1.       UVOD

1.1.    U skladu sa ovlaštenjima datim Zakonom o reviziji finansijskog poslovanja institucija Bosne i Hercegovine ('Službeni glasnik BiH', broj 17/99), Ured za reviziju finansijskog poslovanja institucija BiH (u daljem tekstu: Ured) izvršio je reviziju finansijskih izvještaja i poslovanja (uključujući odluke rukovodstva) MINISTARSTVA ZA EVROPSKE INTEGRACIJE BIH (u daljem tekstu: Ministarstvo), sa stanjem na dan 31. decembra 2001. godine.

1.2.           U periodu od 15.04.2002. godine do 23.04.2002. godine, revizija je planirana i obavljena u skladu sa generalno prihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucija – INTOSAI ('Službeni glasnik BiH', broj 05/01). Revizione aktivnosti su bile usmjerene ka postizanju razumnog osnova za procjenu da li finansijski izvještaji Ministarstva predstavljaju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine. Za finansijske izvještaje odgovornost snosi rukovodstvo Ministarstva. Odgovornost Ureda se svodi na izražavanje mišljenja o finansijskim izvještajima Ministarstva, te na osnovu izvršene revizije izvještavanje o slijedećem:

• da li su računi sastavljeni u skladu sa važećom zakonskom regulativom;
• da li godišnji računi predstavljaju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine;
• o ekonomičnosti, efikasnosti i uspješnosti kojim je Ministarstvo koristilo sredstva pri obavljanju svojih funkcija.

1.3.       Smatramo da revizija koju smo obavili pruža razuman osnov za izražavanje našeg mišljenja.

2.         MIŠLJENJE REVIZORA

2.1.        Prema našem mišljenju, finansijski izvještaji Ministarstva na dan 31. decembra 2001. godine prikazuju tačan i istinit  prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine.       

3.       OSVRT NA NALAZE I PREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2000. GODINE

Ured je izvršio reviziju poslovanja Ministarstva za 2000. godinu o čemu je sastavljen javni Izvještaj. Revizijom poslovanja za 2001. godinu utvrđeno je da je tokom 2001. godine u velikom broju slučajeva postupljeno u skladu sa preporukama Ureda, i to:

Realizirane preporuke :

• Ministarstvo redovno mjesečno analizira ostvarene rashode u odnosu na budžet, kako ne bi došlo do prekoračenja u izvršenju budžeta;
• Rashodi poslovanja za 2001. godinu su pravilno razgraničeni u obračunskom periodu kojem i pripadaju na dan 31.12.2001. godine, s obzirom da je revizijom za 2000. godinu konstatirano nepravilno razgraničenje rashoda na dan 31.12.2000. godine;
• Ministarstvo je izvršilo popis sredstava i obaveza na dan 31.12.2001. godine i usaglasilo stvarno sa knjigovodstvenim stanjem, što nije bilo izvršeno u obavljenoj reviziji za 2000. godinu;
• Ministarstvo je izvršilo obračun amortizacije nabavljene opreme u 2000. i 2001. godini, što nije bilo izvršeno za nabavljena sredstva u 2000. godini;
• Ministarstvo izvršene rashode u 2001. godini evidentira u momentu nastanka, a ne u momentu plaćanja, kako je bilo evidentirano u izvršenoj reviziji za 2000. godinu;
• Knjiženje poslovnih promjene u 2001. godini vrši se kompjuterski putem programa za knjigovodstvo, a ne ručno, kako je bilo evidentirano u 2000. godini, kada su utvrđeni određeni nedostaci u knjigovodstvenim evidencijama (nepostojanje analitičkih evidencija i drugo).

Preporuke koje nisu izvršene:

• Ministarstvo je donijelo određene odluke, međutim nije usvojilo interna pravila o upotrebi privatnih vozila u službene svrhe, troškovima prijevoza, mobilnih i fiksnih telefona, te troškovima reprezentacije na način da se preciziraju pravila potrošnje, kriteriji, uslovi i izuzeća, kako bi se izbjegla kriva tumačenja, te moguća zloupotreba sredstava.

4.         NALAZI, ZAPAŽANJA I pREPORUKE REVIZIJE RAČUNA 2001. GODINE

4.1.      Sistem internih kontrola

Revizija je uočila određene nedostatke u sistemu internih kontrola u dijelu koji se odnosi na određena pravila kojima se regulira trošenje pojedinih sredstava i procedure odobravanja utrošenih sredstava iz budžeta. Sistem internih kontrola uspostavlja menadžment institucije kao skup postupaka i mjera koje obezbjeđuju tačnost i pravilnost evidencije finansijskih transakcija, njihovu punu usklađenost sa zakonima i propisima, te zaštitu imovine. Nedostaci u sistemu i nedovoljna izgrađenost ovog sistema imaju značajan uticaj na upravljanje i kontrolu trošenja budžetskih sredstava, odnosno javnim novcem namijenjenim u tačno određene svrhe.

Revizijom je utvrđeno:

• Ministarstvo je donijelo određeni broj odluka i usvojilo precizan Pravilnik o stručnom usavršavanju i obrazovanju zaposlenika, ali da nije slijedilo taj model za reguliranje potrošnje budžetskih sredstava za upotrebu vozila u službene svrhe, reguliranje troškova prijevoza, upotrebu mobilnih telefona i reprezentacije.
• Ministarstvo nije u potpunosti ustanovilo procedure odobravanja nastalih troškova, tako da svi računi za nastale troškove nisu na odgovarajući način odobreni i ovjereni od strane lica koje je napravilo trošak i odgovornog lica koje taj trošak treba da odobri. 

Ministarstvu je preporučeno da donese precizna interna pravila za reguliranje pojedinih troškova, do donošenja ovih pravila od strane Vijeća ministara BiH/Ministarstva za trezor. Također, Ministarstvu je preporučeno da usvoji procedure odobravanja troškova koje obezbjeđuju dokaz da je konkretni trošak stvarno i nastao i da je zasnovan na zakonu.

4.2.      Izvršenje budžeta

Ukupno planirani troškovi Ministarstva prema usvojenom budžetu prije rebalansa iznosili su 1.713.396 KM. Nakon usvojenog rebalansa budžeta za 2001. godinu, povećanje troškova iznosilo je 173.313 KM, tako da je ukupan budžet za 2001. godinu iznosio 1.888.709 KM.  Ostvareni troškovi Ministarstva za 2001. godinu iznosili 1.823.350 KM, što je  za 65.359 KM manje od planiranih, ili što predstavlja ostvarenje  97% od plana. Pored sredstava odobrenih budžetom za 2001. godinu, Ministarstvu su odobrena i posebna sredstva iz tekuće rezerve budžeta u iznosu od 25.500 KM po Odluci Vijeća ministara i obezbijeđena donacija od strane OHR-a u iznosu od 11.792 KM. Sredstva su utrošena za pokriće troškova putovanja i boravka delegacije Bosne i Hercegovine na Regionalnoj konferenciji Pakta stabilnosti za jugoistočnu Evropu u Rumuniji.

Pregled izvršenja budžeta Ministarstva za 2001. godinu prikazan je u narednoj tabeli:

Iznos u KM

* Prema podacima Ministarstva, planiranje budžetskih stavki izvršeno je na bazi 64 zaposlena, što predstavlja stvarni broj zaposlenih u Ministarstvu.

Ministarstvo je realno planiralo budžetske rashode u odnosu prema stvarnom broju zaposlenih i njihovim realnim potrebama. Međutim, Ministarstvo nije u potpunosti izradilo svoje operativne ciljeve i aktivnosti koji će se izvršavati u 2001. godini u odnosu na sredstva koja su planirana iz budžeta za njegovo poslovanje. To znači da nije u dovoljnoj mjeri uspostavljen odgovarajući sistem praćenja efekata rada zaposlenih Ministarstva baziran na precizno utvrđenoj odgovornosti rukovodne strukture i izvršilaca prema aktivnostima i raspoloživim sredstvima za  izvršavanje operativnih ciljeva.

Ministarstvu je preporučeno da unaprijed planira svoje operativne ciljeve i aktivnosti, uporedo sa iznosima planiranih sredstava koje treba da utroši za konkretne aktivnosti.

4.3.      Informacioni sistem

Ministarstvo koristi organiziran informacioni sistem gdje je IT strategija napravljena i usvojena od strane menadžmenta, prema kojoj se vrši kompletna informatizacija Ministarstva. Ministarstvu je preporučeno da radi bolje efikasnosti korištenja informacionog sistema ubrza proces donošenja slijedećih procedura koje su u fazi izrade:

• Procedure za korištenje personalnih kompjutera i rada u mreži;
• Pravila o pohranjivanju i zaštiti podataka;
• Procedure za korištenje e-maila;
• Pravila o vođenju IT projekata;
• Procedure o nabavci opreme.

5.         OSTALA ZAPAŽANJA

Tokom obavljanja revizije, Ministarstvu je skrenuta pažnja na slijedeće:

• Da Ministarstvo u vezi viška prihoda koji je prikazan sa stanjem na dan 31. decembra 2001. godine u iznosu od 2.332 KM, saglasno Instrukciji Ministarstva za trezor, preduzme odgovarajuće aktivnosti i usaglasi dinamiku i način povratka ovih sredstava u budžet;
• Da su tokom kontrole ostvarenih rashoda utvrđene manje nepravilnosti koje se trebaju što hitnije korigirati od strane rukovodstva kako bi se izbjeglo njihovo ponavljanje u budućnosti (obavezno podnošenje zahtjeva za  sve troškove Ministarstvu za trezor; korištenje vlastitog vozila u službene svrhe isključivo prema odobrenju rukovodstva i na osnovu utvrđenih kriterija kojima se regulira visina naknade; striktno poštivanje odredbi odluka Vijeća ministara koje se odnose na isplate naknada za prijevoz za dane vikenda za zaposlene čije je mjesto prebivališta porodice van mjesta rada; za testirane troškove izdataka za obrasce i papir 7.066 KM i izdataka za administrativni materijal 8.241 KM, nabavke uredskog materijala izvršene su od više dobavljača, a samo u pojedinim slučajevima prikupljene su konkurentne ponude).

Ministarstvu je preporučeno da precizira pravila utroška pojedinih sredstava i odredi kriterije utroška sredstava odobrenih budžetom. Naglašena je potreba da se kod pojedinih stalnih nabavki, npr. uredskog materijala, na osnovu godišnjeg plana nabavke unaprijed raspiše javni tender za odabir najpovoljnijeg ponuđača.

6.         KORESPONDENCIJA

Po završetku revizije, Ministarstvu je dostavljen Nacrt izvještaja dana 18.05.2002. godine. Ministarstvo je dostavilo odgovor 28.05.2002. godine, u kojem se daju određenja objašnjenja i prijedlozi za korekcije teksta Izvještaja prije njegovog objavljivanja. Ured za reviziju je obavijestio Ministarstvo o svojim stavovima dopisom broj 01-400-234/02 od 19.06.2002. godine, te donio odluku o konačnom sadržaju teksta Izvještaja.

7.         REZIME

Sumarni pregled najznačajnijih nalaza i preporuka revizije za obračunsku 2001. godinu:

• Ministarstvo nema utvrđena dovoljno precizna pravila kojima se reguliraju pojedini troškovi, niti ustanovljene procedure odobravanja nastalih troškova;
• Neraspoređeni višak prihoda sa stanjem na dan 31.12.2001. godine, nije prikazan kao obaveza i vraćen na račun budžeta;
• Vezano za funkcije kontrole Ministarstva nad ostvarenim troškovima za 2001. godinu, utvrđene su određene nepravilnosti prilikom trošenja i isplate sredstava iz budžeta, a koje se odnose na odobravanje troškova od strane rukovodstva i utvrđivanje kriterija kojima se precizira potrošnja;
• Utvrđeno je da nije u svim slučajevima vršen izbor najpovoljnijeg dobavljača za izdatke za materijal;
• Utvrđene su određene slabosti informacionog sistema u Ministarstvu (uočen je nedostatak odgovarajućih internih procedura).

Ured za reviziju želi da se zahvali rukovodstvu i zaposlenima Ministarstva na saradnji i pomoći koja nam je pružena prilikom obavljanja revizije.