1.       UVOD

1.1.       U skladu sa ovlaštenjima datim Zakonom o reviziji finansijskog poslovanja institucija Bosne i Hercegovine (˝Službeni glasnik BiH˝, broj 17/99), Ured za reviziju finansijskog poslovanja institucija BiH (u daljem tekstu: Ured), izvršio je reviziju finansijskih izvještaja i poslovanja (uključujući odluke rukovodstva) VIJEĆA MINISTARA BOSNE I HERCEGOVINE – SLUŽBI, (u daljem tekstu: Službe), sa stanjem na dan 31. decembar 2001. godine.

1.2.           U periodu od 11.03.2001. godine do 22.03.2001. godine, revizija je planirana i obavljena u skladu sa generalno prihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizorskih institucija – INTOSAI (˝Službeni glasnik BiH˝, broj 05/01). Revizorske aktivnosti bile su usmjerene ka postizanju razumnog osnova za procjenu da li finansijski izvještaji Službi predstavljaju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine. Za ove finansijske izvještaje odgovornost snosi rukovodstvo Službe. Naša odgovornost je da izrazimo mišljenje o tim finansijskim izvještajima, te da na osnovu izvršene revizije, izvijestimo o slijedećem:

• da li su računi sastavljeni u skladu sa važećom zakonskom regulativom;
• da li godišnji računi predstavljaju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine;                
• o ekonomičnosti, efikasnosti i uspješnosti kojim su Službe koristile sredstva u obavljanju svojih funkcija;

1.3.    Smatramo da revizija koju smo obavili pruža razuman osnov za izražavanje našeg mišljenja.

2.       MIŠLJENJE REVIZORA

2.1.     Prema našem mišljenju, finansijski izvještaji Službi na dan 31. decembar 2001. godine prikazuju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine, osim za efekte koji na finansijske izvještaje imaju stavke koje se odnose na slijedeće:

2.2.    Nismo vršili ispitivanje niti podnosili Izvještaj o reviziji finansijskih izvještaja Službi za 2000. godinu. Početna stanja u Bilansu stanja na dan 01.01.2001. godine predstavljaju krajnja stanja u Bilansu stanja na dan 31.12.2000. godine, koja nisu bila predmet revizije, i za koja ne izražavamo mišljenje.

2.3.    Vozilo ˝Audi 100 2E˝, koje je u potpunosti otpisano, nije evidentirano po popisu sredstava na dan 31. decembar 2001, godine, a nalazi se u vanbilansnoj evidenciji Službi, tako da je po tom osnovu konstatiran manjak sredstava koji nije razjašnjen.

2.4.    Višak prihoda nad rashodima u ukupnom iznosu od 116.595 KM nije sa datumom završetka revizije vraćen na račun budžeta BiH, a povrat ovih sredstava je neizvjestan.

3.       NALAZI, ZAPAŽANJA I PREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2001. GODINE

3.1.    Sistem internih kontrola

Revizija je uočila određene nedostatke u sistemu internih kontrola kod Službi, koje podrazumijevaju skup postupaka i mjera koje oblikuje rukovodstvo i zaposleni sa ciljem postizanja pouzdanih finansijskih izvještaja i obavljanja poslovanja u skladu sa zakonom.  Nedostaci su uočeni u dijelu koji se odnosi na  rukovođenje i izvršenje budžeta. Također, revizijom je utvrđeno da nedostaju određena pravila kojima se regulira trošenje pojedinih sredstava i procedure odobravanja utrošenih sredstava iz budžeta. Nedostaci u sistemu internih kontrola i nedovoljna izgrađenost ovog sistema imaju značajan uticaj na upravljanje i kontrolu trošenja budžetskih sredstava, odnosno upravljanje javnim novcem namijenjenim u tačno određene svrhe.

3.1.1. Rukovođenje

Odgovornosti i ovlaštenja u sistemu rukovođenja finansijskim i operativnim poslovima Službi u okviru Vijeća ministara nisu bile jasno definirane u Zakonu o Vijeću ministara i Poslovniku Vijeća ministara. Ovo se odnosi na nedovoljno jasna ovlaštenja i odgovornosti sekretara koji rukovode pojedinim Službama Vijeća ministara i jasno razdvajanje raspodjele odgovornosti u upravljanju javnim sredstvima (presjek zajedničkih i pojedinačnih nadležnosti).

Ured je preporučio Službama da unatoč nedovoljno definiranim odredbama Zakona, u cilju efikasnijeg obavljanja zadataka, utvrde internim pravilima jasne odgovornosti i ovlaštenja rukovodne strukture u okviru Službi i odgovarajuću raspodjelu odgovornosti radi koordiniranog rada Pravne, Administrativne, Materijalno-finansijske službe, Službe za informiranje i Kabineta predsjedavajućeg.

3.1.2. Nadzor nad izvršenjem budžeta

Efikasan nadzor nad izvršenjem budžeta, koji podrazumijeva uporednu analizu ostvarenih troškova u odnosu na planirana sredstva u budžetu, nije bio u potpunosti obezbijeđen. Mjesečni finansijski planovi nisu bili redovno dostavljani Ministarstvu za trezor. Evidentirani troškovi tokom godine obuhvatali su samo plaćene troškove, a ne i neplaćene troškove. Bez prethodne analize ostvarenih troškova u odnosu na plan i prikazivanja ostvarenih, a neplaćenih troškova izvršenih iz budžeta, ne daje se pouzdan osnov za efikasan nadzor nad izvršenjem budžeta tokom godine.

Preporučeno je nadležnoj Službi da ubuduće redovno mjesečno prati ostvarenje budžeta u odnosu na plan, kako bi se obezbijedilo izvršenje budžeta u okviru iznosa dozvoljenih planom budžeta. Isto tako, Služba mora ubuduće da procjenjuje opravdanost nastanka pojedinih troškova svih Službi u okviru Vijeća ministara i obezbijedi potrošnju u okviru iznosa planiranih u budžetu. Materijalno–finansijskoj službi Vijeća ministara preporučeno je da obračunate, a neplaćene obaveze/troškove, evidentira prema računovodstvenom načelu modifikovanog nastanka događaja, što znači da se rashodi priznaju u obračunskom periodu u kojem je obaveza za plaćanje nastala. 

3.1.3. Pravila i procedure trošenja

Revizijom je utvrđeno da Službe nisu imale utvrđena pravila kojima se regulira trošenje budžetskih sredstava za upotrebu vozila u službene svrhe, upotrebu mobilnih telefona, korištenje reprezentacije i kupovinu poklona i stručno obrazovanje i usavršavanje. Službe, također, nisu bile ustanovile procedure odobravanja nastalih troškova, tako da računi za nastale troškove nisu uvijek bili na odgovarajući način odobreni i ovjereni od strane lica koje je napravilo trošak i odgovornog lica koje taj trošak treba da odobri. Navedeni nedostaci mogu da prouzrokuju neracionalno i nenamjensko korištenje javnih sredstava, neodobrene nabavke sredstava i usluga, te druge eventualne zloupotrebe javnih sredstava. Službe su u međuvremenu obezbijedile procedure odobravanja troškova kojima se dokazuje da je konkretni trošak stvarno i nastao i da je zasnovan na zakonu.  

Službama je preporučeno da što hitnije donesu interna pravila za reguliranje pojedinih troškova, do donošenja ovih pravila od strane Ministarstva za trezor.

3.2.    Izvršenje budžeta

Ukupno planirani rashodi Službi prema usvojenom budžetu prije izmjena i dopuna budžeta iznosili su 948.576 KM. Nakon usvojenog rebalansa budžeta za 2001. godinu, povećanje rashoda iznosilo je 69.156 KM, tako da ukupan budžet za 2001. godinu iznosi 1.017.732 KM.  Ostvareni rashodi Službi za 2001. godinu iznose 954.380 KM, što je  za 63.352 KM manje od planiranih, ili što predstavlja ostvarenje  94% od plana.

Službe nisu prekoračile ukupne rashode u odnosu na budžet za 2001. godinu, osim prekoračenja na kategoriji 'Ugovorene usluge' u iznosu od 19.960 KM. Navedeno prekoračenje posljedica je proknjižene otpisane pozajmice Ministarstvu za ljudska prava i izbjeglice na osnovu Odluke Vijeća ministara u iznosu od 45.000 KM, koja je evidentirana kao vanredni rashodi u 2001. godini.

Pregled izvršenja budžeta Službi za 2001. godinu prikazan je u narednoj tabeli:       

Analizom izvršenja budžeta iz prethodne tabele može da se konstatira da je nivo ostvarenih rashoda približan budžetu prije izvršenih izmjena i dopuna budžeta (rebalansa). Ističemo da Službe nisu prilikom planiranja budžetskih stavki uzele u obzir neraspoređeni višak prihoda iz prethodne godine u iznosu od 185.814 KM.

Službama je preporučeno da u budućnosti moraju da posvete veću pažnju prilikom planiranja budžetskih stavki, tako da planirani budžet  sadržava realne godišnje potrebe. Preporučeno je, također, da sredstva za rad Kabineta predsjedavajućeg Vijeća ministara treba da budu planira prema namjeni sredstava. Potrebno je da se definira struktura svake zbirno date stavke budžeta kako bi moglo da se prati namjensko korištenje sredstava te stavke.

3.3.    Finansijski izvještaji i računovodstvo

Početna stanja u Bilansu stanja Službi predstavljaju krajnja stanja iz Bilansa za 2000. godinu koja nisu bila predmet revizije i koja u izvjesnoj mjeri utiču na krajnja stanja za 2001. godinu. Zbog toga revizija ne izražava mišljenje za početna stanja iskazana u Bilansu za 2001. godinu.

U poslovnim knjigama Službi na stalnim sredstvima izvršeno je isknjižavanje motornog vozila "Audi 100 2E", koje je potpuno otpisano i izvršen prenos na vanbilansnu evidenciju. Popisom stalnih sredstava sa 31.12.2001. godine navedeno vozilo nije evidentirano na stanju, odnosno ne nalazi se u posjedu Vijeća ministara. Prepiskom između Vijeća ministara i Službe za zajedničke poslove organa i tijela Federacije Bosne i Hercegovine, utvrđeno je da se navedeno motorno vozilo nalazi u posjedu Vlade Federacije BiH, da je  registrirano na Vladu Federacije BiH, i da je od strane Vlade Federacije BiH izvršen prenos bez naknade na Ured za rješavanje statusnih pitanja izbjeglica i raseljenih osoba sa područja Republike Srpske – Doboj – Istok.

Revizijom je, dakle, konstatirano da je navedeno vozilo evidentirano u poslovnim knjigama Službi (vanbilansno), ali da vozilo po popisu sredstava nije zatečeno u posjedu Službi. Po tom osnovu konstatiran je manjak sredstava (vozila), koje je u potpunosti otpisano, ali posjeduje određenu tržišnu vrijednost.

Revizija je dala preporuku Službama da  moraju  da preduzmu aktivnosti na rješavanju utvrđenog manjka, kako bi poslovne knjige bile usklađene sa stvarnim stanjem na osnovu pribavljene vjerodostojne dokumentacije.

Račun prihoda i rashoda

Ukupni prihodi Službi ostvareni u 2001. godini iznosili su 954.379 KM i najvećim dijelom odnose se na prihode doznačene iz budžeta, koji sa 31.12.2001. godine iznose  883.041 KM. Prihodi su povećani za 40.881 KM po osnovu realiziranih zahtjeva za prenos sredstava izvršenih nakon 31.12.2001. godine. Prethodno je u poslovnim knjigama Službi evidentirana obaveza prema budžetu po osnovu viška prihoda iz ranijih godina u iznosu od 75.714 KM, tako da gore evidentirani prihodi još više uvećavaju višak prihoda i ukupnu obavezu Službi za povrat viška prihoda u budžet, koja sa 31.12.2001. godine iznosi 116.595 KM. Ovakvo povećanje prihoda i potraživanja iz budžeta, koje istovremeno utiče na povećanje prethodno već stvorene obaveze Službi prema budžetu, nije konzistentno i uobičajeno, a povrat ukupno iskazane obaveze na račun budžeta, čini neizvjesnom.

Ured je preporučio Službi, da zbog problematike doznake sredstava, Služba usaglasi dinamiku povrata sredstava sa Ministarstvom za trezor.

Ukupni rashodi Službi ostvareni u 2001. godini iznosili su 940.065 KM. Kontrolom ostvarenih rashoda utvrđene su određene nepravilnosti koje nemaju uticaja na finansijske izvještaje, ali mogu da utiču na ekonomično i efikasno upravljanje javnim novcem. Ured za reviziju je skrenuo pažnju Službi (Službama) na takve primjere i preporučio veću kontrolu rukovodstva nad troškovima, a što se odnosi na slijedeće:

• ostvarenje dijela troškova bez podnošenja zahtjeva Trezoru, odnosno bez ovjere i odobrenja Trezora;
• isplate za pojedine troškove nisu odobrene odlukama ili rješenjima rukovodstva Službi;

Službama je sugerirano da poštuju procedure propisane Zakonom o trezoru koje se odnose na kontrolu troškova, tako da sve isplate koje se odnose na troškove i date pozajmice moraju da budu u saglasnosti sa namjenama predviđenim budžetom i odobrene od strane Ministarstva za trezor. Pored toga, Ured je preporučio da se preciziraju pravila utroška pojedinih sredstava i odrede kriterijumi utroška sredstava odobrenih budžetom. 

Iskaz o kapitalnim izdacima i finansiranju

Iskaz o kapitalnim izdacima i finansiranju za period od 01.01.2001. do 31.12.2001. godine u svim materijalno značajnim aspektima predstavlja tačan i istinit prikaz nabavljenih stalnih sredstava tokom godine i njihovog finansiranja iz budžeta, osim napomena koje se odnose na pojedine nabavke stalnih sredstava tokom godine (aparat za snimanje sjednica, kompjuter sa štampačem i mobilni telefon), izvršene su bez prikupljenih konkurentnih ponuda i izbora najpovoljnijeg ponuđača (9.239 KM). Nabavkama bez propisanih procedura, javne institucije mogu da dovedu do favoriziranja jednog dobavljača u odnosu na druge; do kupovine robe/usluga po nekonkurentnim cijenama; do eventualne zloupotrebe ovlaštenja i korupcije, te drugih neželjenih posljedica.

Službama je preporučeno da ubuduće planiraju nabavke stalnih sredstava na godišnjem nivou potreba, te izvršavaju nabavke saglasno odredbama Zakona o izvršenju budžeta i propisa o nabavkama koji su u primjeni. U slučaju istovrsnih nabavki stalnih sredstava, preporučeno je da se izvrši objedinjavanje ukupnih potreba i raspiše javni tender za odabir najpovoljnijeg ponuđača.

3.4.    Informacioni sistem

Revizijom IT sistema ustanovili smo slijedeće nalaze i preporuke:

• S obzirom da Službe nemaju usvojenu razvojnu IT strategiju, Službama je preporučeno da kreiraju IT strategiju koja bi bila osnov za dalju informatizaciju i propišu jasna zaduženja za upravljanje i razvoj informacionog sistema kako bi rukovodstvo službi pojačalo svoju administrativnu i organizacionu kontrolu.
• Preporučeno je da Službe donesu svoja interna pravila o čuvanju i zaštiti podataka, kao i pravljenju rezervnih kopija, te shodno mogućnostima, da se nabavi dodatna oprema kako bi rezervne kopije mogle da se prave na adekvatan način.
• Rukovodstvu Službi preporučeno je da donesu odluku o kreiranju cjelokupnog idejnog plana informatizacije koji bi uključivao i standarde za vođenje projekata, kao i studiju izvodljivosti sa kompletnom dokumentacijom.

4.       KORESPONDENCIJA

Po završetku revizije, Službama je dostavljen Nacrt izvještaja 18.05.2002. godine. Služba je dostavila odgovor 31.05.2002. godine, u kojem se daju određena objašnjenja i prijedlozi za korekcije teksta izvještaja prije njegovog objavljivanja. Ured za reviziju je obavijestio Službe o svojim stavovima, dopisom broj 01-400-233/02 od 19.06.2002. godine, te donio odluku o konačnom sadržaju teksta Izvještaja.

5.       REZIME

Revizija računa Službi za 2000. godinu nije obavljena. Sumarni pregled najznačajnijih nalaza i preporuka revizije za obračunsku 2001. godinu odnosi se na slijedeće:

• Postoje određene slabosti u sistemu internih kontrola koje se tiču rukovođenja i nadzora nad izvršenjem budžeta;
• Službe nemaju utvrđena interna pravila, kojima se reguliraju pojedini troškovi niti ustanovljene procedure odobravanja nastalih troškova;
• Vozilo ˝Audi 1002E˝ nije evidentirano po popisu sredstava na dan 31.12.2001. godine, a vodi se vanbilansno u poslovnim knjigama Službi;
• Evidentirana je obaveza prema budžetu po osnovu viška prihoda sa 31.12.2001. godine u ukupnom iznosu od  116.595 KM, čiji je povrat na račun budžeta neizvjestan;
• Utvrđene su određene nepravilnosti prilikom trošenja i isplate sredstava iz budžeta, a koje su izvršene bez prethodne ovjere i odobrenja za isplatu od strane Ministarstva za trezor;
• Prilikom nabavke pojedinih stalnih sredstava nisu poštovane procedure izbora najpovoljnijeg ponuđača;
• Utvrđene su određene slabosti informacionog sistema, za koji nisu utvrđene odgovarajuće interne procedure.

Ured za reviziju želi da se zahvali rukovodstvu i zaposlenima u Vijeću ministara na saradnji i pomoći koja nam je pružena prilikom obavljanja revizije.