1.     UVOD 

1.1.       U skladu sa ovlaštenjima datim Zakonom o reviziji finansijskog poslovanja institucija Bosne i Hercegovine (‘Službeni glasnik BiH’, broj 17/99), Ured za reviziju finansijskog poslovanja institucija BiH (u daljem tekstu: Ured) je izvršio reviziju finansijskih izvještaja  i poslovanja (uključujući odluke rukovodstva) Predsjedništva BiH (u daljem tekstu: Predsjedništva) sa stanjem na dan 31. decembra 2001. godine.

1.2.       Revizija je planirana i obavljena u periodu od 12.11. do 23.11.2001. godine (prethodna revizija) i u periodu od 15.04. do 03.05.2002. godine (revizija završnog računa) shodno opšteprihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucija – INTOSAI ('Službeni glasnik BiH', broj 05/01). Revizione aktivnosti su bile usmjerene ka postizanju razumnog osnova za procjenu  da li finansijski izvještaji Predsjedništva predstavljaju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine. Za finansijske izvještaje odgovornost snosi rukovodstvo Predsjedništva. Odgovornost Ureda se svodi na izražavanje mišljenja o finansijskim izvještajima Predsjedništva, te na  osnovu izvršene revizije izvještavanje o slijedećem:

• da li su računi sastavljeni u skladu sa važećom zakonskom regulativom;
• da li godišnji računi predstavljaju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine; i                 
• o ekonomičnosti, efikasnosti i efektivnosti kojim je Predsjedništvo koristilo sredstva  u obavljanju svojih funkcija;

1.3.       Smatramo da revizija koju smo obavili pruža razuman osnov za izražavanje našeg mišljenja.

2.         MIŠLJENJE REVIZORA

Ured za reviziju nije u mogućnosti  da izrazi mišljenje, jer Predsjedništvo nije sačinilo zbirne niti konsolidirane izvještaje za 2001. godinu, a izvještaj koji je Predsjedništvo dostavilo Ministarstvu za trezor ne može da bude osnov za davanje mišljenja, s obzirom da je sačinjen bez usaglašenih internih  odnosa.

Međutim, u skladu sa INTOSAI standardima (st. 178), izvršili smo reviziju pojedinačnih izvještaja za koje također ne dajemo mišljenje, ali dajemo priloženi detaljan izvještaj o našim zapažanjima.

3.         NALAZI, ZAPAŽANJA I PREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2002. GODINE

3.1.      Sistem internih kontrola

Ured za reviziju je utvrdio određene slabosti u sistemu internih kontrola rukovodstva, a u dijelu koji se odnosi na rukovođenje organom [1], nadzor nad planiranjem i izvršenjem budžeta, te nepostojanje pravila i procedura kojima se regulira trošenje pojedinih budžetskih stavki. Istakli bismo slijedeće:

• Tokom revidiranog perioda (do novembra 2001. godine), troškovi su nastajali i odobravani su bez prethodne integralne analize o raspoloživosti budžetskih sredstava odvojeno za svaku organizacionu jedinicu Predsjedništva. Istovremeno, finansijsko poslovanje je organizirano i funkcioniralo je kroz dva podsistema.
• Predsjedništvo, kao institucija, nema u potpunosti razrađen i precizno definiran sistem internih kontrola rukovodstva, koji kao skup postupaka i mjera obezbjeđuje tačnost i pravilnost evidentiranja finansijskih transakcija i obezbjeđuje njihovu punu usklađenost sa zakonima i propisima, te obezbjeđuje zaštitu imovine. Ovo, po mišljenju revizora ima uticaja na upravljanje i kontrolu trošenja budžetskih sredstava vezano za njihovu namjenu i visinu utvrđenu u rebalansu budžeta. Zato podržavamo aktivnosti oko unapređenja nadzora nad poslovanjem i izmjene unutrašnje strukture Predsjedništva kroz organizacione preinake, nova imenovanja i pojačane mjere kontrole, koje su pokrenute u posljednja dva mjeseca 2001. godine.

Predsjedništvu je preporučeno da obezbijedi takav sistem rukovođenja koji omogućava kontinuirano praćenje namjenskog trošenja sredstava u odnosu na iznose odobrene budžetom, kao i kvalitetno praćenje realizacije troškova, kako u ukupnom iznosu, tako i po organizacionim jedinicama i prema budžetskim stavkama.

3.1.1. Nedostajuća pravila i procedure

Revizijom je utvrđeno da Predsjedništvo tokom revidiranog perioda nije imalo pisana pravila kojima se regulira odobravanje nastalih troškova, uputstvo o popisu imovine i obaveza, kao ni usvojene interne računovodstvene politike. Donošenjem navedenih pravila i praćenjem ostvarenih troškova sa uporednom analizom odobrenih iznosa i realiziranih sredstava, te procjenom u odnosu na preostala sredstva po stavkama svakog potkorisnika sredstava Predsjedništva i ukupno za Predsjedništvo, dobiće se pouzdan osnov za uspostavu efikasnijeg nadzora nad izvršenjem budžeta.

Predsjedništvu je preporučeno da usvoji i primijeni kvalitetne procedure izvještavanja o izvršenju budžeta, kako po pojedinim stavkama tako i u cijelosti, te donese interna pravila za reguliranje pojedinih troškova, privremeno, do donošenja ovih pravila od strane Ministarstva za trezor.

3.2.    Izvršenje budžeta

Budžet Predsjedništva za 2001. godinu iznosio je 2.488.908 KM. Rebalansom budžeta odobreno je dodatnih 1.660.845 KM, što ukupno iznosi 4.149.753 KM. Tokom obračunske godine ukupno doznačena sredstva Predsjedništvu iznose 3.951.438 KM, što predstavlja 95,22% od budžeta.

Revizija je ustanovila da rukovodstvo Predsjedništva nije imalo konzistentan sistem koji bi omogućio upravljačkoj strukturi odgovarajuću kontrolu nad troškovima tokom 2001. godine. S obzirom da je budžet Predsjedništva odobren  za Predsjedništvo kao  jedan subjekat, a da su sredstva odvojeno korištena te evidentirana u pojedinačnim finansijskim izvještajima (koji nisu konsolidirani), Ured za reviziju nije mogao da izvrši poređenje ostvarene potrošnje Predsjedništva sa stavkama budžeta za 2001. godinu.   

3.2.1. Procedure nabavki

• Revizija je utvrdila da su troškovi za nabavku materijala u Sarajevu tokom 2001. godine iznosili 39.148,00 KM, te je ustanovljeno da za pojedine nabavke materijala čija vrijednost za godišnje potrebe prelazi 10.000 KM nisu provedene procedure javnog oglašavanja i izbora najpovoljnijeg ponuđača (npr. izdaci za obrasce i papir 14.753,63 KM; ostali administrativni materijal 15.048,48 KM).
• Troškovi opravki, održavanja vozila i rezervnih dijelova ostvarenih u Banjaluci tokom 2001. godine u iznosu od 87.753 KM odnose se na vozila Predsjedništva i na dva vozila Vlade Republike Srpske koja su Predsjedništvu data na korištenje. Revizija je utvrdila da je navedene usluge najvećim dijelom pružala jedna servisna kuća (servis 'Vidović') u kontinuitetu od 1998. godine na osnovu ugovora broj 24/98 od 20.11.1998. godine.
• Nabavkama bez propisanih procedura, javne institucije mogu da dovedu do favoriziranja jednog dobavljača u odnosu na druge; do kupovine roba/usluga po nekonkurentnim cijenama; do eventualne zloupotrebe ovlaštenja i korupcije, te drugih neželjenih posljedica.

Predsjedništvu je preporučeno da sumira godišnje potrebe za nabavke stalnih sredstava, materijala i usluga, te ako njihova godišnja vrijednost potpada pod odredbe Zakona, obavezno provede postupak javnog oglašavanja i izbora najpovoljnijeg ponuđača.

3.3.    Finansijsko-računovodstveno poslovanje

Revizijom smo utvrdili da na osnovu pojedinačnih izvještaja nije sačinjen konsolidirani finansijski izvještaj Predsjedništva za 2001. godinu. Navedeni pojedinačni izvještaji podnešeni su odvojeno različitim institucijama: jedan Ministarstvu za trezor BiH (mart 2002. godine), a drugi Poreskoj upravi – APIF Banjaluka (februar 2002. godine).

Izvještaj koji je podnešen Ministarstvu za trezor BiH sadržava i podatak o sredstvima koja su doznačavana Kabinetu člana Predsjedništva iz Republike Srpske tokom 2001. godine, jer je Ministarstvo za trezor doznačavalo sredstva na jedan transakcioni račun Predsjedništva sa kojeg su sredstva dalje transferirana na podračun u Banjaluci. To je prikazano u izvještaju kao 'Grantovi drugim nivoima vlasti' i dato je u ukupnom, godišnjem, iznosu.

Ne ulazeći u interna pravila raspodjele sredstava i prava korištenja sredstava budžeta za Predsjedništvo, po mišljenju revizije Predsjedništvo ima status jednog budžetskog korisnika saglasno budžetu BiH i odredbama Zakona o izvršenju budžeta institucija BiH i međunarodnih obaveza Bosne i Hercegovine. Pored navedenog, shodno odredbama člana 1. Zakona o trezoru institucija BiH, Predsjedništvo je obavezno da sačini jedan finansijski izvještaj.

Predsjedništvu je preporučeno da u svojim finansijskim izvještajima  treba da prikaže sve prihode i rashode u računu prihoda i rashoda i sva sredstva i imovinu u Bilansu stanja kako u njihovoj ukupnosti tako i pojedinačno, objedinjena po vrsti prihoda i rashoda za Predsjedništvo kao jedan subjekat.

Obavljajući testiranje (na bazi uzorka) finansijskog poslovanja organizacionih jedinica Predsjedništva koje su funkcionirale na opisani način i finansijskih izvještaja koji su bili na raspolaganju, uočili smo određene slabosti o kojima izvještavamo u narednim dijelovima ovog poglavlja.

3.3.1. Godišnji izvještaj i finansijsko poslovanje organizacionih jedinica  u Sarajevu

Račun prihoda i rashoda

Ukupni prihodi iskazani u Računu prihoda i rashoda  (3.003.074 KM) su prikazani manjim za 948.364 KM u odnosu na ukupno doznačene prihode po osnovu transfera Ministarstva za trezor, odnosno za taj iznos su ukupni prihodi podcijenjeni u finansijskim izvještajima. Također, ukupni rashodi iskazani u iznosu od 3.905.699 KM  su veći za 460.510 KM od rashoda prikazanih u Glavnoj knjizi (3.545.189 KM).

Način na koji su  prikazani prihodi  nije u skladu sa instrukcijom Ministarstva za trezor (01/I-692/02) po kojoj su prihodi doznačeni poslije 31.12.2001. godine, a na osnovu zahtjeva iz iste godine, trebali da budu uključeni i knjiženi kao prihodi u 2001. godini.

Uslijed navedenih grešaka u prikazivanju ukupnih prihoda i ukupnih rashoda, pogrešno je prikazan višak rashoda nad prihodima u iznosu od 902.625 KM koji ne odražava i ne prikazuje stvarno finansijsko stanje. Doznačavanjem sredstava od Ministarstva za trezor po osnovu zahtjeva iz 2001. godine i shodno navedenoj Instrukciji, prikazano stanje trebalo je da bude bitno izmijenjeno.

Stalna sredstva

Revizija je ustanovila da sredstva iz donacija (npr. kompjuterska oprema) nisu knjižena u poslovnim knjigama, što ima uticaja na obračun amortizacije i realno i objektivno iskazivanje sredstava i imovine u godišnjem finansijskom izvještaju.

3.3.2. Godišnji izvještaj i finansijsko poslovanje organizacione jedinice u Banja  luci

Bilans uspjeha

Unutar stavke 'ostali prihodi' u okviru iznosa od 152.601 KM prikazan je iznos od 141.645 KM koji je knjižen kao 'Prihodi od ukidanja neiskorištenih dugoročnih rezerviranja za rizike'. Godišnji izvještaj koji je predočen reviziji sačinjen je na osnovu propisa i Kontnog plana Republike Srpske koji važi za 'ostala pravna lica' (Službeni glasnik RS, broj 40/99).

3.3.3. Računovodstvo

Revizijom je utvrđeno da su u Predsjedništvu tokom 2001. godine postojala dva zasebna podsistema  računovodstva, te da takvo računovodstvo nije bilo ažurno i nije pružalo precizne, jasne i pouzdane informacije o visini troškova kako po stavkama, tako i za  ukupne troškove Predsjedništva. 

Ured je preporučio Predsjedništvu da organizira vođenje svog računovodstva tako da je u mogućnosti da izrazi jedan godišnji obračun, s obzirom da se radi o jednom pravnom subjektu koji ima samo jedan transakcioni račun. Ukoliko postoji potreba, u okviru takvog računovodstva mogli bi da se vode podbilansi, pojedinačno za svaku organizacionu jedincu. Pored toga, stvorili bi se bolji uslovi za efikasnije praćenje troškova, kako po vrstama, tako i u njihovoj ukupnosti, po organizacionim jedinicama i ukupno za Predsjedništvo.

Sistem obračuna plata i naknada zaposlenih

U okviru testiranja sistema plata i naknada zaposlenih, revizija je ustanovila da obračun plata nije na odgovarajući način dokumentiran ovjerenim listama dolaska i odlaska na  posao i sa posla. S obzirom da evidencije prisustva na poslu predstavljaju jedan od izvornih dokumenata za obračun plata, navedeni problem može da ima praktičan uticaj na nepravilnosti prilikom obračuna i isplate plata i naknada, kao i objektivnost tih podataka u finansijskim izvještajima.

Ured je preporučio Predsjedništvu da što hitnije uvede u praksu evidencije prisustva na poslu, s obzirom da se radi o značajnom podatku za obračun plata i naknada zaposlenih.

3.4.         Program za posebne namjene

Programi za posebne namjene koji se vode u Predsjedništvu odnose se na Stalni komitet za vojna pitanja i urede oficira za vezu pred Međunarodnim sudom za bivšu Jugoslaviju u Hagu (tri odvojena ureda oficira za vezu). Istakli bismo sljedeće nalaze i preporuke: Revizijom je ustanovljeno da sredstva trošena od strane tri ureda u Hagu nisu adekvatno pravdana Predsjedništvu tokom 2001. godine. Naime, iz tri ureda u Hagu nisu dostavljeni izvještaji Predsjedništvu o trošenju sredstava iz kojih bi se mogli da se vide stvarni troškovi po vrsti i namjeni. Ovakav način rada nije dovoljno transparentan i ne obezbjeđuje uslove za praćenje nivoa trošenja budžetskih sredstava, kao i njihovog namjenskog korištenja.

Predsjedništvu je preporučeno da od tri ureda oficira za vezu pred Međunarodnim sudom za bivšu Jugoslaviju u Hagu zatraži sačinjavanje finansijskog plana i podnošenje izvještaja o trošenju sredstava po vrsti i namjeni.

3.5.    Informacioni sistem

• S obzirom da Predsjedništvo nije napravilo integralne planove razvoja informacionog sistema, niti IT strategiju kojom bi se dale smjernice efikasnog organizacionog upravljanja, Ured je preporučio Predsjedništvu da usvoji jasna zaduženja za upravljanje i razvoj informacionog sistema, kao i pisane standarde za sistemsku analizu, održavanje sistemskog softvera i kontrolu podataka, kao preduslov za uspostavljanje administrativne i organizacione  kontrole.
• Predsjedništvu je preporučeno da donese interna pravila o čuvanju i zaštiti podataka, kao i da pravi rezervne kopije, te vodi brigu da se rezervne kopije o svim bitnim podacima redovno prave, i čuvaju na sigurnom mjestu.
• Utvrđeno je kako ne postoje usvojeni pisani standardi o vođenju IT projekata i studije izvedivosti, kao ni idejni i razvojni planovi informatizacije Predsjedništva. Nedostatak takvih pisanih standarda i razvojnih planova informatizacije (IT strategije) može da dovede do preklapanja potreba i resursa, odnosno do nabavke manje odgovarajuće/potrebne opreme nauštrb druge, potrebnije opreme koja nije na vrijeme planirana.

4.       KORESPONDENCIJA

Po završetku revizije, Predsjedništvu je dostavljen Nacrt izvještaja o reviziji 14. juna 2002. godine. Predsjedništvo nije uputilo pisani odgovor Uredu.

5.      REZIME

Ured za reviziju nije vršio reviziju niti podnosio izvještaj o reviziji finansijskih izvještaja Predsjedništva za 2000. godinu. Tokom obavljanja revizije računa 2001. godine, revizija je uočila da:

• Sistem internih kontrola koje uspostavlja rukovodstvo nije na zadovoljavajućem nivou, s obzirom da nije dovoljno izgrađen skup postupaka i mjera koje obezbjeđuju tačnost i pravilnost evidentiranja finansijskih transakcija, njihovu punu usklađenost sa zakonima i propisima, kao i zaštitu imovine.
• Predsjedništvo je za 2001. godinu sačinilo dva pojedinačna  godišnja izvještaja. Na osnovu ovih pojedinačnih izvještaja nije sačinjen konsolidirani finansijski izvještaj Predsjedništva. Izvještaj koji je dostavljen Ministarstvu za trezor predstavlja izvještaj Predsjedništva u FBiH u kojem je Ured člana Predsjedništva iz RS evidentiran na stavci 'Grantovi drugim nivoima vlasti'.
• U Računu prihoda i rashoda (organizacione jedinice u Sarajevu) prikazani višak rashoda nad prihodima u iznosu 902.625 KM ne odražava i ne prikazuje stvarno finansijsko stanje.
• U Bilansu uspjeha (organizaciona jedinica u Banjaluci) u okviru stavke 'Ostali prihodi' prikazan je iznos od 141.645 KM (prihodi od ukidanja neiskorištenih dugoročnih rezerviranja za rizike) za koji reviziji nisu pruženi dokazi o porijeklu istih.
• Predsjedništvo nema utvrđena pravila kojima se reguliraju pojedini troškovi, niti ustanovljene procedure odobravanja nastalih troškova.
• Nisu dosljedno, u svim slučajevima poštovane zakonske procedure prilikom nabavki materijala i usluga.

 
Ured za reviziju želi da se zahvali rukovodstvu i zaposlenima Predsjedništva za saradnju i pomoć koja nam je pružena prilikom obavljanja revizije.

[1] Za potrebe Predsjedništva BiH, ureda članova Predsjedništva, Protokola i za vlastite potrebe uspostavljen je Sekretarijat Predsjedništva kao administrativno-tehnička služba.