Izvještaj o izvšenoj reviziji Ministarstva vanjskih poslova

Izvršili smo reviziju finansijskih izvještaja i poslovanja (uključujući odluke rukovodstva) u MINISTARSTVU VANJSKIH POSLOVA Bosne i Hercegovine, Sarajevo, za finansijsku 2000. godinu, (u daljem tekstu : Ministarstvo). Naša odgovornost je da u skladu sa opšteprihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizorskih institucija - INTOSAI, izvršimo godišnju reviziju javnih računa, te u skladu sa članom 13. Zakona o reviziji finansijskog poslovanja institucija Bosne i Hercegovine (Službeni glasnik BiH br. 17/99) izvijestimo o slijedećem :

Odgovornost Ministarstva je da ispuni svoje zakonske obaveze na efektivan način i u saglasnosti sa pozitivnim zakonima i propisima. Rukovodstvo Ministarstva je, takođe, odgovorno za finansijske izvještaje.

Reviziju smo obavili u skladu sa generalno prihvaćenim revizijskim standardima i INTOSAI standardima. Ovi standardi zahtijevaju da reviziju planiramo i obavimo s ciljem postizanja razumne osnove za procjenu da li finansijski izvještaji predstavljaju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine. Stoga je revizija ispitivala uzorak značajnih transakcija i odluka rukovodstva.

Nismo vršili ispitivanje niti podnosili Izvještaj o reviziji finansijskih izvještaja Ministarstva za 1999. godinu. Podaci iz finansijskih izvještaja za 1999. godinu predstavljaju početna stanja prikazana u finansijskim izvještajima za 2000. godinu, i s obzirom da nisu u potpunosti usaglašena sa početnim stanjima u poslovnim knjigama, izražavamo rezervu u odnosu na početna stanja u finansijskim izještajima za 2000. godinu.

Obim vršenja revizije bio je ograničen u dijelu prikupljanja prihoda od konzularnih taksi, tako da nismo bili u mogućnosti da se uvjerimo u sveobuhvatnost prikupljanja ovih prihoda, koji prema raspoloživim evidencijama iznose 17.324.998 KM. Ministarstvo ne posjeduje urednu evidenciju putnih isprava o izdatim, oduzetim i poništenim putnim ispravama.

Nismo bili u mogućnosti da se uvjerimo u promet centralnog računa Ministarstva otvorenog kod ˝Deutsche Bank˝ Minhen, za koji smo alternativnim postupcima revizije utvrdili da se kretao u obimu od 17.496.629 konvertibilnih maraka, s obzirom da navedeni račun nije knjižen u poslovnim knjigama Ministarstva, niti je uključen u finansijski izvještaj Ministarstva za 2000. godinu. Ovaj račun je značajan u dijelu prikupljanja prihoda od taksi i finansiranja diplomatsko konzularnih predstavništava.

U poglavlju 2. nalazi uključuju nedozvoljeno prekoračenje rashoda i preuzimanje obaveza većih od iznosa utvrđenih u budžetu.

U poglavlju 3. nalazi takođe uključuju nezakonito zadržavanje prihoda od konzularnih taksi i prihoda od zakupa koji pripadaju budžetu.

Kao što je objašnjeno u poglavlju 4. finansijski izvještaji koji su bili predmet revizije, ne daju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine, tj. ne prikazuju realno i objektivno finansijsko stanje i rezultate poslovanja Ministarstva.

Zbog navedenih razloga, ne izražavamo mišljenje o realnosti i objektivnosti finansijskih izvještaja za 2000. godinu.

II. REZIME

Ministarstvo vanjskih poslova u svom sastavu ima 48 diplomatsko-konzularnih predstavništava u svijetu (u daljem tekstu : DKP) i sjedište Ministarstva u Sarajevu, što čini 49 organizacionih cjelina.

Revizija Ministarstva vanjskih poslova je planirana na bazi uzorka mjerenog veličinom ostvarenih troškova i prikupljenih konzularnih taksi. U skladu s tim za 2000. godinu je izvršena revizija sjedišta Ministarstva i 5 DKP-a, i to : Ambasade Vašington, Ambasade Kambera, Ambasade London, Misije Ženeva i Ambasade Pariz. Ostvareni troškovi cjelina koje su obuhvaćene revizijom iznose 35% ukupnih troškova Ministarstva.

Planom je bila predviđena revizija još 9 DKP-a : Ambasade Njujork, Ambasade Berlin, Ambasade Beč, Konzulata Minhen, Misije Brisel, Ambasade Zagreb, Misije Beč, Konzulat Štutgart i Ambasade Bon. Obzirom da ova DKP-a ne dostavljaju dokumentaciju u sjedište, nismo bili u mogućnosti verifikovati njihove finansijske izvještaje.

Revizija je u više navrata zahtijevala dostavljanje dokumentacije u sjedište. Ministarstvo je konačno potvrdilo stav da navedenu dokumentaciju ne želi prenositi iz DKP -a.

Iako se ovaj izvještaj odnosi na 6 organizacionih cjelina za koje je dokumentacija bila dostupna za reviziju, on u svom sadržaju obuhvata i neke značajne nedostatke na nivou cjelokupnog Ministarstva.

Tokom obavljanja svog mandata revizija je uočila značajne slabosti u sistemu internih kontrola koje uspostavlja rukovodstvo Ministarstva.

Slabosti su naročito izražene u oblastima kontrole finansijskog poslovanja DKP-a, nepostojanju uredne evidencije putnih isprava, kontroli prikupljanja prihoda od taksi i nedostatku internih pravila.

Revizija je takođe ustanovila da je u više navrata došlo do prekoračenja odobrenog budžeta kao i kršenja važećih propisa.

III. NALAZI I PREPORUKE

Nalazi do kojih je došao Ured i date preporuke su svrstani u pet oblasti. Prva oblast obuhvata slabosti u sistemu internih kontrola koje uspostavlja rukovodstvo, druga oblast se odnosi na budžet i na nepravilnosti uočene pri izvršenju istog, treća oblast je fokusirana na kršenje zakonskih propisa, četvrta oblast sadrži najvažnije nedostatke u oblasti računovodstva a peta oblast se odnosi na organizaciju finansijsko računovodstvene funkcije i rad unutrašnje inspekcije.

1. UPRAVLJAČKI SISTEM INTERNIH KONTROLA

Ured za reviziju je uočio značajne slabosti u sistemu internih kontrola koje treba da uspostavi rukovodstvo Ministarstva.

Slabosti su prije svega loša kontrola poslovanja DKP-a koja ne dostavljaju dokumentaciju u sjedište, nepostojanje uredne evidencije putnih isprava i neizvršeno knjiženje računa u Minhenu. Takođe je uočeno nepoštivanje internih pravila, neriješeni problemi u oblasti radnih odnosa i sl.

Prema trenutnoj organizaciji, 30 DKP dostavlja dokumentaciju u sjedište Ministarstva na knjiženje, a 18 DKP zadržava dokumentaciju koju knjiži u predstavništvu, s tim što mjesečno u sjedište dostavlja knjiženja na disketi.

Revizija je utvrdila da ne postoji zadovoljavajući sistem internih kontrola koji podrazumijeva izvještavanje, kontrolu, praćenje i pravovremeno uočavanje eventualnih nepravilnosti u vezi finansijske dokumentacije koja ostaje u DKP te nije ustanovilo postupak mjesečnog upoređivanja ostvarenih i planiranih prihoda.

Ured za reviziju smatra da je potrebno razmotriti opravdanost i mogućnost dostavljanja dokumentacije iz još nekih ili svih DKP. Za DKP u u kojima je neophodno zadržavanje dokumentacije potrebno je uvesti stroge procedure nadzora putem redovnog mjesečnog izvještavanja sjedišta MIP o izvršenju budžeta, prikupljanju taksi i izdavanju putnih isprava.

Mjesečne izvještaje trebaju potpisivati odgovorna lica (ambasador, konzul,šef misije i računopolagač), u cilju povećavanja njihove odgovornosti.

Ministarstvo ne posjeduje urednu evidenciju putnih isprava, tako da revizija nije bila u mogućnosti da utvrdi ukupan broj zaduženih putnih isprava po pojedinim predstavništvima, ukupan broj izdatih, oduzetih i poništenih putnih isprava, te ukupan broj neiskorištenih putnih isprava.

Zbog toga nije bilo moguće izvršiti kontrolu sveobuhvatnosti prihoda od konzularnih taksi prema broju izdatih putnih isprava i procijenjuje se da postoji realna mogućnost nezakonitog zadržavanja i zloupotrebe ovih prihoda u DKP.

Preporučujemo da Parlament obaveže Ministarstvo da što prije sačini i podnese izvještaj o zaduženim, izdatim, oduzetim i poništenim starim putnim ispravama i iznosu ostvarenih taksi u periodu od 1998. godine do 2001. godine.

Istovremeno je potrebno da Ministarstvo, u saradnji sa Ministarstvom civilnih poslova i komunikacija, ustroji urednu evidenciju novih pasoša i o tome obavijesti Parlament.

Centralni račun Ministarstva u ˝ Deutsche Bank ˝ Minhen, čiji je ukupan promet prema raspoloživim podacima Ministarstva bio 17.496.629 KM, nije knjižen u poslovnim knjigama Ministarstva za 1999 i 2000. godinu.

Revizija nije u mogućnosti da verifikuje ovaj iznos, i izvrši usaglašavanje sa podacima iz DKP mreže o prijemu sredstava iz budžeta i uplati konzularnih taksi prikupljenih u DKP mreži, kao i da se uvjeri u koje svrhe su korištena sredstva od konzularnih taksi.

Tokom revizije obavijestili smo Ministarstvo da odmah treba da proknjiži Centralni račun kod Deutsche bank Minhen za 1999. i 2000. godinu i nastavi redovno knjiženje ovog računa za 2001. godinu u svojim poslovnim knjigama.

Ministarstvo ima 69 zaposlenih sa statusom ˝neraspoređeni˝, a 10 zaposlenih pokrenulo je sudski spor kod nadležnih sudova.

Konačana odluka suda u vezi rješavanja radno pravnog statusa ˝neraspoređenih˝ lica može imati za posljedicu potencijalne obaveze Ministarstva po ovom osnovu.

Revizijom je takođe utvrđeno da zaposlenima u DKP mreži nisu plaćeni doprinosi za penzijsko osiguranje za 1999. i 2000. godinu, koji prema procjenama Ministarstva iznose oko 1.500.000 KM, što predstavlja obavezu Ministarstva koja nije evidentirana u poslovnim knjigama.

Osim toga ustanovljeno je da zaposlenim u sjedištu Ministarstva nisu sačinjena i uručena rješenja o platama i naknadama.

Ured preporučuje da Parlament zaduži Ministarstvo i Vijeće ministara da naprave analizu i dostave prijedlog za rješavanje problema neraspoređenih radnika.

Takođe preporučujemo da Ministarstvo što prije izvrši obračun neplaćenih doprinosa za zaposlene u DKP mreži i u saradnji sa Vijećem ministara iznađe rješenje za izmirenje obaveza po ovom osnovu kao i da se svim zaposlenima sačine i uruče rješenja o platama.

Revizija je ustanovila da Ministarstvo nema utvrđene pisane procedure za vršenje nabavki niti pravilnika o upotrebi vozila, telefona, reprezentacije i sl.

Preporučujemo da se problem javnih nabavki hitno riješi donošenjem propisa o javnim nabavkama za sve institucije na nivou BiH ili davanjem uputstva o primjeni entitetskih propisa o javnim nabavkama.

Istovremeno predlažemo da Parlament osigura donošenje pravila o upotrebi telefona, vozila, reprezentacije i drugih potrebnih pravila koja bi primjenjivale sve institucije na nivou BiH.

2. SISTEM KONTROLE BUDŽETA¹

Prema budžetu za 2000. godinu, ukupno planirani rashodi iznosili su 35.600.000 KM. Ostvareni su rashodi u iznosu od 37.277.657 KM, tj za 1.677.657 KM ili 5% više nego što je planirano.

Pored nezadovoljavajućeg sistema kontrole budžeta veliki uticaj na prekoračenje rashoda mogli su imati rebalans budžeta za 2000. godinu kojim su Ministarstvu umanjena sredstva , slab nadzor od strane Ministarstva civilnih poslova - Trezora i nedovoljno raščlanjene kategorije rashoda u budžetu.

U odnosu prema stvarno planiranom rebalansu budžeta za 2000. godinu, Ministarstvo je prekoračilo pojedine stavke troškova, kao što su : naknade zaposlenim (11%), PTT troškovi (20%), troškovi reprezentacije (10%), troškovi odvojenog života (27%), gorivo, održavanje vozila, opreme i auto dijelova (32%), ugovori o djelu (16%), ostale obaveze i troškovi (8%).

Ministarstvo je neopravdano stvorilo troškove po osnovu nabavke opreme u iznosu od 2.149.201 KM, iako ova stavka nije bila planirana u rebalansu budžeta za 2000. godinu

Ministarstvo je takođe preuzelo kreditne obaveze u iznosu 500.000 KM za izgradnju amabasade Kraljevine Saudijske Arabije koje su veće od planiranog iznosa utvrđenog u budžetu. Za ovu namjenu planirano je u budžetu 600.000 KM a za uređenje zemljišta je do sada utrošeno 1.000.000 KM.

Ministarstvo je po osnovu navedenih prekoračenja i stvaranja obaveza većih nego što su planirane u budžetu, prekršilo odredbe Zakona budžetu za 2000. godinu

Revizija je uočila nedovoljno efikasan sistem kontrole budžeta u Ministarstvu, koji je prouzrokovao značajna prekoračenja troškova u odnosu na planirana sredstva.

Ured je mišljenja da se moraju temeljito analizirati razlozi prekoračenja budžeta u cilju sprečavanja ove pojave u budućnosti.

Isto tako smatramo da je potrebno ojačati nadzor nad Ministarstvom, kao najvećim budžetskim korisnikom, kako ono ne bi preuzimalo obaveze i ostvarivalo neplanirane rashode bez prethodnog odobrenja i time narušavalo osnovne budžetske principe.

Neophodno je da Ministarstvo za trezor što prije usaglasi strukturu budžetskih stavki sa strukturom u kontnom okviru, finansijskim planovima i izvještajima budžetskih korisnika.

3. PRIMJENA ZAKONA²

Ministarstvo je nezakonitim zadržavanjem taksi, korištenjem prihoda od zakupnina, nepoštivanjem rokova za dostavljanje izvještaja i kršenjem internih pravila u više navrata prekršilo zakonske odredbe.

Prema raspoloživim podacima iz DKP mreže, Ministarstvo je u 2000. godini ostvarilo prihode od naplaćenih konzularnih taksi u ukupnom iznosu od 17.324.998 KM.

Od tog iznosa, preneseno je i zadržano na računu Ministarstva u Minhenu 5.796.699 KM, a na račun budžeta u Frankfurtu preneseno je 6.132.351 KM.

Ostatak od 5.396.018 KM zadržano je i korišteno u DKP-a, od čega je sa 31.12.2000. godine izvršeno pokriće vlastitih troškova (prihodovanje) u iznosu od 3.551.220 KM.

Razlika u iznosu od 1.814.798 KM predstavlja obavezu Ministarstva prema budžetu iskazanu u poslovnim knjigama na dan 31.12.2000.godine.

Ministarstvo je i u sjedištu u Sarajevu ostvarilo prihod od konzularnih taksi u iznosu od 63.150 KM koje takođe nije prenijelo na račun budžeta.

Naplaćeni prihodi od izdavanja u zakup stranih ambasada u Sarajevu u iznosu od 192.662 KM nisu prenijeti na račun Budžeta BiH, već su korišteni kao ˝vlastiti prihodi˝ Ministarstva.

Ministarstvo je zadržavanjem i korištenjem prihoda od konzularnih taksi u velikoj mjeri prekršilo odredbe Zakona o budžetu i Zakona o administrativnim taksama.

Ured preporučuje da Parlament ojača nadzor nad prikupljanjem taksi uvođenjem redovnog izvještavanja o stanju u ovoj oblasti.

U tu svrhu neophodno je da Ministarstvo u saradnji sa Ministarstvom za Trezor usaglasi i implementira precizne procedure za prikupljanje taksi koje će onemogućiti svaku mogućnost zloupotrebe.

Istovremeno preporučujemo da Parlament prilikom donošenja Budžeta i Zakona o izvršenju budžeta jasno definiše sve prihode budžeta, posebno tzv. vlastite prihode.

4. RAČUNOVODSTVO

U oblasti računovodstvene evidencije uočeno je dosta nedostataka koji direktno utiču na istinit i fer prikaz u finansijskim izvještajima.

Načinjene greške narušavaju odredbe računovodstvenih pravila, principa i standarda i odnose se na :

Posmatrano u cjelini, Ministarstvo je u finansijskim izvještajima za 2000. godinu netačno iskazalo sredstva, obaveze, kapital i troškove, što bitno utiče na finansijsko stanje i rezultat poslovanja Ministarstva .

Ministarstvo je obavezno da izvrši odgovarajuće korekcije knjiženja u 2001. godini za navedene netačno iskazane pozicije u bilansu, kako one ne bi imale uticaja na stanje u finansijskim izvještajima za 2001. godinu.

5. INTERNA INSPEKCIJA

Rad unutrašnje inspekcije Ministarstva usmjeren je na kontrolu DKP mreže, u okviru koje se izvršava finansijska kontrola pojedinih DKP-a za jedan mjesec.

Sjedište Ministarstva nije bilo predmet unutrašnje inspekcije, što je prema našem mišljenju propust sa stanovišta značajnosti finansijske dokumentacije.

Revizija ocjenjuje da rad interne inspekcije ne zadovoljava kriterije revizije sa stanovišta sveobuhvatne kontrole finansijske dokumentacije u odnosu na računovodstvena pravila i standarde.

Smatramo da rad interne inspekcije treba fokusirati na finansijsku kontrolu dužeg vremenskog perioda (pola godine ili godinu), sa težištem na kontrolu sjedišta kao organizacionog dijela koji objedinjava poslove finansija i računovodstva na nivou cjelokupnog Ministarstva.

Preporučujemo da Ministarstvo preduzme korake u cilju transformacije unutrašnje inspekcije u internu reviziju.

¹ Prilog 1 Uporedni pregled planiranih i ostvarenih troškova

² Prilog 2 Pregled naplaćenih i transferisanih taksi u DKP mreži

I MIŠLJENJE REVIZORA