IZVJEŠTAJ O REVIZIJI ARHIVA BOSNE I HERCEGOVINE ZA 2001. GODINU

1.1. U skladu sa ovlaštenjima datim Zakonom o reviziji finansijskog poslovanja institucija Bosne i Hercegovine ('Službeni glasnik BiH', broj 17/99), Ured za reviziju finansijskog poslovanja institucija BiH (u daljem tekstu: Ured) je izvršio reviziju finansijskih izvještaja i poslovanja (uključujući odluke rukovodstva) Arhiva Bosne i Hercegovine (u daljem tekstu: Arhiv), sa stanjem na dan 31. decembra 2001. godine. Za finansijske izvještaje odgovornost snosi rukovodstvo Arhiva. Odgovornost Ureda se svodi na to da izrazimo mišljenje o finansijskim izvještajima Arhiva, te da na osnovu izvršene revizije izvijestimo o slijedećem:

1.2. Revizija je planirana i obavljena u periodu od 22.07. do 26.07.2002. godine, u skladu sa generalno prihvaćenim revizijskim standardima i standardima Međunarodne organizacije vrhovnih revizijskih institucija – INTOSAI ('Službeni glasnik BiH', broj 05/01). Ovi standardi zahtijevaju da reviziju obavimo na način da prikupimo dovoljno dokaza koji nam, u razumnoj mjeri, pružaju pouzdan osnov da finansijski izvještaji ne sadrže značajne pogreške. Revizija uključuje provjeravanje, metodom uzorka, evidencija na kojima se zasnivaju iznosi prikazani i objavljeni u finansijskim izvještajima. Revizija također uključuje procjenu korištenih računovodstvenih načela, primjenu zakona i propisa, kao i ocjenu cjelokupnog prikaza finansijskih izvještaja.

1.3. Smatramo da revizija koju smo obavili pruža razuman osnov za izražavanje našeg mišljenja.

Prema našem mišljenju, finansijski izvještaji Arhiva za 2001. godinu predstavljaju u svim značajnijim aspektima realan i objektivan prikaz poslovanja tokom godine i stanja na kraju godine, osim za izraženu rezervu navedenu u tačkama 2.1. i 2.2.

2.1. Početna stanja u 2001. godini nisu revidirana. Ista u izvjesnoj mjeri mogu da utiču na realnost i objektivnost finansijskih izvještaja. Također, popis stalnih sredstava nije usaglašen sa stanjima u poslovnim knjigama. Stanovi nisu isknjiženi iz evidencija.

2.2. Iskazani višak rashoda u 'Bilansu stanja' u iznosu od 229.478,00 KM se sastoji iz viška rashoda iz ranijih godina u iznosu od 218.361,00 KM i viška rashoda iz tekuće godine u iznosu od 11.117,00 KM. Najveći dio nepokrivenih rashoda se odnosi na neizmirene obaveze za plate i naknade zaposlenih iz ranijih godina (1998.,1999.,2000.) koje su knjižene kao ostale dugoročne obaveze u iznosu od 160.882,00 KM.

Zakonom o arhivskoj građi i Arhivu BiH (‘Službeni glasnik BiH’, broj: 16/01) utvrđen je pravni status Arhiva BiH koji nastavlja sa radom kao institucija BiH sa sjedištem u Sarajevu. Revizija poslovanja Arhiva za prethodne godine nije rađena.

Arhiv je u 2001. godini ostvario rashode u iznosu 130.235,00 KM, a sa 31.12. je imao tri zaposlena: direktor Arhiva, koji je imenovan Odlukom Predsjedništva BiH broj: 02-111-734/92; zamjenik direktora, imenovan Rješenjem Vijeća ministara broj: 03-111-186/97 i referent korištenja arhivske građe.

Uočili smo određene slabosti u sistemu internih kontrola koje se prije svega ogledaju u nepostojanju internih pravila kojima se regulira trošenje pojedinih sredstava, planiranju, evidentiranju i nadzoru nad budžetskim sredstvima. Sistem internih kontrola uspostavlja rukovodstvo Arhiva kao skup postupaka i mjera koje obezbjeđuju tačnost i pravilnost evidencije finansijskih transakcija, njihovu punu usklađenost sa zakonima i propisima.

Nedostajuća pravila se uglavnom odnose na: upotrebu vlastitih vozila u službene svrhe, upotrebu telefona, korištenje reprezentacije, te ostalo materijalno poslovanje. Nedostatak navedenih pravila može da utiče na ekonomičnost i efikasnost upravljanja sredstvima budžeta.

Preporučili smo Arhivu da treba da (do donošenja ovih pravila na nivou Vijeća ministara) samostalno ili u saradnji sa Ministarstvom za trezor usvoji interna pravila koja precizno normiraju potrošnju najvećih i najznačajnijih stavki budžeta.

Uvidom u postojeću dokumentaciju ustanovili smo da su nabavke stalnih sredstava ukalkulirane na osnovu predračuna (br. 10/01 i 237) u iznosu od 27.115,00 KM. Utvrdili smo također, kako za iste nisu raspisivani javni tenderi niti izvršen odabir najpovoljnijeg dobavljača kako je to regulirano članom 16. Zakona o izvršenju budžeta institucija BiH.

Ured je upozorio rukovodstvo Arhiva da provodi i poštuje procedure nabavki saglasno odredbama Zakona o izvršenju budžeta.

Ukupno planirani troškovi Arhiva prema rebalansu budžeta iznosili su 241.723,00 KM, a ostvareni su u iznosu 157.350,00 KM, što je za 84.373,00 KM manje od planiranih odnosno, ostvarenje 65% od plana. Planirana projekcija budžeta Arhiva rađena je na bazi šest zaposlenih, a stvarno je bilo troje zaposlenih.

Red. broj	Vrsta rashoda	Budžet za 2001. godinu	Izmjene i dopune budžeta	Ostvareno u 2001. godini	Odstupanje (5-4)	Index (5/4)
1	2	3	4	5	6	7
I	Tekući izdaci	0	189.722	130.235	-59.487	68,64
1.	Plate zaposlenih	0	96.259	69.169	-27.090	71,86
2.	Naknade troškova zaposlenih	0	41.492	29.085	-12.407	70,10
3.	Naknade skupš.poslanicima	0	0	0	0	0
4.	Izdaci za materijal i usluge	0	24.895	26.642	1.747	107,02
5.	Izdaci za osig. i bank. Usluge	0	702	352	-350	50,09
6.	Ugovorene usluge	0	26.375	4987	-21.388	18,91
II	Tekući grantovi	0	0	0	0	0
III	Kapitalni izdaci	0	52.000	27.115	-24.885	52,14
IV	Programi posebne namjene	0	0	0	0	0
V	UKUPNO	0	241.723	157.350	84.373	65,10
	Broj zaposlenih		6	3

Ured je mišljenja da problematici planiranja treba da se posveti više pažnje, kako unutar Arhiva, tako i na višim nivoima gdje se vrši usvajanje, u cilju realnog i kvalitetnog planiranja budžeta.

Revizija je utvrdila da Arhiv nije prekoračio budžetom odobrene rashode u ukupnom iznosu, međutim prekoračenja su se desila na pojedinim vrstama troškova u odnosu na budžetom odobrene troškove za tu namjenu. Isto se odnosi na izdatke za nabavku materijala i usluga u iznosu od 1.747,00 KM.

Ured je preporučio rukovodstvu Agencije da organizira redovno praćenje i kontrolu namjenskog trošenje budžetskih sredstava po vrstama, do budžetom odobrenog nivoa.

U finansijskom izvještaju 'Bilans stanja' iskazan je višak rashoda nad prihodima u iznosu od 229.478,00 KM. Isti se sastoji iz viška rashoda iz ranijih godina u iznosu od 218.361,00 KM i viška rashoda iz tekuće godine u iznosu od 11.117,00 KM. Najveći dio nepokrivenih rashoda se odnosi na neizmirene obaveze za plate i naknade zaposlenih iz ranijih godina (1998,1999,2000), koje su knjižene kao ostale dugoročne obaveze u iznosu od 160.882,00 KM. Iako se rukovodstvo Arhiva u više navrata obraćalo svim relevantnim institucijama za rješavanje problema izmirenja nastalih obaveza iz ranijih godina isti još uvijek nije riješen.

Ured je sugerirao rukovodstvu Arhiva da zajedno sa Vijećem ministara pokuša pronaći odgovarajuće rješenje.

U Bilansu stanja su evidentirana stalna sredstva - stanovi u ukupnom iznosu od 308.195,00 KM. Ista nisu obuhvaćena popisom stalnih sredstava. Stanove je trebalo da isknjiže iz poslovnih knjiga u skladu sa pozitivnim zakonskim propisima koji reguliraju privatizaciju stanova.

Preporučeno je Arhivu da treba da utvrdi stvarno stanje stanova po popisu i isto usaglasi sa evidencijama u poslovnim knjigama, te da donese odgovarajuće odluke kako bi stanovi mogli da se isknjiže iz poslovnih knjiga u skladu sa navedenim Zakonom.

U Arhivu ne postoji organiziran informacioni sistem. Tri kompjutera se koriste za uredsko poslovanje.

Rukovodstvo bi trebalo da donese i usvoji razvojnu IT strategiju, u kojoj će biti sagledane sve potrebe arhiva za informatičkom podrškom, kao preduslov buduće informatizacije.

Nakon uspostave informacionog sistema Arhiv bi radi efikasnije upotrebe informacionog sistema trebao da propiše pisane standarde koji se tiču upotrebe kompjutera, zaštite podataka, pravljenja rezervnih kopija podataka, rada na mreži, korištenja baze podataka i elektronske pošte te nabavke i održavanja IT opreme. U postojećem finansijskom softveru koji se koristio za knjiženja u prošloj godini nije zaključeno stanje prethodne godine tako da revizija nije mogla da se pouzda u finansijske informacije ovog softvera.

Po okončanju revizije, dana 26.07.2002. godine Izvještaj je upućen Arhivu kako bi se obezbijedili mišljenje i komentar na Izvještaj.

O eventualnom odgovoru, Ured će obavijestiti Predsjedništvo BiH i Parlamentarnu skupštinu BiH.

Nalazi revizije su klasificirani prema najznačajnijim nepravilnostima, a odnose se na: sistem internih kontrola, mehanizme upravljanja i kontrole nad budžetskim sredstvima, nepravilnosti u vođenju računovodstva.

Ured želi da se zahvali rukovodstvu i zaposlenima Arhiva za saradnju i pomoć koja nam je pružena prilikom obavljanja revizije.