarajuća usuglašavanja nužna za ispravnu evidenciju promjena u poslovnim knjigama.

4.3.     Financijsko - računovodstveno poslovanje

4.3.1. Financijska izvješća

Ministarstvo je osim svojih financijskih izvješća sačinilo i dostavilo Ministarstvu za trezor i financijska izvješća povjerenstava i to: Komisije za deminiranje, Državnog povjerenstva za granice, Regulatorne agencije za telekomunikacije, Komisije za reviziju statusa naturaliziranih osoba, Privremenog povjerenstva za izbore i imenovanje i Projekta za održavanje sustava putnih isprava.

Iskazivanje viška prihoda  prema Instrukciji Trezora

sukladno Instrukciji Ministarstva za trezor, visina prihoda je svedena na visinu proknjiženih rashoda. U Bilanci stanja je iskazana obveza za povrat sredstava u proračun u iznosu od 134.984 KM, međutim ista nisu vraćena na račun  Ministarstva za trezor.

Ured je preporučio Ministarstvu usuglašavanje načina iskazivanja i povrata viška sredstava na JRT sa Ministarstvom za trezor u cilju dosljedne primjene spomenute Instrukcije.

Ministarstvo je kao potpore različitim organizacijama i projektima isplatilo ukupan iznos od 12.300 KM i to: Općini Bijeljina za rekonstrukciju školske zgrade iznos od 5.000 KM, Udruženju mladih Srba iz Srpca iznos od 4.000 KM, Internacionalnoj ligi humanista iz Teslića iznos od 2.000 KM, i Udruženju za afirmaciju sela ARS iz Srpskog Sarajeva iznos od 1.300 KM.

Isplate pobrojanih potpora su izvršene na temelju suglasnosti Ministra, bez ovjere Ministarstva za trezor.

Ured smatra da Ministarstvo treba za ovakvu vrstu isplata donijeti odgovarajuće  odluke i da iste trebaju proći kontrolu Ministarstva za trezor.

4.4.    Informacijski sustav

Administrativna i organizacijska kontrola nad IT sustavom

Ministarstvo nije definiralo jasna zaduženja određenog radnog mjesta za upravljanje i razvoj informacijskog sustava na razini cjelokupnog Ministarstva, čime bi se moglo upravljati rizikom mogućeg nesklada i nekompatibilnosti između različitih informacijskih podsustava u Ministarstvu. Istovremeno, Ministarstvo nije kreiralo razvojnu IT strategiju, kako je to bilo preporučeno revizorskim izvješćem za 2000. godinu. Ovaj dokument bi trebao biti osnovica za informatizaciju cjelokupnog Ministarstva, sumirajući potrebe i plan za odgovarajuće nabavke.

Nadalje, Ministarstvo prigodom dosadašnje nabavke i instalacije softvera nije vodilo računa o softverskim licencama, pa stoga skrećemo pozornost na rizik pravnih posljedica zaštite autorskih prava i nepredviđenih troškova održavanja nelicenciranih softvera.

Ministarstvu je preporučeno propisivanje jasnih zaduženja za upravljanje i razvoj informacijskog sustava na razini cjelokupnog Ministarstva, kao i  IT strategije koja  treba biti temelj za odluke o planovima informatizacije, definicije resursa i rokova izvršenja, izvođenja takvih projekta itd.

Zaštita podataka i pravljenje rezervnih kopija

Revizijom je utvrđeno da Ministarstvo nije usvojilo interna pravila o zaštiti podataka i obveznom pravljenju rezervnih kopija podataka, te da se rezervne kopije nisu pravile redovito i organizirano. Na ovaj način povećava se mogućnost gubljenja bitnih podataka, radova i informacija, što može značajno utjecati na učinkovitost u radu Ministarstva.

Ministarstvu je preporučeno donošenje internih pravila o čuvanju i zaštiti podataka, kao i o pravljenju rezervnih kopija, te nadziranje njihove primjene.

5.       PROGRAMI POSEBNE NAMJENE MINISTARSTVA ZA POVJERENSTVA I PROJEKTE

5.1.   Uvod

Proračunom 2001. godine zasebno su odobrena sredstva za povjerenstva i Regulatornu agenciju za telekomunikacije koja je bila pod ovlašću Ministarstva u ukupnom iznosu od 650.000 KM. Rebalansom proračuna je dodatno odobren iznos od 100.000 KM za Izborno povjerenstvo, kao i 911.960 KM za održavanje sustava izdavanja putovnica, te 50.000 KM za projekt CIPS. Tako je ukupni proračun odobren za navedena povjerenstva i programe u 2001. godini iznosio 1.771.050 KM. Ostvaren je u iznosu 1.261.686 KM odnosno 71,24% od planiranog. Sredstva su realizirana preko računa Ministarstva, s obzirom da navedena povjerenstva nisu imala status pravne osobe. 

USPOREDNI PREGLED PLANIRANIH I OSTVARENIH RASHODA U 2001. GODINI POVJERENSTAVA I PROJEKATA KOJI SU POD OVLASTI MINISTARSTVA

5.2. Nalazi i preporuke

Nalazi revizije dani u ovom poglavlju klasificirani su prema najznačajnijim nepravilnostima i propustima koji se odnose se na sljedeća povjerenstva i projekte:

5.2.1. Komisija za deminiranje

Komisiji za deminiranje je za 2001. godinu odobren proračun u iznosu od 170.000 KM, a tijekom iste godine ostvareni proračun je iznosio 151.039 KM. Osim proračunskih prihoda, Komisija je ostvarila i neporezne prihode u iznosu od 1.380 KM. Ukupni rashodi ostvareni u 2001. godini iznose 169.134 KM.

U dokumentu ‘Račun prihoda i rashoda’ iskazan je višak rashoda nad prihodima u iznosu od 15.825 KM. Ovaj iznos je pokriven na teret viška prihoda iz ranijih godina (68.132 KM). Komisija je sukladno Instrukciji Ministarstva za trezor prihode svela na razinu rashoda i iskazala višak prihoda za 2001. godinu u iznosu od 51.417 KM. Navedeni iznos viška prihoda Komisija je iskazala u Bilanci stanja kao obvezu za povrat sredstava u proračun, ali nije izvršila povrat na račun Ministarstva za trezor do datuma okončanja revizije.

Ured je preporučio Ministarstvu usuglašavanje načina iskazivanja i povrata viška sredstava na JRT sa Ministarstvom za trezor, u cilju dosljedne primjene spomenute Instrukcije.

Iako tijekom revidiranog razdoblja Komisija nije imala prekoračenja proračuna, ustanovili smo da sustav internih kontrola ipak nije bio na zadovoljavajućoj razini. Istakli bismo sljedeće:

• Nije u cijelosti uspostavljen adekvatan nadzor nad financijskim poslovanjem BHMAC-a, odnosno nije vršeno kontinuirano praćenje trošenja donatorskih sredstva. Ističemo da se ovdje radi o administrativno-stručnoj službi Komisije za deminiranje preko koje su realizirane sve donacije;
• Nije vršen adekvatan nadzor nad evidencijom i popisom stalnih sredstava koje je Komisija za deminiranje dobila iz donacija (donacije Japana i SAD-a), i koje su potom prenesene na MAC- ove;
• Obračun plaća nije dokumentiran ovjerenim listama dolaska i odlaska na posao i sa posla, što može imati utjecaja na nepravilnosti prigodom obračuna i isplate plaća i naknada, kao i na istinitost i objektivnost tih podataka u financijskim izvješćima.

Ured nije vršio reviziju BHMAC-a za 2001. godinu, ali je isti bio revidiran od strane revizorske kuće 'Recon' koju je angažirao odbor donatora BH MAC-a.

Ured je preporučio Komisiji obvezno uspostavljanje ažurnog sustava kontrole i praćenja potrošnje donatorskih sredstava (u svim oblicima), te organiziranje sustava izvješćivanja i povećavanje transparentnosti ovog vida potrošnje javnog novca.

S obzirom da evidencije nazočnosti na poslu predstavljaju jedan od izvornih dokumenata za obračun plaća, Komisiji je preporučeno što žurnije uvođenje prakse evidencije nazočnosti na poslu, jer se radi o značajnom podatku za obračun plaća i naknada uposlenih.

5.2.2.  Državno povjerenstvo za granice BiH

Godišnji proračun Povjerenstva za 2001. godinu odobren je u iznosu od 170.000 KM. Ostvareni prihodi Povjerenstva odnose se na proračunske prihode u iznosu od 169.897 KM i ostvareni višak prihoda nad rashodima iz prethodne godine u iznosu od 34.218 KM.  U istom razdoblju ostvareni su rashodi u iznosu od 200.475 KM.

Revizijom je utvrđeno da Povjerenstvo nije imalo razrađen i precizno definiran sustav internih kontrola, uspostavljen kao skup postupaka i mjera koje osiguravaju točnost i pravilnost evidentiranja financijskih transakcija i njihovu punu sukladnost zakonima i propisima.

Državno povjerenstvo za granice BiH nije vratilo višak prihoda iz prethodne godine u proračun, nego je isti utrošilo dijelom na tekuće rashode (u iznosu od 23.138 KM), a dijelom za pokriće viška rashoda u tekućem razdoblju (11.080 KM). Kako je 2001. godinu iskazan višak rashoda u iznosu od 19.333 KM, ostao je nepokriveni višak rashoda u iznosu od 8.253 KM. Ustanovili smo da taj iznos sadržava i neizmirene obveze prema dobavljaču 'Printex' Sarajevo za nabavku stalnih sredstava.

Također je utvrđeno da Povjerenstvo nije knjižilo dio obveza iz 2001. godine u iznosu od 24.762 KM. Taj se iznos sastoji iz iznosa neisplaćenih naknada članovima (za X, XI. i XII. mjesec) od 22.338 KM i iznosa neizmirenih računa dobavljača od 2.424 KM (PTT, reprezentacija, komunalne usluge).

Ured je preporučio Povjerenstvu pokretanje propisanog postupka posredstvom svog Ministarstva prema Ministarstvu za trezor kako bi se osigurala sredstava za izmirenje ovih obveza prije utuženja od strane dobavljača.

5.2.3. Program potpore za izdavanje putnih isprava

Za Program, čiji je službeni naziv pozicije: 'Sredstva za održavanje sustava izdavanja putnih isprava', rebalansom proračuna je odobren iznos od 911.960 KM, koji je tijekom 2001. godine realiziran u visini od 378.895 KM. Osim ovih realiziranih sredstava Program je imao realizaciju doznaka iz sredstva proračunske rezerve u iznosu od 65.000 KM, što je ukupno iznosilo 443.895 KM realiziranih na strani prihoda. Ostvareni rashodi Programa iznose 434.102 KM i odnose se na nabavku opreme (273.378 KM) i operativne troškove (170.518 KM). Razlika sredstava u iznosu od 9.793 KM je prikazana kao višak prihoda i za navedeni iznos je stvorena obveza povrata sredstava prema Ministarstvu za trezor.

Revizija je ustanovila određene nedostatke u vođenju i evidentiranju troškova ovog Programa, od čega ističemo sljedeće:

• Nije provedena ranija preporuka Ureda na uspostavljanju centralne evidencije putnih isprava prije uništavanja tzv. 'starih' putovnica. Kao posljedicu toga zatekli smo da se stanje tzv. 'starih' putovnica ne slaže za 23.000 komada;
• Program/Ministarstvo nema ažurnu evidenciju o broju putovnica kod DKP mreže i entitetskih MUP-ova, kao ni uspostavljen djelotvoran sustav kontrole/nadzora nad istim;
• Dokumentacije na temelju koje su vršena knjiženja nije imala potpis i pečat kontrolora Ministarstva za trezora;
• Dokumentacija i evidencija izdanih putovnica nije uredna i ažurna, a ovlasti za preuzimanje putnih isprava nisu bile u svim slučajevima cjelovite (npr. nije naveden točan broj putnih isprava koje treba preuzeti, čime bi se smanjio rizik i mogućnosti zloporabe te ovlasti).

Ured je ponovo preporučio Ministarstvu i Vijeću ministara BiH žurno uspostavljanje učinkovitog sustava evidentiranja i nadzora nad izdavanjem putnih isprava (centralna evidencija putovnica), kako bi se izbjeglo ponavljanje opisanih propusta.

6.       KORESPONDENCIJA

Po okončanju revizije, dana 22.07.2002. godine Izvješće je upućeno Ministarstvu  kako bi se osigurali mišljenje i komentar na Izvješće.

O eventualnom odgovoru, Ured će izvijestiti Predsjedništvo BiH i Parlamentarnu skupštinu BiH.

7.       SAŽETAK

Revidirali smo poslovanje Ministarstva kroz reviziju pojedinih sustava, reviziju financijskih izvješća i poslovanja Ministarstva u cjelini, kao i reviziju financijskih izvješća i poslovanja povjerenstava za koje ovo Ministarstvo vodi odvojena knjigovodstva.

Revizijom je utvrđeno da unutar Ministarstva nije u cijelosti osiguran učinkovit nadzor nad izvršenjem proračuna koji podrazumijeva redovito praćenje rashoda u odnosu na proračunom odobrena sredstva, kako za Ministarstvo u cijelosti, tako i za povjerenstva u njegovoj ovlasti.

Ministarstvo nije prekoračilo ukupne rashode odobrene rebalansom proračuna. Međutim prekoračenje se desilo na pojedinim stavkama unutar ukupno odobrenih rashoda. Najveće takvo prekoračenje se desilo na stavci 'naknade uposlenim' koji su ostvareni u iznosu 467.858 KM, što je za 49.858,00 KM ili 11,95% više od odobrenog iznosa. Ministarstvo je od Vijeća ministara dobilo načelnu suglasnost za usuglašavanje rashoda, međutim do završetka naše revizije nije dobilo mišljenje Ministarstva za trezor i odluku Vijeća ministara.

Iako su u računovodstvu Ministarstva učinjeni značajni pomaci tijekom revidiranog razdoblja, ipak je, nakon uvida u računovodstvenu dokumentaciju, utvrđeno da određene poslovne promjene nisu bile evidentirane u poslovnim knjigama na način kako to nalažu računovodstvena pravila.

Ured se želi zahvaliti rukovodstvu i uposlenima Ministarstva za suradnju i pomoć koja nam je pružena prigodom vršenja revizije.