1.         UVOD

1.1.           U skladu ovlaštenjima datim Zakonom o reviziji finansijskog poslovanja  institucija Bosne i Hercegovine (''Službeni glasnik BiH'', broj 17/99), Ured za reviziju finansijskog poslovanja institucija BiH  (u daljem tekstu: Ured ) je obavio reviziju finansijskih izvještaja i poslovanja (uključujući i odluke rukovodstva) INSTITUTA ZA STANDARDE, MJERITELJSTVO I INTELEKTUALNO VLASNIŠTVO BiH (u daljem tekstu: Institut) u vezi finansijske 2001. godine.

1.2.           Tokom perioda od 12.07. do 25.07.2002. godine, revizija je planirana i obavljena u skladu s generalno prihvaćenim revizionim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizionih institucija – INTOSAI (''Službeni glasnik BiH'', broj 05/01). Revizione aktivnosti su bile usmjerene ka postizanju razumnog osnova za procjenu da li finansijski izvještaji Instituta predstavljaju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine. Za finansijske izvještaje odgovornost snosi rukovodstvo Instituta. Odgovornost Ureda se svodi na izražavanje mišljenja o finansijskim izvještajima Instituta, te na osnovu obavljene revizije izvještavanje o slijedećem:

• da li su računi sačinjeni u skladu s važećom zakonskom regulativom;
• da li godišnji izvještaji predstavljaju tačan i istinit prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine;
• o ekonomičnosti, efikasnosti i efektivnosti kojom su institucije  koristile javna sredstva u vršenju svojih funkcija.

1.3.           Smatramo da revizija koju smo obavili pruža razuman osnov za izražavanje našeg mišljenja.

2.      MIŠLJENJE REVIZORA

2.1.         Prema našem mišljenju, za revidirane finansijske izvještaje Instituta za 2001. godinu, izražavamo mišljenje s kvalifikacijom,  s obzirom da nismo imali dovoljno pouzdan osnov, da potvrdimo kako finansijski izvještaji Instituta daju realan i objektivan prikaz stanja u svim značajnijim aspektima.

           Ured za reviziju je izrazio mišljenje s kvalifikacijom iz razloga navedenih u tačkama 2.2, 2.3, 2.4.

2.2.           Ured izražava rezervu za iskazana početna stanja u 2001. godini koja su prenijeta iz 2000. godine, a koja nisu revidirana, s obzirom da ona u izvjesnoj mjeri mogu da utiču na realnost i objektivnost finansijskih izvještaja u 2001. godini.

2.3.           Ured nije bio u mogućnosti da prisustvuje popisu sredstava i izvora sredstava na dan 31.12.2001. godine. Iz tog razloga, izražavamo rezervu za izvršeni popis sredstava i izvora sredstava, a koji mogu da imaju uticaj na realnost i objektivnost finansijskih izvještaja za 2001. godinu.

2.4.           Revizijom smo utvrdili kako ukupno ostvareni prihodi iskazani u Računu prihoda i rashoda za 2001. godinu u iznosu od 2.225.337,29 KM nisu realno iskazani, tj. iskazani su u manjem iznosu za 1.081.458,15 KM.

3.      NALAZI, ZAPAŽANJA I PREPORUKE REVIZIJE

3.1.   Upravljanje i rukovođenje Institutom

Ured je utvrdio kako je jedan od krucijalnih nedostataka u poslovanju i egzistiranju Instituta neriješeno pitanje rukovodstva Instituta u skladu sa zakonskim propisima kojim se regulira ovu oblast.

3.1.1.  Imenovanje rukovodstva Instituta

Vijeće ministara je donijelo Odluku o imenovanju vršioca dužnosti direktora Instituta dana 22.12.2000. godine, gdje se kaže kako će imenovani da vrši dužnost direktora Instituta do imenovanja direktora u skladu sa zakonskim propisima. Imenovanje vršioca dužnosti direktora Instituta je bilo odgovarajuće rješenje za određeni vremenski period, međutim kako to traje duži vremenski period (18 mjeseci), takvo rješenje više nije adekvatno niti u skladu sa zakonskim propisima.

Posljedica rada i funkcioniranja Instituta na ovakav način, gdje direktor nije imenovan od strane Vijeća ministara u skladu sa zakonskim propisima, može da prouzrokuje negativne posljedice na racionalnost i zakonitost rada Instituta.

Ured je preporučio Institutu da u saradnji sa Vijećem ministara hitno aktuelizira pitanje imenovanja direktora i zamjenika direktora u skladu sa zakonskim propisima koji reguliraju ovu oblast.

3.2.      Sistem internih kontrola

Tokom revizije poslovanja za 2001. godinu utvrdili smo određene nedostatke u sistemu internih kontrola u dijelu koji se odnosi na određena pravila i procedure kojima se regulira trošenje sredstava, procedure nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga. Sistem internih kontrola uspostavlja rukovodstvo Instituta kao skup postupaka i mjera koje obezbjeđuju tačnost i pravilnost evidencija finansijskih transakcija, te njihovu punu usklađenost sa zakonima i propisima.

3.2.1.  Nedostajuća pravila i procedure

Revizijom je ustanovljeno kako u Institutu nije u dovoljnoj mjeri razrađen i precizno definiran sistem internih kontrola rukovodstva.

Uočeni nedostaci u sistemu internih kontrola se ogledaju u slijedećem:

• Nepostojanju određenih pisanih internih pravila i procedura koje bi precizno definirale uslove nastanka, odobravanje, usklađenosti sa finansijskim planovima, te načinom evidentiranja određenih vrsta rashoda, (PTT- troškova, troškova reprezentacije, upotrebe službenih automobila, korištenje privatnih automobila u službene svrhe i drugih);
• Slabostima u sistemu nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga koje nisu obavljene u skladu sa zakonskim propisima koji reguliraju ovu oblast (nisu raspisivani javni oglasi).

Nepostojanje odgovarajućeg sistema internih kontrola ili njegova nedovoljna izgrađenost mogu da imaju značajan uticaj na upravljanje i kontrolu trošenja budžetskih sredstava.

Ured je sugerirao Institutu da u što skorije vrijeme, a u cilju efikasnijeg i racionalnijeg poslovanja, uspostavi sistem internih kontrola koji bi preventivno otklonio moguće nepravilnosti u radu Instituta.

3.2.2.  Pravilnik o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta

Revizijom poslovanja  utvrđeno je kako Institut u svome radu i dalje primjenjuje Pravilnik o privremenom unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta. Posljedica funkcioniranja na osnovu Pravilnika o privremenom unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta Instituta u dužem vremenskom periodu može da prouzrokuje negativne posljedice na racionalnost i  efikasnosti poslovanja.

Preporučeno je donošenje Pravilnika o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mjesta Instituta u što skorije vrijeme s ciljem racionalnijeg, efikasnijeg i zakonitog poslovanja.

3.2.3.    Procedure nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga

Revizija je utvrdila kako prilikom nabavke stalnih sredstava materijala i usluga  u 2001. godini, u ukupnom iznosu od 213.924,79 KM (vidjeti tabelu) nisu ispoštovane zakonske procedure (kad su u pitanju budžetska sredstva) kojima je propisano javno oglašavanje za prikupljanje najpovoljnije ponude, što nije u skladu sa članom 16. Zakona o izvršenju budžeta za 2001. godinu. Želimo da istaknemo činjenicu kako Institut nije bio budžetski korisnik tokom cijele godine (u maju dobija prva budžetska sredstava na osnovu Odluke o privremenom finansiranju, a rebalansom je obuhvaćen u budžetu za 2001. godinu), te kako je određen dio svojih prihoda ostvario od vlastite aktivnosti. Namjena prihoda od vlastite aktivnosti, kao i sam način trošenja tih sredstava nije jasno definiran.

Posljedica nabavki bez javnog oglašavanja može da rezultira nabavkama po nekurentnim tržišnom cijenama te favorizira određene dobavljače.

Tabelarni pregled nabavke stalnih sredstava, materijala i usluga
 

Ured je preporučio Institutu  ubuduće  dosljednu primjenu Zakona o izvršenju budžeta za trošenje svih raspoloživih javnih sredstava (kako onih iz budžeta tako i sredstava ostvarenih od vlastite djelatnosti). Kada su u pitanju nabavke stalnih sredstava, materijala i usluga preko 10.000,00 KM na godišnjem nivou, obavezno je postupanje u skladu s članom 16. Zakona o izvršenju budžeta za 2001. godinu.

3.3.         Sistem upravljanja budžetom

Tokom revizije poslovanja za 2001. godinu utvrdili smo kako upravljanje budžetom nije bilo u potpunosti na zadovoljavajućem nivou, što je dobrim dijelom uzrokovano nedovoljno jasnom i preciznom zakonskom regulativom kad su u pitanju vlastiti prihodi, te način njihove potrošnje.   

3.3.1.        Planiranje i izvršenje budžeta

Odlukom o Zakonu o osnivanju Instituta za standarde, mjeriteljstvo i intelektualno vlasništvo Bosne i Hercegovine koju je donio visoki predstavnik Wolfgang Petritsch 12.11.2000. godine je rečeno kako se Institut finansira iz pružanja usluga iz svoje djelatnosti i participacijom iz budžeta BiH (član 11. spomenute Odluke).

Projekcijom budžeta za 2001. godinu nije bilo planirano finansiranje Instituta, nego je ono planirano rebalansom budžeta za 2001. godinu (rebalans donesen 28.12.2001. godine, a finansiranje je do tada vršeno na osnovu Odluke o privremenoj finansijskoj potpori nastavka rada institucija BiH od 01.04. 2001. godine) u iznosu od 1.609.120,00 KM, a doznačeno je 1.015.939,00 KM budžetskih sredstava. Institut je realizirao budžet za 2001. godinu u iznosu od 1.887.144,00 KM za tekuće izdatke, što je 117,27 % od planiranog iznosa (ako se promatra  trošenje ukupnih sredstva u odnosu na odobreni budžet). Uočili smo problem nesrazmjera prilikom planiranja između budžetskih sredstava i vlastitih prihoda. Smatramo kako projekcija budžeta nije u dovoljnoj mjeri transparentno  urađena zato što nije sačinjena potpuna analiza potrebnih sredstava, kako iz budžeta, tako i iz vlastitih prihoda. Ovakvom stanju u dobroj mjeri doprinosi i nedovoljno jasno definiran način korištenja vlastitih prihoda i način njihovog korištenja u odnosu na Zakon o izvršenju budžeta u 2001. godinu i spomenute Odluke koju je donio Visoki predstavnik (nema jasnih i preciznih pravila i procedura načina korištenja vlastitih prihoda).

Posljedica neadekvatnog planiranja budžeta može da prouzrokuje poteškoće u ostvarivanju planiranih zadataka, kako u finansijskim indikatorima, tako i u izvršenju planiranih zadataka Instituta.

UPOREDNI PREGLED PLANIRANIH I OSTVARENIH RASHODA U 2001. GODINI 

Ured je sugerirao Institutu kvalitetnije i sveobuhvatnije planiranje u budućnosti (da obuhvati kako budžetska sredstva tako i vlastite prihode) u saradnji sa Ministarstvom za trezor. Posebno  je potrebno definirati način prikupljanja, evidentiranja i trošenja vlastitih prihoda (da donese pisana pravila i procedure)  sa Ministarstvom za trezor, te da ukupne prihode realizira putem JRT (Jedinstveni račun trezora). Također preporučeno je Institutu ubuduće trošenje sredstava do visine utvrđene Zakonom o izvršenju budžeta kako na nivou Instituta tako i po pojedinim budžetskim stavkama.

3.3.2.        Prihodi Instituta u 2001. godini

Revizijom poslovanja utvrdili smo kako je Institut ostvario ukupne prihode u 2001. godini u iznosu od 3.306.792,03 KM (podaci iskazani u glavnoj knjizi). Struktura ostvarenih prihoda je 1.015.939,00 KM iz budžeta, a 2.290.853,03 KM iz vlastitih izvora. Sačinjavanjem Računa prihoda i rashoda za 2001. godinu Institut je iskazao ukupne prihode u iznosu od 2.225.337,00 KM što ne odražava realno stanje ostvarenih ukupnih prihoda u 2001. godini.

Razlika od 1.081.458,15 KM manje iskazanih prihoda u Računu prihoda i rashoda rezultat je načina knjigovodstvenog evidentiranja, tj. prihodi su jednostavno umanjeni za iskazani višak rashoda nad prihodima iz 2000. godine u iznosu od 831.458,15 KM (gubitak iz prošle godine) i obaveze po revolving kreditu iz 2000. godine u iznosu od 250.000,00 KM.

Posljedica ovakvog načina knjigovodstvenog evidentiranja prihoda i pokrivanje gubitaka iz prošlih godina  rezultira netransparentnošću finansijskih izvještaja.

Ured je mišljenja kako ovakav način knjigovodstvenog iskazivanja prihoda i pokrivanje gubitka nije usklađen s računovodstvenim načelima i standardima. Nadalje sugerirana je dosljedna primjena računovodstvenih načela i standarda koji reguliraju ovu oblast.

3.4.       Finansijsko – računovodstveno poslovanje

3.4.1.    Iskazivanje viška prihoda prema Instrukciji Ministarstva za trezor

Tokom revizije utvrdili smo kako je Institut u Bilansu stanja iskazao neraspoređeni višak prihoda nad rashodima u iznosu od 338.193,00 KM, te prema Instrukciji Ministarstva za trezor nije stvorio obavezu povrata iskazanog viška prihoda nad rashodima.

Ured je preporučio Institutu usaglašavanje načina iskazivanja i povrata viška sredstava sa Ministarstvom za trezor u cilju dosljedne primjene spomenute Instrukcije.

3.5.        Informacioni sistem

Tokom revizije IT sistema, Institutu je preporučeno da:

• treba da ima jasna zaduženja za upravljanje i razvoj cjelokupnog informacionog sistema, kao i pisane standarde za sistemsku analizu, održavanje sistemskog softvera i kontrolu podataka radi bolje administrativne i organizacione  kontrole;
• rukovodstvo Instituta treba u budućem sklapanju  ugovora o održavanju informacionog sistema sa dobavljačima da vodi više brige o bezbjednosti podataka sa kojima radi, te da otkloni nedostatke na već postojećem ugovoru;
• treba da donese interna pravila o čuvanju i zaštiti podataka, kao i pravljenju rezervnih kopija, te da vodi računa da se rezervne kopije drže na bezbjednom mjestu;
• treba da pojača interne manualne kontrole ili izvrši adekvatnu izmjenu programa.

4.       KORESPONDENCIJA

Po okončanju revizije dana 29.07. 2002. godine Izvještaj je upućen Institutu kako bi se obezbijedili mišljenje i komentar na Izvještaj.

O eventualnom odgovoru, Ured će da obavijesti Predsjedništvo BiH i Parlamentarnu skupštinu BiH.

5.       REZIME

Tokom vršenja revizije za 2001. godinu, revizija je uočila:

• nedostatke u upravljanju i rukovođenju Institutom, tj. imenovanje vršioca dužnosti u dužem vremenskom periodu, koje nije u skladu sa zakonskim propisima;
• sistem internih kontrola koje propisuje rukovodstvo nije uspostavljen i propisan na zadovoljavajući način;
• procedure nabavki stalnih sredstava, materijala i usluga u 2001. godini nisu izvršene u skladu sa Zakonom o izvršenju budžeta za 2001. godinu tj. nije bilo javnih oglasa;
• ukupno ostvareni prihodi Instituta u 2001. godini iznosili su 3.306.792,03 KM dok su isti iskazani u Računu prihoda i rashoda za 2001. godinu u iznosu od 2.225.337,10 KM što je za 1.081.458,15 KM manje od ukupno ostvarenih prihoda.

Ured za reviziju želi da se zahvali rukovodstvu i zaposlenima Instituta za saradnju i pomoć koja nam je pružena prilikom obavljanja revizije.