1. UVOD

1.1.           U skladu s ovlaštenjima datim Zakonom o reviziji finansijskog poslovanja  institucija Bosne i Hercegovine (''Službeni glasnik BiH'', broj 17/99), Ured za reviziju finansijskog poslovanja institucija BiH  (u daljem tekstu: Ured) je izvršio reviziju finansijskih izvještaja i poslovanja (uključujući i odluke rukovodstva) Agencije za statistiku Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Agencija) u vezi finansijske 2001. godine.

1.2.           Tokom perioda od 23.01. do 29.01.2002. i 03.06. do 12.06.2002. godine, revizija je planirana i izvršena u skladu s generalno prihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucija – INTOSAI (''Službeni glasnik BiH'', broj 05/01). Revizione aktivnosti su bile usmjerene ka postizanju razumnog osnova za procjenu da li finansijski izvještaji Agencije predstavljaju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine. Za finansijske izvještaje odgovornost snosi rukovodstvo Agencije. Odgovornost Ureda se svodi na izražavanje mišljenja o finansijskim izvještajima Agencije, te da na osnovu izvršene revizije izvijestimo o slijedećem:

• da li su računi sačinjeni u skladu s važećom zakonskom regulativom;
• da li godišnji izvještaji predstavljaju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine;
• o ekonomičnosti, efikasnosti i efektivnosti kojom su institucije  koristile javna sredstva u vršenju svojih funkcija.

1.3.           Smatramo da revizija koju smo izvršili pruža razuman osnov za izražavanje našeg mišljenja.

2.      MIŠLJENJE REVIZORA

2.1.            Za revidirane finansijske izvještaje Agencije za 2001. godinu, izražavamo mišljenje s rezervom, s obzirom da nismo imali dovoljno pouzdan osnov, da u potpunosti, bez rezerve, potvrdimo kako finansijski izvještaji Agencije daju realan i objektivan prikaz stanja u svim značajnijim aspektima. Rezervu izražavamo iz razloga navedenih u tačkama 2.2., 2.3. i 2.4.

2.2.           Ured izražava rezervu za iskazana početna stanja u 2001. godini koja su prenijeta iz 2000. godine, a koja nisu revidirana, s obzirom da ona u izvjesnoj mjeri mogu da utiču na realnost i objektivnost finansijskih izvještaja u 2001. godini.

2.3.           Nadalje, izražavamo rezervu na sačinjeni Bilans stanja, iz razloga što nije izvršen popis sredstava i izvora sredstava na dan 31.12.2001. godine.

2.4.          Revizijom je utvrđeno kako Agencija nije dosljedno primjenjivala član 16. Zakona o izvršenju budžeta koji regulira oblast nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga (raspisivanje javnih konkursa).

3.     NALAZI, ZAPAŽANJA I PREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2001. GODINE

3.1.    Sistem internih kontrola

3.1.1.  Nedostajuća pravila i procedure

Revizijom je ustanovljeno kako u Agenciji nije u dovoljnoj mjeri razrađen i precizno definiran sistem internih kontrola rukovodstva, kao skup postupaka i mjera koje osiguravaju tačnost i pravilnost evidentiranja finansijskih transakcija, njihovu punu usklađenost sa zakonima i propisima, kao i zaštitu imovine.

Nepostojanje adekvatnog sistema internih kontrola ili njegova nedovoljna izgrađenost imaju značajan uticaj na upravljanje i kontrolu trošenja budžetskih sredstava, odnosno javnog novca namijenjenog u tačno određene svrhe.

Uočeni nedostaci u sistemu internih kontrola se ogledaju u slijedećem:

• nepostojanju određenih pisanih internih pravila i procedura koje bi precizno definirale uslove nastanka, odobravanja, usklađenost s odobrenim budžetom kao i način evidentiranja određenih vrsta rashoda, (PTT-troškova, troškova reprezentacije, troškova smještaja zaposlenika i drugih);
• slabostima u sistemu nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga koja nisu izvršena u skladu sa zakonskim propisima koji reguliraju ovu oblast (nisu raspisivani javni oglasi);
• slabostima u sistemu praćenja realizacije budžeta kako u ukupnom iznosu tako i po pojedinim budžetskim linijama (utvrđena su prekoračenja pojedinih budžetskih stavki).

Ured je preporučio Agenciji da u što skorije vrijeme, a u cilju efikasnijeg i racionalnijeg poslovanja, treba da uspostavi efikasan sistem internih kontrola koji bi preventivno otklonio moguće nepravilnosti i nezakonitosti u radu Agencije.

3.1.2.   Procedure nabavki  uredskog materijala

Revizija je utvrdila kako prilikom nabavke  uredskog materijala (u 2001. godini nabavljeno 16.372,89 KM ), nisu ispoštovane zakonske procedure kojima je propisano javno oglašavanje za prikupljanje najpovoljnije ponude, čime je prekršen član 16. Zakona o izvršenju budžeta za 2001. godinu.

Posljedica nabavki bez javnog oglašavanja može da rezultira nabavkama po nekurentnim tržišnim cijenama, te favoriziranje određenih dobavljača.

Rukovodstvo Agencije je obavezno da dosljedno primjenjuje Zakon o izvršenju budžeta, a posebno član 16. koji regulira  oblast nabavki stalnih sredstava, roba i usluga, na osnovu javnih oglasa, kako bi se osigurala tržišna jednakopravnost svih firmi tj. poreskih obaveznika.

3.2.         Sistem upravljanja budžetom

Tokom revizije poslovanja za 2001. godinu utvrdili smo kako upravljanje budžetom nije bilo u potpunosti na zadovoljavajućem nivou tj. revizijom su uočeni određeni   nedostaci i slabosti u sistemu internih kontrola, te određena prekoračenja pojedinih budžetskih linija.

3.2.1.  Planiranje i izvršenje budžeta

Budžet Agencije za 2001. godinu iznosio 345.400,00 KM, a rebalansom za 2001. godinu odobreno je dodatnih 4.600,00 KM, što ukupno iznosi 350.000,00 KM. Agencija je realizirala budžet za 2001. godinu u ukupnom iznosu od 333.735,00 KM, što je 95,35% od planiranog iznosa. Analizirajući izvršenje budžeta, uočili smo kako prekoračenja  izvršenja budžeta u ukupnom iznosu na nivou Agencije nije bilo, međutim utvrđena su određena prekoračenja  po pojedinim budžetskim linijama 'Naknade troškova zaposlenih' i 'Ugovorene usluge'.

Također smo uočili kako je budžet planiran na osnovu planiranih četrnaest zaposlenih, a stvarno zaposlenih tokom cijele godine bilo je devet, što ukazuje na određenu manjkavost u koordinaciji u procesu planiranju budžeta za 2001. godinu.  

UPOREDNI PREGLED PLANIRANIH I OSTVARENIH RASHODA U 2001. GODINI 

Posljedica nerealnog planiranja budžeta može da prouzrokuje poteškoće u ostvarenju planiranih zadataka, kako u finansijskim indikatorima, tako i u izvršenju planiranih zadataka Agencije.

Ured je preporučio Agenciji da se problematici planiranja i izršenja budžeta  ubuduće pristupi  temeljitije, sa realnijim i kvalitetnijim parametrima  na svim nivoima,  u cilju  što realnijeg i efikasnijeg poslovanja Agencije.

3.2.2.  Prekoračenje budžetskih stavki

Revizijom smo utvrdili kako upravljanje budžetom nije bilo na zadovoljavajućem nivou, jer su utvrđena određena prekoračenja pojedinih budžetskih stavki u odnosu na sredstva odobrena u skladu sa Zakonom o izvršenju budžeta za 2001. godinu. Spomenuta prekoračenja se odnose na slijedeće budžetske stavke: 'Naknade troškova zaposlenih' u iznosu od 54.778,00 KM ili 22,82% više od planiranog i 'Ugovorene usluge' u iznosu od 21.303,00 KM ili 19,67% više od planiranog (vidjeti tabelarni pregled).

Ured je preporučio sačinjavanje temeljite i potpune analize razloga prekoračenja pojedinih  budžetskih stavki, kako bi se ubuduće preventivno djelovalo i onemogućilo prekoračenje kako u ukupnom iznosu tako i po pojedinim budžetskim stavkama. Također je preporučeno permanentno praćenje izvršenja budžeta i uspostavljanje kvalitetnijeg sistema internih kontrola izvršenja budžeta.

3.2.3.  Pomoći iz inostranstva

Revidiranjem poslovanja za 2001. godinu utvrdili smo kako je Agencija ostvarila prihode u vidu pomoći iz inostranstva u iznosu od 37.565,99 KM. Ostvarene pomoći nisu realizirane putem Ministarstva za trezor, nego su doznačene direktno na račun Agencije i tretirane su kao ''vlastiti prihodi''. Ostvareni prihodi su trošeni za tekuće poslovanje i za isplate naknada zaposlenim za rad na određenim projektima (cca 11.691,30 KM), bez podnošenja zahtjeva i odobrenja od strane Ministarstva za trezor.

Izvršavanje ovakvih transakcija izvan JRT (Jedinstven račun trezora), narušava integralan sistem trezorskog upravljanja budžetom. Iako se ovdje radi o relativno malim finansijskim iznosima, naglašavamo obavezu svakog subjekta da svoje finansijske transakcije izvršava putem JRT-a.

Ured je preporučio rukovodstvu Agencije da ubuduće ostvarene pomoći iz inostranstva kao i sve ostale vrste prihoda realizira isključivo putem Ministarstva za trezor u skladu sa zakonskim propisima, te da se trošenje takvih sredstava vrši isključivo nakon podnošenja zahtjeva i dobijanja odobrenja od Ministarstva za Trezor.

3.2.4.  Izvještaj o poslovanju Agencije za 2001. godinu

Revidiranjem poslovanja za 2001. godinu uočili smo kako rukovodstvo Agencije nije sačinilo potpun pismeni izvještaj o poslovanju za 2001. godinu, gdje bi bili naznačeni osnovni indikatori izvršenja planiranih zadataka, kao i identificirani krucijalni problemi sa kojim se Agencija susretala tokom  rada.

Neophodno je da svaki budžetski korisnik napravi i razradi mjesečne operativne aktivnosti u odnosu na godišnji plan rada kako bi se kontrolirala efikasnost procesa rada. Rukovodstvo Agencije treba da nametne obavezu redovnog izvještavanja i potom napravi sumarnu uporednu analizu planiranog i ostvarenog poslovanja Agencije.

Ured je preporučio hitno sačinjavanje godišnjeg izvještaja o poslovanju Agencije, sa potpunom analizom izvršenja planiranih zadataka kao i uočenim slabostima u poslovanju za proteklu godinu, te ubuduće obavezno pravovremeno sačinjavanje izvještaja kako na kraju poslovne godine, tako i periodično tokom godine.

3.3.              Finansijsko – računovodstveno poslovanje

3.3.1.              Popis sredstava po stanju 31.12.2001. godine

Revizijom poslovanja za 2001. godinu smo utvrdili kako Agencija nije izvršila popis sredstava i obaveza prema izvorima sredstava, tj. nije izvršen popis sredstava na kraju godine što je bitan preduslov za realno iskazivanje godišnjih rezultata poslovanja. Cilj popisa jeste da se izvrši uspoređivanje između stanja sredstava i izvora sredstava u poslovnim knjigama i stvarnog stanja koje se utvrđuje popisom. Popis sredstava i njihovih izvora, pored toga što predstavlja zakonsku obavezu, doprinosi da u godišnjim finansijskim izvještajima bude iskazan istinit i fer pregled sredstava, obaveza i potraživanja.

Ukoliko Agencija ne izvršava obavezni popis sredstava i izvora u skladu sa zakonom, izlaže se riziku sačinjavanja pogrešnih finansijskih izvještaja i riziku otuđenja ili druge zloupotrebe sredstava.

Ured je preporučio hitno popisivanje sredstava i izvora sredstava u skladu s računovodstvenim standardima, te vršenje odgovarajućih knjiženja po izvršenom popisu na osnovu donesenih odluka.

3.3.2. Iskazivanje viška prihoda nad rashodima prema Instrukciji Ministarstva za trezor

Tokom revizije utvrdili  smo kako je Agencija u Bilansu stanja iskazala neraspoređeni višak prihoda nad rashodima u iznosu od 16.889,00 KM, te prema Instrukciji Ministarstva za trezor nije stvorena obaveza povrata iskazanog viška prihoda nad rashodima (prema riječima zaposlenih, nisu dobili Instrukciju od Ministarstva za trezor).

Ured je preporučio Agenciji da način iskazivanja i povrata viška sredstava usaglasi sa Ministarstvom za trezor u cilju dosljedne primjene  spomenute Instrukcije.

3.4.         Izvještaj o informacionom sistemu Agencije

Tokom revizije IT sistema, Agenciji je preporučeno da donese interna pravila o zaštiti i kontroli podataka, te da ih distribuira svim korisnicima informacionog sistema. 

4.              KORESPONDENCIJA

Po okončanju revizije, Agenciji je 08.07.2001. godine dostavljen Izvještaj o izvršenoj reviziji, a u predviđenom roku, Agencija je uputila primjedbe na dostavljeni Izvještaj, na koje je Ured odgovorio.

5.              REZIME

Zbirni pregled najznačajnijih nalaza i preporuka revizije računa 2001. godine:

• Utvrđene su slabosti u sistemu internih kontrola.
• Agencija nije izvršila popis sredstava i izvora sredstava sa 31.12.2001.    godine.
• Utvrđena su prekoračenja  budžetski stavki 'Naknade troškova zaposlenih' i  'Ugovorene usluge'.
• Nabavke uredskog materijala i usluga izvršene su bez javnog oglašavanja.
• Ostvarene pomoći iz inostranstva u iznosu od 37.565,99 KM, nisu realizirane    putem Ministarstva za trezor.  

Ured za reviziju želi da se zahvali rukovodstvu i zaposlenim Agencije za saradnju i pomoć koja nam je pružena tokom vršenja revizije.