IZVJEŠĆE O REVIZIJI ARHIVA BOSNE I HERCEGOVINE ZA 2001. GODINU

1.1. Sukladno ovlastima danim Zakonom o reviziji financijskog poslovanja institucija Bosne i Hercegovine ('Službeni glasnik BiH', broj 17/99), Ured za reviziju financijskog poslovanja institucija BiH (u daljnjem tekstu: Ured) je izvršio reviziju financijskih izvješća i poslovanja (uključujući odluke rukovodstva) Arhiva Bosne i Hercegovine (u daljnjem tekstu: Arhiv), sa stanjem na dan 31. decembra 2001. godine. Za financijska izvješća odgovornost snosi rukovodstvo Arhiva. Odgovornost Ureda se svodi na izražavanje mišljenje o financijskim izvješćima Arhiva, te na temelju izvršene revizije izvješćivanje o sljedećem:

1.2. Revizija je planirana i izvršena u razdoblju od 22.07. do 26.07.2002. godine, sukladno generalno prihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucija – INTOSAI ('Službeni glasnik BiH', broj 05/01). Ovi standardi zahtijevaju vršenje revizije na način da prikupimo dovoljno dokaza koji nam, u razumnoj mjeri, pružaju pouzdan temelj da financijska izvješća ne sadrže značajne pogreške. Revizija uključuje provjeravanje, metodom uzorka, evidencija na kojima se temelje iznosi prikazani i objavljeni u financijskim izvješćima. Revizija također uključuje procjenu korištenih računovodstvenih načela, primjenu zakona i propisa, kao i ocjenu cjelokupnog prikaza financijskih izvješća.

1.3. Smatramo da revizija koju smo izvršili pruža razuman temelj za izražavanje našeg mišljenja.

Prema našem mišljenju, financijska izvješća Arhiva za 2001. godinu predstavljaju u svim značajnijim aspektima realan i objektivan prikaz poslovanja tijekom godine i stanja na kraju godine, osim za izraženu rezervu navedenu u točkama 2.1. i 2.2.

2.1. Početna stanja u 2001. godini nisu revidirana. Ista u izvjesnoj mjeri mogu utjecati na realnost i objektivnost financijskih izvješća. Također, popis stalnih sredstava nije usuglašen sa stanjima u poslovnim knjigama. Stanovi nisu isknjiženi iz evidencija.

2.2. Iskazani višak rashoda u 'Bilanci stanja' u iznosu od 229.478,00 KM se sastoji iz viška rashoda iz ranijih godina u iznosu od 218.361,00 KM i viška rashoda iz tekuće godine u iznosu od 11.117,00 KM. Najveći dio nepokrivenih rashoda se odnosi na neizmirene obveze za plaće i naknade uposlenih iz ranijih godina (1998.,1999.,2000.) koje su knjižene kao ostale dugoročne obveze u iznosu od 160.882,00 KM.

Zakonom o arhivskoj građi i Arhivu BiH (‘Službeni glasnik BiH’, broj: 16/01) utvrđen je pravni status Arhiva BiH koji nastavlja sa radom kao institucija BiH sa sjedištem u Sarajevu. Revizija poslovanja Arhiva za prethodne godine nije rađena.

Arhiv je u 2001. godini ostvario rashode u iznosu 130.235,00 KM, a sa 31.12. je imao tri uposlena: direktor Arhiva, koji je imenovan Odlukom Predsjedništva BiH broj: 02-111-734/92; zamjenik direktora, imenovan Rješenjem Vijeća ministara broj: 03-111-186/97 i referent korištenja arhivske građe.

Uočili smo određene slabosti u sustavu internih kontrola koje se prije svega ogledaju u nepostojanju internih pravila kojima se regulira trošenje pojedinih sredstava, planiranju, evidentiranju i nadzoru nad proračunskim sredstvima. Sustav internih kontrola uspostavlja rukovodstvo Arhiva kao skup postupaka i mjera koje osiguravaju točnost i pravilnost evidencije financijskih transakcija, njihovu punu sukladnost sa zakonima i propisima.

Nedostajuća pravila se uglavnom odnose na: uporabu vlastitih vozila u službene svrhe, uporabu telefona, korištenje reprezentacije, te ostalo materijalno poslovanje. Nedostatak navedenih pravila može utjecati na ekonomičnost i učinkovitosti upravljanja sredstvima proračuna.

Preporučili smo Arhivu da treba (do donošenja ovih pravila na nivou Vijeća ministara) samostalno ili u suradnji sa Ministarstvom za trezor usvojiti interna pravila koja precizno normiraju potrošnju najvećih i najznačajnijih stavki proračuna.

Uvidom u postojeću dokumentaciju ustanovili smo da su nabavke stalnih sredstava ukalkulirane na temelju predračuna (br. 10/01 i 237) u iznosu od 27.115,00 KM. Utvrdili smo također, kako za iste nisu raspisivani javni tenderi niti izvršen odabir najpovoljnijeg dobavljača kako je to regulirano člankom 16. Zakona o izvršenju proračuna institucija BiH.

Ured je upozorio rukovodstvo Arhiva da provodi i poštuje procedure nabavki sukladno odredbama Zakona o izvršenju proračuna.

Ukupno planirani troškovi Arhiva prema rebalansu proračuna iznosili su 241.723,00 KM, a ostvareni su u iznosu 157.350,00 KM, što je za 84.373,00 KM manje od planiranih odnosno, ostvarenje 65% od plana. Planirana projekcija proračuna Arhiva rađena je na bazi šest uposlenih, a stvarno je bilo troje uposlenih.

Red. broj	Vrsta rashoda	Proračun za 2001. godinu	Izmjene i dopune proračuna	Ostvareno u 2001. godini	Odstupanje (5-4)	Index (5/4)
1	2	3	4	5	6	7
I	Tekući izdaci	0	189.722	130.235	-59.487	68,64
1.	Plaće uposlenih	0	96.259	69.169	-27.090	71,86
2.	Naknade troškova uposlenih	0	41.492	29.085	-12.407	70,10
3.	Naknade skupš.zastupnicima	0	0	0	0	0
4.	Izdaci za materijal i usluge	0	24.895	26.642	1.747	107,02
5.	Izdaci za osig. i bank. Usluge	0	702	352	-350	50,09
6.	Ugovorene usluge	0	26.375	4987	-21.388	18,91
II	Tekući grantovi	0	0	0	0	0
III	Kapitalni izdaci	0	52.000	27.115	-24.885	52,14
IV	Programi posebne namjene	0	0	0	0	0
V	UKUPNO	0	241.723	157.350	84.373	65,10
	Broj uposlenih		6	3

Ured je mišljenja da problematici planiranja treba posvetiti više pozornosti, kako unutar Arhiva, tako i na višim nivoima gdje se vrši usvajanje, u cilju realnog i kvalitetnog planiranja proračuna.

Revizija je utvrdila da Arhiv nije prekoračio proračunom odobrene rashode u ukupnom iznosu, međutim prekoračenja su se desila na pojedinim vrstama troškova u odnosu na proračunom odobrene troškove za tu namjenu. Isto se odnosi na izdatke za nabavku materijala i usluga u iznosu od 1.747,00 KM.

Ured je preporučio rukovodstvu Agencije redovito organiziranje praćenja i kontrole namjenskog trošenje proračunskih sredstava po vrstama, do proračunom odobrenog nivoa.

U financijskom izvješću 'Bilanca stanja' iskazan je višak rashoda nad prihodima u iznosu od 229.478,00 KM. Isti se sastoji iz viška rashoda iz ranijih godina u iznosu od 218.361,00 KM i viška rashoda iz tekuće godine u iznosu od 11.117,00 KM. Najveći dio nepokrivenih rashoda se odnosi na neizmirene obveze za plate i naknade uposlenih iz ranijih godina (1998,1999,2000), koje su knjižene kao ostale dugoročne obveze u iznosu od 160.882,00 KM. Iako se rukovodstvo Arhiva u više navrata obraćalo svim relevantnim institucijama za rješavanje problema izmirenja nastalih obveza iz ranijih godina isti još uvijek nije riješen.

Ured je sugerirao rukovodstvu Arhiva da zajedno sa Vijećem ministara pokuša pronaći odgovarajuće rješenje.

U Bilanci stanja su evidentirana stalna sredstva - stanovi u ukupnom iznosu od 308.195,00 KM. Ista nisu obuhvaćena popisom stalnih sredstava. Stanove je trebalo isknjižiti iz poslovnih knjiga sukladno pozitivnim zakonskim propisima koji reguliraju privatizaciju stanova.

Preporučeno je Arhivu da treba utvrditi stvarno stanje stanova po popisu i isto usuglasiti sa evidencijama u poslovnim knjigama, te donijeti odgovarajuće odluke kako bi se stanovi mogli isknjižiti iz poslovnih knjiga sukladno navedenom Zakonu.

U Arhivu ne postoji organiziran informacijski sustav. Tri kompjutora se koriste za uredsko poslovanje.

Rukovodstvo bi trebalo donijeti i usvojiti razvojnu IT strategiju, u kojoj će biti sagledane sve potrebe arhiva za informatičkom podrškom, kao preduvjet buduće informatizacije.

Nakon uspostave informacijskog sustava Arhiv bi radi učinkovitije uporabe informacijskog sustava trebao propisati pisane standarde koji se tiču uporabe kompjutora, zaštite podataka, pravljenja rezervnih kopija podataka, rada na mreži, korištenja baze podataka i elektronske pošte te nabavke i održavanja IT opreme. U postojećem financijskom softveru koji se koristio za knjiženja u prošloj godini nije zaključeno stanje prethodne godine tako da se revizija nije mogla pouzdati u financijske informacije ovog softvera.

Po okončanju revizije, dana 26.07.2002. godine Izvješće je upućeno Arhivu kako bi se obezbijedili mišljenje i komentar na Izvješće.

O eventualnom odgovoru, Ured će izvijestiti Predsjedništvo BiH i Parlamentarnu skupštinu BiH.

Nalazi revizije su klasificirani prema najznačajnijim nepravilnostima, a odnose se na: sustav internih kontrola, mehanizme upravljanja i kontrole nad proračunskim sredstvima, nepravilnosti u vođenju računovodstva.

Ured se želi zahvaliti rukovodstvu i uposlenima Arhiva za suradnju i pomoć koja nam je pružena prigodom vršenja revizije.