1.        UVOD

1.1.           Sukladno ovlastima danim Zakonom o reviziji financijskog poslovanja  institucija Bosne i Hercegovine (''Službeni glasnik BiH'', broj 17/99), Ured za reviziju financijskog poslovanja institucija BiH  (u daljnjem tekstu: Ured ) je izvršio reviziju financijskih izvješća i poslovanja (uključujući i odluke rukovodstva) INSTITUTA ZA STANDARDE, MJERITELJSTVO I INTELEKTUALNO VLASNIŠTVO BiH (u daljnjem tekstu: Institut) u svezi financijske 2001. godine.

1.2.           Tijekom razdoblja od 12.07. do 25.07.2002. godine, revizija je planirana i izvršena sukladno generalno prihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucija – INTOSAI (''Službeni glasnik BiH'', broj 05/01). Revizione aktivnosti su bile usmjerene ka postizanju razumnog temelja za procjenu predstavljaju li financijska izvješća Instituta točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine. Za financijska izvješća odgovornost snosi rukovodstvo Instituta. Odgovornost Ureda se svodi na izražavanje mišljenja o financijskim izvješćima Instituta, te na temelju izvršene revizije izvješćivanje o sljedećem:

• jesu li računi sačinjeni sukladno važećoj zakonskoj regulativi;
• predstavljaju li godišnja izvješća točan i istinit prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine;
• o ekonomičnosti, učinkovitosti i efektivnosti kojom su institucije  koristile javna sredstva u vršenju svojih funkcija.

1.3.           Smatramo da revizija koju smo izvršili pruža razuman temelj za izražavanje našeg mišljenja.

2.      MIŠLJENJE REVIZORA

2.1.         Prema našem mišljenju, za revidirana financijska izvješća Instituta za 2001. godinu, izražavamo mišljenje s kvalifikacijom,  s obzirom da nismo imali dostatno pouzdan temelj, da potvrdimo kako financijska izvješća Instituta daju realan i objektivan prikaz stanja u svim značajnijim aspektima.

Ured za reviziju je izrazio mišljenje s kvalifikacijom iz razloga navedenih u točkama 2.2, 2.3, 2.4.

2.2.           Ured izražava rezervu za iskazana početna stanja u 2001. godini koja su prenijeta iz 2000. godine, a koja nisu revidirana, s obzirom da ona u izvjesnoj mjeri mogu utjecati na realnost i objektivnost financijskih izvješća u 2001. godini.

2.3.           Ured nije bio u mogućnosti nazočiti popisu sredstava i izvora sredstava na dan 31.12.2001. godine. Iz tog razloga, izražavamo rezervu za izvršeni popis sredstava i izvora sredstava, a koji mogu imati utjecaj na realnost i objektivnost financijskih izvješća za 2001. godinu.

2.4.           Revizijom smo utvrdili kako ukupno ostvareni prihodi iskazani u Računu prihoda i rashoda za 2001. godinu u iznosu od 2.225.337,29 KM nisu realno iskazani, tj. iskazani su u manjem iznosu za 1.081.458,15 KM.

3.      NALAZI, ZAPAŽANJA I PREPORUKE REVIZIJE

3.1.      Upravljanje i rukovođenje Institutom

Ured je utvrdio kako je jedan od krucijalnih nedostataka u poslovanju i egzistiranju Instituta neriješeno pitanje rukovodstva Instituta sukladno zakonskim propisima kojim se regulira ovo područje.

3.1.1.    Imenovanje rukovodstva Instituta

Vijeće ministara je donijelo Odluku o imenovanju vršitelja dužnosti direktora Instituta dana 22.12.2000. godine, gdje se kaže kako će imenovani vršiti dužnost direktora Instituta do imenovanja direktora sukladno zakonskim propisima. Imenovanje vršitelja dužnosti direktora Instituta je bilo odgovarajuće rješenje za određeno vremensko razdoblje, međutim kako to traje duže vremensko razdoblje (18 mjeseci), takvo rješenje više nije adekvatno niti sukladno zakonskim propisima.

Posljedica rada i funkcioniranja Instituta na ovakav način, gdje direktor nije imenovan od strane Vijeća ministara sukladno zakonskim propisima, može prouzročiti negativne posljedice na racionalnost i zakonitost rada Instituta.

Ured je preporučio Institutu da u suradnji sa Vijećem ministara žurno aktualizira pitanje imenovanja direktora i zamjenika direktora sukladno zakonskim propisima koji reguliraju ovo područje.

3.2.     Sustav internih kontrola

Tijekom revizije poslovanja za 2001. godinu utvrdili smo određene nedostatke u sustavu internih kontrola u dijelu koji se odnosi na određena pravila i procedure kojima se regulira trošenje sredstava, procedure nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga. Sustav internih kontrola uspostavlja rukovodstvo Instituta kao skup postupaka i mjera koje osiguravaju točnost i pravilnost evidencija financijskih transakcija, te njihovu punu sukladnost zakonima i propisima.

3.2.1.    Nedostajuća pravila i procedure

Revizijom je ustanovljeno kako u Institutu nije u dostatnoj mjeri razrađen i precizno definiran sustav internih kontrola rukovodstva.

Uočeni nedostaci u sustavu internih kontrola se ogledaju u sljedećem:

• Nepostojanju određenih pisanih internih pravila i procedura koje bi precizno definirale uvjete nastanka, odobravanje, usklađenosti sa financijskim planovima, te načinom evidentiranja određenih vrsta rashoda, (PTT- troškova, troškova reprezentacije, uporabe službenih automobila, korištenje privatnih automobila u službene svrhe i drugih);
• Slabostima u sustavu nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga koje nisu izvršene sukladno zakonskim propisima koji reguliraju ovo područje (nisu raspisivani javni oglasi).

Nepostojanje odgovarajućeg sustava internih kontrola ili njegova nedostatna izgrađenost mogu imati značajan utjecaj na upravljanje i kontrolu trošenja proračunskih sredstava.

Ured je sugerirao Institutu da u što skorije vrijeme, a u cilju učinkovitijeg i racionalnijeg poslovanja, uspostavi sustav internih kontrola koji bi preventivno otklonio moguće nepravilnosti u radu Instituta.

3.2.2.  Pravilnik o unutarnjem ustroju i sistematizaciji radnih mjesta

Revizijom poslovanja  utvrđeno je kako Institut u svome radu i dalje primjenjuje Pravilnik o privremenom unutarnjem ustroju i sistematizaciji radnih mjesta. Posljedica funkcioniranja temeljem Pravilnika o privremenom unutarnjem ustroju i sistematizaciji radnih mjesta Instituta u dužem vremenskom razdoblju može prouzročiti negativne posljedice na racionalnost i  učinkovitost poslovanja.

Preporučeno je donošenje Pravilnika o unutarnjem ustroju i sistematizaciji radnih mjesta Instituta u što skorije vrijeme s ciljem racionalnijeg, učinkovitijeg i zakonitog poslovanja.

3.2.3.  Procedure nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga

Revizija je utvrdila kako prigodom nabavke stalnih sredstava materijala i usluga  u 2001. godini, u ukupnom iznosu od 213.924,79 KM (vidjeti tabelu) nisu ispoštovane zakonske procedure (kad su u pitanju proračunska sredstva) kojima je propisano javno oglašavanje za prikupljanje najpovoljnije ponude, što nije sukladno članku 16. Zakona o izvršenju proračuna za 2001. godinu. Želimo istaknuti činjenicu kako Institut nije bio proračunski korisnik tijekom cijele godine (u svibnju dobiva prva proračunska sredstava na temelju Odluke o privremenom financiranju, a rebalansom je obuhvaćen u proračunu za 2001. godinu), te kako je određen dio svojih prihoda ostvario od vlastite aktivnosti. Namjena prihoda od vlastite aktivnosti, kao i sam način trošenja tih sredstava nije jasno definiran.

Posljedica nabavki bez javnog oglašavanja može rezultirati nabavkama po nekurentnim tržišnom cijenama te favorizirati određene dobavljače. 

Tabelarni pregled nabavke stalnih sredstava, materijala i usluga

Ured je preporučio Institutu  ubuduće  dosljednu primjenu Zakona o izvršenju proračuna za trošenje svih raspoloživih javnih sredstava (kako onih iz proračuna tako i sredstava ostvarenih od vlastite djelatnosti). Kada su u pitanju nabavke stalnih sredstava, materijala i usluga preko 10.000,00 KM na godišnjoj razini, obvezno je postupanje sukladno članku 16. Zakona o izvršenju proračuna za 2001. godinu.

3.3.       Sustav upravljanja proračunom

Tijekom revizije poslovanja za 2001. godinu utvrdili smo kako upravljanje proračunom nije bilo u cijelosti na zadovoljavajućoj razini, što je dobrim dijelom uzrokovano nedostatno jasnom i preciznom zakonskom regulativom kad su u pitanju vlastiti prihodi, te način njihove potrošnje.   

3.3.1.        Planiranje i izvršenje proračuna

Odlukom o Zakonu o osnivanju Instituta za standarde, mjeriteljstvo i intelektualno vlasništvo Bosne i Hercegovine koju je donio visoki predstavnik Wolfgang Petritsch 12.11.2000. godine je rečeno kako se Institut financira iz pružanja usluga iz svoje djelatnosti i participacijom iz proračuna BiH (članak 11. spomenute Odluke).

Projekcijom proračuna za 2001. godinu nije bilo planirano financiranje Instituta, nego je ono planirano rebalansom proračuna za 2001. godinu (rebalans donesen 28.12.2001. godine, a financiranje je do tada vršeno na temelju Odluke o privremenoj financijskoj potpori nastavka rada institucija BiH od 01.04. 2001. godine) u iznosu od 1.609.120,00 KM, a doznačeno je 1.015.939,00 KM proračunskih sredstava. Institut je realizirao proračun za 2001. godinu u iznosu od 1.887.144,00 KM za tekuće izdatke, što je 117,27 % od planiranog iznosa (ako se promatra  trošenje ukupnih sredstva u odnosu na odobreni proračun). Uočili smo problem nesrazmjera prigodom planiranja između proračunskih sredstava i vlastitih prihoda. Smatramo kako projekcija proračuna nije u dostatnoj mjeri transparentno  urađena zato što nije sačinjena cjelovita analiza potrebnih sredstava, kako iz proračuna, tako i iz vlastitih prihoda. Ovakvom stanju u dobroj mjeri doprinosi i nedostatno jasno definiran način korištenja vlastitih prihoda i način njihovog korištenja u odnosu na Zakon o izvršenju proračuna u 2001. godinu i spomenute Odluke koju je donio Visoki predstavnik (nema jasnih i preciznih pravila i procedura načina korištenja vlastitih prihoda).

Posljedica neadekvatnog planiranja proračuna može prouzročiti poteškoće u ostvarivanju planiranih zadataka, kako u financijskim pokazateljima, tako i u izvršenju planiranih zadataka Instituta. 

USPOREDNI PREGLED PLANIRANIH I OSTVARENIH RASHODA U 2001. GODINI 

Ured je sugerirao Institutu kvalitetnije i sveobuhvatnije planiranje u budućnosti (obuhvatiti kako proračunska sredstva tako i vlastite prihode) u suradnji sa Ministarstvom za trezor. Posebno  je potrebno definirati način prikupljanja, evidentiranja i trošenja vlastitih prihoda (donijeti pisana pravila i procedure)  sa Ministarstvom za trezor, te ukupne prihode realizirati putem JRT (Jedinstveni račun trezora). Također preporučeno je Institutu ubuduće trošenje sredstava do visine utvrđene Zakonom o izvršenju proračuna kako na razini Instituta tako i po pojedinim proračunskim stavkama.

3.3.2.       Prihodi Instituta u 2001. godini

Revizijom poslovanja utvrdili smo kako je Institut ostvario ukupne prihode u 2001. godini u iznosu od 3.306.792,03 KM (podaci iskazani u glavnoj knjizi). Struktura ostvarenih prihoda je 1.015.939,00 KM iz proračuna, a 2.290.853,03 KM iz vlastitih izvora. Sačinjavanjem Računa prihoda i rashoda za 2001. godinu Institut je iskazao ukupne prihode u iznosu od 2.225.337,00 KM što ne odražava realno stanje ostvarenih ukupnih prihoda u 2001. godini.

Razlika od 1.081.458,15 KM manje iskazanih prihoda u Računu prihoda i rashoda rezultat je načina knjigovodstvenog evidentiranja, tj. prihodi su jednostavno umanjeni za iskazani višak rashoda nad prihodima iz 2000. godine u iznosu od 831.458,15 KM (gubitak iz prošle godine) i obveze po revolving kreditu iz 2000. godine u iznosu od 250.000,00 KM.

Posljedica ovakvog načina knjigovodstvenog evidentiranja prihoda i pokrivanje gubitaka iz prošlih godina  rezultira netransparentnošću financijskih izvješća.

Ured je mišljenja kako ovakav način knjigovodstvenog iskazivanja prihoda i pokrivanje gubitka nije sukladan računovodstvenim načelima i standardima. Nadalje sugerirana je dosljedna primjena računovodstvenih načela i standarda koji reguliraju ovo područje.

3.4.      Financijsko – računovodstveno poslovanje

3.4.1.    Iskazivanje viška prihoda prema Instrukciji Ministarstva za trezor

Tijekom revizije utvrdili smo kako je Institut u Bilanci stanja iskazao neraspoređeni višak prihoda nad rashodima u iznosu od 338.193,00 KM, te prema Instrukciji Ministarstva za trezor nije stvorio obvezu povrata iskazanog viška prihoda nad rashodima.

Ured je preporučio Institutu usuglašavanje načina iskazivanja i povrata viška sredstava sa Ministarstvom za trezor u cilju dosljedne primjene spomenute Instrukcije.

3.5.         Informacijski sustav

Tijekom revizije IT sustava, Institutu je preporučeno da:

• treba imati jasna zaduženja za upravljanje i razvoj cjelokupnog informacijskog sustava, kao i pisane standarde za sistemsku analizu, održavanje sistemskog softvera i kontrolu podataka radi bolje administrativne i organizacijske  kontrole;
• rukovodstvo Instituta treba u budućem sklapanju  ugovora o održavanju informacijskog sustava sa dobavljačima voditi više brige o sigurnosti podataka sa kojima radi, te otkloniti nedostatke na već postojećem ugovoru;
• treba donijeti interna pravila o čuvanju i zaštiti podataka, kao i pravljenju rezervnih kopija, te voditi računa da se rezervne kopije drže na sigurnom mjestu;
• treba pojačati interne manualne kontrole ili izvršiti adekvatnu izmjenu programa.

4.       KORESPONDENCIJA

Po okončanju revizije dana 29.07. 2002. godine Izvještaj je upućen Institutu kako bi se osigurali mišljenje i komentar na Izvještaj.

O eventualnom odgovoru, Ured će izvijestiti Predsjedništvo BiH i Parlamentarnu skupštinu BiH.

5.       SAŽETAK

Tijekom vršenja revizije za 2001. godinu, revizija je uočila:

• nedostatke u upravljanju i rukovođenju Institutom, tj. imenovanje vršitelja dužnosti u dužem vremenskom razdoblju, koje nije sukladno zakonskim propisima;
• sustav internih kontrola koje propisuje rukovodstvo nije uspostavljen i propisan na zadovoljavajući način;
• procedure nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga u 2001. godini nisu izvršene sukladno Zakonu o izvršenju proračuna za 2001. godinu tj. nije bilo javnih oglasa;
• ukupno ostvareni prihodi Instituta u 2001. godini iznosili su 3.306.792,03 KM dok su isti iskazani u Računu prihoda i rashoda za 2001. godinu u iznosu od 2.225.337,10 KM što je za 1.081.458,15 KM manje od ukupno ostvarenih prihoda.

Ured za reviziju se želi zahvaliti rukovodstvu i uposlenima Instituta za suradnju i pomoć koja nam je pružena prigodom vršenja revizije.